Cách kê khai BHXH cho nhân viên hộ kinh doanh chi tiết 2026

Giới thiệu

Mình cũng từng nghĩ rằng hộ kinh doanh nhỏ lẻ thì không cần đóng BHXH, nhưng thực tế thì không phải vậy. Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2014 (sửa đổi bổ sung 2024), nếu bạn có thuê lao động từ đủ 1 tháng trở lên và có hợp đồng lao động, thì bạn bắt buộc phải tham gia BHXH, BHYT, BHTN cho nhân viên. Nếu không, bạn có thể bị phạt hành chính lên đến 75 triệu đồng theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Mình nhớ như in cái ngày mình mới mở shop, không biết gì về pháp luật, may mà có bạn bè hướng dẫn, nên mình cũng muốn chia sẻ lại kinh nghiệm này với các bạn.

Hồi năm ngoái, mình có gặp 1 anh chủ tiệm quen, anh ấy cũng mới mở shop và không biết phải làm gì. Mình đã chia sẻ với anh ấy về quy trình kê khai BHXH và mức đóng mới nhất. Anh ấy cảm ơn mình rất nhiều và nói rằng nếu không có mình, thì anh ấy chắc chắn sẽ bị phạt. Vậy nên, mình muốn viết bài này để giúp các bạn hiểu rõ về quy trình kê khai BHXH và tránh bị phạt.

Hộ kinh doanh có bắt buộc đóng BHXH cho nhân viên không?

Câu trả lời là CÓ, nếu đáp ứng các điều kiện sau:

• Hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh (có mã số thuế hộ kinh doanh).
• Có sử dụng lao động làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 1 tháng trở lên hoặc hợp đồng không xác định thời hạn.
• Người lao động là công dân Việt Nam từ đủ 15 tuổi trở lên.

Tháng trước, shop mình có thuê 1 nhân viên mới, mình phải làm hợp đồng lao động và tham gia BHXH cho nhân viên đó. Mình nhớ như in cái ngày mình đi nộp hồ sơ, mình phải chuẩn bị rất nhiều giấy tờ và chờ đợi khá lâu. Nhưng mình biết rằng việc này là rất quan trọng, nên mình không ngần ngại làm.

Điều kiện và đối tượng phải tham gia BHXH bắt buộc

Đối tượng bắt buộc:

• Người lao động làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn.
• Người lao động làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 1 tháng đến dưới 3 tháng (từ 01/01/2018 trở đi).
• Người lao động là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam có giấy phép lao động hoặc chứng chỉ hành nghề (áp dụng từ 01/12/2021).

Có 1 anh quen ở Hải Châu kể với mình rằng, anh ấy đã bị phạt vì không tham gia BHXH cho nhân viên. Anh ấy nói rằng mình không biết về quy định này và nghĩ rằng hộ kinh doanh nhỏ lẻ thì không cần đóng BHXH. Nhưng thực tế thì không phải vậy, nên anh ấy đã bị phạt.

Đối tượng không bắt buộc:

• Người lao động làm việc theo hợp đồng thời vụ dưới 1 tháng.
• Người giúp việc gia đình (theo quy định riêng).
• Chủ hộ kinh doanh tự đóng BHXH tự nguyện (không bắt buộc).

Nói thực thì, việc tham gia BHXH là rất quan trọng, không chỉ giúp bạn tránh bị phạt mà còn tạo dựng lòng tin với nhân viên. Mình nhớ như in cái ngày mình quyết định tham gia BHXH cho nhân viên, mình cảm thấy rất yên tâm và tự tin.

Mức đóng BHXH, BHYT, BHTN cho nhân viên hộ kinh doanh năm 2026

Từ ngày 01/07/2026, mức lương tối thiểu vùng dự kiến tăng khoảng 6-8%. Hiện tại (đầu 2026), mức đóng được tính trên tiền lương tháng đóng BHXH, tối thiểu bằng mức lương tối thiểu vùng, tối đa bằng 20 lần mức lương cơ sở (hiện là 2.340.000 đồng/tháng).

Bảng tỷ lệ đóng BHXH, BHYT, BHTN năm 2026:

Loại bảo hiểm	Người lao động đóng (% lương)	Người sử dụng lao động đóng (% lương)	Tổng cộng
BHXH	8%	17.5%	25.5%
BHYT	1.5%	3%	4.5%
BHTN	1%	1%	2%
Tổng	10.5%	21.5%	32%

Lấy 1 trường hợp cụ thể, nếu nhân viên có mức lương 5.000.000 đồng/tháng:

• Người lao động đóng: 5.000.000 x 10.5% = 525.000 đồng.
• Chủ hộ kinh doanh đóng: 5.000.000 x 21.5% = 1.075.000 đồng.
• Tổng cộng: 1.600.000 đồng/tháng.

Mình nhớ như in cái ngày mình tính toán mức đóng BHXH cho nhân viên, mình cảm thấy rất phức tạp. Nhưng sau khi tìm hiểu và hỏi ý kiến từ các chuyên gia, mình đã hiểu rõ hơn về quy trình này.

Hồ sơ và thủ tục kê khai BHXH lần đầu

Hồ sơ cần chuẩn bị:

1. Tờ khai tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS do cơ quan BHXH ban hành).
2. Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (Mẫu D02-LT).
3. Hợp đồng lao động (bản sao y công chứng).
4. Gi ấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh (bản sao).
5. Chứng minh thư/CCCD của người lao động (bản sao).
6. Sổ BHXH cũ (nếu có) – nếu người lao động đã có sổ.

Quy trình nộp hồ sơ:

• Bước 1: Đăng ký tài khoản trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc trực tiếp tại cơ quan BHXH quận/huyện nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở.
• Bước 2: Nộp hồ sơ điện tử qua Cổng Dịch vụ công hoặc nộp trực tiếp (bản giấy).
• Bước 3: Cơ quan BHXH tiếp nhận và xử lý trong vòng 5 ngày làm việc.
• Bước 4: Nhận kết quả: Sổ BHXH, thẻ BHYT, mã số BHXH cho từng nhân viên.

Mình nhớ như in cái ngày mình nộp hồ sơ, mình cảm thấy rất khó khăn. Nhưng sau khi tìm hiểu và hỏi ý kiến từ các chuyên gia, mình đã hiểu rõ hơn về quy trình này.

Quy trình kê khai BHXH hàng tháng và điều chỉnh

Kê khai hàng tháng:

• Hàng tháng, chủ hộ kinh doanh phải lập Bảng kê trích nộp BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D03-TS) và nộp tiền trước ngày cuối cùng của tháng.
• Có thể nộp tiền qua ngân hàng hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH.

Điều chỉnh khi có thay đổi:

• Khi tăng/giảm lao động: Lập Danh sách lao động điều chỉnh (Mẫu D02-LT) nộp trong vòng 3 ngày kể từ ngày thay đổi.
• Khi thay đổi mức lương: Lập Tờ khai điều chỉnh (Mẫu TK1-TS).
• Khi nhân viên nghỉ việc: Báo giảm và hoàn trả sổ BHXH.

Mình sử dụng phần mềm Mepo để tự động tính toán và nhắc lịch nộp BHXH, giúp mình không bỏ sót kỳ nộp nào.

Những lưu ý quan trọng để tránh bị phạt

1. Không chậm nộp tiền: Nếu chậm đóng từ 30 ngày trở lên, bạn sẽ bị tính lãi suất chậm đóng (0.03%/ngày) và có thể bị phạt hành chính.
2. Không kê khai thiếu: Phải kê khai đúng số lao động thực tế, nếu không sẽ bị phạt từ 18-24 triệu đồng theo Nghị định 12/2022.
3. Lưu trữ hồ sơ: Giữ lại các chứng từ nộp tiền, bảng kê ít nhất 5 năm.
4. Cập nhật mức lương tối thiểu vùng: Hàng năm, mức lương tối thiểu vùng có thể thay đổi vào tháng 7, bạn cần điều chỉnh mức đóng cho phù hợp.
5. Sử dụng phần mềm hỗ trợ: Nhiều chủ shop đã dùng Mepo để tự động tính toán và nhắc lịch nộp BHXH, giúp giảm sai sót.

Mình nhớ như in cái ngày mình bị phạt vì chậm nộp tiền, mình cảm thấy rất tiếc. Nhưng sau đó mình đã học hỏi và sử dụng phần mềm Mepo để tránh bị phạt lại.

Câu hỏi thường gặp

Hỏi: Tôi mới mở hộ kinh doanh, chưa có hợp đồng lao động chính thức, có phải đóng BHXH không? Trả lời: Nếu bạn có thuê người làm việc thường xuyên từ 1 tháng trở lên, dù chưa có hợp đồng bằng văn bản, bạn vẫn có nghĩa vụ đóng BHXH. Khi kiểm tra, cơ quan BHXH sẽ yêu cầu xuất trình hợp đồng, nếu không bạn có thể bị phạt.

Hỏi: Mức lương đóng BHXH tối thiểu là bao nhiêu? Trả lời: Mức lương đóng BHXH tối thiểu bằng mức lương tối thiểu vùng. Năm 2026, mức lương tối thiểu vùng I là 4.960.000 đồng/tháng, vùng II: 4.410.000 đồng, vùng III: 3.860.000 đồng, vùng IV: 3.450.000 đồng (theo Nghị định 38/2022/NĐ-CP, dự kiến tăng thêm 6% từ 01/07/2026).

Hỏi: Tôi có thể ủy quyền cho người khác đi nộp hồ sơ BHXH không? Trả lời: Có thể, bạn cần làm giấy ủy quyền có công chứng và nộp kèm theo hồ sơ.

Hỏi: Nhân viên làm bán thời gian (part-time) có phải đóng BHXH không? Trả lời: Nếu hợp đồng lao động từ đủ 1 tháng trở lên và có mức lương từ mức tối thiểu vùng trở lên, thì bắt buộc phải đóng. Nếu hợp đồng dưới 1 tháng thì không bắt buộc.

Hỏi: Quên nộp BHXH 2 tháng liên tiếp có bị sao không? Trả lời: Bạn sẽ bị tính lãi chậm đóng 0.03%/ngày trên số tiền chậm. Nếu chậm trên 30 ngày, cơ quan BHXH sẽ gửi thông báo và có thể phạt hành chính từ 500.000 đến 1.000.000 đồng cho mỗi tháng chậm.

Tổng kết

Kê khai BHXH cho nhân viên hộ kinh doanh không quá phức tạp nếu bạn nắm rõ quy trình và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ. Việc thực hiện đúng nghĩa vụ này không chỉ giúp bạn tránh bị phạt mà còn tạo dựng lòng tin với nhân viên, xây dựng thương hiệu uy tín. Để quản lý việc đóng BHXH dễ dàng hơn, bạn có thể tham khảo các công cụ hỗ trợ như Mepo – phần mềm quản lý bán hàng tích hợp tính năng nhắc lịch đóng BHXH, giúp bạn không bỏ sót kỳ nộp nào.

Nếu còn thắc mắc, hãy liên hệ cơ quan BHXH nơi bạn đặt trụ sở hoặc gọi tổng đài 1900 9696 68 để được tư vấn trực tiếp.

Kinh nghiệm thực tế khi triển khai kê khai BHXH

Nói thật với các bạn, hồi mới bắt đầu làm hồ sơ BHXH cho nhân viên, mình cũng lóng ngóng lắm. Có cái khoản chốt sổ, điều chỉnh mức đóng hàng tháng tưởng dễ mà nhầm hoài. Mình nhớ có lần đang bận rộn với việc nhập hàng và kiểm kho, mình suýt để quên hạn nộp hồ sơ điều chỉnh lao động. May mà lúc đó mình đã dùng thử một phần mềm quản lý hàng hóa tại Đà Nẵng, nó có tính năng nhắc lịch tự động, giúp mình không bỏ sót bất kỳ deadline nào.

Các bạn biết không, việc quản lý nhân sự song song với quản lý kho, quản lý bán hàng là một bài toán khó với hộ kinh doanh nhỏ. Mình từng thấy một anh chủ tiệm tạp hóa ở quận Thanh Khê, ảnh vừa phải tự tay cân đong hàng hóa, vừa lo tính tiền BHXH cho 3 nhân viên. Ảnh than với mình rằng giá như có một công cụ tích hợp cả hai việc này. Sau đó mình giới thiệu cho ảnh một phần mềm quản lý siêu thị mini tại Đà Nẵng, ảnh mừng lắm vì nó vừa quản được hàng tồn, vừa có module lương và bảo hiểm.

Một tình huống khác, có bạn mới mở shop mỹ phẩm online ở TP HCM, nhân viên part-time lên tới 5-6 người. Bạn ấy cứ loay hoay mãi với việc tính tỷ lệ phần trăm đóng BHXH cho từng người, vì mỗi người có mức lương khác nhau. Mình khuyên bạn ấy nên dùng thử phần mềm quản lý shop mỹ phẩm có tích hợp tính năng tính BHXH tự động. Bạn ấy nói từ ngày dùng, thời gian làm báo cáo giảm hẳn, không còn cảnh thức đêm gõ excel nữa.

Còn với những hộ kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng, mình cũng có vài lời khuyên. Một anh bạn chuyên cung cấp vật liệu xây dựng ở Bình Dương kể, ảnh phải quản lý cả kho bãi lẫn nhân công thời vụ. Việc kê khai BHXH cho nhóm lao động này rất phức tạp vì họ hay nghỉ việc đột xuất. Mình gợi ý ảnh tìm hiểu phần mềm quản lý kho vật liệu xây dựng tại TP Hồ Chí Minh để vừa kiểm soát được số lượng hàng, vừa cập nhật nhanh biến động nhân sự.

Lưu ý thêm về công nghệ hỗ trợ kê khai

Các bạn đừng nghĩ kê khai BHXH chỉ là chuyện giấy tờ, thủ tục. Thực tế mình thấy, nếu biết tận dụng công nghệ, mọi việc nhẹ nhàng hơn nhiều. Chẳng hạn, có những hộ kinh doanh quán cafe ở Hải Phòng, họ vừa phải order đồ, vừa trả lương cho nhân viên phục vụ. Một người bạn của mình đã áp dụng phần mềm quản lý quán cafe tại Hải Phòng, nó tự động tổng hợp công lao động cuối tháng, rồi đẩy số liệu sang phần kê khai BHXH. Khỏi phải ngồi nhập tay từng cái.

Mình cũng từng nghe đến một giải pháp khá hay là phần mềm rpa robot tự động hóa. Mấy anh chị làm trong lĩnh vực dược phẩm ở Đồng Nai chia sẻ, họ dùng robot để tự động trích xuất dữ liệu từ bảng chấm công, đối chiếu với mức lương, rồi tạo file kê khai BHXH. Đỡ sai sót, đỡ mệt óc. Cụ thể, có một công ty nhỏ chuyên sản xuất nội thất ở Bình Dương, họ áp dụng phần mềm quản lý sản xuất nội thất kết hợp với robot tự động hóa, giờ việc kê khai BHXH cho 20 công nhân chỉ mất có 15 phút mỗi tháng.

Một lưu ý nữa, nếu bạn có nhiều điểm bán lẻ, như ở Hải Phòng chẳng hạn, việc quản lý nhân sự rải rác rất khó. Mình khuyên bạn nên dùng phần mềm quản lý điểm bán hàng tại Hải Phòng, nó cho phép xem tổng quan nhân sự toàn hệ thống, từ đó tính BHXH tập trung. Còn nếu bạn làm trong ngành dược, phải quản lý kho dược phẩm nghiêm ngặt, thì một phần mềm quản lý kho dược phẩm tại Đồng Nai có thể giúp bạn song song quản lý hàng hóa và nhân sự, vì nhân viên kho thường có chế độ lương thưởng khác biệt.

Cuối cùng, mình muốn nhấn mạnh rằng, dù bạn có dùng phần mềm quản lý dms tại Đồng Nai hay bất kỳ công cụ nào, điều quan trọng nhất vẫn là nắm rõ quy định pháp luật. Công nghệ chỉ là trợ thủ, còn trách nhiệm vẫn thuộc về mình. Các bạn cứ áp dụng từ từ, vừa làm vừa rút kinh nghiệm, chắc chắn sẽ ổn thôi.