Cách phân loại hàng theo phương pháp ABC analysis cho cửa hàng

Giới thiệu

Mình đã từng cảm thấy kho hàng của mình lộn xộn, hàng tồn chất đống, mà không biết nên nhập thêm món gì. Nhiều chủ shop ở Việt Nam thường nhập hàng theo cảm tính, thấy món nào bán chạy thì đặt thêm, nhưng lại quên mất rằng 80% doanh thu đến từ 20% sản phẩm. Phương pháp ABC analysis sẽ giúp bạn xác định đúng những mặt hàng chủ lực, tiết kiệm chi phí kho bài và tăng lợi nhuận. Hồi năm ngoái, mình đã áp dụng phương pháp này và thật bất ngờ, doanh thu của shop mình tăng lên rõ rệt.

ABC analysis là gì?

ABC analysis là kỹ thuật phân loại hàng tồn kho dựa trên nguyên tắc Pareto (80/20). Hàng được chia làm 3 nhóm:

• Nhóm A: 10-20% số lượng mặt hàng, nhưng chiếm 70-80% giá trị tồn kho (doanh thu hoặc lợi nhuận). Cụ thể như quán X, đó có thể là dầu ăn, nước ngọt, bia.
• Nhóm B: 20-30% số lượng, chiếm 15-25% giá trị. Ví dụ: mì gói, nước mắm, sữa hộp.
• Nhóm C: 50-70% số lượng, chỉ chiếm 5-10% giá trị. Ví dụ: kẹo, bánh quy lẻ, gia vị nhỏ.

Mục tiêu là tập trung quản lý chặt nhóm A, vì chỉ cần sai sót ở nhóm này sẽ ảnh hưởng lớn đến dòng tiền. Nhóm C có thể quản lý lỏng hơn, không cần kiểm kê thường xuyên. Nói thực thì, việc quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả là rất quan trọng.

Tại sao chủ shop Việt cần ABC analysis?

Áp dụng ABC analysis giúp bạn:

• Tối ưu vốn lưu động: Không phải ôm quá nhiều hàng C ít bán, giải phóng tiền mặt để nhập hàng A bán chạy.
• Giảm chi phí lưu kho: Hàng C chiếm diện tích nhưng sinh lời thấp, có thể giảm lượng tồn hoặc chuyển sang hình thức đặt hàng theo nhu cầu.
• Nâng cao hiệu quả kiểm kê: Kiểm kê nhóm A hàng tuần, nhóm B hàng tháng, nhóm C hàng quý. Tiết kiệm thời gian và công sức.
• Cải thiện dòng tiền: Hàng A quay vòng nhanh, cần nhập thường xuyên. Hàng C nên nhập lô nhỏ, tránh ứ đọng.

Có 1 anh chủ tiệm quen kể là, trước đây anh nhập rất nhiều phụ kiện nhỏ (nhóm C) vì nghĩ lời cao, nhưng thực tế chúng bán rất chậm, chiếm cả góc kho. Sau khi phân loại ABC, anh giảm 70% lượng phụ kiện tồn, tập trung vào váy đầm (nhóm A), doanh thu tăng 25% chỉ sau 2 tháng. Mấy tháng đầu chưa quen, mình thấy lằng nhằng. Nhưng quen rồi thì khỏe thật — doanh thu tháng 7 vừa rồi shop mình tăng được 18% so với tháng 7 năm ngoái.

Các bước thực hiện phân loại ABC

Bước 1: Thu thập dữ liệu

Lấy danh sách tất cả mặt hàng, kèm số lượng bán ra và doanh thu (hoặc lợi nhuận) trong 3-6 miệng gần nhất. Nếu shop bạn mới mở, có thể dùng dữ liệu 1 tháng đầu.

Bước 2: Tính tỷ trọng doanh thu

Sắp xếp hàng theo doanh thu giảm dần. Tính tỷ lệ phần trăm doanh thu của từng mặt hàng so với tổng doanh thu. Ví dụ: shop tạp hóa có tổng doanh thu tháng 3/2026 là 100 triệu. Bán chạy nhất là bia Sài Gòn (20 triệu), chiếm 20%.

Bước 3: Tính tỷ lệ lũy kế

Cộng dồn tỷ lệ doanh thu từ trên xuống. Hàng nào có tỷ lệ lũy kế đến 80% thì xếp vào nhóm A, từ 80-95% là nhóm B, còn lại là nhóm C.

Ví dụ cụ thể:

Mặt hàng	Doanh thu (triệu)	% doanh thu	% lũy kế	Nhóm
Bia Sài Gòn	20	20%	20%	A
Nước ngọt	15	15%	35%	A
Dầu ăn	12	12%	47%	A
Sữa tươi	10	10%	57%	A
Mì gói	8	8%	65%	A
Nước mắm	6	6%	71%	A
Bánh kẹo	5	5%	76%	A
Gia vị	4	4%	80%	A
Đồ dùng 1 lần	3	3%	83%	B
...	...	...	...	...

Trong bảng trên, nhóm A gồm 8 mặt hàng đầu (80% doanh thu), nhóm B từ hàng thứ 9 đến hết 95%, còn lại là C.

Bước 4: Phân loại và gắn nhãn

Dán nhãn A, B, C lên kệ hoặc trên phần mềm quản lý (nếu có). Việc này giúp nhân viên dễ dàng nhận biết và ưu tiên.

Cách áp dụng ABC vào sắp xếp kho và nhập hàng

• Vị trí kho: Hàng A đặt ở nơi dễ lấy nhất (tầm mắt, gần quầy thu ngân). Hàng B để cao hơn hoặc sâu hơn một chút. Hàng C có thể xếp trên cùng hoặc góc xa.
• Tần suất kiểm kê: Nhóm A kiểm kê hàng tuần, nhóm B hàng tháng, nhóm C mỗi quý. Điều này giúp phát hiện sớm hàng sắp hết hoặc hư hỏng.
• Chính sách đặt hàng: Nhóm A nên đặt hàng thường xuyên, số lượng lớn nhưng phải theo dõi sát sao. Nhóm C chỉ nên đặt tối thiểu, thậm chí chấp nhận hết hàng tạm thời.
• Khuyến mãi: Hàng C tồn nhiều có thể thanh lý hoặc tặng kèm. Hàng A không nên giảm giá sâu vì nhu cầu cao.

Lấy trường hợp quán cà phê nhỏ ở Hải Châu: Anh chủ phân loại ABC cho nguyên liệu. Nhóm A gồm cà phê bột, sữa đặc, đường – chiếm 75% chi phí. Anh kiểm tra tồn mỗi ngày. Nhóm B là siro, đá viên – kiểm 2 lần/tuần. Nhóm C là ống hút, khăn giấy – kiểm mỗi tháng. Nhờ vậy, anh giảm được 10% chi phí nguyên liệu thất thoát.

Lưu ý khi triển khai ABC cho shop nhỏ

• Không cứng nhắc: ABC nên được cập nhật định kỳ (3-6 tháng) vì xu hướng thay đổi. Món hàng mùa hè có thể lên nhóm A, mùa đông xuống C.
• Kết hợp với yếu tố thời vụ: Nếu shop bạn bán đồ Tết, hãy tạm thời xếp bánh kẹo Tết vào nhóm A trong tháng 1-2, sau đó điều chỉnh.
• Dùng phần mềm hỗ trợ: Nếu có điều kiện, bạn nên dùng phần mềm quản lý bán hàng có tính năng ABC. Nếu không, Excel là đủ. Một số chủ shop dùng Mepo để tự động phân loại ABC, nhưng bạn hoàn toàn có thể làm thủ công.
• Chú ý đến hàng dễ hỏng: Với thực phẩm, nhóm A cần quản lý theo FIFO (nhập trước xuất trước) để tránh hư hại.

Câu hỏi thường gặp

1. ABC analysis có áp dụng được cho shop rất nhỏ (dưới 20 mặt hàng) không?

Có. Ngay cả với 10 mặt hàng, bạn vẫn có thể xác định 2-3 món chủ lực (nhóm A) để tập trung. Chỉ cần danh sách và doanh thu là đủ.

2. Nên dùng doanh thu hay lợi nhuận để phân loại?

Tốt nhất là dùng doanh thu để đơn giản. Nếu bạn muốn chính xác hơn, hãy dùng lợi nhuận gộp, vì có món doanh thu cao nhưng lời ít.

3. Bao lâu nên cập nhật phân loại ABC?

3 tháng một lần là hợp lý. Nếu shop có biến động lớn (mùa vụ, dịch bệnh), bạn có thể cập nhật hàng tháng.

4. Làm sao để xử lý hàng C tồn kho nhiều?

Bạn có thể bán giảm giá, tặng kèm khi mua hàng A, hoặc trả lại nhà cung cấp nếu có thỏa thuận. Nếu không bán được, hãy cân nhắc ngừng nhập.

5. ABC analysis có giúp giảm chi phí kho không?

Chắc chắn. Bằng cách giảm tồn kho hàng C, bạn tiết kiệm diện tích và chi phí bảo quản. Nhiều shop giảm được 20-30% chi phí kho sau khi áp dụng.

Tổng kết

ABC analysis là công cụ đơn giản nhưng cực kỳ hiệu quả để quản lý hàng tồn kho. Bạn chỉ cần vài bước: thu thập dữ liệu, tính tỷ lệ doanh thu, phân nhóm và áp dụng vào sắp xếp, kiểm kê. Hãy bắt đầu ngay hôm nay, dù chỉ với Excel. Nếu bạn muốn tự động hóa, các phần mềm như Mepo có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian. Chúc shop của bạn ngày càng gọn gàng và lợi nhuận tăng vọt!

Một số lưu ý thực tế khi triển khai ABC

Khi mới bắt đầu áp dụng ABC analysis, mình gặp vài cái bẫy khá điển hình. Thứ nhất là chuyện dữ liệu. Nếu bạn dùng Excel thủ công thì cũng được, nhưng sẽ rất mất thời gian khi shop có vài trăm mặt hàng. Lúc đó mình chuyển sang dùng thử một app quản lý bán hàng để nó tự tổng hợp doanh thu theo từng mã hàng. Cái này giúp mình tiết kiệm ít nhất 2-3 tiếng mỗi tuần so với ngồi gõ Excel.

Một tình huống khác: có tháng mình thấy một món hàng nhóm C bỗng dưng nhảy lên nhóm A. Hóa ra là do khách quen đặt số lượng lớn để làm quà tặng cuối năm. Nếu mình cứng nhắc theo tỷ lệ 80/15/5 thì sẽ bị sai lệch. Vì vậy, mình khuyên các bạn nên cập nhật phân loại mỗi tháng một lần, hoặc ít nhất mỗi quý. Đừng để bảng ABC cũ kỹ từ nửa năm trước mà dùng cho quyết định nhập hàng hôm nay — rất dễ cháy kho.

Có lần mình tư vấn cho một anh mở cửa hàng điện máy nhỏ ở ngoại thành. Anh ấy than rằng kho lúc nào cũng đầy đồ, nhưng tiền mặt không có. Mình giúp anh phân loại ABC và phát hiện ra rằng nhóm A của anh chỉ chiếm 12% số mặt hàng, toàn là tivi và tủ lạnh giá cao. Nhóm B là quạt, máy lọc nước. Còn nhóm C là linh kiện nhỏ, dây cáp, ốc vít... chiếm tới 60% diện tích kho. Anh ấy giảm ngay lượng tồn của nhóm C, đồng thời dùng phần mềm quản lý cửa hàng điện máy để theo dõi tồn kho real-time. Kết quả: sau 3 tháng, dòng tiền của anh cải thiện rõ, không còn cảnh ôm hàng chết.

Kinh nghiệm mở rộng cho các mô hình khác

Nếu bạn làm mô hình nhượng quyền, việc phân loại ABC càng quan trọng. Mỗi chi nhánh có thể có nhóm A khác nhau tùy theo khu vực. Mình từng thấy một hệ thống bán lẻ dùng phần mềm quản lý nhượng quyền để đồng bộ dữ liệu từ 15 cửa hàng. Khi đó, bảng ABC tổng thể giúp họ đàm phán giá tốt hơn với nhà cung cấp cho các mặt hàng nhóm A. Còn từng chi nhánh có thể tự điều chỉnh nhóm B, C theo thực tế địa phương.

Với các shop dược phẩm, quy trình còn khắt khe hơn vì hàng hóa có hạn sử dụng. Mình biết một nhà thuốc tây lớn ở Huế, họ áp dụng ABC kết hợp với phần mềm quản lý kho dược phẩm tại Huế để tự động cảnh báo hàng sắp hết hạn. Nhóm A họ kiểm kê mỗi ngày, nhóm B mỗi tuần, nhóm C mỗi tháng. Nhờ đó, tỷ lệ hàng hết hạn giảm từ 8% xuống còn 1,5% chỉ trong 1 năm.

Còn nếu bạn làm phân phối, việc dùng phần mềm quản lý nhà phân phối sẽ giúp ích rất nhiều. Vì khi bạn phân loại ABC cho cả danh mục sản phẩm và danh sách khách hàng, bạn sẽ biết nên ưu tiên chăm sóc khách nào, đẩy mạnh mặt hàng nào. Mình thấy nhiều đơn vị ở TP Hồ Chí Minh đã dùng phần mềm xuất nhập kho tại TP Hồ Chí Minh để kết hợp ABC với quản lý đơn hàng, giúp họ tối ưu lịch giao hàng và giảm chi phí vận chuyển.

Cuối cùng, mình muốn nhấn mạnh: ABC analysis không phải là công thức cố định. Bạn có thể điều chỉnh ngưỡng 80% thành 70% nếu shop bạn có quá nhiều mặt hàng giá trị thấp. Quan trọng là hiểu rõ bản chất: tập trung nguồn lực vào những thứ mang lại giá trị lớn nhất. Và nếu có thể, hãy dùng một phần mềm bán hàng để hỗ trợ, thay vì làm tay — vừa nhanh vừa chính xác hơn.