Quản lý hàng ký gửi đúng quy trình cho chủ shop

Cách quản lý hàng ký gửi đúng quy trình

Mỗi chủ shop đều ít nhất một lần nhận hàng ký gửi từ bạn bè, người quen hoặc khách hàng thân thiết. Mình cũng từng như vậy, và nó giúp đa dạng sản phẩm mà không cần bỏ vốn. Tuy nhiên, nếu không có quy trình rõ ràng, rất dễ phát sinh thất thoát, nhầm lẫn và mất lòng tin. Có 1 anh chủ tiệm tạp hóa ở Đà Nẵng từng chia sẻ với mình: "Tôi nhận ký gửi mấy chai mật ong rừng, để lâu quá không bán được, chủ hàng lại đòi lại, cuối cùng đổ vỡ mất 2 chai, đền gấp đôi." Câu chuyện này cho thấy việc quản lý hàng ký gửi không đơn giản chỉ là "để đó bán giúp".

Thôi vào việc, quản lý hàng ký gửi từ A đến Z không phải là dễ, nhưng mình sẽ chia sẻ quy trình mà mình đã học được qua kinh nghiệm.

Hàng ký gửi là gì? Lợi ích và rủi ro

Hàng ký gửi là hình thức người bán (shop) nhận sản phẩm từ người gửi (cá nhân hoặc doanh nghiệp) để bán hộ. Khi bán được, shop sẽ thu hoa hồng, phần còn lại thanh toán cho người gửi. Nếu không bán được, hàng có thể được trả lại.

• Lợi ích:

• Không cần vốn nhập hàng, giảm rủi ro tồn kho.
• Mở rộng danh mục sản phẩm, thu hút khách mới.
• Tạo mối quan hệ hợp tác với người gửi, có thể trở thành nhà cung cấp lâu dài.

• Rủi ro:

• Hàng hư hỏng, thất lạc hoặc hết hạn nếu không quản lý tốt.
• Mâu thuẫn về giá bán, hoa hồng hoặc thời gian thanh toán.
• Ảnh hưởng đến uy tín shop nếu hàng kém chất lượng.

Theo mình biết, có tới 40% chủ shop từng gặp rắc rối với hàng ký gửi vì thiếu hợp đồng và quy trình. Vì vậy, xây dựng quy trình ngay từ đầu là điều bắt buộc.

Quy trình nhận hàng ký gửi: từ thỏa thuận đến nhập kho

Bước đầu tiên là thống nhất rõ ràng các điều khoản giữa hai bên. Dù là bạn thân hay người quen, hãy lập một biên bản thỏa thuận (có thể viết tay) gồm:

• Thông tin người gửi: tên, số điện thoại, địa chỉ.
• Danh sách hàng hóa: tên, số lượng, giá ký gửi dự kiến, giá bán đề xuất, hạn sử dụng (nếu có
• Tỷ lệ hoa hồng: thường từ 10-30% tùy mặt hàng.
• Thời gian ký gửi: tối thiểu và tối đa, thường 30-90 ngày.
• Phương thức thanh toán: tiền mặt hay chuyển khoản, định kỳ hàng tuần/tháng.
• Điều kiện trả hàng: hàng lỗi, hết hạn, không bán được.

Sau khi thỏa thuận, tiến hành nhập kho. Mỗi sản phẩm cần được gắn mã riêng (có thể dùng mã vạch hoặc mã thủ công) để phân biệt với hàng tự doanh. Nhập thông tin vào sổ hoặc phần mềm: ngày nhận, số lượng, giá ký gửi, giá bán, hoa hồng.

Quản lý hàng ký gửi trong kho: sắp xếp, kiểm kê và bảo quản

Hàng ký gửi cần được sắp xếp riêng biệt, không lẫn với hàng tự doanh. Bạn có thể dùng kệ riêng hoặc đánh dấu bằng nhãn màu. Nếu có nhiều người gửi, hãy phân khu vực theo từng người.

Kiểm kê định kỳ: mỗi tuần hoặc mỗi tháng, kiểm tra số lượng tồn kho, đối chiếu với sổ sách. Đặc biệt lưu ý hàng có hạn sử dụng ngắn (bánh kẹo, mỹ phẩm). Shop của chị Hoa ở Sơn Trà từng bị thiệt hại 2 triệu đồng vì quên kiểm tra hạn sử dụng của 20 hộp bánh trung thu ký gửi, đến khi mang ra thì đã quá hạn.

Bảo quản đúng cách: hàng dễ vỡ cần đệm lót, hàng thực phẩm cần tránh ẩm mốc. Nếu shop có điều hòa, nhiệt độ ổn định sẽ tốt hơn. Tránh để hàng ký gửi ở nơi ẩm thấp hoặc gần cửa ra vào dễ va chạm.

Quy trình bán hàng ký gửi và ghi nhận doanh thu

Khi bán hàng ký gửi, cần ghi chép rõ ràng: ngày bán, sản phẩm, số lượng, giá bán thực tế (có thể thấp hơn giá niêm yết nếu có khuyến mãi, nhưng phải được người gửi đồng ý trước). Hóa đơn bán hàng nên ghi riêng mục "hàng ký gửi" để dễ đối soát.

Doanh thu từ hàng ký gửi không phải là doanh thu của shop, chỉ có hoa hồng mới là thu nhập. Vì vậy, hạch toán riêng: ghi nợ phải trả người gửi khi bán hàng.

Nếu bán hàng online qua Facebook, Zalo, cũng cập nhật ngay vào sổ. Một mẹo nhỏ: dùng bảng tính Excel hoặc sổ tay ghi chép hàng ngày, cuối ngày tổng kết.

Thanh toán cho người gửi: cách tính hoa hồng và thời điểm

Thời điểm thanh toán nên thống nhất trước: có thể thanh toán ngay sau khi bán, cuối tuần, hoặc cuối tháng. Với shop nhỏ, thanh toán cuối tháng giúp giảm công việc hàng ngày. Tuy nhiên, nếu số lượng lớn, thanh toán theo đợt (ví dụ mỗi khi đạt 500.000đ) sẽ tiện hơn.

Cách tính hoa hồng: thường dựa trên giá bán thực tế (chưa bao gồm chiết khấu). Nếu shop có chương trình giảm giá, cần thỏa thuận trước: người gửi có chịu giảm giá không? Nếu có, hoa hồng tính trên giá sau giảm hay giá gốc?

Khi thanh toán, cần lập biên bản thanh toán có chữ ký hai bên, kèm danh sách hàng đã bán. Tránh thanh toán bằng miệng dễ gây hiểu lầm.

Xử lý hàng tồn, trả lại và hàng hư hỏng

Hàng ký gửi không bán được sau thời gian thỏa thuận, bạn cần liên hệ người gửi để xử lý: giảm giá, gia hạn, hoặc trả lại. Nếu giảm giá, phải được người gửi đồng ý bằng văn bản (tin nhắn cũng được).

Hàng hư hỏng do shop: shop phải bồi thường theo giá ký gửi hoặc thỏa thuận. Trường hợp bất khả kháng (cháy nổ, thiên tai) thì tùy hai bên. Tốt nhất, ngay từ đầu nên thống nhất mức bồi thường.

Hàng trả lại: kiểm tra tình trạng, lập biên bản trả hàng, hai bên ký nhận. Cập nhật ngay vào sổ sách để tránh sai sót.

Ứng dụng công nghệ để quản lý hàng ký gửi hiệu quả

Với shop có nhiều mặt hàng ký gửi, sổ sách thủ công dễ sai và mất thời gian. Một giải pháp là dùng phần mềm quản lý bán hàng có tính năng quản lý ký gửi.

Ngoài ra, các công cụ miễn phí như Google Sheets cũng hữu ích. Tạo một sheet riêng cho hàng ký gửi với các cột: ngày nhận, người gửi, sản phẩm, số lượng, giá bán, hoa hồng, đã bán, còn lại, đã thanh toán. Định kỳ cập nhật và gửi báo cáo cho người gửi qua Zalo.

Việc áp dụng công nghệ không chỉ giúp shop tiết kiệm thời gian mà còn tăng độ chuyên nghiệp, tạo niềm tin với người gửi. Một chủ shop ở Hải Châu chia sẻ: "Từ ngày dùng phần mềm, tôi không còn lo nhầm lẫn, khách gửi hàng cũng yên tâm hơn."

Câu hỏi thường gặp

• Có cần hợp đồng ký gửi bằng văn bản không? Có, dù là người quen, hợp đồng (có thể viết tay) giúp tránh tranh chấp. Nên ghi rõ điều khoản về giá, hoa hồng, thời gian, xử lý hàng hư.
• Hoa hồng ký gửi bao nhiêu là hợp lý? Tùy mặt hàng, thường 15-25%. Mặt hàng dễ bán, giá trị thấp có thể 10-15%; hàng khó bán, giá trị cao có thể 25-30%.
• Làm sao để phân biệt hàng ký gửi với hàng tự doanh? Dùng mã màu, nhãn dán hoặc mã vạch riêng. Nhập kho riêng trên phần mềm hoặc sổ sách.
• Nếu hàng ký gửi bị mất cắp, ai chịu trách nhiệm? Thường shop chịu trách nhiệm, trừ khi có thỏa thuận khác. Nên có camera giám sát và bảo hiểm nếu cần.
• Có nên nhận ký gửi hàng dễ hỏng không? Có thể, nhưng cần thỏa thuận rõ về hạn sử dụng và bảo quản. Nên nhận số lượng nhỏ trước để kiểm tra nhu cầu.

Tổng kết

Quản lý hàng ký gửi đúng quy trình giúp shop tận dụng lợi thế không cần vốn mà vẫn tăng doanh thu, đồng thời xây dựng uy tín với khách hàng và người gửi. Mình hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn bắt đầu quản lý hàng ký gửi hiệu quả. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp phần mềm quản lý bán hàng tích hợp quản lý ký gửi, hãy tham khảo Mepo – công cụ được nhiều chủ shop tin dùng. Bắt đầu dùng thử miễn phí ngay hôm nay để trải nghiệm sự khác biệt.

Kinh nghiệm thực tiễn

Mình đã áp dụng quy trình quản lý hàng ký gửi vào shop của mình và thấy được hiệu quả rõ ràng. Trong 6 tháng đầu năm, doanh thu từ hàng ký gửi tăng 25% so với cùng kỳ năm trước. Đồng thời, mình cũng nhận được nhiều ý kiến tích cực từ người gửi hàng về cách quản lý và thanh toán minh bạch.

Một kinh nghiệm khác là khi nhận hàng ký gửi, nên kiểm tra kỹ chất lượng và số lượng hàng hóa trước khi nhập kho. Điều này giúp tránh được những sai sót không mong muốn và đảm bảo rằng hàng hóa được bán ra thị trường là chất lượng tốt.

Ngoài ra, việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng cũng giúp mình tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót. Với tính năng quản lý ký gửi, mình có thể dễ dàng theo dõi số lượng hàng hóa, giá bán, hoa hồng và thanh toán cho người gửi.

Lời khuyên cho chủ shop

Nếu bạn đang tìm cách tăng doanh thu và đa dạng hóa sản phẩm mà không cần bỏ vốn, hàng ký gửi là một lựa chọn tốt. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng quản lý hàng ký gửi cần có quy trình rõ ràng và minh bạch. Hãy lập hợp đồng ký gửi bằng văn bản, thống nhất rõ ràng các điều khoản và áp dụng công nghệ để quản lý hiệu quả.

Cuối cùng, hãy luôn nhớ rằng uy tín và sự tin tưởng là chìa khóa để thành công trong kinh doanh. Hãy luôn cố gắng xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với người gửi hàng và khách hàng, và đảm bảo rằng hàng hóa được bán ra thị trường là chất lượng tốt.

Vài tình huống thực tế khác khi xử lý hàng ký gửi

Ngoài những vấn đề cơ bản, mình muốn chia sẻ thêm vài tình huống mà bản thân hoặc bạn bè mình từng gặp, để bạn có thể tránh.

Có lần mình nhận ký gửi một lô mỹ phẩm handmade từ một cô bạn ở Huế. Cô ấy gửi đúng 30 chai tinh dầu, mỗi chai có hạn sử dụng 6 tháng. Mình nhập kho, gắn mã cẩn thận, để riêng một kệ. Nhưng sau 2 tháng, mình mới bán được 5 chai. Lúc kiểm kê, mới phát hiện có 3 chai bị đổi màu vì để gần cửa sổ có nắng chiếu trực tiếp. Từ đó mình rút ra: dù có phần mềm quản lý hàng hóa tại Huế hay bất cứ đâu, thì việc bảo quản vật lý vẫn là yếu tố sống còn. Bạn không thể chỉ ỷ vào công nghệ mà lơ là điều kiện kho bãi.

Một anh bạn mở cửa hàng điện máy nhỏ ở Đồng Nai từng kể: anh nhận ký gửi vài cái máy lọc nước cũ, tưởng dễ bán. Ai ngờ khách đến hỏi mua nhưng không có hóa đơn bảo hành, thế là đành trả lại. Nếu có phần mềm quản lý tồn kho tại Đồng Nai, anh đã có thể ghi chú ngay từ đầu về tình trạng bảo hành của từng món. Cái này tưởng nhỏ nhưng dễ gây mất uy tín lắm.

Mình cũng từng thử bán hàng ký gửi qua Facebook. Lúc đầu khá hiệu quả, vì bạn bè share bài liên tục. Nhưng sau đó mình nhận ra cần có phần mềm bán hàng facebook để đồng bộ đơn hàng, tránh tình trạng khách đặt hàng trên Facebook nhưng kho lại không còn. Nhiều shop nhỏ chủ quan khoản này, đến khi đối soát thì rối như tơ vò.

Còn chuyện quản lý showroom tại Huế cũng có cái hay riêng. Một chị bạn mình mở showroom thời trang, nhận ký gửi túi xách, phụ kiện. Chị ấy kể, nếu không có phần mềm quản lý showroom tại Huế để phân loại hàng ký gửi và hàng tự doanh, thì cuối tháng kiểm kê cứ như đánh trận. Có khi hàng của người gửi bán mất nhưng không nhớ, lại phải đền.

Với các shop chuỗi F&B, chuyện quản lý hàng ký gửi còn phức tạp hơn. Một người quen mình ở TP Hồ Chí Minh chạy chuỗi 3 quán cà phê, nhận ký gửi bánh ngọt từ các tiệm nhỏ. Anh ấy dùng phần mềm quản lý chuỗi f&b tại TP Hồ Chí Minh để theo dõi từng mẻ bánh, hạn sử dụng và doanh thu riêng cho từng người gửi. Nhờ đó, cuối tháng chỉ việc xuất báo cáo, không cần ngồi cộng tay từng dòng.

Một lưu ý nữa: nếu bạn đang ở Cần Thơ và muốn tìm giải pháp quản lý kho, đừng vội mua ngay. Hãy xem bảng giá phần mềm quản lý kho tại Cần Thơ để so sánh tính năng và chi phí. Có nhiều gói giá rẻ nhưng thiếu chức năng theo dõi hàng ký gửi riêng, sau này lại phải nâng cấp tốn kém hơn.

Cuối cùng, mình khuyên bạn nên tải phần mềm quản lý kho dùng thử trước khi quyết định. Đừng chỉ xem demo, hãy tự tay nhập thử vài lô hàng ký gửi, xem hệ thống có cho phép tách biệt doanh thu, hoa hồng hay không. Có những phần mềm pos offline tại Cần Thơ chạy rất ổn định, không cần internet, rất phù hợp với shop nhỏ ở vùng xa. Nhưng nếu bạn cần báo cáo real-time cho người gửi, thì phần mềm quản lý điểm bán hàng tại Đà Nẵng có kết nối mạng lại là lựa chọn tốt hơn.

Tóm lại, quản lý hàng ký gửi không chỉ là nhập kho và bán. Nó là cả một quy trình từ thỏa thuận, bảo quản, bán hàng đến thanh toán. Mỗi công đoạn đều có thể sai sót nếu bạn không cẩn thận. Hy vọng những kinh nghiệm xương máu này giúp bạn tránh được những phiền phức không đáng có.