Cách tính lãi gộp và lãi ròng đúng chuẩn cho chủ shop

Mở đầu

Mình mở cửa hàng, ngày nào cũng bán hàng, cuối tháng thấy tiền trong két có vẻ nhiều hơn, nhưng tự hỏi: "Mình lãi thật sự bao nhiêu?" Đây là câu chuyện của rất nhiều chủ shop nhỏ ở Việt Nam. Không ít người nhầm lẫn giữa lãi gộp và lãi ròng, dẫn đến quyết định sai lầm về giá bán, chi phí, thậm chí tưởng lãi mà hóa lỗ.

Mình cũng từng rơi vào trường hợp này. Hồi năm ngoái, mình mở một quán cà phê nhỏ, doanh thu khá tốt, nhưng đến cuối tháng mới biết mình không lãi nhiều như tưởng. Nguyên nhân là do mình không tính đủ chi phí vận hành, không biết cách phân biệt giữa lãi gộp và lãi ròng.

Lãi gộp và lãi ròng là gì?

Trước khi đi vào công thức, cần hiểu bản chất:

• Lãi gộp (Gross Profit): Là phần chênh lệch giữa doanh thu bán hàng và giá vốn hàng bán (COGS). Nó phản ánh hiệu quả của việc mua hàng và định giá.
• Lãi ròng (Net Profit): Là phần còn lại sau khi lấy lãi gộp trừ đi tất cả các chi phí vận hành khác (thuê mặt bằng, lương nhân viên, điện nước, marketing, thuế...). Đây là lợi nhuận thực sự bạn bỏ túi.

Một cách đơn giản: Lãi gộp cho biết bạn kiếm được bao nhiêu từ việc bán sản phẩm; lãi ròng cho biết bạn thực sự giàu lên bao nhiêu sau khi trang trải mọi thứ. Nói thực thì, hiểu được hai khái niệm này là bước đầu tiên để kinh doanh thành công.

Công thức tính lãi gộp chuẩn

Công thức cơ bản:

Lãi gộp = Doanh thu – Giá vốn hàng bán (COGS)

Trong đó:

• Doanh thu: Tổng tiền bán hàng (chưa bao gồm thuế GTGT nếu bạn xuất hóa đơn).
• Giá vốn hàng bán: Chi phí mua hàng hóa hoặc nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm đó (bao gồm cả chi phí vận chuyển, nhập kho).

Tỷ lệ lãi gộp (Gross Margin) thường được tính theo phần trăm:

Tỷ lệ lãi gộp (%) = (Lãi gộp / Doanh thu) x 100%

Lấy 1 trường hợp cụ thể: Một shop thời trang bán áo với giá 200.000đ, giá vốn nhập về là 120.000đ. Lãi gộp = 200.000 – 120.000 = 80.000đ. Tỷ lệ lãi gộp = 80.000/200.000 = 40%.

Mỗi ngành hàng có tỷ lệ lãi gộp chuẩn khác nhau. Quán ăn thường 60-70%, shop quần áo 40-50%, tạp hóa chỉ 15-25%. Cụ thể như quán X ở Hà Nội, họ bán đồ ăn nhanh với tỷ lệ lãi gộp lên tới 70%.

Công thức tính lãi ròng chuẩn

Lãi ròng = Lãi gộp – Chi phí vận hành

Hoặc:

Lãi ròng = Doanh thu – (Giá vốn hàng bán + Chi phí vận hành)

Chi phí vận hành gồm: tiền thuê mặt bằng, lương nhân viên, điện nước, internet, marketing, bảo trì, khấu hao tài sản, thuế, phí ngân hàng, hao hụt...

Tỷ lệ lãi ròng trên doanh thu (Net Profit Margin) là thước đo sức khỏe kinh doanh:

Tỷ lệ lãi ròng (%) = (Lãi ròng / Doanh thu) x 100%

Một cửa hàng khỏe mạnh thường có tỷ lệ lãi ròng 10-20%. Dưới 5% là báo động đỏ. Tháng trước shop mình có tỷ lệ lãi ròng 12%, mình cảm thấy khá ổn.

Ví dụ thực tế: Tính lãi cho quán cà phê nhỏ

Hãy lấy một quán cà phê nhỏ ở quận Hải Châu, Đà Nẵng. Quán bán cà phê đen giá 25.000đ/ly, trung bình 100 ly/ngày, tháng 30 ngày.

Doanh thu tháng = 25.000 x 100 x 30 = 75.000.000đ

Giá vốn hàng bán (COGS):

• Cà phê hạt: 5.000đ/ly
• Đường, sữa: 2.000đ/ly
• Ly, ống hút: 1.000đ/ly
• Khấu hao máy pha: 500đ/ly
• Tổng COGS/ly = 8.500đ
• Tổng COGS tháng = 8.500 x 100 x 30 = 25.500.000đ

Lãi gộp = 75.000.000 – 25.500.000 = 49.500.000đ

Tỷ lệ lãi gộp = 49.500.000/75.000.000 = 66% (tốt cho ngành F&B)

Chi phí vận hành tháng:

• Thuê mặt bằng: 10.000.000đ
• Lương 2 nhân viên: 12.000.000đ
• Điện nước: 3.000.000đ
• Internet, điện thoại: 500.000đ
• Marketing (Facebook, flyer): 2.000.000đ
• Hao hụt, vệ sinh: 1.000.000đ
• Thuế môn bài, thuế khoán: 1.500.000đ
• Tổng chi phí vận hành = 30.000.000đ

Lãi ròng = 49.500.000 – 30.000.000 = 19.500.000đ

Tỷ lệ lãi ròng = 19.500.000/75.000.000 = 26% — rất khả quan.

Nhưng nếu tháng đó quán sửa máy lạnh 5 triệu, lãi ròng chỉ còn 14,5 triệu, tỷ lệ 19,3%. Điều này cho thấy tầm quan trọng của việc quản lý chi phí vận hành.

Những sai lầm thường gặp khi tính lãi

Mình đã gặp phải một số sai lầm khi tính lãi, bao gồm:

• Không tính đủ chi phí vận hành: Nhiều chủ shop quên các khoản nhỏ như phí ngân hàng, hao hụt hàng, chi phí giao hàng, khấu hao tài sản. Kết quả lãi ròng bị đội lên.
• Nhầm lẫn giữa doanh thu và dòng tiền: Doanh thu là hóa đơn bán ra, nhưng nếu khách nợ, tiền chưa về. Lãi ròng tính trên doanh thu, không phải tiền mặt.
• Định giá bán dựa trên cảm tính: Có shop thấy đối thủ giảm giá, liền giảm theo mà không tính lại lãi gộp. Kết quả bán càng nhiều lỗ càng nặng.
• Bỏ qua chi phí cơ hội: Nếu bạn tự làm chủ, công sức của bạn cũng là chi phí. Nếu không tính lương cho mình, lãi ròng sẽ ảo.
• Không theo dõi thường xuyên: Nhiều shop chỉ tính lãi cuối năm, lúc đó đã muộn. Nên tính hàng tháng để kịp điều chỉnh.

Cách cải thiện lãi gộp và lãi ròng

Để cải thiện lãi gộp và lãi ròng, mình đã áp dụng một số biện pháp sau:

• Tăng lãi gộp:

• Thương lượng giá nhập: Mua số lượng lớn, tìm nhà cung cấp giá tốt hơn.
• Tăng giá bán hợp lý: Nếu sản phẩm có giá trị riêng, khách sẵn sàng trả thêm.
• Giảm hao hụt: Bảo quản tốt, quản lý tồn kho chặt chẽ.

• Tăng lãi ròng:

• Cắt giảm chi phí không cần thiết: Thuê mặt bằng vừa vặn, tối ưu điện nước, dùng phần mềm quản lý để giảm nhân công.
• Tăng doanh thu: Bán thêm sản phẩm kèm, upsell, chương trình khách hàng thân thiết.
• Kiểm soát công nợ: Giảm nợ xấu, yêu cầu thanh toán nhanh.

Một mẹo nhỏ: Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để tự động tính lãi gộp, lãi ròng theo thời gian thực. Hiện có nhiều giải pháp như Mepo giúp bạn theo dõi chi tiết từng sản phẩm, chi phí.

Câu hỏi thường gặp

1. Lãi gộp và lãi ròng cái nào quan trọng hơn?

Cả hai đều quan trọng. Lãi gộp cho thấy hiệu quả kinh doanh cốt lõi, lãi ròng cho thấy sức khỏe tổng thể. Nếu lãi gộp tốt nhưng lãi ròng thấp, bạn cần cắt giảm chi phí vận hành.

2. Làm sao để biết giá vốn hàng bán chính xác?

Ghi chép tất cả chi phí liên quan đến việc đưa sản phẩm lên kệ: giá mua, vận chuyển, bảo hiểm, thuế nhập khẩu (nếu có), hao hụt trong quá trình bảo quản.

3. Nên tính lãi theo tháng hay theo năm?

Tính theo tháng để có điều chỉnh kịp thời, nhưng cũng cần tổng kết năm để đánh giá xu hướng.

4. Chi phí khấu hao tài sản có bắt buộc phải tính không?

Có. Nếu bạn mua máy móc, bàn ghế, thiết bị, chúng sẽ hao mòn. Bỏ qua sẽ làm lãi ròng cao ảo.

5. Tỷ lệ lãi ròng bao nhiêu là tốt?

Tùy ngành: F&B 15-25%, thời trang 10-20%, tạp hóa 5-10%. Dưới 5% là nguy hiểm.

Tổng kết

Hiểu và tính đúng lãi gộp, lãi ròng là nền tảng để bạn đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt. Đừng để con số ảo đánh lừa. Hãy bắt đầu ghi chép doanh thu, chi phí ngay hôm nay, dùng bảng tính hoặc phần mềm hỗ trợ.

Nếu bạn muốn đơn giản hóa việc quản lý tài chính, tham khảo các công cụ như Mepo để tự động tính toán, báo cáo lợi nhuận theo thời gian thực. Chúc bạn kinh doanh thành công!

Vài tình huống thực tế khác cần lưu ý

Hồi đầu năm, mình có người bạn mở một chuỗi cửa hàng mẹ và bé tại Hải Phòng. Cô ấy khoe doanh thu tháng đầu tiên lên tới 200 triệu, lãi gộp tính ra cũng 35% – khá ổn cho ngành đồ trẻ em. Nhưng khi mình hỏi chi phí vận hành, cô ấy chỉ cười trừ. Thực tế, cô ấy quên mất tiền thuê ba mặt bằng, lương sáu nhân viên, chi phí vận chuyển hàng từ kho ra các điểm bán, và cả khoản hao hụt do hàng tồn lâu ngày. Kết quả là cuối tháng, lãi ròng chỉ vỏn vẹn 8 triệu – tỷ lệ lãi ròng chưa tới 4%. Nếu không có bài học đó, chắc cô ấy đã tính toán sai và mở thêm cửa hàng mới.

Một trường hợp khác, anh chủ shop quần áo ở Đồng Nai từng than với mình: “Tao tưởng bán mỗi cái áo lời 50% là giàu rồi, ai ngờ cuối tháng vẫn thiếu tiền đóng học cho con.” Sau khi ngồi phân tích, mình phát hiện ra chi phí marketing Facebook chiếm tới 15% doanh thu, cộng thêm tiền hoa hồng cho nhân viên bán hàng, rồi chi phí trả hàng, đổi hàng cũng ngốn thêm 5% nữa. Lúc đó mình mới khuyên anh ấy nên tìm hiểu về phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng để theo dõi từng đầu chi phí một cách chi tiết. Anh ấy nghe theo, sau ba tháng thì tỷ lệ lãi ròng tăng từ 7% lên 14%.

Còn về chuyện giá phần mềm bán hàng, mình thấy nhiều người cứ nghĩ đắt mới tốt. Nhưng thực tế, mình từng thử qua vài loại, có cái giá cao ngất ngưởng mà không phù hợp với quy mô nhỏ. Quan trọng là bạn cần một công cụ giúp bạn nhìn thấy lãi ròng theo thời gian thực, chứ không phải cuối tháng mới ngồi cộng trừ thủ công.

Với những ai mới bắt đầu kinh doanh, mình hay khuyên nên dùng thử phần mềm quản lý cửa hàng mẹ và bé tại Hải Phòng hoặc phần mềm bán hàng quần áo tại Đồng Nia – tùy ngành hàng của bạn. Các phần mềm này thường có bảng giá phần mềm quản lý kho tại Cần Thơ hay các khu vực khác khá minh bạch, bạn dễ dàng so sánh. Nếu bạn có nhiều chi nhánh, phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng tại Đồng Nai cũng là lựa chọn đáng cân nhắc.

Một điều nữa, đừng quên tích hợp phần mềm tích điểm khách hàng tại Đà Nẵng nếu bạn có khách hàng thân thiết. Mình từng thấy một quán trà sữa ở Huế dùng phần mềm quản lý nhân viên bán hàng tại Huế kết hợp với tích điểm, doanh thu tăng 20% chỉ sau hai tháng vì khách quay lại nhiều hơn.

Với những shop đang mở rộng, phần mềm erp sẽ giúp bạn quản lý tổng thể từ kho, nhân sự đến tài chính. Nhưng nhớ nhé, công cụ chỉ là phương tiện. Quan trọng nhất vẫn là bạn phải hiểu rõ lãi gộp và lãi ròng, biết từng đồng chi phí đi đâu về đâu. Mình đã từng sai, và mình hy vọng bạn không mắc phải những lỗi đó.