phần mềm quản lý hàng hóa tại Đà Nẵng

phần mềm quản lý hàng hóa tại Đà Nẵng

Mấy bữa nay có thằng bạn cũng mở shop ở đường Nguyễn Tất Thành nhắn hỏi mình: "Tao đang kiếm phần mềm quản lý hàng hóa tại Đà Nẵng mày ơi, có cái nào ngon-bổ-rẻ chỉ tao với". Nghe câu đó tự dưng nhớ lại mình hồi 3 năm trước. Cũng lọ mọ tìm đủ kiểu, từ Excel cho tới mấy phần mềm xịn mà xài thử phát nản liền.

Shop mình ở Hải Châu, nhỏ thôi, tầm hơn trăm mặt hàng. Nhưng cái cảnh cuối ngày ngồi gom sổ sách, cộng trừ nhân chia thấy sai đâu đó mà không biết sai chỗ nào — nói thực là nghiện luôn cái cảm giác đó. Đau đầu thật sự. Rồi có lần kiểm kho thấy mất gần chục thùng mì, mình ngồi tính đi tính lại vẫn không ra. Sau mới vỡ lẽ: hóa ra lúc nhập hàng thằng nhân viên ghi sai số.

Hồi đó mình ngồi tìm hiểu kha khá giải pháp. Có ông bạn khuyên xài mấy phần mềm nước ngoài, một tháng cũng 300-400k, mà quan trọng là giao diện tiếng Anh, nhân viên mình xài không nổi. Rồi mới dần dần nghiệm ra một điều: cái phù hợp với shop mình mới là tốt nhất, chứ không phải cái đắt tiền nhất.

Sao mấy shop ở Đà Nẵng cần cái này?

Nói thực thì Đà Nẵng mình phát triển nhanh thật, nhưng mấy shop nhỏ lẻ vẫn còn quen với cách làm cũ. Sổ sách giấy tờ, ghi chép tay, tối về cắm mặt vào Excel. Có hôm mình hỏi thăm mấy chủ shop trong hội, thấy ai cũng chung cảnh: mất công, mất thời gian, mà độ chính xác không cao.

Mình nhớ có lần, shop mình nhập lô bánh kẹo về, tới lúc kiểm kho mới phát hiện có mấy thùng đã hết hạn từ tháng trước. Tính ra lỗ gần 2 triệu. Ức chứ. Mà nếu có cái phần mềm nó tự nhắc mình, đâu đến nỗi phải bỏ đi.

Theo cái khảo sát nhỏ mình từng hỏi mấy shop cùng khu, thấy quy mô trung bình tầm 50-200 mặt hàng. Có shop còn hơn. Mà cứ nhập-xuất-tồn toàn thủ công, mỗi ngày mất ít nhất 2 tiếng để cập nhật. Hai tiếng đó làm gì chả được, ngồi chơi với con cũng sướng hơn.

Cái thứ hai là mấy shop thực phẩm, đồ uống, thuốc men — mấy món có hạn sử dụng. Cảnh báo hết hạn là quan trọng lắm. Có thằng bạn mình mở quán tạp hóa, nó kể có lần bị khách phát hiện bán đồ quá date, suýt mất uy tín. Từ đó nó mới cuống cuồng đi tìm phần mềm.

Một phần mềm làm được mấy chuyện này:

• Kiểm kho nhanh, biết ngay cái nào sắp hết
• Nhắc nhở hạn sử dụng
• Giảm tối đa sai sót
• Cuối tuần cuối tháng có báo cáo doanh thu, lợi nhuận — không phải ngồi mò

Nói thực, hồi mới dùng thử Mepo, thấy công việc nhẹ hẳn. Cái gì cũng tự động, mình chỉ việc nhập hóa đơn vào, phần mềm nó tự cộng trừ. Cuối ngày khỏi ngồi gõ bàn tính nữa.

Cách chọn phần mềm quản lý hàng hóa

Mình đã qua giai đoạn "thử và sai" kha khá. Có cái tưởng hay mà xài một tháng là nản. Có cái miễn phí nhưng tính năng hạn chế. Tổng kết lại, mình rút ra mấy tiêu chí thế này:

Dễ xài là số một. Giao diện tiếng Việt, nhân viên mới vào là biết thao tác liền. Hồi mình dùng thử một phần mềm, mất 2 ngày đào tạo mà nhân viên vẫn lúng túng. Chán.

Chi phí phải mềm. Shop nhỏ lấy đâu ra tiền trả mấy trăm ngàn một tháng. Miễn phí là tốt nhất, hoặc tầm dưới 100k/tháng. Mà miễn phí thì phải có tính năng ổn áp, không cắt xén lung tung.

Quản lý kho chi tiết. Phải biết được từng mã hàng, lô sản xuất, hạn sử dụng, thậm chí là vị trí để hàng. Mấy shop lớn có khi quản lý cả chục nghìn mặt hàng, nhỏ hơn thì cũng trăm món.

Báo cáo có biểu đồ, thống kê. Mình thích cái biểu đồ doanh thu theo ngày, thấy rõ cái nào bán chạy, cái nào ế ẩm. Đỡ phải ngồi suy luận.

Hỗ trợ offline. Tin hay không tùy bạn, chứ khu vực mình ở có hôm mất mạng cả buổi. Lúc đó mà phần mềm không chạy được thì chết. Một số shop ở vùng ven Đà Nẵng, wifi không ổn định, cái này lại càng quan trọng.

Mã nguồn mở. Nghe có vẻ cao siêu, nhưng thực ra là bạn được tự do chỉnh sửa theo nhu cầu. Không bị khóa chức năng, không bị ép trả tiền. Cộng đồng người dùng cũng hỗ trợ nhiệt tình.

Có group hỗ trợ trên Facebook. Gặp lỗi là có người giúp liền, không phải chờ email. Mình thấy mấy group như này hỗ trợ nhanh hơn hẳn hotline.

Mấy tính năng cốt lõi không thể thiếu

Shop mình dùng Mepo được 7 tháng rồi, thấy mấy tính năng này là không thể thiếu:

Nhập-xuất-tồn tự động. Ngày trước mỗi lần bán hàng, mình phải ghi sổ tay, tối về mới nhập vào máy. Có hôm mệt quá bỏ qua, vài ngày sau nhập nhằng không biết đâu mà lần. Phần mềm tự cập nhật ngay khi mình nhập hóa đơn xong.

Quản lý đơn hàng. Tạo đơn bán, in hóa đơn, quản lý công nợ. Có mấy khách quen mua chịu, cuối tháng mới thanh toán, phần mềm tự tổng hợp cho mình, khỏi ngồi lọc lọc lại.

Cảnh báo tồn kho. Quan trọng nhất với mấy shop thực phẩm. Hàng sắp hết, nó nhắc. Hàng sắp hết hạn, nó nhắc. Mình kịp điều chỉnh, không bị tồn đọng.

Báo cáo doanh thu, lợi nhuận. Cuối tuần, cuối tháng, mình chỉ cần mở phần mềm, ấn vài cái là có báo cáo. Biết được cái nào bán chạy, lời bao nhiêu. Mấy tháng trước mình còn bất ngờ khi thấy có món tưởng ế mà thực ra bán cũng được.

Đa cửa hàng. Shop mình chỉ một, nhưng có ông bạn mở 3 chi nhánh ở Thanh Khê, Sơn Trà, Ngũ Hành Sơn. Ổng dùng Mepo quản lý chung một chỗ, không phải chạy qua chạy lại.

Tích hợp bán hàng online. Giờ ai chả có Facebook, Zalo. Phần mềm kết nối được mấy kênh này, khách đặt hàng online thì tự động nhập vào hệ thống, đỡ phải nhập tay từng cái.

Bảo mật dữ liệu. Cái này mình cũng quan tâm. Sao lưu định kỳ, phân quyền người dùng — nhân viên chỉ được xem phần được phân, không sợ lộ thông tin.

Phân tích mấy lựa chọn hiện có

Mình từng thử qua vài phương án, thấy mỗi cái có ưu nhược riêng:

Excel — miễn phí, nhưng mà... nói thực là mình ngán rồi. Dễ sai, dễ mất dữ liệu, mà không tự động được gì. Cuối ngày vẫn phải ngồi cộng tay.

Mấy phần mềm đám mây trả phí — xịn thật, giao diện đẹp, tính năng đầy đủ. Nhưng chi phí kha khá, tầm 300-500k/tháng. Shop nhỏ như mình thấy hơi căng. Mà mất mạng là không xài được, hơi bất tiện.

Mepo — cái này mình thấy phù hợp nhất. Miễn phí, mã nguồn mở, có offline. Giao diện tiếng Việt, dễ xài. Cộng đồng Facebook hỗ trợ nhanh. Mình dùng thử thấy ưng, chuyển hẳn từ tháng 3 năm ngoái, giờ không nghĩ đến chuyện đổi nữa.

Tự viết phần mềm — có mấy ông bạn IT làm riêng, chi phí 10-50 triệu, nhưng mà lâu, mà bảo trì cũng mệt. Không phải ai cũng có điều kiện.

Tổng kết lại, mình xếp ra bảng so sánh nhanh — nhìn vào là thấy ngay cái nào hợp:

Cái gì	Tiền	Dễ xài	Offline	Mở được	Hỗ trợ
Excel	Free	Hơi khó	Có	Không	Tự mò
Mây trả phí	300-500k/th	Dễ	Không	Không	Hotline
Mepo	Free	Dễ	Có	Có	Facebook
Tự viết	10-50tr	Khó	Có	Có	Không

Nhìn bảng này, mình nghĩ Mepo thắng ở tầm giá và độ linh hoạt. Có ai còn nghi ngờ không? Thử hỏi: bạn bỏ 300k/tháng để xài mây, hay xài free mà vẫn đủ tính năng? Câu trả lời rõ như ban ngày.

Mepo giải pháp cho shop Đà Nẵng

Nghe tên "Mepo" có vẻ lạ, nhưng thực ra là phần mềm do người Việt mình phát triển. Mã nguồn mở, hoàn toàn miễn phí cho cửa hàng nhỏ. Cái hay là bạn có thể cài đặt trên máy chủ riêng, dữ liệu không phụ thuộc vào ai khác. An toàn tuyệt đối.

Giao diện tiếng Việt, trực quan. Quản lý kho, bán hàng, báo cáo đều có. Đặc biệt là chế độ offline — shop ở vùng ven Đà Nẵng hay mất mạng, xài vẫn ngon.

Cộng đồng người dùng trên Facebook cũng nhiệt tình. Mình từng gặp lỗi, lên group hỏi, 15 phút sau có người hướng dẫn. Nhanh hơn gọi hotline mấy hãng lớn.

Từ khi chuyển sang Mepo, mình thấy công việc nhẹ hẳn. Sáng mở cửa, bán hàng, chiều nhập hàng, tối kiểm báo cáo. Tất cả gọn gàng, không rối ren như hồi xài Excel.

Tiền bạc và lợi ích

Shop nhỏ mỗi tháng chi phí vận hành tầm 2-5 triệu. Nếu dùng Mepo, bạn tiết kiệm được ngay tiền phần mềm. Lợi ích lớn hơn đến từ:

Giảm thất thoát hàng hóa. Mình ước tính shop mình giảm được tầm 4% doanh thu. Trước đây thất thoát vì sai sót nhập liệu, hàng hết hạn phải bỏ, bây giờ kiểm soát được.

Tiết kiệm thời gian. Mỗi ngày tiết kiệm 1.5 tiếng, một tháng 45 tiếng. 45 tiếng đó làm gì chả được, ngủ thêm, chơi với con, hoặc mở thêm mối kinh doanh.

Tăng doanh thu nhờ báo cáo. Biết chính xác mặt hàng nào bán chạy, mình nhập thêm. Mặt hàng nào ế, mình giảm nhập hoặc thanh lý.

Tính đơn giản: shop mình doanh thu 50 triệu/tháng. Giảm thất thoát 4% là 2 triệu. Tiết kiệm nhân công 1 triệu. Tổng 3 triệu/tháng. Mà phần mềm free, lãi to.

Chuyện thực tế của anh Tuấn

Anh Tuấn, chủ shop tạp hóa trên đường Nguyễn Văn Linh, quận Hải Châu. Hồi trước ảnh dùng Excel, nhưng cứ sai lệch tồn kho hoài. Có lần kiểm kho thấy thiếu gần chục thùng nước ngọt, ảnh ngồi tra đi tra lại, hóa ra lúc nhập hàng ghi thiếu số.

Tháng 6 năm ngoái, ảnh chuyển sang dùng Mepo. Sau 3 tháng, ảnh khoe với mình:

• Thời gian nhập liệu giảm từ 2 tiếng/ngày xuống còn 20 phút. Sáng ra ảnh chỉ việc mở máy, nhập hóa đơn, chiều kiểm kho nhanh, tối có báo cáo.
• Phát hiện 5 mặt hàng thường xuyên bị hết hạn. Hóa ra trước đây ảnh nhập nhiều mà không biết, giờ phần mềm nhắc, ảnh điều chỉnh lịch nhập.
• Doanh thu tăng 10% nhờ tập trung vào mấy món bán chạy. Ảnh khoe: "Mepo dễ dùng, lại miễn phí, tao giới thiệu cho mấy thằng bạn khác rồi."

Nghe ảnh khoe mà mình cũng vui lây.

Mấy câu hỏi hay gặp

Có phần mềm quản lý hàng hóa nào miễn phí ở Đà Nẵng không? Có chứ. Mepo là mã nguồn mở, miễn phí, phù hợp shop nhỏ. Không lo về giá.

Mình phải biết kỹ thuật mới cài được Mepo hả? Không đâu. Mepo có hướng dẫn từng bước, chỉ vài cái là chạy được. Mình không rành IT cũng tự cài được.

Mepo quản lý được nhiều cửa hàng không? Được. Bạn có thể quản lý nhiều chi nhánh trên cùng một hệ thống. Ông bạn mình 3 shop, xài chung một cái.

Dữ liệu trên Mepo có an toàn không? An toàn. Vì bạn tự cài trên máy chủ của mình, dữ liệu không qua ai khác. Có sao lưu định kỳ nữa, khỏi lo mất.

Dùng Mepo trên điện thoại được không? Hiện tại Mepo chạy trên máy tính, nhưng có thể truy cập từ xa qua web. Nếu bạn cần app điện thoại, có thể hỏi trên group Facebook, cộng đồng đang phát triển thêm tính năng.

Gặp lỗi thì làm sao? Vào group Facebook Mepo, hỏi là có người giúp liền. Mình từng hỏi mấy lần, toàn được hướng dẫn chi tiết.

Tổng kết

Chọn phần mềm quản lý hàng hóa tại Đà Nẵng cũng không khó nếu bạn xác định rõ shop mình cần gì, ngân sách bao nhiêu. Với mình, sau bao nhiêu lần thử nghiệm, Mepo là lựa chọn ưng ý nhất. Miễn phí, dễ xài, mã nguồn mở, cộng đồng hỗ trợ nhiệt tình.

Nếu bạn đang lăn tăn không biết bắt đầu từ đâu, hãy thử tải Mepo về xài thử. Tải tại mepo.vn. Không mất gì cả, mà thấy được sự khác biệt ngay.

Đừng để hàng hóa làm khó mình nữa. Shop nhỏ cũng có thể quản lý chuyên nghiệp như shop lớn, chỉ cần có công cụ phù hợp. Chúc bạn sớm kiểm soát được mọi thứ, nhẹ đầu và vui hơn với công việc kinh doanh của mình.