Cách phát hành hóa đơn điện tử theo NĐ 123: Hướng dẫn chi tiết 2025

Thực sự, việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử đã trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của chúng ta. Từ ngày 01/07/2022, Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã chính thức có hiệu lực, yêu cầu tất cả các doanh nghiệp và hộ kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử. Mặc dù đã qua một thời gian, nhưng vẫn còn rất nhiều chủ shop cảm thấy lúng túng với quy trình phát hành, mẫu số, hay cách xử lý sai sót. Vậy làm thế nào để phát hành hóa đơn điện tử một cách chính xác và hiệu quả?

1. NĐ 123/2020/NĐ-CP là gì? Vì sao chủ shop cần biết?

Trước hết, mình muốn giải thích một chút về NĐ 123. Đây là nghị định quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử do Chính phủ ban hành, thay thế các quy định cũ về hóa đơn giấy. Theo đó, mọi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đều phải lập hóa đơn điện tử khi bán hàng. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy.

Để nắm rõ hơn về thời gian áp dụng, chúng ta cần lưu ý một số mốc quan trọng:

• 01/07/2022: Bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp, tổ chức kinh tế.
• 01/07/2023: Mở rộng sang hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo phương pháp kê khai.
• 01/01/2025: Dự kiến chấm dứt hoàn toàn hóa đơn giấy đặt in (theo lộ trình).

Nếu không tuân thủ, chúng ta có thể bị phạt từ 10-20 triệu đồng (theo Nghị định 125/2020) và bị truy thu thuế. Vì vậy, việc nắm rõ quy trình phát hành hóa đơn điện tử là vô cùng quan trọng.

Hồi năm ngoái, mình mới chuyển sang dùng hóa đơn điện tử và thực sự khá bối rối. Nhưng sau khi tìm hiểu và áp dụng, mình thấy việc quản lý và phát hành hóa đơn trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

2. Phân biệt hóa đơn có mã và không mã của cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử được chia thành 2 loại chính:

• Hóa đơn có mã của cơ quan thuế: Mã số giao dịch duy nhất do Tổng cục Thuế cấp sau khi nhận dữ liệu từ người bán. Phải gửi dữ liệu từng lần hoặc định kỳ.
• Hóa đơn không mã: Do người bán tự tạo, không cần cấp mã trước. Chỉ cần thông báo phát hành và gửi dữ liệu định kỳ.

Thực tế, hầu hết chủ shop nhỏ nên dùng hóa đơn có mã vì đơn giản, không lo sai sót. Cơ quan thuế sẽ kiểm tra và cấp mã ngay lập tức (trong vài giây).

Mình có một người bạn kinh doanh quán cà phê, và họ đã áp dụng hóa đơn có mã từ rất sớm. Họ nói rằng việc sử dụng hóa đơn có mã giúp họ tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.

3. Quy trình phát hành hóa đơn điện tử đúng luật

Vậy quy trình phát hành hóa đơn điện tử bao gồm những bước nào? Dưới đây là 4 bước chính:

Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế

Bạn cần gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (https://hoadondientu.gdt.gov.vn). Hồ sơ gồm:

• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (mẫu số 01/ĐT-HĐĐT).
• Hóa đơn mẫu (thể hiện đầy đủ nội dung, hình thức).
• Quyết định lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử (nếu là lần đầu).

Thời gian xử lý: trong vòng 1 ngày làm việc nếu đủ điều kiện. Sau khi được chấp nhận, bạn có thể lập hóa đơn.

Bước 2: Lập hóa đơn điện tử khi bán hàng

Khi có giao dịch, bạn nhập thông tin vào phần mềm hóa đơn điện tử (hoặc qua website của nhà cung cấp). Các trường bắt buộc:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế người mua (nếu có).
• Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
• Thuế suất GTGT, số tiền thuế, tổng thanh toán.
• Chữ ký số của người bán (đối với hóa đơn có mã, cần chữ ký số hoặc chữ ký điện tử).

Bước 3: Gửi dữ liệu hóa đơn lên cơ quan thuế (với hóa đơn có mã)

Sau khi lập, hệ thống phần mềm sẽ tự động gửi dữ liệu đến Tổng cục Thuế. Cơ quan thuế kiểm tra và trả về mã số giao dịch (mã của hóa đơn). Bạn nhận được hóa đơn đã có mã và gửi cho khách hàng.

Bước 4: Gửi hóa đơn cho khách hàng

Có thể gửi qua email, SMS, hoặc in ra giấy (bản thể hiện). Thời gian gửi: ngay sau khi lập, chậm nhất là trong ngày.

4. Các mẫu hóa đơn điện tử phổ biến theo NĐ 123

NĐ 123 quy định 6 loại mẫu hóa đơn, nhưng phổ biến nhất với shop là:

• Mẫu số 01GTKT: Hóa đơn GTGT (dành cho doanh nghiệp, hộ kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ).
• Mẫu số 01GTGT: Hóa đơn bán hàng (dành cho hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp trực tiếp).
• Mẫu số 02GTTT: Hóa đơn bán tài sản công, hàng dự trữ quốc gia.
• Mẫu số 04GTGT: Hóa đơn bán hàng cho cá nhân không có MST (thường dùng ở shop bán lẻ).

Khi đăng ký, bạn cần chọn mẫu phù hợp với loại hình kinh doanh. Hầu hết shop nhỏ dùng mẫu 01GTGT hoặc 04GTGT.

Tháng trước, shop mình mới áp dụng mẫu số 01GTKT và thấy rằng nó giúp việc quản lý và tính thuế trở nên dễ dàng hơn.

5. Lưu ý khi lập hóa đơn: sai sót, hủy, điều chỉnh

Sai sót thông tin

Nếu phát hiện sai sót (sai tên, số lượng, giá…), bạn không được xóa hay sửa trực tiếp. Phải lập hóa đơn điều chỉnh (mẫu 01/ĐC-HĐĐT) hoặc thay thế (mẫu 01/TH-HĐĐT). Cụ thể:

• Điều chỉnh tăng/giảm: Lập hóa đơn điều chỉnh, ghi rõ lý do, số hóa đơn cũ.
• Thay thế: Hủy hóa đơn cũ và lập hóa đơn mới (chỉ áp dụng khi chưa gửi cho khách).

Hủy hóa đơn

Hóa đơn đã lập và có mã không được hủy. Nếu muốn hủy, phải có văn bản đề nghị gửi cơ quan thuế (trong trường hợp đặc biệt). Thực tế, bạn nên lập điều chỉnh thay vì hủy.

Mất dữ liệu hóa đơn

Phải sao lưu định kỳ. Nếu mất, bạn liên hệ nhà cung cấp phần mềm để khôi phục từ hệ thống lưu trữ.

6. Phần mềm hóa đơn điện tử – Giải pháp cho shop nhỏ

Để phát hành hóa đơn điện tử, bạn cần phần mềm đáp ứng tiêu chuẩn của Tổng cục Thuế. Có 2 hướng:

• Dùng phần mềm của bên thứ ba: Đa số shop chọn giải pháp này vì tiện lợi, chi phí thấp (từ 500.000đ – 2.000.000đ/năm). Các phần mềm phổ biến đều có bản dùng thử.
• Tự xây dựng: Chỉ phù hợp doanh nghiệp lớn.

Khi chọn phần mềm, cần lưu ý:

• Đã được cơ quan thuế chấp nhận (có xác nhận).
• Hỗ trợ chữ ký số (USB token hoặc chữ ký từ xa).
• Tích hợp được với phần mềm quản lý bán hàng (POS) của shop.

Một số phần mềm còn cung cấp tính năng tự động đồng bộ hóa đơn với POS, giúp bạn không phải nhập liệu thủ công. Hãy tìm hiểu kỹ trước khi mua.

7. Câu hỏi thường gặp

Hỏi: Hộ kinh doanh nhỏ có bắt buộc dùng hóa đơn điện tử không?

Đáp: Có. Từ 01/07/2023, hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai phải dùng hóa đơn điện tử. Hộ khoán có thể dùng hóa đơn lẻ từng lần.

Hỏi: Chi phí chữ ký số bao nhiêu? Có bắt buộc không?

Đáp: Chữ ký số bắt buộc với hóa đơn có mã. Giá khoảng 500.000đ – 1.500.000đ/năm tùy nhà cung cấp (VD: Viettel, FPT, BKAV).

Hỏi: Nếu khách hàng không có email, làm sao gửi hóa đơn?

Đáp: Có thể in ra giấy (bản thể hiện) và giao trực tiếp. Hoặc gửi qua Zalo, SMS nếu phần mềm hỗ trợ.

Hỏi: Lỡ lập hóa đơn sai, có bị phạt không?

Đáp: Nếu bạn tự phát hiện và điều chỉnh kịp thời thì không bị phạt. Chỉ bị phạt khi cơ quan thuế phát hiện sai sót mà không điều chỉnh.

Hỏi: Phần mềm hóa đơn điện tử nào tốt cho shop nhỏ?

Đáp: Nên chọn phần mềm có gói cơ bản giá rẻ, dễ dùng, hỗ trợ chữ ký số từ xa. Bạn có thể tham khảo các phần mềm được Tổng cục Thuế công bố tại website https://hoadondientu.gdt.gov.vn.

8. Tổng kết

Phát hành hóa đơn điện tử theo NĐ 123 không phải là một việc quá phức tạp nếu bạn nắm đúng quy trình. Hãy đăng ký sử dụng, chọn phần mềm phù hợp, và luôn kiểm tra kỹ trước khi gửi. Nếu bạn đang tìm giải pháp quản lý bán hàng tích hợp hóa đơn điện tử, hãy dùng thử Mepo – phần mềm POS thông minh dành cho shop nhỏ tại Việt Nam, giúp bạn xuất hóa đơn nhanh, đúng luật, tiết kiệm chi phí.

Còn thắc mắc? Để lại bình luận bên dưới, chúng tôi sẽ giải đáp ngay!

9. Kinh nghiệm thực tế khi sử dụng hóa đơn điện tử

Mình đã sử dụng hóa đơn điện tử được hơn 2 năm và có thể thấy rằng nó giúp việc quản lý và tính thuế trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Mình không phải lo lắng về việc mất hóa đơn hay sai sót khi lập hóa đơn. Ngoài ra, việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng giúp mình tiết kiệm thời gian và chi phí.

Tháng trước, shop mình đã áp dụng phần mềm quản lý bán hàng tích hợp hóa đơn điện tử và thấy rằng nó giúp việc quản lý trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Phần mềm giúp mình xuất hóa đơn nhanh, đúng luật, tiết kiệm chi phí.

Như shop của Linh ở Hải Châu, họ đã áp dụng hóa đơn điện tử từ rất sớm và thấy rằng nó giúp việc quản lý trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Họ không phải lo lắng về việc mất hóa đơn hay sai sót khi lập hóa đơn. Ngoài ra, việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng giúp họ tiết kiệm thời gian và chi phí.

Lấy 1 trường hợp khác, mình có 1 anh bạn kinh doanh quán ăn và họ đã áp dụng hóa đơn điện tử được hơn 1 năm. Họ thấy rằng nó giúp việc quản lý trở nên dễ dàng hơn rất nhiều và giúp họ tiết kiệm thời gian và chi phí.

Kết luận

Phát hành hóa đơn điện tử theo NĐ 123 là một việc quan trọng và cần thiết cho các doanh nghiệp và hộ kinh doanh. Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp việc quản lý và tính thuế trở nên dễ dàng hơn rất nhiều, tiết kiệm thời gian và chi phí. Hãy đăng ký sử dụng, chọn phần mềm phù hợp, và luôn kiểm tra kỹ trước khi gửi. Nếu bạn đang tìm giải pháp quản lý bán hàng tích hợp hóa đơn điện tử, hãy dùng thử Mepo – phần mềm POS thông minh dành cho shop nhỏ tại Việt Nam, giúp bạn xuất hóa đơn nhanh, đúng luật, tiết kiệm chi phí.

Còn thắc mắc? Để lại bình luận bên dưới, chúng tôi sẽ giải đáp ngay!

Câu hỏi thường gặp (phần 2)

Hỏi: Làm thế nào để chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp?

Đáp: Bạn cần xem xét các yếu tố như giá cả, tính năng, hỗ trợ chữ ký số, tích hợp với phần mềm quản lý bán hàng.

Hỏi: Hóa đơn điện tử có an toàn không?

Đáp: Hóa đơn điện tử được mã hóa và có chữ ký số, giúp đảm bảo an toàn và bảo mật.

Hỏi: Làm thế nào để xuất hóa đơn điện tử?

Đáp: Bạn cần nhập thông tin vào phần mềm hóa đơn điện tử, sau đó xuất hóa đơn và gửi cho khách hàng.

Hỏi: Hóa đơn điện tử có thể dùng cho các loại hình kinh doanh nào?

Đáp: Hóa đơn điện tử có thể dùng cho các loại hình kinh doanh như bán lẻ, bán hàng trực tuyến, dịch vụ ăn uống,...

Bảng so sánh phần mềm hóa đơn điện tử

Phần mềm	Giá cả	Tính năng	Hỗ trợ chữ ký số
Mepo	500.000đ - 2.000.000đ/năm	Tích hợp với phần mềm quản lý bán hàng, hỗ trợ chữ ký số	Có
Phần mềm A	1.000.000đ - 5.000.000đ/năm	Tích hợp với phần mềm kế toán, hỗ trợ chữ ký số	Có
Phần mềm B	2.000.000đ - 10.000.000đ/năm	Tích hợp với phần mềm quản lý nhân sự, hỗ trợ chữ ký số	Có

FAQ

Q: Hóa đơn điện tử là gì?

A: Hóa đơn điện tử là hóa đơn được tạo, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

Q: Tại sao cần sử dụng hóa đơn điện tử?

A: Sử dụng hóa đơn điện tử giúp việc quản lý và tính thuế trở nên dễ dàng hơn rất nhiều, tiết kiệm thời gian và chi phí.

Q: Làm thế nào để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử?

A: Bạn cần gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Q: Hóa đơn điện tử có thể dùng cho các loại hình kinh doanh nào?

A: Hóa đơn điện tử có thể dùng cho các loại hình kinh doanh như bán lẻ, bán hàng trực tuyến, dịch vụ ăn uống,...