Cách lập kế hoạch tài chính năm cho cửa hàng hiệu quả

Tại sao cần lập kế hoạch tài chính năm?

Mỗi dịp bước sang năm mới, mình thường thấy nhiều chủ cửa hàng chỉ tập trung vào việc nhập hàng, trang trí lại shop hay chạy chương trình khuyến mãi. Nhưng có một việc quan trọng mà ít ai dành thời gian để làm: lập một kế hoạch tài chính bài bản cho cửa hàng. Và hậu quả của việc này là đến giữa năm, dòng tiền cạn kiệt, nợ đọng nhà cung cấp, hoặc không có vốn để tận dụng cơ hội kinh doanh.

Một kế hoạch tài chính năm giúp bạn trả lời những câu hỏi quan trọng: Cửa hàng cần doanh thu bao nhiêu để hòa vốn? Tháng nào cần chi nhiều nhất? Có đủ tiền để mở rộng hay không? Ở Việt Nam, theo khảo sát của một tổ chức nghiên cứu thị trường năm 2024, có tới 62% chủ shop nhỏ không có kế hoạch tài chính rõ ràng, dẫn đến tỷ lệ đóng cửa sau 2 năm lên đến 45%. Đừng để cửa hàng của bạn rơi vào nhóm đó.

Thôi vào việc, lập kế hoạch tài chính không phải là một việc khó khăn, nhưng nó đòi hỏi sự tỉ mỉ và kế hoạch rõ ràng. Trong bài viết này, mình sẽ hướng dẫn bạn từng bước cụ thể để lập kế hoạch tài chính năm cho cửa hàng, dù bạn kinh doanh tạp hóa, F&B, thời trang hay bất kỳ ngành hàng nào.

Bước 1: Đánh giá tình hình tài chính hiện tại

Trước khi lập kế hoạch cho tương lai, bạn cần biết mình đang ở đâu. Hãy thu thập các số liệu của năm trước:

• Doanh thu thực tế từng tháng (nếu có thể, theo từng ngành hàng hoặc nhóm sản phẩm).
• Chi phí bao gồm: giá vốn hàng bán, nhân sự, mặt bằng, điện nước, marketing, vận chuyển, thuế, chi phí khác.
• Lợi nhuận gộp và lợi nhuận ròng.
• Dòng tiền (cash flow): ghi lại các khoản thu chi thực tế hàng tháng, xem có tháng nào âm không.
• Các khoản nợ (nếu có): nợ ngân hàng, nợ nhà cung cấp, nợ cá nhân.

Có 1 chủ tiệm tạp hóa ở quận Gò Vấp kể rằng trước đây anh chỉ nhớ doanh thu qua sổ tay, không hề biết lợi nhuận thực sự. Mãi đến khi tính lại, anh mới phát hiện mặt hàng bánh kẹo lời rất ít, trong khi nước ngọt mang lại lợi nhuận cao hơn hẳn. Nhờ đánh giá lại, anh điều chỉnh cơ cấu hàng và tăng lợi nhuận 20%.

Mình cũng có một kinh nghiệm tương tự. Hồi năm ngoái, mình quyết định đánh giá lại tình hình tài chính của cửa hàng. Sau khi thu thập số liệu, mình phát hiện ra rằng chi phí marketing chiếm quá nhiều trong tổng chi phí. Vì vậy, mình quyết định cắt giảm chi phí marketing và tập trung vào các kênh bán hàng trực tuyến. Và kết quả là lợi nhuận của cửa hàng mình tăng lên đáng kể.

Bước 2: Dự báo doanh thu năm tới

Dự báo doanh thu không phải là đoán mò. Dựa trên số liệu năm trước, xu hướng thị trường và kế hoạch kinh doanh, bạn có thể đưa ra con số khả quan nhưng thực tế.

Cách làm:

1. Lấy doanh thu năm trước làm cơ sở. Nếu bạn mới mở cửa hàng, hãy dựa trên kế hoạch kinh doanh ban đầu và tham khảo các cửa hàng tương tự.
2. Xác định tỷ lệ tăng trưởng kỳ vọng. Thông thường, một cửa hàng ổn định có thể tăng 10-20% nếu không có biến động lớn. Nếu bạn có kế hoạch mở rộng, thêm dịch vụ, hoặc chạy marketing mạnh, tỷ lệ có thể cao hơn.
3. Phân tích mùa vụ. Ở Việt Nam, nhiều ngành hàng có tính mùa vụ rõ rệt: thời trang tăng mạnh cuối năm, tạp hóa tăng dịp Tết, F&B tăng vào mùa hè. Hãy phân bổ doanh thu theo tháng dựa trên tỷ lệ mùa vụ năm trước.
4. Tính toán doanh thu từng tháng và cộng lại ra tổng năm.

Lấy trường hợp một quán cà phê nhỏ ở Đà Nẵng: năm trước doanh thu 600 triệu, tháng cao nhất (Tết) đạt 70 triệu, tháng thấp nhất (mưa) chỉ 30 triệu. Năm nay chủ quán dự kiến tăng 15% nhờ mở thêm dịch vụ giao hàng, vậy tổng doanh thu mục tiêu là 690 triệu. Anh phân bổ: Tết dự kiến 80 triệu, các tháng mưa 35 triệu, các tháng còn lại trung bình 55 triệu.

Bước 3: Lập ngân sách chi phí chi tiết

Chi phí được chia thành hai loại: chi phí cố định và chi phí biến đổi.

• Chi phí cố định: tiền thuê mặt bằng (thường 10-30 triệu/tháng tùy vị trí), lương nhân viên cơ bản, bảo hiểm, internet, điện thoại, phí phần mềm. Các khoản này ít thay đổi theo doanh thu.
• Chi phí biến đổi: giá vốn hàng bán (thường chiếm 50-70% doanh thu), hoa hồng, chi phí marketing, vận chuyển, bao bì. Chúng tăng theo doanh thu.

Cách lập ngân sách:

1. Liệt kê tất cả các khoản chi dự kiến trong năm, tốt nhất theo tháng.
2. Ước lượng chi phí biến đổi dựa trên tỷ lệ phần trăm doanh thu. Ví dụ: giá vốn hàng bán chiếm 60% doanh thu, marketing 5%.
3. Tính tổng chi phí mỗi tháng và cả năm.
4. So sánh với doanh thu dự kiến để xem lợi nhuận.

Cụ thể như shop quần áo của Linh ở Sơn Trà: chi phí cố định 15 triệu/tháng (mặt bằng 10 triệu, lương 2 nhân viên 5 triệu). Giá vốn hàng bán chiếm 55% doanh thu, chi phí marketing 5%, chi phí khác 3%. Với doanh thu dự kiến 100 triệu/tháng, tổng chi phí = 15 + 55 + 5 + 3 = 78 triệu, lợi nhuận 22 triệu. Nhưng nếu doanh thu chỉ 70 triệu, lợi nhuận giảm còn 10,9 triệu (15 + 38,5 + 3,5 + 2,1 = 59,1).

Bước 4: Xây dựng kế hoạch dòng tiền (cash flow)

Dòng tiền là huyết mạch của cửa hàng. Nhiều shop có lợi nhuận trên sổ sách nhưng vẫn phá sản vì thiếu tiền mặt. Kế hoạch dòng tiền giúp bạn biết tháng nào thu nhiều, tháng nào chi nhiều, từ đó chủ động vay mượn hoặc tiết kiệm.

Các bước:

1. Dự báo dòng tiền thu: bao gồm doanh thu bán hàng (theo tháng, lưu ý thời gian thu tiền nếu bán chịu), các khoản thu khác (thanh lý tài sản, vay mượn).
2. Dự báo dòng tiền chi: tất cả các khoản chi phí đã lập ở bước 3, cộng thêm các khoản chi lớn một lần (mua sắm thiết bị, sửa chữa, trả nợ gốc).
3. Tính dòng tiền ròng mỗi tháng = thu - chi.
4. Tính dư tiền mặt cuối tháng = dư đầu tháng + dòng tiền ròng.

Nói thực thì, nhiều chủ shop không bao giờ làm việc này. Họ chỉ biết trong tài khoản còn bao nhiêu, thấy hết thì đi vay. Hồi năm ngoái, một cửa hàng hoa ở Hải Châu gần như đóng cửa vì không lường trước được chi phí nhập hoa Tết quá lớn, trong khi doanh thu thu về sau Tết mới có. Nếu có kế hoạch dòng tiền, họ đã vay trước từ tháng 11 hoặc thương lượng thanh toán chậm với nhà cung cấp.

Bước 5: Dự phòng rủi ro và kế hoạch dự phòng

Kinh doanh luôn có rủi ro: dịch bệnh, thiên tai, biến động giá, đối thủ cạnh tranh mới, thay đổi thị hiếu. Kế hoạch tài chính cần tính đến các kịch bản xấu nhất.

• Quỹ dự phòng: nên trích 5-10% lợi nhuận hàng tháng vào quỹ dự phòng, tối thiểu đủ để trang trải 3 tháng chi phí cố định.
• Kịch bản giảm doanh thu: giả sử doanh thu giảm 20% so với kế hoạch, bạn sẽ cắt giảm chi phí nào? Marketing? Nhân sự? Hãy lên danh sách các biện pháp cắt giảm.
• Bảo hiểm: mua bảo hiểm cháy nổ, bảo hiểm tài sản, bảo hiểm trách nhiệm sản phẩm (nếu cần).
• Kế hoạch vay vốn: xác định trước các nguồn vay (ngân hàng, bạn bè, quỹ tín dụng) và điều kiện vay. Khi cần, bạn sẽ không bị động.

Có 1 anh chủ tiệm quen kể là anh luôn duy trì một khoản tiết kiệm riêng 50 triệu để đề phòng. Nhờ đó, khi dịch bệnh xảy ra, cửa hàng của anh vẫn trụ được 6 tháng dù doanh thu bằng 0, trong khi nhiều shop xung quanh phải đóng cửa.

Bước 6: Theo dõi và điều chỉnh kế hoạch

Kế hoạch tài chính không phải là bất biến. Bạn cần theo dõi thực tế hàng tháng, so sánh với kế hoạch, và điều chỉnh khi cần.

• Hàng tháng: đối chiếu doanh thu, chi phí thực tế với dự kiến. Nếu chênh lệch lớn, tìm nguyên nhân và điều chỉnh kế hoạch các tháng sau.
• Hàng quý: họp với nhân viên (nếu có) để đánh giá tình hình, cập nhật dự báo.
• Cuối năm: tổng kết, rút kinh nghiệm cho năm sau.

Mình thường dành thời gian vào cuối mỗi quý để xem lại kế hoạch tài chính. Nếu có sự chênh lệch lớn, mình sẽ điều chỉnh kế hoạch cho các tháng tiếp theo. Và đến cuối năm, mình sẽ tổng kết lại toàn bộ năm để nhìn lại những gì đã làm được và những gì cần cải thiện.

Câu hỏi thường gặp

1. Lập kế hoạch tài chính có mất nhiều thời gian không? Ban đầu có thể mất vài giờ đến một ngày để thu thập số liệu và lập kế hoạch. Nhưng sau đó, bạn chỉ cần cập nhật hàng tháng khoảng 30 phút. Đây là khoản đầu tư xứng đáng.

2. Tôi mới mở cửa hàng, chưa có số liệu năm trước thì làm sao? Bạn có thể dựa trên kế hoạch kinh doanh, nghiên cứu thị trường, hoặc tham khảo các cửa hàng tương tự. Hãy ước lượng thận trọng và thường xuyên điều chỉnh.

3. Có cần thuê kế toán để lập kế hoạch không? Nếu bạn không rành về tài chính, có thể nhờ kế toán hoặc sử dụng các mẫu có sẵn. Nhưng tự làm sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cửa hàng của mình.

4. Làm sao để biết tỷ lệ chi phí hợp lý cho ngành hàng của tôi? Bạn có thể tham khảo các hiệp hội ngành hàng, hoặc đơn giản là nhìn vào báo cáo tài chính của năm trước. Nếu tỷ lệ lợi nhuận gộp dưới 20%, bạn cần xem xét lại.

5. Kế hoạch tài chính có giúp tôi vay vốn ngân hàng dễ hơn không? Có. Khi bạn có kế hoạch chi tiết, ngân hàng sẽ đánh giá cao tính chuyên nghiệp và khả năng trả nợ, tăng cơ hội được vay.

Tổng kết

Lập kế hoạch tài chính năm là công việc không thể thiếu nếu bạn muốn cửa hàng phát triển bền vững. Bắt đầu bằng việc đánh giá hiện tại, dự báo doanh thu, lập ngân sách chi phí, xây dựng dòng tiền, dự phòng rủi ro, và theo dõi thường xuyên. Dù mất chút thời gian ban đầu, nhưng nó sẽ giúp bạn tránh được những cú sốc tài chính và nắm bắt cơ hội tốt hơn.

Nếu bạn cần một công cụ hỗ trợ quản lý tài chính cửa hàng, hãy tham khảo các giải pháp phần mềm phù hợp. Chúc bạn kinh doanh thành công!

Kinh nghiệm thực tế khi theo dõi và điều chỉnh kế hoạch

Nói thật, mình đã từng mắc sai lầm khi lập kế hoạch tài chính xong rồi bỏ đó, không theo dõi. Hậu quả là đến tháng 8, mình mới tá hỏa phát hiện chi phí vận hành đội lên gấp rưỡi so với dự kiến. Lúc đó mới cuống cuồng đi vay mượn, mà lãi suất cao ngất.

Rút kinh nghiệm, mình áp dụng một nguyên tắc: mỗi tháng đều ngồi lại với bảng excel, so sánh số thực tế với kế hoạch. Có tháng doanh thu vượt 15% thì mừng, nhưng cũng có tháng thấp hơn 10% vì mưa bão. Cái quan trọng là mình kịp thời điều chỉnh chi tiêu tháng sau để bù lại.

Một chủ cửa hàng phụ tùng xe máy ở Đà Nẵng chia sẻ với mình rằng anh ấy dùng phần mềm quản lý kho phụ tùng tại Đà Nẵng để theo dõi hàng tồn. Nhờ đó, anh biết được mặt hàng nào bán chậm, mặt hàng nào có lời cao. Anh ấy kể, "Mấy năm trước cứ nhập đại, cuối năm ngồi kiểm kho mới biết lỗ vì hàng tồn đầy kho."

Điều này cũng đúng với các ngành khác. Có một spa nhỏ ở Cần Thơ, chủ quán dùng phần mềm quản lý spa tại Cần Thơ để theo dõi lịch hẹn và chi phí mỹ phẩm. Nhờ số liệu rõ ràng, cô ấy phát hiện ra mùa hè doanh thu cao gấp đôi mùa mưa, từ đó chủ động nhập hàng và tuyển thêm nhân viên thời vụ.

Với những shop bán lẻ, mình thấy việc dùng phần mềm bán hàng là cực kỳ cần thiết. Một chị chủ shop thời trang ở Hải Phòng kể, từ ngày dùng phần mềm tính tiền tại Hải Phòng, chị không còn mất công ghi sổ tay nữa. Mỗi cuối ngày, phần mềm tự động tổng kết doanh thu, lợi nhuận, hàng tồn. Chị chỉ mất 10 phút để xem báo cáo, thay vì 2 tiếng ngồi cộng sổ như trước.

Mình cũng từng thử nhiều cách, cuối cùng thấy rằng việc in hóa đơn tự động bằng phần mềm in hóa đơn tại TP Hồ Chí Minh giúp mình kiểm soát được từng giao dịch nhỏ. Mỗi lần khách mua, hóa đơn in ra là số liệu tự động nhập vào hệ thống. Hết tháng, mình chỉ việc xem báo cáo, biết ngay tháng nào lời, tháng nào lỗ, mặt hàng nào bán chạy.

Có một lần, mình quên không cập nhật giá vốn hàng bán trong 3 tháng. Đến khi kiểm tra, mới phát hiện một lô hàng nhập giá cao hơn 20% so với dự kiến, khiến lợi nhuận thực tế thấp hơn nhiều so với báo cáo. Từ đó, mình đặt lịch nhắc mỗi tuần kiểm tra phần mềm quản lý kho để cập nhật giá vốn kịp thời.

Vài tình huống thực tế khác cần lưu ý

Mình thấy nhiều chủ shop chỉ tập trung vào doanh thu mà quên mất chi phí vận hành. Một anh chủ tiệm tạp hóa ở Đồng Nai từng khoe với mình rằng doanh thu tháng đó đạt 80 triệu, cao kỷ lục. Nhưng khi mình hỏi chi phí, anh ấy ậm ừ. Sau đó mới biết, anh vừa thuê thêm 2 nhân viên, vừa chạy quảng cáo tốn 15 triệu. Thực tế lợi nhuận chỉ còn 5 triệu, thấp hơn tháng trước.

Một trường hợp khác là cửa hàng vật tư xây dựng ở Hải Phòng. Chủ cửa hàng dùng phần mềm quản lý vật tư tại Hải Phòng để theo dõi từng lô hàng. Nhờ đó, anh phát hiện ra một số mặt hàng tồn kho quá lâu, phải bán lỗ để giải phóng vốn. Nếu không có phần mềm, chắc anh vẫn nghĩ mình có lời.

Còn với ngành đặc thù như rác thải công nghiệp, việc quản lý tài chính còn phức tạp hơn. Một doanh nghiệp nhỏ ở Bình Dương dùng phần mềm quản lý rác thải công nghiệp để theo dõi chi phí thu gom, xử lý. Nhờ số liệu chi tiết, họ phát hiện ra tuyến thu gom nào lời, tuyến nào lỗ, từ đó điều chỉnh giá dịch vụ cho phù hợp.

Kinh nghiệm của mình là: đừng chờ đến cuối năm mới ngồi tính lại. Hãy dành mỗi tháng 30 phút để xem xét số liệu. Có thể dùng excel, hoặc đầu tư phần mềm quản lý tồn kho tại Đồng Nai hay bất kỳ đâu, miễn là có số liệu chính xác. Một người bạn của mình ở Đồng Nai dùng phần mềm quản lý khách hàng tại Đồng Nai để theo dõi lịch sử mua hàng. Nhờ đó, anh ấy biết khách nào thường mua vào dịp nào, chủ động gửi tin nhắn khuyến mãi đúng lúc, doanh thu tăng 25% chỉ sau 3 tháng.

Cuối cùng, mình muốn nhấn mạnh: kế hoạch tài chính không phải là bản khế ước bất di bất dịch. Nó là công cụ để bạn lái con thuyền kinh doanh. Gặp sóng to thì điều chỉnh hướng, chứ đừng cố chấp đi theo lộ trình cũ rồi chìm tàu.