phần mềm quản lý vật tư tại Đà Nẵng

phần mềm quản lý vật tư tại Đà Nẵng

Mấy bữa nay ngồi uống cà phê với thằng bạn chủ cửa hàng vật tư ở Hải Châu, nó cứ than thở chuyện sổ sách. Nó bảo: "Mày ơi, tối nào tao cũng ngồi ghi ghi chép chép tới 9-10 giờ, mà sáng ra vẫn sai số." Nghe quen không? Đúng rồi, mình cũng từng y chang vậy đó.

Cửa hàng của mình nhỏ thôi, mấy trăm mặt hàng điện nước, ống nhựa, dây điện đủ loại. Ngày nào cũng có khách vào hỏi món này món kia, mình cứ phải chạy ra chạy vô kiểm kho. Có hôm khách hỏi ống PVC 27, mình bảo còn, ra kho mới tá hỏa hết từ hồi tuần trước. Mất khách, mất luôn cả cái mặt.

Mình hiểu cảm giác đó. Hồi xưa mò mẫm tìm "phần mềm quản lý vật tư tại Đà Nẵng" trên Google, toàn thấy mấy phần mềm xịn xò nhưng giá trên trời, hoặc mấy cái phức tạp không biết xài thế nào. Giờ mình viết mấy dòng này chia sẻ với mấy bạn — những người đang loay hoay với tồn kho, muốn kiếm cái công cụ đơn giản, rẻ mà hiệu quả. Mình dám nói thẳng: nếu bạn còn ghi sổ tay, bạn đang lãng phí cả thời gian lẫn tiền bạc mỗi tháng.

Cái gọi là "phần mềm quản lý vật tư" — thực ra nó là cái gì?

Nói thẳng ra, nó là cái chương trình chạy trên máy tính, giúp mình biết được trong kho còn bao nhiêu, đã bán được bao nhiêu, cái nào sắp hết để còn nhập thêm. Nghe có vẻ to tát, nhưng thực chất nó làm mấy việc căn bản thôi:

• Ghi lại mỗi lần mình nhập hàng về
• Trừ đi mỗi lần có khách mua
• Cuối ngày nó tự cộng cho mình — khỏi ngồi mò mẫm với cái máy tính cầm tay

Tại Đà Nẵng mình, dân buôn vật tư xây dựng, điện nước, tạp hóa nhiều lắm. Mà ai cũng quen thói ghi sổ tay cả, thành ra cuối tháng muốn coi lỗ lãi thế nào là mò không ra. Theo mình, thói quen đó là nguyên nhân chính khiến nhiều shop nhỏ mãi không phát triển nổi. Có thằng bạn mình chủ cửa hàng sơn ở Liên Chiểu, nó kể hồi tháng 7 năm ngoái nó thiếu xi măng đúng cao điểm xây dựng, mất hơn chục khách vì không kịp nhập. Nó rầu đến nỗi gần như muốn đóng cửa luôn.

Sao lại phải dùng tới phần mềm? Sổ tay với Excel không được sao?

Cũng được chứ, nhưng mà mệt lắm. Ngồi kể cho mấy bạn nghe câu chuyện của mình:

Hồi mới mở shop, mình toàn ghi sổ tay. Mỗi lần nhập hàng thì ghi, mỗi lần bán thì cũng ghi. Nghe dễ đúng không? Nhưng tới cuối tháng, mình ngồi cộng số, sai cái nào chẳng biết đường nào mà lần. Có tháng mình cộng đi cộng lại 3 lần, mỗi lần ra một số khác nhau. Mình đau đầu thật.

Sau đó chuyển qua Excel. Cũng đỡ hơn, nhưng mỗi lần mở file lên là mấy trăm dòng, lọt mắt. Mà nếu lỡ tay xóa nhầm công thức là toi. Lỗi từ hồi đó tới giờ không biết. Mình từng mất nửa ngày chỉ để dò lại một dòng số liệu. Thề, mệt hơn đánh vật với mấy ông khách khó tính.

Cụ thể như hồi tháng 10 năm ngoái, mình có đợt nhập 200 cuộn dây điện. Ghi sổ thấy còn 80 cuộn, nhưng ra kho đếm chỉ còn 50. Mất đâu 30 cuộn? Sau đó mới té ra là hôm trước có ông thợ điện mua buôn 30 cuộn, mình quên ghi. Thế là lỗ vốn mất gần 4 triệu. Từ hồi đấy mình mới quyết tâm kiếm cái phần mềm.

Phần mềm giúp được gì? Nói ngắn gọn: nó ghi cho mình, nó nhắc cho mình, nó cộng cho mình. Cuối ngày mở ra xem, biết được hôm nay bán bao nhiêu, lời bao nhiêu, món nào sắp hết. Tính ra mỗi tuần mình tiết kiệm được kha khá thời gian — cỡ 5-10 tiếng. Mà thời gian đó mình có thể ngồi uống cà phê, hoặc suy nghĩ cách buôn bán tốt hơn.

Tiêu chí chọn — đừng ham đồ xịn mà không xài được

Mình đã từng lăn tăn nhiều trước khi chọn được cái phần mềm vừa ý. Mình thấy mấy tiêu chí sau đây khá ổn áp, thử xem có hợp với bạn không nhé:

1. Dễ dùng như... viết sổ tay

Mình không rành công nghệ mấy. Ngày xưa học cái gì về máy tính là đau đầu. Nên mình cần cái gì đó vô cùng đơn giản. Mở lên là thấy danh sách hàng, muốn thêm đơn bán chỉ cần gõ tên vài chữ là ra. Giao diện tiếng Việt, nút bấm rõ ràng, không cần đọc hướng dẫn 3 ngày mới xài được.

2. Hợp với shop nhỏ

Shop mình chỉ vài trăm mặt hàng thôi, không phải kho bãi gì to tát. Mình không cần mấy tính năng quản lý chi nhánh, quản lý nhân viên với cả tích điểm khách hàng. Mấy cái đó mắc tiền mà xài cũng không hết.

3. Giá phải chăng — dưới 500k/tháng là lý tưởng

Hồi mới tìm, mình thấy có phần mềm đám mây giá 500k, 800k, thậm chí 1tr5/tháng. Với shop nhỏ như mình, đó là cả một khoản. Mình nói thật: nếu bạn bỏ ra 1tr5/tháng cho phần mềm mà doanh thu chỉ 100 triệu, thì lời đâu chẳng thấy, chỉ thấy tiền mất. Nhưng nếu tìm được cái free mà xài tốt thì còn gì bằng.

4. Chạy được khi mất mạng

Đây là cái mình quan trọng nhất. Ở Đà Nẵng, mạng cũng ổn, nhưng đôi lúc mất vài chục phút. Hồi mạng chập chờn, mình không nhập được đơn khách, khách đợi lâu quá bỏ đi mất. Nên mình cần cái chạy được offline, dữ liệu lưu ngay trên máy mình.

5. Linh hoạt — mình muốn thêm bớt thoải mái

Hàng của mình đủ thể loại: cuộn, thùng, cây, bao, túi, mét... mỗi món một đơn vị tính khác nhau. Mình cần phần mềm cho phép tự thêm bớt danh mục, tự chọn đơn vị.

6. Có cộng đồng hỗ trợ — cái này là "cứu cánh" đấy

Nếu mắc kẹt chỗ nào mà có group để hỏi thì yên tâm lắm. Khỏi mất công search Google cả buổi không ra. Bạn thử tưởng tượng: tối muộn, phần mềm báo lỗi, không biết xử lý thế nào, mà có người trong group chỉ cách ngay — cảm giác đó sướng hơn uống lon bia lạnh giữa trưa hè.

Các tính năng cốt lõi — cái nào cần, cái nào không

Đừng ham đồ nhiều tính năng. Mình chỉ cần mấy cái này là đủ:

Nhập – xuất – tồn cơ bản: Ghi lại mỗi lần hàng về kho với giá nhập, mỗi lần bán ra với giá bán. Tự động trừ tồn kho. Đơn giản mà hiệu quả.

Cảnh báo khi hàng sắp hết: Đây là cái mình thích nhất. Có món nào sắp còn ít, nó báo lên. Mình chủ động nhập trước, khỏi mất khách.

Báo cáo doanh thu: Cuối tháng mở ra xem, biết được món nào bán chạy, món nào ế. Từ đó biết đường nhập hàng hợp lý.

Quản lý đơn hàng: Tạo đơn bán nhanh, in hóa đơn cho khách. Đỡ phải viết tay từng cái.

Quản lý nhà cung cấp: Lưu lại thông tin mấy ông nhập hàng, lần trước nhập bao nhiêu, giá bao nhiêu.

Xuất nhập Excel: Có cái này tiện lắm. Nhập hàng từ Excel vào, hoặc xuất báo cáo ra Excel để coi chi tiết.

Nên dùng cái gì? So sánh một chút cho dễ hình dung

Mình tổng kết lại mấy phương án mình từng thử, để mấy bạn khỏi mất công:

Phương án	Chi phí	Dễ xài	Offline	Tùy chỉnh	Có người hỗ trợ
Sổ tay	0 đồng	Có	Có	Có (thoải mái)	Không
Excel	0 đồng	Hơi khó	Có	Có	Ít
Phần mềm trả phí	200k-1tr/tháng	Dễ	Không	Vừa vừa	Có
Mepo (free)	0 đồng	Dễ	Có	Nhiều	Có

Sổ tay và Excel mình từng dùng, nhưng dễ sai lắm. Có lần mình ghi nhầm số lượng nhập, cuối tháng tính toán hết cả buổi trời mới phát hiện.

Phần mềm đám mây xài cũng tốt, nhưng phải trả tiền hàng tháng. Mà mạng mất là chịu, không nhập được gì. Theo quan điểm của mình, đây là cái bẫy tinh vi nhất cho shop nhỏ: tiền mất mà không thấy lợi ích gì ngoài mỗi tháng.

Mepo là cái mình đang xài. Nó free, cài trên máy mình, không cần mạng. Tự mình có thể thêm bớt cái gì cũng được. Mà có group Facebook với diễn đàn, hỏi cái là có người trả lời ngay. Đỡ phải mò mẫm.

Mepo — giải pháp cho mấy shop nhỏ như mình

Nói thực, lúc đầu mình cũng nghi ngờ. Mấy cái free thường bị giới hạn, hoặc khó xài. Nhưng Mepo ngược lại, nó đơn giản đến bất ngờ.

Tải về: chỉ cần vào mepo.vn, tải file cài đặt về. Chạy lên là xài được liền. Máy Windows nào cũng chạy.

Dữ liệu của mình: Tất cả lưu trên máy mình. Hồi đó mình sợ mất dữ liệu, nhưng giờ có thể backup ra USB hoặc lên Google Drive. Yên tâm hơn.

Tùy chỉnh: Mình có thể thêm mặt hàng mới bất cứ lúc nào, sửa giá, xóa món nào đó. Không bị ràng buộc.

Cộng đồng: Mình tham gia group Facebook, thấy mọi người giúp nhau nhiệt tình. Có bạn ở Huế cũng dùng, bạn ấy hướng dẫn mình cách import hàng từ Excel, ổn áp.

Như shop của Linh — một chủ shop điện nước ở Thanh Khê — bạn ấy cũng dùng Mepo. Bạn ấy kể hồi đầu nhập 500 mặt hàng mất 2 ngày, nhưng từ hồi đó tới giờ khỏi lo chuyện kiểm kho. Mỗi tối mở ra xem là biết ngày mai cần nhập món gì.

Chi phí — free mà lời hơn là có phí

Mình tính thử một phép tính đơn giản:

Shop mình doanh thu tầm 100 triệu/tháng. Hồi xưa ghi sổ tay, mỗi tháng thất thoát cỡ 2-3 triệu vì nhập sai, xuất sai, hoặc quên ghi. Từ hồi dùng Mepo, cái khoản đó gần như bằng 0. Tính ra tiết kiệm được 2-3 triệu/tháng.

So với việc mua phần mềm trả phí 500k/tháng, thì mình đang lời gấp 4-6 lần.

Đó là chưa kể thời gian. Mỗi tuần mình tiết kiệm được 7-8 tiếng, không phải ngồi kiểm kho, không phải chạy ra chạy vô coi còn hàng không. Thời gian đó mình ngồi tính toán, suy nghĩ chiến lược kinh doanh. Có tháng mình tăng được doanh thu 15% nhờ quản lý tốt hơn.

Kinh nghiệm thực tế — nếu mấy bạn muốn triển khai

Mình kể lại quá trình mình set up, mấy bạn tham khảo:

Tuần đầu tiên: Mình ngồi nhập toàn bộ danh mục hàng hóa vào Mepo. Khoảng 500 mặt hàng. Mất 2 ngày, nhưng mà mỗi món nhập một lần rồi thôi. Mình nhập theo từng nhóm: ống nhựa, co nối, dây điện, ổ cắm, công tắc... Mỗi món mình để đơn vị tính (cái, cuộn, mét...), giá nhập, giá bán. Mình cũng setup cảnh báo tồn tối thiểu: ống PVC 21 còn dưới 20 cây là nó báo.

Tuần thứ hai: Mình bắt đầu xài thử. Mỗi lần có khách mua, mình mở phần mềm lên, gõ tên hàng, nhập số lượng. Nó tự ra hóa đơn, tự trừ tồn. Cuối ngày mình mở báo cáo, thấy doanh thu 6 triệu, lợi nhuận 1.2 triệu. Cảm giác đó thật sự rất phấn khích, biết mình đã thoát khỏi cảnh mò mẫm.

Sau 1 tháng: Mình kiểm tra lại số liệu, thấy không có sai sót gì. Hồi xưa mỗi tháng mình mất nửa ngày để kiểm kho, giờ chỉ mất 30 phút. Số liệu chính xác hơn.

Mình cũng test thử: bán 1 món, ra kho kiểm tra coi có đúng không. Kết quả: chính xác. Cảm giác yên tâm lắm.

Mấy câu hỏi thường gặp — trả lời luôn cho nhanh

1. Phần mềm quản lý vật tư tại Đà Nẵng có miễn phí không?
Có chứ. Mepo là mã nguồn mở, free hoàn toàn. Không giới hạn số lượng hàng, không giới hạn giao dịch. Tải về xài thoải mái.

2. Cần cài đặt gì?
Máy tính Windows thôi. Không cần cài server, không cần mạng. Tải file từ mepo.vn về, chạy lên là dùng được.

3. Quản lý nhiều chi nhánh được không?
Phiên bản hiện tại hỗ trợ một cửa hàng. Nhưng nếu có nhiều cửa hàng, có thể cài trên nhiều máy, đồng bộ thủ công qua file.

4. Import từ Excel kiểu gì?
Trong Mepo có chức năng import, chỉ cần để đúng cột. Mình từng import 500 mặt hàng, mất 15 phút. Có hướng dẫn trên web, không khó.

5. Dữ liệu có an toàn không?
Cực an toàn vì lưu trên máy mình. Muốn backup thì copy file ra USB hoặc lên Google Drive. Không lo bị hack hay mất dữ liệu.

6. Tùy chỉnh báo cáo được không?
Được, tùy chỉnh cơ bản. Nếu cần nâng cao, có thể nhờ cộng đồng làm thêm vì mã nguồn mở.

Tóm lại — đừng để thủ công giết chết shop của bạn

Mình viết hơi dài, nhưng mong mấy bạn hiểu: việc quản lý vật tư không cần phải phức tạp hay đắt tiền. Với shop nhỏ ở Đà Nẵng, Mepo là giải pháp vừa free, vừa dễ xài, vừa linh hoạt. Mình khẳng định: không có lý do gì để bạn tiếp tục ghi sổ tay khi đã có công cụ miễn phí như thế này.

Hồi xưa mình mất cả năm trời với sổ tay với Excel, sai sót liên miên. Giờ ngồi uống cà phê, mở điện thoại lên coi báo cáo. Thấy ngày hôm qua bán được bao nhiêu, lời bao nhiêu. Cảm giác sướng lắm.

Nếu mấy bạn đang đau đầu với kiểm kho, thử tải Mepo về xài. Cài 5 phút, dùng thử 1 tuần là thấy sự khác biệt.

Link tải: mepo.vn

Đừng để thủ công làm chậm bước phát triển. Mình biết có bạn đã tải về và dùng ổn, hy vọng các bạn cũng vậy. Nếu có thắc mắc gì, cứ comment bên dưới, mình sẽ trả lời. Chúc mấy bạn buôn bán thuận lợi!