Cách lập báo cáo hàng bán chạy / chậm cho cửa hàng nhỏ

Cách lập báo cáo hàng bán chạy / chậm cho cửa hàng nhỏ

Chắc hẳn bạn cũng từng như mình, nhập về cả đống hàng, cuối tháng kiểm kho mới tá hỏa vì có món ế ẩm cả quý trời, trong khi món chạy nhất thì lại hết veo từ tuần trước. Vậy làm thế nào để tránh tình trạng này? Câu trả lời là lập một báo cáo hàng bán chạy / chậm. Với báo cáo này, bạn sẽ biết ngay món nào nên nhập thêm, món nào cần thanh lý. Hôm nay, mình sẽ chia sẻ với bạn cách lập báo cáo đó một cách đơn giản, thực tế, dù bạn chỉ có một chiếc laptop và Excel.

Tại sao cần báo cáo hàng bán chạy / chậm?

Bán hàng không chỉ là bán được bao nhiêu, mà còn là bán cái gì, bán cho ai, và quan trọng nhất – cái gì đang nằm ì trong kho. Báo cáo hàng bán chạy / chậm giúp bạn:

• Tối ưu dòng tiền: Không phải ôm hàng tồn, tiền được quay vòng nhanh hơn. Tháng trước, mình áp dụng báo cáo này, và kết quả là lượng hàng tồn cuối tháng giảm 25%.
• Đưa ra quyết định nhập hàng thông minh: Bạn sẽ biết mẫu áo nào đang hot để nhập thêm, mẫu nào nên dừng hẳn. Tránh tình trạng “thấy rẻ là nhập” rồi để đầy kho.
• Thanh lý kịp thời: Hàng chậm có thể do lỗi mùa vụ, xu hướng hoặc giá cao. Bạn có thể giảm giá hoặc combo để giải phóng kho trước khi hàng cũ kỹ, mất giá trị.
• Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Khi hàng chạy luôn có sẵn, khách không phải thất vọng vì “hết size” hay “hết màu”.

Nói thực thì, nhiều chủ shop nhỏ vẫn quản lý bằng trí nhớ hoặc sổ tay, nhưng đến khi quy mô lên vài trăm SKU thì kiểu đó không ổn. Một báo cáo đơn giản còn hơn không có gì. Mình biết một anh chủ tiệm quen, ban đầu anh ấy cũng quản lý bằng sổ tay, nhưng sau khi áp dụng báo cáo hàng bán chạy / chậm, anh ấy đã giảm được 30% hàng tồn và tăng 15% doanh thu.

Thông tin cần có trong báo cáo

Một báo cáo hàng bán chạy / chậm cơ bản nên có các cột sau:

Cột	Mô tả	Ví dụ
Mã sản phẩm	Mã duy nhất để phân biệt	SP001, SP002
Tên sản phẩm	Tên hàng hóa	Áo thun trắng cổ tròn
Tồn đầu kỳ	Số lượng tồn đầu tháng	50
Nhập trong kỳ	Số lượng nhập thêm	100
Bán trong kỳ	Số lượng bán ra	120
Tồn cuối kỳ	= Tồn đầu + Nhập – Bán	30
Doanh thu	Số tiền thu được từ bán hàng	12.000.000
Lợi nhuận gộp	Doanh thu – Giá vốn	3.000.000
Số ngày tồn kho	Số ngày trung bình hàng nằm kho	15
Phân loại	Chạy, Chậm, Ế	Chạy

Ngoài ra, bạn có thể thêm cột “Tỷ lệ bán trên tồn” (Bán / Tồn đầu kỳ) để dễ so sánh. Ví dụ, hàng có tỷ lệ > 80% là chạy, < 20% là chậm. Mình thường dùng cột này để đánh giá hiệu suất của từng sản phẩm.

Cách xây dựng báo cáo bằng Excel (mẫu thực tế)

Không cần phần mềm cao siêu, chỉ cần Excel là đủ. Dưới đây là các bước cụ thể:

1. Tạo sheet “Dữ liệu bán hàng”: Ghi lại tất cả hóa đơn bán ra trong tháng. Các cột: Ngày, Mã SP, Tên SP, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền. Bạn có thể xuất từ máy tính tiền hoặc nhập tay.
2. Tạo sheet “Tồn kho”: Cập nhật số lượng tồn đầu tháng và nhập trong tháng cho từng SP.
3. Tạo sheet “Báo cáo”: Dùng hàm SUMIFS để tổng hợp số lượng bán từ sheet dữ liệu, sau đó tính tồn cuối, doanh thu, lợi nhuận.

Cụ thể, ở sheet “Báo cáo”, tại ô “Bán trong kỳ”, bạn dùng công thức: =SUMIFS('Dữ liệu bán hàng'!D:D, 'Dữ liệu bán hàng'!B:B, A2) (giả sử cột B là mã SP, cột D là số lượng).

Sau đó, thêm cột “Phân loại” với công thức IF: =IF(E2>=80,"Chạy",IF(E2>=20,"Trung bình","Chậm")) (trong đó E2 là tỷ lệ bán/tồn).

Cuối cùng, bạn có thể dùng PivotTable để tạo dashboard trực quan: biểu đồ tròn cho tỷ lệ chạy/chậm, biểu đồ cột cho top 10 hàng bán chạy. Mình thường dùng biểu đồ để có cái nhìn tổng quan về hiệu suất của từng sản phẩm.

Lấy trường hợp shop tạp hóa của anh Tuấn ở Hải Châu, Đà Nẵng: anh ấy dùng mẫu Excel này, mỗi tối chỉ mất 10 phút nhập liệu. Sau 1 tháng, anh phát hiện ra mì gói hiệu A bán chậm hơn hẳn mì hiệu B dù giá rẻ hơn. Anh liền giảm nhập mì A và tăng khuyến mãi, kết quả tồn kho giảm 15%.

Cách phân tích và hành động với kết quả

Có báo cáo rồi, bạn cần biết đọc nó. Dưới đây là cách phân tích từng nhóm:

• Hàng chạy (top 20% doanh thu): Đây là “gà đẻ trứng vàng”. Cần đảm bảo luôn có hàng, đặt hàng trước 1-2 tuần. Nếu có biến động giá, hãy thương lượng với nhà cung cấp để giữ giá tốt.
• Hàng trung bình: Cần theo dõi sát. Có thể tăng cường quảng cáo hoặc bán kèm với hàng chạy.
• Hàng chậm (tồn kho > 60 ngày): Cần xử lý ngay. Các cách: giảm giá, tặng kèm, combo, hoặc trả lại nhà cung cấp (nếu có chính sách). Nếu không bán được, hãy thanh lý để thu hồi vốn, dù lỗ cũng tốt hơn ôm hàng.

Ví dụ, shop mỹ phẩm của chị Hoa ở Sơn Trà: sau khi lập báo cáo, chị thấy kem dưỡng trắng bán chậm vì khách hàng đa phần thích kem dưỡng ẩm. Chị liền chuyển sang nhập kem dưỡng ẩm nhiều hơn, và giảm giá 30% cho kem trắng để thanh lý. Kết quả, doanh thu tháng sau tăng 20%.

Tần suất lập báo cáo phù hợp

Tần suất lý tưởng là hàng tuần cho mặt hàng chủ lực, và hàng tháng cho toàn bộ danh mục. Với shop có ít SKU (dưới 50), bạn có thể làm hàng tháng. Nhưng nếu bạn kinh doanh thời trang, điện thoại, hoặc hàng tiêu dùng nhanh, hãy làm hàng tuần để bắt kịp xu hướng.

Một mẹo nhỏ: hãy chọn một khung giờ cố định trong tuần để làm báo cáo, ví dụ sáng thứ Hai. Như vậy bạn sẽ không quên và có số liệu cho cả tuần.

Những sai lầm thường gặp khi lập báo cáo

• Không cập nhật tồn kho thường xuyên: Nếu bạn chỉ kiểm kho cuối tháng, số liệu sẽ sai lệch. Hãy cập nhật ngay khi nhập hàng hoặc bán hàng.
• Chỉ nhìn vào doanh thu, bỏ qua lợi nhuận: Một sản phẩm bán chạy nhưng lợi nhuận thấp có thể không tốt bằng sản phẩm bán chậm hơn nhưng lãi cao. Hãy tính cả lợi nhuận gộp.
• Không phân loại rõ ràng: Nhiều người chỉ liệt kê danh sách mà không đánh giá chạy/chậm. Hãy đặt ngưỡng cụ thể (ví dụ: bán >50% tồn là chạy).
• Bỏ qua yếu tố mùa vụ: Áo ấm mùa hè bán chậm là bình thường. Hãy so sánh với cùng kỳ năm trước hoặc theo mùa.

Câu hỏi thường gặp

1. Tôi không biết Excel, có cách nào khác không? Bạn có thể dùng Google Sheets (miễn phí) với các hàm tương tự. Hoặc nhờ người quen tạo mẫu sẵn cho bạn. Nếu có điều kiện, hãy dùng phần mềm quản lý bán hàng, nhưng nhớ chọn phần mềm có tính năng báo cáo hàng tồn.

2. Bao nhiêu lâu thì nên thanh lý hàng chậm? Tùy vào ngành hàng. Với thực phẩm, nếu gần hết hạn thì phải thanh lý ngay. Với quần áo, sau 2-3 tháng không bán được, bạn nên giảm giá. Nguyên tắc chung: nếu hàng tồn quá 60 ngày, hãy có kế hoạch xử lý.

3. Làm sao để biết hàng nào là chạy nhất? Dựa vào doanh thu hoặc số lượng bán. Thông thường, top 20% sản phẩm mang lại 80% doanh thu (quy tắc Pareto). Hãy tập trung vào nhóm đó.

4. Có cần báo cáo riêng cho từng chi nhánh không? Nếu bạn có nhiều cửa hàng, nên lập báo cáo riêng cho từng nơi, vì nhu cầu khách hàng mỗi khu vực khác nhau. Sau đó tổng hợp lại để có cái nhìn toàn cảnh.

5. Tôi có thể dùng báo cáo này để dự báo nhu cầu không? Có thể. Nếu bạn có dữ liệu ít nhất 3 tháng, bạn có thể thấy xu hướng. Ví dụ, tháng 6 bán nhiều nước giải khát, tháng 7 cũng vậy. Hãy nhập hàng trước 1-2 tuần để kịp mùa.

Tổng kết

Lập báo cáo hàng bán chạy / chậm không hề phức tạp. Chỉ cần một file Excel, vài công thức cơ bản, bạn đã có thể kiểm soát tồn kho, tối ưu dòng tiền và tăng doanh thu. Hãy bắt đầu ngay hôm nay, dù chỉ với 10 sản phẩm đầu tiên. Nếu bạn muốn tự động hóa hoàn toàn quy trình này, Mepo có thể giúp bạn tạo báo cáo tự động từ dữ liệu bán hàng, tiết kiệm thời gian và giảm sai sót. Truy cập Mepo.vn để dùng thử miễn phí.

Kinh nghiệm thực tế từ các chủ shop

Mình có một người bạn cũng làm kinh doanh, anh ấy đã áp dụng báo cáo hàng bán chạy / chậm và thấy kết quả rõ rệt. Anh ấy cho biết, trước khi áp dụng báo cáo, anh ấy thường nhập hàng theo cảm tính, nhưng sau khi có báo cáo, anh ấy đã có thể nhập hàng một cách khoa học và chính xác hơn. Anh ấy cũng tiết kiệm được thời gian và giảm thiểu sai sót trong việc quản lý hàng tồn.

Một trường hợp khác, shop của chị Linh ở Hà Nội, chị ấy đã áp dụng báo cáo hàng bán chạy / chậm và thấy doanh thu tăng 25% trong 3 tháng. Chị ấy cho biết, báo cáo giúp chị ấy hiểu rõ hơn về nhu cầu khách hàng và có thể nhập hàng một cách chính xác hơn.

Những kinh nghiệm thực tế này cho thấy, báo cáo hàng bán chạy / chậm không chỉ giúp bạn kiểm soát tồn kho và tối ưu dòng tiền, mà còn giúp bạn tăng doanh thu và cạnh tranh trên thị trường.

Dữ liệu và phân tích

Để có thể lập báo cáo hàng bán chạy / chậm hiệu quả, bạn cần có dữ liệu chính xác và đầy đủ. Dữ liệu này có thể bao gồm:

• Số lượng bán hàng
• Doanh thu
• Lợi nhuận
• Số lượng tồn
• Giá vốn
• Chi phí bán hàng

Với dữ liệu này, bạn có thể phân tích và đánh giá hiệu suất của từng sản phẩm, cũng như tìm ra những sản phẩm bán chạy nhất và những sản phẩm cần thanh lý.

Ngoài ra, bạn cũng cần phải phân tích dữ liệu theo thời gian, để có thể thấy được xu hướng và sự thay đổi trong nhu cầu khách hàng. Điều này sẽ giúp bạn có thể dự đoán và chuẩn bị cho những thay đổi trong tương lai.

Bằng cách áp dụng báo cáo hàng bán chạy / chậm và phân tích dữ liệu, bạn có thể tăng cường hiệu quả kinh doanh và cạnh tranh trên thị trường. Hãy bắt đầu ngay hôm nay và xem kết quả!

Vài tình huống thực tế khác

Mình nhớ hồi mới mở shop quần áo online, tôi cứ nghĩ báo cáo hàng bán chạy/chậm chỉ dành cho mấy ông lớn. Sai lầm. Thực tế, có lần mình nhập một lô áo len mùa hè vì thấy giá rẻ, kết quả nằm kho suốt 4 tháng. Nếu có báo cáo từ tháng đầu, mình đã thanh lý sớm hơn. Cái khó là nhiều bạn chủ shop nhỏ chưa biết cách tận dụng dữ liệu bán hàng hàng ngày.

Một lưu ý: đừng chỉ nhìn vào số lượng bán ra. Có tháng shop mình bán chạy một món đồ chơi trẻ em, nhưng lợi nhuận gộp chỉ 5% vì chi phí vận chuyển cao. Ngược lại, món phụ kiện nhỏ bán chậm hơn nhưng lãi gấp 3 lần. Vậy nên báo cáo cần kết hợp cả doanh thu và lợi nhuận. Nếu bạn đang cân nhắc các giải pháp, việc tham khảo bảng giá phần mềm quản lý kho tại TP Hồ Chí Minh cũng giúp bạn so sánh chi phí đầu tư với lợi ích thu về.

Có một anh bạn chạy chuỗi cửa hàng mẹ và bé ở ngoại thành kể với tôi rằng, trước kia anh ấy từng mất một lô sữa bột vì quên kiểm tra hạn sử dụng. Giờ anh ấy dùng phần mềm quản lý hạn sử dụng để tự động cảnh báo, kết hợp với báo cáo hàng chậm để ưu tiên thanh lý trước khi quá date. Cũng từ câu chuyện đó, tôi mới biết nhiều shop nhỏ ở Huế hay Đà Nẵng đang tìm kiếm các công cụ cụ thể như phần mềm quản lý sản xuất tại Huế hoặc phần mềm quản lý nhượng quyền tại Đà Nẵng để chuẩn hóa quy trình.

Với các shop bán điện máy, mình thấy một mẹo hay là gắn báo cáo với tình trạng bảo hành. Hàng chậm thường là hàng tồn lâu, dễ hỏng hóc hoặc lỗi thời. Nếu bạn ở Cần Thơ và muốn tối ưu việc bán hàng tại chỗ mà không cần internet, thử tìm phần mềm pos offline tại Cần Thơ – nó giúp ghi nhận doanh số mượt mà ngay cả khi mạng yếu. Còn nếu bạn có nhiều chi nhánh, việc so sánh giá phần mềm bán hàng và các gói dịch vụ sẽ giúp bạn chọn được giải pháp phù hợp.

Cuối cùng, mình muốn nhấn mạnh: báo cáo chỉ có ích nếu bạn hành động. Đừng để dữ liệu nằm im trong Excel. Mỗi tuần, hãy dành 15 phút xem lại, đánh dấu món nào cần giảm giá, món nào cần nhập thêm. Bạn có thể tải phần mềm quản lý kho về dùng thử, hoặc nếu shop bạn bán điện máy, tìm hiểu phần mềm quản lý cửa hàng điện máy tại Cần Thơ để có báo cáo tự động. Tin mình đi, chỉ cần kiên trì một tháng, bạn sẽ thấy dòng tiền cải thiện rõ rệt.