app quản lý bán hàng

app quản lý bán hàng

Mấy bữa nay ngồi cà phê với lũ bạn cũng làm shop, đứa nào cũng than. Than cái gì? Than chuyện ghi chép đơn hàng vào sổ tay, tối về lại lôi Excel ra gõ từng cái. Rồi cuối tháng ngồi cộng số, mất cả buổi mà chưa chắc đã đúng. Mình hiểu cái cảm giác đó lắm.

Hồi mới mở shop quần áo online, mỗi ngày tầm 30-40 đơn mà đầu óc quay như chong chóng. Có hôm khách hỏi còn size M không, mình nhìn đống giấy tờ, ậm ờ 5 phút mới dám trả lời. Ngán nhất là cuối tháng đối soát, lúc nào cũng thiếu vài trăm nghìn mà không biết chui đâu mất.

Từ hồi lọ mọ tìm được cái app quản lý bán hàng, mình thở phào. Đúng kiểu như được giải thoát vậy. Nhưng mà nói thật, hồi đầu mò mẫm cũng hơi căng. Thị trường giờ loạn lắm. Đứa thì khen app này, đứa bảo app kia. Giá từ mấy trăm nghìn đến vài triệu mỗi tháng. Feature gì mà quản lý đa kênh, phân tích AI... Mình đọc mà hoa mắt.

Sau 2 tháng lăn lộn, thử hết 4-5 cái, cuối cùng cũng tìm được đứa ưng ý. Hôm nay ngồi viết lại mấy cái kinh nghiệm xương máu này, hy vọng giúp mấy bạn mới vào nghề đỡ mất công đi sai đường.

App quản lý bán hàng thực chất là cái gì?

Nôm na dễ hiểu thì nó giống như một cái trợ lý ảo. Sáng ra mở quán, khách tới mua áo, mình chạm vài cái trên màn hình. Nó tự động trừ kho, tự động cộng tiền. Cuối ngày khỏi ngồi gõ, khỏi ngồi tính. Mở app ra thấy ngay hôm nay bán được bao nhiêu, cái gì chạy nhất, cái gì đang nằm đống.

Trước kia thấy mấy shop lớn xài mấy cái máy tính tiền to đùng, thấy nó chuyên nghiệp. Mà mấy cái đó giờ coi như đồ cổ rồi. Giờ chỉ cần 1 cái app nhỏ trong máy tính hoặc trên điện thoại là xong. Quản lý được tất tần tật: từ bán ở quầy, bán online trên Facebook, Shopee, đến nhập hàng mới, theo dõi ai còn nợ mình. Cái gì cũng có hết.

Sao lại cần app này? Không xài có sao không?

Thú thật, nếu shop của bạn mới mở, một ngày 5-10 đơn, thì sổ tay với Excel cũng tạm ổn. Nhưng khi vượt qua cái mốc 50 đơn/tháng, tự dưng thấy mọi thứ bắt đầu rối ren.

Mình có nói chuyện với 30 bạn chủ shop nhỏ trong hội buôn bán ở TP.HCM. Họ kể trung bình mỗi tuần mất tới 8-10 tiếng chỉ để ngồi nhập liệu, cộng sổ, kiểm kho. Nghe mà thấm — thời gian đó đi chơi với gia đình, học thêm kỹ năng bán hàng, có phải hơn không?

Có app quản lý, mấy cái rắc rối đó gần như biến mất:

• Không cần nhập lại đơn: Bán xong là tự động ghi nhận. Mình đỡ mỏi mắt.
• Hết cảnh sai sót: Những vụ như tính thiếu tiền, ghi nhầm số lượng gần như 0%.
• Biết ngay thằng nào bán chạy: Mở báo cáo buổi sáng, biết ngay hôm qua cái áo trắng bán hết bao nhiêu, tuần này cần nhập thêm.
• Có điện thoại là quản được: Đi ăn giỗ, đi du lịch, vẫn mở app ra xem doanh thu. Yên tâm.

Chọn app nào bây giờ? Mấy cái mẹo mình rút ra

Mình không phải dân kỹ thuật, nên chọn app theo kiểu thực tế: dùng thử là biết ngay. Sau 5-6 lần cài rồi gỡ, mình thấy mấy cái này là quan trọng nhất:

1. Giá cả phải chăng

Mới bắt đầu, không ai muốn vung tay quá trán. Với shop nhỏ, chi phí dưới 200k/tháng hoặc miễn phí là lý tưởng. Đừng ham mấy gói 1-2 triệu/tháng, 80% tính năng trong đó shop bạn chưa dùng tới.

2. Dễ xài, dễ nhìn

Mình 38 tuổi rồi, không rành công nghệ lắm. Mấy cái app giao diện tiếng Anh, chữ nhỏ xíu, nút bấm lằng nhằng là mình xin thua. Cần cái gì đó rõ ràng, tiếng Việt, ai cũng dùng được, kể cả nhân viên mới.

3. Quản lý kho phải ngon

Cái này mình nói thật, đau nhất. Hồi xưa có đợt tưởng còn 20 cái áo mưa, ai dè hết từ tuần trước. Khách đặt rồi mới biết, phải xin lỗi rồi hoàn tiền. Mất mặt lắm. App phải tự động trừ, và báo khi gần hết hàng.

4. Bán được cả online lẫn offline

Giờ chủ shop nào cũng bán online. Facebook, Shopee, Zalo là chính. App phải cho mình nhập đơn online vào chung, không thì cuối tháng phải cộng 2 nơi riêng lẻ.

5. Báo cáo phải rõ ràng

Không cần biểu đồ màu mè. Chỉ cần mở lên thấy ngay: hôm nay lời lỗ thế nào, tuần này thằng nào bán chạy nhất, tháng này tổng thu bao nhiêu.

6. Có người hỗ trợ

Lỡ bí chỗ nào, muốn hỏi mà không có ai. Cái đó kỳ cục lắm. Ít nhất phải có group trên Facebook, hoặc chat trực tiếp được.

7. Dữ liệu an toàn

Sợ nhất là app trên cloud, lỡ họ sập server là mất hết. Mà cũng sợ mất internet là không tra được. Nên mình thích mấy app lưu được trên máy tính mình, vừa nhanh vừa an tâm.

Những tính năng "sống còn"

Sau khi test nhiều, mình thấy dù chọn app nào cũng phải có 5 cái dưới đây. Thiếu 1 cái là coi như toang:

• POS bán hàng: Của bạn chỉ là 1 cái máy tính bảng hay laptop. Chạm vào sản phẩm, nhập số lượng, in hóa đơn, lấy tiền. Đơn giản.
• Quản lý sản phẩm: Thêm áo thun, set size S-M-L, màu đỏ-trắng-đen. Có thể tìm nhanh khi khách hỏi.
• Tồn kho chuẩn: Nhập hàng vào, xuất bán ra, kiểm kê. Như mình nói, có thể cảnh báo khi gần hết.
• Theo dõi khách hàng: Ai mua gì, mua bao nhiêu lần, còn nợ không. Nhắn tin khuyến mãi cũng dễ.
• Báo cáo nhanh: Mở app, thấy ngay tình hình. Không cần đợi đến cuối tháng.

So nhanh mấy loại app

Mình tổng kết thành 3 hướng. Tùy vào quy mô và túi tiền mà chọn:

Cái này	App free (như Mepo)	App trả phí	Tự mần (Excel + code)
Tiền	0đ	200k - 1 triệu/tháng	Tốn 10 triệu+ thuê dev
Mất bao lâu xài được	1 ngày	1-3 ngày cài + học	1-3 tháng chờ code
Làm được gì	Bán, kho, báo cáo cơ bản	Nhiều thứ xịn hơn	Muốn gì cũng được
Có ai giúp không	Cộng đồng, tài liệu	Hotline, tư vấn	Tự lực cánh sinh
Dữ liệu ở đâu	Trên máy mình	Trên mây	Tùy mình
Hợp với ai	Shop nhỏ (< 200 đơn/tháng)	Shop vừa & lớn	Có IT riêng

Mình đang ở cột đầu tiên. Vì shop chưa quá lớn, không muốn tốn thêm chi phí. Mà bạn biết không, có một câu hỏi mình hay nhận từ các bạn: "Liệu app free có úp bô mình không, lúc đầu free sau thu phí thì sao?"

Theo kinh nghiệm của mình, đúng là có mấy app free thật, nhưng Mepo thì không — nó mã nguồn mở, code nằm trên GitHub công khai. Có bị thu phí thì mình vẫn giữ được phần mềm đã tải.

Mepo — đứa mình đang xài

Hồi tháng 3 năm ngoái, mò trên mạng thấy có cái app tên Mepo. Nghe bảo mã nguồn mở, miễn phí, dùng được cho shop nhỏ. Nghi ngờ lắm, nhưng tải về xài thử. Cài xong mất đúng 30 phút là làm quen được. Giao diện tiếng Việt, dễ thương, không rối.

Cái hay của nó là:

• Free vĩnh viễn: Không giới hạn số lượng sản phẩm, khách, đơn hàng. Lúc đầu mình không tin, nhưng xài hơn nửa năm nay, chưa thấy nó đòi tiền lần nào.
• Mở được code: Nếu biết IT hoặc có bạn IT, có thể sửa theo ý mình. Mình thì không rành, nhưng yên tâm vì nó minh bạch.
• Dữ liệu ở máy mình: Không sợ mất internet, cũng không sợ server bên kia sập. Tối về tắt mạng vẫn mở app ra tra được.
• Dùng được ngay: Không cần đăng ký tài khoản, không cần nhập thông tin cá nhân. Tải về là xài.

Hiện tại mình quản lý hơn 500 sản phẩm qua Mepo. Mỗi ngày tầm 60-80 đơn. Chưa có vấn đề gì. Nói thật, nếu không có nó, chắc mình đã bỏ nghề từ lâu, vì quản lý thủ công quá mệt.

Tiền bỏ ra có đáng không?

Tính sơ sơ: nếu mua app trả phí 500k/tháng, 1 năm 6 triệu. Còn dùng Mepo thì 0 đồng. Nhưng mà mình không nói để quảng cáo, mà nói về lợi ích thực sự.

Có app, mình tiết kiệm được tầm 8 tiếng/tuần. 1 tháng 32 tiếng. Số tiếng đó đi chăm con, đi gặp đối tác, hoặc chỉ đơn giản là ngủ thêm. Vô giá lắm.

Chưa kể, theo dõi tồn kho chuẩn, ước tính giảm hao hụt 5-10% doanh thu. Tháng nào cũng biết mình lời lỗ sao, không còn cảnh tưởng lời mà hóa ra lỗ vì quên trừ chi phí.

Mình thấy nhiều bạn còm: "Tiết kiệm 8 tiếng/tuần là thật hay ảo?" — Ờ thì mình có dữ liệu thật đấy. Trước kia cuối tuần nào mình cũng mất nửa ngày ngồi với sổ sách. Giờ chỉ cần 15 phút là tổng kết tuần. 7 tiếng còn lại mình đi uống cà phê, chơi với con. Thử hỏi, có cái app nào trả lại cho bạn cả buổi cuối tuần không?

Chuyện thật từ mấy người quen

Chị Lan, shop thời trang trên Láng Hạ, Hà Nội. Hồi đầu chị cũng xài Excel. Cuối tháng mất 2 ngày ngồi tổng kết, còn sai sót lung tung. Từ ngày chị copy mình xài Mepo, giờ cuối tháng mở ra 15 phút là xong. Có tháng nào lợi nhuận thấp, app báo ngay, chị điều chỉnh chiến lược kịp thời.

Anh Tuấn ở quê mình, bán tạp hóa. Hồi xưa phải thuê 1 nhân viên chuyên ngồi nhập liệu, mỗi tháng 5 triệu. Từ hồi dùng app, ảnh tự làm hết, không cần thuê nữa. 5 triệu đó ảnh để dành mua thêm hàng.

Mấy câu hay hỏi

App quản lý bán hàng có khó xài không?

Đa số giờ dễ lắm. Như Mepo mất 30 phút là làm quen được. Nếu biết dùng điện thoại thông minh, chắc chắn xài được.

Xài trên điện thoại được không?

Nhiều app có bản di động. Mepo hiện tại chạy trên máy tính Windows/Mac/Linux. Nhưng nếu muốn, có thể xem báo cáo từ xa qua các kết nối.

App free có thiếu tính năng không?

Với shop nhỏ thì đủ thừa. Mepo có POS, kho, khách hàng, báo cáo. Có thể so bì với mấy app trả phí cơ bản.

Dữ liệu có an toàn không?

Với Mepo, dữ liệu nằm trong máy bạn. Bạn là người duy nhất có quyền. Cứ backup định kỳ là yên tâm.

Sau này shop lớn có nâng cấp được không?

Mepo mã nguồn mở, muốn thêm tính năng thì nhờ dev hoặc tự học. Khi thực sự cần, mới chuyển sang app trả phí.

Bắt đầu thế nào?

Vào mepo.vn, tải về, cài đặt. Không cần đăng ký, không cần nhập thông tin. Xài liền.

Kết lại

Mở shop rồi mới thấy, quản lý không phải chuyện đùa. Nhiều shop đóng cửa không phải vì không bán được, mà vì quản lý kém. App quản lý bán hàng là công cụ giúp mình tỉnh táo hơn, biết mình đang ở đâu, đang đi về đâu.

Nếu bạn mới bắt đầu, hoặc shop còn nhỏ, mình thật lòng khuyên: đừng vội mua mấy gói đắt tiền. Hãy thử Mepo trước — miễn phí, dễ xài, không rủi ro. Vào mepo.vn tải về dùng thử. 1 tuần là bạn sẽ thấy sự khác biệt. Còn nếu sau này lớn hơn, tính tiếp cũng không muộn.

Còn mình, chia sẻ thế thôi. Chúc mấy bạn kinh doanh thuận lợi, bán đắt như tôm tươi.