Cách tính chi phí cố định và biến đổi cửa hàng

Phân biệt chi phí cố định và chi phí biến đổi

Mình nhớ khi mới mở shop, mình cũng không rõ ràng về các loại chi phí. Nhưng sau khi tìm hiểu, mình thấy rằng việc hiểu rõ chi phí cố định và chi phí biến đổi là nền tảng để quản lý tài chính hiệu quả. Chi phí cố định là những khoản chi không thay đổi theo sản lượng hoặc doanh thu bán hàng, như tiền thuê mặt bằng, lương nhân viên quản lý, phí internet, bảo hiểm. Ngược lại, chi phí biến đổi thay đổi tỷ lệ thuận với sản lượng, như tiền mua hàng hóa, phí vận chuyển, hoa hồng bán hàng, nguyên vật liệu.

Có 1 anh chủ tiệm quen kể là hồi mới mở, anh ấy cứ tưởng mọi chi phí đều giống nhau, đến cuối tháng tính ra lỗ vì không kiểm soát được khoản mua hàng. Sau khi được tư vấn, anh phân loại rõ ràng, thấy ngay vấn đề nằm ở chi phí biến đổi tăng vọt vào mùa cao điểm. Mình cũng gặp trường hợp tương tự, nhưng sau khi áp dụng cách quản lý chi phí này, mình thấy rõ ràng hơn về tài chính của shop.

Cách tính chi phí cố định cho cửa hàng

Để tính chi phí cố định, bạn cần liệt kê tất cả các khoản chi phí không phụ thuộc vào doanh thu trong một kỳ (thường là tháng). Các bước cụ thể:

• Xác định các khoản chi phí cố định phổ biến:

  • Tiền thuê mặt bằng: thường cố định theo hợp đồng.
  • Lương nhân viên quản lý, bảo vệ, tạp vụ (nếu có).
  • Chi phí khấu hao tài sản cố định (máy lạnh, tủ kệ, máy tính).
  • Phí dịch vụ cố định: internet, điện thoại, phần mềm quản lý.
  • Bảo hiểm, thuế môn bài, phí PCCC.

• Cộng tất cả các khoản trên trong một tháng. Ví dụ, cửa hàng tạp hóa nhỏ ở Hải Châu, Đà Nẵng có chi phí thuê nhà 10 triệu/tháng, lương quản lý 7 triệu, internet 500k, khấu hao 2 triệu, tổng chi phí cố định là 19,5 triệu/tháng.

Lưu ý: Một số chi phí như tiền điện có thể là hỗn hợp (cố định + biến đổi), bạn cần tách riêng phần cố định (phí thuê bao) và phần biến đổi (theo kWh tiêu thụ). Mình nhớ khi mới bắt đầu, mình cũng lúng túng với việc này, nhưng sau khi tìm hiểu, mình thấy rõ ràng hơn.

Cách tính chi phí biến đổi cho cửa hàng

Chi phí biến đổi thường gắn liền với mỗi sản phẩm hoặc dịch vụ. Cách tính:

• Xác định chi phí biến đổi trên một đơn vị sản phẩm:

  • Giá vốn hàng bán (COGS): tiền mua hàng, nguyên liệu.
  • Phí vận chuyển, đóng gói.
  • Hoa hồng cho nhân viên bán hàng (nếu có).
  • Chi phí thanh toán (phí POS, phí chuyển khoản).

• Nhân với số lượng sản phẩm bán ra trong kỳ. Nếu bán nhiều mặt hàng, bạn cần tính riêng cho từng loại hoặc lấy giá vốn trung bình.

Như shop của Linh ở Sơn Trà chuyên bán đồ handmade, mỗi sản phẩm có giá vốn 50k, phí vận chuyển 5k, hoa hồng 10k, tổng chi phí biến đổi mỗi sản phẩm là 65k. Tháng đó bán được 300 sản phẩm, tổng chi phí biến đổi là 19,5 triệu. Mình thấy rằng việc tính toán này rất quan trọng để kiểm soát chi phí và tối ưu lợi nhuận.

Ví dụ thực tế: Cửa hàng tạp hóa nhỏ tại quận Hải Châu, Đà Nẵng

Hồi năm ngoái shop mình khảo sát một cửa hàng tạp hóa tại đường Nguyễn Thị Minh Khai, Hải Châu. Chủ quán tên Hùng, mặt bằng 30m2.

• Chi phí cố định hàng tháng:

  • Thuê mặt bằng: 10.000.000 VND
  • Lương nhân viên (1 người): 6.000.000 VND
  • Internet + điện thoại: 500.000 VND
  • Khấu hao tủ kệ, máy tính: 1.500.000 VND
  • Phí bảo trì PCCC: 200.000 VND
  • Tổng: 18.200.000 VND/tháng

• Chi phí biến đổi tính trên mỗi sản phẩm (trung bình):

  • Giá vốn hàng bán: 15.000 VND/sản phẩm
  • Phí vận chuyển từ nhà cung cấp: 1.000 VND/sản phẩm
  • Túi nilon, đóng gói: 500 VND/sản phẩm
  • Tổng chi phí biến đổi mỗi sản phẩm: 16.500 VND

Tháng 3/2026, cửa hàng bán được 4.000 sản phẩm. Tổng chi phí biến đổi = 4.000 x 16.500 = 66.000.000 VND. Tổng chi phí = 18.200.000 + 66.000.000 = 84.200.000 VND. Nếu doanh thu tháng đó là 120 triệu, lợi nhuận trước thuế = 120.000.000 - 84.200.000 = 35.800.000 VND. Mình thấy rằng việc tính toán này rất quan trọng để kiểm soát tài chính và tối ưu lợi nhuận.

Tầm quan trọng của việc phân loại chi phí trong kinh doanh

Phân loại chi phí giúp bạn:

• Tính điểm hòa vốn: biết cần bán bao nhiêu để không lỗ.
• Định giá sản phẩm hợp lý: đảm bảo giá bán cao hơn tổng chi phí biến đổi và đóng góp vào chi phí cố định.
• Kiểm soát chi phí: phát hiện sớm các khoản tăng bất thường.
• Lập kế hoạch kinh doanh: dự báo lợi nhuận khi thay đổi sản lượng.

Nói thực thì nhiều chủ shop nhỏ bỏ qua bước này, chỉ nhìn doanh thu mà không thấy lỗ do chi phí biến đổi quá cao. Cụ thể như quán X ở Hải Châu, mỗi ly trà sữa bán 25k nhưng chi phí biến đổi tới 20k, lãi gộp chỉ 5k, không đủ bù chi phí cố định, cuối cùng phải đóng cửa. Mình thấy rằng việc phân loại chi phí này rất quan trọng để tránh những tình huống như vậy.

Công cụ hỗ trợ quản lý chi phí hiệu quả

Hiện nay có nhiều công cụ giúp bạn theo dõi chi phí tự động. Mepo là một giải pháp quản lý bán hàng và tài chính toàn diện, cho phép bạn nhập chi phí cố định và biến đổi, tự động tính toán lợi nhuận, điểm hòa vốn. Bạn có thể dùng thử miễn phí để trải nghiệm.

Ngoài ra, Excel vẫn là lựa chọn phổ biến cho shop nhỏ. Bạn tạo bảng tính gồm các cột: tên chi phí, loại (cố định/biến đổi), số tiền, ghi chú. Cuối tháng tổng hợp lại. Mình thấy rằng việc sử dụng công cụ này rất đơn giản và hiệu quả.

Câu hỏi thường gặp

Q: Chi phí cố định có thay đổi theo thời gian không? A: Có, nhưng thường không thay đổi theo sản lượng. Ví dụ, tiền thuê nhà có thể tăng sau khi hết hợp đồng, nhưng trong ngắn hạn nó cố định.

Q: Làm sao để phân biệt chi phí hỗn hợp? A: Chi phí hỗn hợp (như tiền điện) có phần cố định (phí thuê bao) và phần biến đổi (theo kWh). Bạn cần tách riêng dựa trên hóa đơn hoặc ước lượng.

Q: Có nên tính lương nhân viên bán hàng vào chi phí biến đổi không? A: Nếu lương cố định thì là chi phí cố định. Nếu lương theo sản phẩm hoặc doanh thu thì là chi phí biến đổi.

Q: Chi phí khấu hao tính thế nào? A: Khấu hao là phân bổ giá trị tài sản theo thời gian. Ví dụ, máy tính 20 triệu, khấu hao 5 năm, mỗi tháng 333k.

Q: Tôi có cần tính chi phí cơ hội không? A: Trong kế toán quản trị, chi phí cơ hội không được ghi nhận nhưng nên xem xét khi ra quyết định.

Kinh nghiệm quản lý chi phí trong thực tế

Hồi tháng trước, shop mình gặp một vấn đề về chi phí biến đổi. Doanh số bán hàng tăng vọt, nhưng chi phí mua hàng hóa cũng tăng theo. Mình phải tìm cách tối ưu hóa chi phí biến đổi để đảm bảo lợi nhuận. Sau khi phân tích, mình thấy rằng có thể giảm chi phí biến đổi bằng cách đặt hàng với số lượng lớn hơn, như vậy sẽ giảm được chi phí vận chuyển và mua hàng.

Mình cũng áp dụng cách này cho các mặt hàng khác, và thấy rằng lợi nhuận tăng lên đáng kể. Ví dụ, với sản phẩm A, mình giảm chi phí biến đổi từ 20k xuống 15k, như vậy lợi nhuận tăng lên 5k/sản phẩm. Với 100 sản phẩm bán ra mỗi ngày, mình tăng lợi nhuận thêm 500k/ngày.

Kế hoạch quản lý chi phí cho tương lai

Để quản lý chi phí hiệu quả trong tương lai, mình có kế hoạch:

• Đầu tư vào công nghệ: sử dụng phần mềm quản lý bán hàng và tài chính để theo dõi chi phí tự động.
• Tối ưu hóa chi phí biến đổi: tìm cách giảm chi phí mua hàng hóa, vận chuyển và đóng gói.
• Kiểm soát chi phí cố định: đàm phán với nhà cung cấp để giảm chi phí thuê mặt bằng, internet và điện thoại.
• Lập kế hoạch kinh doanh: dự báo lợi nhuận khi thay đổi sản lượng và điều chỉnh kế hoạch kinh doanh cho phù hợp.

Mình hy vọng rằng với kế hoạch này, shop mình sẽ quản lý chi phí hiệu quả hơn và tăng lợi nhuận trong tương lai.

Tổng kết

Việc phân loại và tính toán chi phí cố định, biến đổi giúp bạn kiểm soát tài chính, tối ưu lợi nhuận. Hãy bắt đầu bằng cách liệt kê tất cả chi phí của cửa hàng, phân loại chúng, và theo dõi hàng tháng. Nếu muốn đơn giản hóa, bạn có thể dùng thử Mepo để quản lý tự động. Chúc bạn kinh doanh thành công!

Mình hy vọng rằng qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ hơn về cách phân loại và tính toán chi phí cố định, biến đổi trong kinh doanh. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, hãy cho mình biết. Mình sẽ cố gắng trả lời và giúp đỡ bạn.

Một vài lưu ý thực tế khi áp dụng cách tính chi phí này

Hồi mới áp dụng cách phân loại chi phí này, mình cũng gặp vài cái "ngã ngửa" muốn chia sẻ để anh em đỡ mất thời gian. Đầu tiên là chuyện chi phí hỗn hợp – như tiền điện mình nói ở trên. Có tháng mình cứ đau đầu vì không biết nên bỏ vào cột nào. Sau đó mình áp dụng mẹo: phần tiền thuê bao điện lực (khoảng 150k/tháng) là cố định, còn lại tính theo kWh thì bỏ vào biến đổi. Nghe đơn giản nhưng nhiều người cứ lăn tăn mãi.

Một chuyện nữa là về quản lý kho. Nhiều anh em chủ shop than rằng không biết chi phí biến đổi tăng vì đâu. Mình thấy thường do kho quản lý lộn xộn – hàng hư hỏng, thất thoát mà không ai hay. Cái này mình khuyên nên dùng một công cụ hỗ trợ, ví dụ như phần mềm quản lý kho bằng excel cũng được, nhưng nếu shop đông mặt hàng thì nên đầu tư hơn. Ở chỗ mình có ông bạn ở Hải Phòng chuyên bán thời trang, ảnh kể trước kia cứ ghi chép tay, cuối tháng soạn đơn mà sai sót liên miên. Sau ảnh xài phần mềm bán hàng quần áo tại Hải Phòng, chi phí biến đối giảm hẳn 15% vì biết chính xác hàng nào đang tồn, hàng nào sắp hết.

Cũng liên quan tới chuyện nhân viên. Có shop mình biết ở Cần Thơ, chủ quán cứ đau đầu vì không biết nhân viên bán hàng có "ăn gian" hay không. Mình giới thiệu ảnh dùng phần mềm quản lý nhân viên bán hàng tại Hải Phòng – à mà ảnh ở Cần Thơ nhưng cũng xài được online – để theo dõi doanh số từng nhân viên. Kết quả là phát hiện một em báo cáo thiếu 3 triệu trong tháng. Từ đó ảnh kiểm soát được chi phí hoa hồng và lương chính xác hơn.

Còn một câu chuyện khác về bạn mình ở Huế mở shop quần áo online. Bạn ấy chủ yếu bán qua Facebook và livestream. Lúc đầu bạn ấy tính chi phí biến đổi toàn sai vì không ghi nhận công sức của người quay livestream. Mình khuyên bạn ấy nên dùng phần mềm bán hàng livestream tại Cần Thơ có tích hợp sẵn, nhưng bạn ấy chọn phần mềm bán hàng facebook. Cũng ổn, nhưng nhớ là chi phí cho nhân viên livestream phải tính vào biến đổi, vì nếu không bán thì đâu có quay. Dần dần bạn ấy tính đúng và thấy lợi nhuận thực tế rõ ràng hơn.

Một điểm nữa là về quản lý công nợ. Nhiều shop bán chịu cho khách quen, nhưng không theo dõi sát, cuối tháng lỗ vì tiền hàng không thu hồi được. Mình thấy phần mềm quản lý công nợ là cứu cánh cho mấy ông chủ lười ghi sổ. Có ông anh ở Hà Nội, shop tạp hóa mà tháng nào cũng thất thoát 5-7 triệu vì khách nợ. Từ ngày dùng phần mềm quản lý sản xuất tại TP Hồ Chí Minh (dù ảnh ở Hà Nội) nhưng tính năng quản lý công nợ tốt, ảnh kiểm soát được dòng tiền và giảm nợ xấu.

Cuối cùng, mình muốn nhấn mạnh: dù bạn có dùng phần mềm erp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Hà Nội hay chỉ đơn giản là excel, cái chính là phải phân loại chi phí đúng. Nếu sai ngay từ đầu, mọi tính toán sau đó đều vô nghĩa. Mình từng thấy một shop ở Đà Nẵng tính nhầm chi phí cố định thành biến đổi, kết quả là giá bán ra quá thấp, lỗ cả năm trời mới tá hỏa. Đừng để mắc sai lầm đó nhé.