phần mềm quản lý điểm bán hàng tại Hải Phòng

phần mềm quản lý điểm bán hàng tại Hải Phòng

Mấy tháng trước, mình ngồi giữa đống sổ sách mà muốn phát điên. Cửa hàng tạp hóa nhỏ ở Ngô Quyền, Hải Phòng – kiểu shop quen thuộc góc phố, khách ra vào tấp nập. Nhưng tối nào cũng lụi cụi ghi sổ tay, cộng trừ thủ công, rồi sáng hôm sau lại thấy sai vài chỗ. Kiểm kho thì như đánh trận, hôm nào rảnh mới dám động vào.

Đau đầu thật. Mình tự hỏi: "Có cách nào thoát khỏi cảnh này không?" – Câu trả lời là có, nhưng phải mò mẫm mới ra.

Mình bắt đầu gõ lên Google "phần mềm quản lý điểm bán hàng tại Hải Phòng". Cũng chỉ mong tìm cái gì đó vừa túi tiền, lại không làm khó mình thêm. Cuối cùng cũng tìm ra được thứ ưng ý. Hôm nay ngồi viết lại cho anh em nào cùng cảnh ngộ, mong đỡ vất vả hơn mình.

Phần mềm quản lý điểm bán hàng là cái gì?

Nói nôm na, nó là cái công cụ giúp mình ghi chép đơn hàng, coi kho còn bao nhiêu, ai nợ bao nhiêu, cuối ngày bấm phát ra luôn doanh thu. Thay vì ôm cái sổ dày cộp hay Excel mà mỗi lần mở lên là muốn nhức mắt, giờ chỉ cần vài cái chạm trên điện thoại hay máy tính là xong.

Shop ở Hải Phòng mình đa phần là nhỏ lẻ, bán tạp hóa, quần áo, đồ điện tử. Ai cũng cần thứ đơn giản nhưng đủ dùng. Mấy tính năng cao siêu làm gì, chỉ tốn thêm bộ nhớ mà chả dùng đến.

Sao lại phải xài phần mềm?

Hồi đầu mình cũng nghĩ sổ sách là ổn. Nhưng thực tế phũ phàng lắm. Tháng 03 năm ngoái, mình thất thoát gần 3 triệu chỉ vì quên ghi nợ của khách quen. Hàng tồn lâu ngày không biết, đến khi kiểm ra thì hết hạn, đành bỏ thùng rác.

Một người bạn ở cùng phường kể, shop ảnh xài phần mềm, tối nào chỉ mất 5 phút chốt số. Mình nghe mà thấy tủi thân, vì mỗi tối mình mất cả tiếng đồng hồ, mắt mờ lưng mỏi. Riêng shop mình, khách quen mua chịu là chuyện thường. Quản lý công nợ mà không chặt, tiền đi như nước chảy. Phần mềm nó nhắc mình ai còn nợ, bao nhiêu, bao lâu rồi. Đỡ phải nhớ nhung lung tung.

Có một câu hỏi mình hay tự hỏi: "Sổ sách giấy có thực sự tiết kiệm?" – Theo mình, không. Tiết kiệm vài chục ngàn mua vở, nhưng mất đi vài triệu vì sai sót. Cái nào lời hơn, tự anh em tính nhé.

7 cái cần nhớ khi chọn phần mềm

Mình đã thử kha khá phần mềm, cuối cùng đúc kết được 7 tiêu chí này:

1. Tiền bạc phải hợp lý – Shop nhỏ lấy đâu ra mấy triệu mỗi tháng. Mình cần cái gì dùng thử miễn phí, hoặc giá dưới 200k/tháng là ok. Đừng ham đồ đắt, chưa chắc đã xài hết.

2. Dễ xài – Giao diện tiếng Việt, thao tác nhanh, đừng bắt mình đi học thêm mấy ngày.

3. Quản lý nợ tốt – Tự động nhắc nợ, in sổ cho khách. Cái này với shop Hải Phòng là phải có.

4. Báo cáo rõ ràng – Xem lãi lỗ ngay trong ngày, trong tháng.

5. Chạy được offline – Shop mình nhiều chỗ mạng chập chờn, cần cái chạy không cần internet vẫn ghi nhận được.

6. Lưu dữ liệu an toàn – Không sợ mất hết khi máy hỏng.

7. Có cộng đồng hỗ trợ – Có group hay diễn đàn để hỏi đáp, đừng để mình một mình.

Trong lần mò mẫm tìm kiếm, mình biết tới Mepo – phần mềm mã nguồn mở, miễn phí cho shop nhỏ. Cái này hợp tiêu chí số 1 và số 7 ghê. Mình thấy cộng đồng Mepo rất nhiệt tình, hỏi gì đáp nấy.

Mấy tính năng chính

Dù chọn phần mềm nào, mấy cái này phải có. Mình liệt kê ra đây, anh em check thử xem:

• Bán hàng: Tạo đơn nhanh, in hóa đơn, quét mã vạch được.
• Quản lý kho: Nhập xuất hàng, kiểm kho, báo khi sắp hết.
• Công nợ: Ghi nợ, thu nợ, coi lịch sử từng khách – cái này quan trọng nhất với shop nhỏ.
• Báo cáo: Doanh thu, lợi nhuận, hàng nào chạy nhất.
• Khách hàng: Lưu thông tin, điểm tích lũy.

Với shop nhỏ, mình thấy 3-4 cái đầu là quá đủ. Đừng tham nhiều, càng phức tạp càng khó xài.

So sánh các kiểu quản lý

Mình tổng kết mấy phương án đã thử qua. Anh em xem bảng này:

Phương án	Chi phí	Được cái	Không được cái
Sổ tay, Excel	0 đồng	Khỏi học, quen tay	Sai sót, mất thời gian, tra cứu khó
Phần mềm đám mây trả phí	200k - 500k/tháng	Nhiều tính năng, hỗ trợ tốt	Tốn tiền hàng tháng, cần mạng
Mã nguồn mở (Mepo)	Miễn phí, thuê hosting tầm 50k/tháng	Free, tự sửa được, dữ liệu local	Cần chút kỹ thuật ban đầu

Mình chọn Mepo vì vừa rẻ vừa làm chủ dữ liệu. Ban đầu hơi lăn tăn, nhưng nhờ group cộng đồng, mình cài xong trong một buổi tối.

Mepo – Của để dành cho shop nhỏ

Mepo do cộng đồng Việt Nam mình phát triển. Hoàn toàn miễn phí cho shop nào doanh thu dưới 100 triệu/tháng. Nghe có vẻ khó tin nhưng thật đấy. Mình hỏi: "Sao lại free thế?" – Hóa ra họ muốn hỗ trợ shop nhỏ, kiểu tri ân cộng đồng.

Cái hay:

• Local-first: Dữ liệu lưu trên máy mình, khỏi lo mất khi server ai đó sập.
• Tùy biến: Biết code thì sửa thoải mái, không biết thì nhờ cộng đồng thêm tính năng.
• Nhẹ, nhanh: Máy tính cùi bắp, Windows 7 vẫn chạy ngon.
• Hỗ trợ: Group Zalo, Facebook giải đáp nhanh như chớp.

Mình xài Mepo được 2 tháng rồi, thấy ổn áp. Quản lý nợ với báo cáo lợi nhuận là hai cái mình cần, Mepo đáp ứng tốt. Ai muốn thử thì lên mepo.vn tải về, làm theo hướng dẫn là xong.

Hồi tháng trước, mình còn lo lắng không biết nhập hàng loạt vào phần mềm có mất công không. Ai dè Mepo cho import file Excel, chỉ mất 15 phút là xong hết mấy trăm mặt hàng. Từ hôm đấy, mình chẳng bao giờ động đến sổ tay nữa.

Tiền và lời

Với Mepo, chi phí gần như zero nếu tự cài trên máy. Muốn xài online thì thuê VPS 50k/tháng. So với mấy vụ thất thoát 3-5 triệu mỗi tháng trước đây, cái này quá lời.

Một shop quần áo ở Lê Chân mình quen, từ ngày xài phần mềm, tiết kiệm được 2 tiếng mỗi ngày. 2 tiếng đó dành để bán hàng, chăm khách, kiếm thêm tiền. Nghe họ nói "nhàn hẳn, con cái có thời gian học bài" – mình thấy cũng mừng lây.

Có anh bạn ở Cát Bà mở homestay kết hợp bán đồ lưu niệm. Ảnh kể trước đây mỗi cuối tuần là ngồi cộng số đến 11 giờ đêm. Từ ngày xài Mepo, 8 giờ tối là xong, còn ra biển hóng mát. Nghe mà thèm.

Kinh nghiệm xương máu

Lúc đầu mình cũng ngán mấy cái mã nguồn mở, sợ khó xài. Nhưng thực tế, chỉ cần xem video hướng dẫn trên mepo.vn là làm được. Cái khó nhất là nhập dữ liệu hàng hóa ban đầu, mất cả ngày. Nhưng xong rồi thì nhẹ nhõm.

Theo mình, mỗi ngày mình chỉ mất 10 phút nhập đơn, xem báo cáo. Lời khuyên: bắt đầu với ít hàng, sau thêm dần. Đừng ôm đồm một lúc, dễ nản lắm. Cái gì làm từ từ mới bền.

Mình cũng từng mắc sai lầm là không backup dữ liệu. Một lần máy tính hỏng, mình hú vía. May mà Mepo có tính năng export ra file, mình backup vào Google Drive mỗi tuần. Từ đấy yên tâm hẳn.

Hỏi đáp thường gặp

1. Có cần internet không? Không bắt buộc. Mepo chạy offline ngon lành. Muốn đồng bộ nhiều máy thì cần mạng.

2. Không biết kỹ thuật có cài được không? Có. Hướng dẫn chi tiết từng bước, có cả video. Vướng chỗ nào hỏi group cộng đồng, sẽ có người giúp ngay.

3. Quản lý nhiều cửa hàng được không? Được, nhưng cần cấu hình thêm. Phiên bản hiện tại hỗ trợ đa chi nhánh.

4. Dữ liệu an toàn không? Bạn tự lưu trên máy, backup thủ công được. Không ai vào được nếu bạn không cho.

5. Muốn dùng thử trước? Mepo miễn phí trọn đời cho shop nhỏ, dùng thử thoải mái. Đừng ngại, click phát là xài liền.

6. In hóa đơn được không? Có, in nhiều kích cỡ, tùy chỉnh mẫu. Shop mình in hóa đơn cho khách, chuyên nghiệp hẳn.

Tổng kết

Nếu bạn đang tìm "phần mềm quản lý điểm bán hàng tại Hải Phòng" cho shop nhỏ của mình, thử Mepo đi. Miễn phí, dễ xài, làm chủ dữ liệu. Đừng để sổ sách làm chậm việc kinh doanh.

Vào mepo.vn tải về, dùng thử. Có thắc mắc gì cứ để lại bình luận, mình sẽ giải đáp. Mình cũng từng khổ vì số tay, hiểu cảm giác ấy.

Kinh doanh vốn đã khó, quản lý đừng làm khó thêm nữa.