Cách kiểm soát chi phí hoạt động shop hiệu quả cho chủ cửa hàng

Kiểm soát chi phí hoạt động: chìa khóa để tăng lợi nhuận

Thật ra, cái khó của làm kinh doanh không phải là kiếm doanh thu, mà là quản lý chi phí. Mình biết 1 shop quần áo tại Hải Châu, doanh thu 200 triệu/tháng, nghe thì nhiều nhưng lợi nhuận chỉ 10 triệu. Tại sao lại như vậy? Họ đã không kiểm soát được chi phí hoạt động, dẫn đến lợi nhuận bị "ngốn" dần. Vậy làm thế nào để kiểm soát chi phí hoạt động hiệu quả?

Vì sao kiểm soát chi phí hoạt động lại quan trọng?

Chi phí hoạt động bao gồm rất nhiều khoản, từ tiền thuê mặt bằng, lương nhân viên, điện nước, nhập hàng, vận chuyển, marketing... Nếu không kiểm soát, chúng sẽ "ngấm ngầm" làm giảm lợi nhuận. Một khảo sát tại TP.HCM năm 2024 chỉ ra rằng, trung bình một cửa hàng nhỏ lẻ mất 15-20% doanh thu vào các chi phí không tối ưu. Lấy 1 trường hợp, 1 tiệm tạp hóa ở Đà Nẵng từng chi 5 triệu/tháng tiền điện do để điều hòa chạy suốt ngày dù không có khách. Sau khi lắp cảm biến tự động, họ tiết kiệm được 30% chi phí điện. Thật là 1 sự lãng phí không cần thiết.

Kiểm soát chi phí không có nghĩa là cắt giảm mọi thứ, mà là tối ưu từng khoản để vẫn đảm bảo chất lượng phục vụ. Khi bạn nắm rõ dòng tiền ra, bạn sẽ biết chỗ nào cần đầu tư thêm và chỗ nào nên thắt chặt. Nói thực thì, kiểm soát chi phí hoạt động là 1 việc không hề đơn giản, nhưng nó lại là chìa khóa để tăng lợi nhuận.

Tối ưu chi phí nhập hàng – tồn kho

Đây thường là khoản chi lớn nhất của shop. Nhiều chủ shop mua hàng theo cảm tính, không có kế hoạch, dẫn đến tồn kho nhiều, ứ đọng vốn. Có 1 anh chủ tiệm quen ở Sơn Trà kể là, mỗi tháng anh nhập 500 sản phẩm nhưng chỉ bán được 300, số còn lại phải thanh lý với giá thấp. Sau đó anh áp dụng phương pháp "bán trước, nhập sau": chỉ nhập hàng khi đã có đơn đặt hàng hoặc dựa trên dữ liệu bán hàng tháng trước. Kết quả, tỷ lệ tồn kho giảm từ 40% xuống 15%, dòng tiền được cải thiện rõ rệt.

Bạn cũng có thể thương lượng với nhà cung cấp để được chiết khấu khi mua số lượng lớn theo đợt, hoặc thanh toán chậm. Đừng ngại đề nghị giảm giá nếu bạn là khách hàng trung thành. Ngoài ra, hãy thường xuyên kiểm kê kho để phát hiện hàng chậm luân chuyển, có thể áp dụng giảm giá hoặc combo để giải phóng hàng. Có 1 mẹo nhỏ là sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để theo dõi tồn kho theo thời gian thực. Các công cụ như Mepo có tính năng cảnh báo tồn kho tối thiểu, giúp bạn không bị thiếu hàng hay dư thừa.

Quản lý chi phí nhân sự thông minh

Nhân sự là khoản chi lớn thứ hai sau hàng hóa. Nhưng không phải lúc nào đông nhân viên cũng tốt. Nhiều shop tuyển 3-4 người nhưng thực tế chỉ cần 2 người vào giờ cao điểm. Hãy phân tích dữ liệu khách hàng theo khung giờ: nếu buổi sáng vắng, bạn có thể cho nhân viên làm việc theo ca, hoặc thuê nhân viên part-time. Hồi năm ngoái, 1 quán cà phê ở Hải Châu đã giảm 20% chi phí nhân sự bằng cách sắp xếp ca linh hoạt. Họ dùng phần mềm chấm công để theo dõi giờ làm, tránh tình trặc nhân viên làm thêm giờ không cần thiết.

Bên cạnh đó, hãy đào tạo nhân viên đa năng để có thể kiêm nhiều việc. 1 nhân viên vừa pha chế vừa thu ngân sẽ giúp bạn tiết kiệm 1 suất lương. Đừng quên các khoản phụ cấp, bảo hiểm. Nếu shop bạn có ít nhân viên, hãy cân nhắc ký hợp đồng dịch vụ thay vì hợp đồng lao động để giảm chi phí bảo hiểm xã hội. Nói thực thì, quản lý chi phí nhân sự là 1 việc đòi hỏi sự linh hoạt và sáng tạo.

Tiết kiệm chi phí điện, nước, mặt bằng

Tiền thuê mặt bằng thường chiếm 10-30% doanh thu. Để tối ưu, bạn có thể thương lượng lại hợp đồng thuê, nhất là khi thị trường bất động sản đang chững. Nếu mặt bằng quá rộng so với nhu cầu, hãy cân nhắc chia sẻ không gian (sublease) hoặc chuyển sang mặt bằng nhỏ hơn. 1 tiệm bánh mỳ ở Sơn Trà từng thuê mặt bằng 40m2 nhưng chỉ sử dụng 20m2. Sau khi chuyển sang mặt bằng 25m2, họ tiết kiệm 5 triệu/tháng tiền thuê.

Điện nước cũng là khoản có thể cắt giảm dễ dàng. Thay bóng đèn LED, lắp cảm biến chuyển động cho nhà vệ sinh và kho, tắt điều hòa khi không có khách. 1 shop quần áo ở Đà Nẵng đã giảm 2 triệu tiền điện mỗi tháng nhờ dùng quạt trần thay điều hòa vào mùa hè mát mẻ. Nói thực thì, tiết kiệm chi phí điện, nước, mặt bằng là 1 việc không khó, nhưng đòi hỏi sự quan tâm và theo dõi thường xuyên.

Cắt giảm chi phí văn phòng phẩm và linh tinh

Các khoản chi nhỏ như giấy in, bút, túi nilon, hóa đơn… tưởng ít nhưng cộng dồn lại rất lớn. Hãy chuyển sang hóa đơn điện tử để tiết kiệm giấy và mực in. Khuyến khích khách hàng dùng túi vải tái sử dụng thay vì túi nilon miễn phí. Bạn cũng có thể đặt mua văn phòng phẩm với số lượng lớn để được giá sỉ. 1 chủ shop tạp hóa từng kể: mỗi tháng anh tốn 1 triệu đồng tiền túi nilon. Sau khi tính phí 500 đồng/túi, khách hàng tự mang túi theo, anh tiết kiệm được 800 nghìn/tháng.

Đồng thời, anh cũng giảm được lượng rác thải nhựa – vừa có lợi cho môi trường vừa có lợi cho túi tiền. Nói thực thì, cắt giảm chi phí văn phòng phẩm và linh tinh là 1 việc nhỏ, nhưng lại có tác động lớn đến lợi nhuận.

Tận dụng công nghệ để tự động hóa theo dõi chi phí

Thời đại 4.0, không có lý do gì bạn vẫn ghi chép chi phí bằng sổ tay. Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng và kế toán để tự động tổng hợp doanh thu, chi phí, lợi nhuận. Các công cụ như Mepo cho phép bạn xem báo cáo chi phí theo ngày/tuần/tháng, giúp phát hiện bất thường ngay lập tức. Ngoài ra, hãy dùng các app quản lý công việc để giao nhiệm vụ cho nhân viên, tránh lãng phí thời gian.

1 số shop còn dùng camera AI để đếm lượng khách ra vào, từ đó tối ưu giờ làm việc của nhân viên và điều chỉnh chi phí điện phù hợp. Nói thực thì, tận dụng công nghệ để tự động hóa theo dõi chi phí là 1 việc quan trọng, giúp bạn kiểm soát chi phí một cách chính xác và hiệu quả.

Câu hỏi thường gặp

1. Làm sao để biết chi phí nào đang quá cao?

Hãy so sánh tỷ lệ từng khoản chi trên doanh thu với mức trung bình ngành. Ví dụ, chi phí mặt bằng không nên vượt quá 20% doanh thu, chi phí nhân sự không quá 25%. Nếu cao hơn, bạn cần rà soát lại.

2. Có nên cắt giảm chi phí marketing không?

Không nên cắt giảm một cách cứng nhắc. Thay vào đó, hãy tối ưu: tập trung vào kênh mang lại hiệu quả cao nhất, đo lường ROI của từng chiến dịch.

3. Làm thế nào để thương lượng với nhà cung cấp?

Hãy cho họ thấy bạn là khách hàng trung thành, có thể đặt hàng thường xuyên. Đề nghị thanh toán nhanh để được chiết khấu, hoặc mua số lượng lớn vào cuối tháng khi họ cần đạt chỉ tiêu.

4. Có cần thiết phải dùng phần mềm quản lý?

Rất cần, nhất là khi shop bạn có nhiều mặt hàng hoặc nhiều nhân viên. Phần mềm giúp bạn kiểm soát chi phí chính xác, tiết kiệm thời gian và giảm sai sót.

5. Chi phí phát sinh thường gặp là gì?

Đó là chi phí sửa chữa, bảo trì thiết bị, chi phí vận chuyển phát sinh, hoặc tiền phạt vi phạm quy định. Hãy lập quỹ dự phòng khoảng 5% doanh thu để đối phó.

Tổng kết

Kiểm soát chi phí hoạt động không phải là cắt giảm đến mức ảnh hưởng chất lượng, mà là tối ưu thông minh dựa trên dữ liệu. Bắt đầu từ việc rà soát tồn kho, nhân sự, điện nước, văn phòng phẩm, và tận dụng công nghệ để tự động hóa. Mỗi tháng, hãy dành 30 phút để xem báo cáo chi phí và điều chỉnh kịp thời. Nếu bạn cần 1 công cụ hỗ trợ, hãy thử Mepo – phần mềm quản lý bán hàng giúp bạn theo dõi chi phí 1 cách trực quan và hiệu quả. Chúc bạn thành công!

Vài tình huống thực tế khác

Mình còn nhớ chuyện của một chủ tiệm tạp hóa ở Đà Nẵng. Anh ấy kể rằng hồi mới mở, cứ cuối tháng là đau đầu vì không biết tiền đi đâu hết. Doanh thu ổn nhưng lợi nhuận cứ èo uột. Sau một thời gian mò mẫm, anh quyết định dùng thử phần mềm bán hàng tạp hóa tại Đà Nẵng. Chỉ sau 2 tháng, anh phát hiện ra khoản thất thoát lớn nhất không phải từ hàng hóa, mà từ việc nhân viên quên không thu tiền của bạn bè! Nghe buồn cười nhưng thật đấy. Việc có một hệ thống theo dõi từng giao dịch đã giúp anh tiết kiệm gần 8 triệu/tháng.

Có một bạn trẻ mở shop quần áo online kết hợp livestream ở Đồng Nai. Bạn ấy than rằng mỗi lần live xong là mất cả buổi ngồi nhập đơn, tính tiền, gửi hàng. Mình giới thiệu bạn ấy thử phần mềm bán hàng livestream tại Đồng Nai. Kết quả là thời gian xử lý đơn giảm từ 3 tiếng xuống còn 30 phút. Bạn ấy còn tận dụng được tính năng tích điểm để giữ chân khách quen. Nói thực thì, công nghệ giờ hỗ trợ nhiều lắm, chỉ là mình có chịu tìm hiểu hay không thôi.

Những lưu ý thêm khi triển khai

Một sai lầm phổ biến khác mà mình thấy nhiều chủ shop mắc phải là đầu tư công nghệ một cách cảm tính. Có anh chủ ở Hà Nội mua hẳn một bộ phần mềm quản lý đại lý tại Hà Nội giá vài chục triệu, nhưng nhân viên không ai biết dùng, cuối cùng treo đó như món đồ trang trí. Lời khuyên của mình là: hãy bắt đầu từ những thứ nhỏ nhất. Nếu shop bạn chỉ có 1-2 nhân viên, một phần mềm bán hàng trên điện thoại đơn giản, có thể dùng offline là đủ. Bạn không cần một hệ thống quản lý sản xuất tại TP Hồ Chí Minh nếu shop bạn chỉ bán lẻ.

Khi chọn phần mềm, đừng chỉ nhìn vào bảng giá phần mềm quản lý kho tại Đà Nẵng hay bất kỳ đâu rồi chốt ngay. Hãy dùng thử, xem review phần mềm bán hàng tốt nhất từ những người cùng ngành. Mình từng thấy một chủ shop tạp hóa ở Đà Nẵng dùng thử 3 phần mềm khác nhau trong 1 tháng mới chọn được cái phù hợp. Hơi mất thời gian nhưng đáng đồng tiền.

Cuối cùng, đừng quên việc tích điểm khách hàng. Một chủ tiệm mỹ phẩm ở Đồng Nai từng kể, sau khi cài phần mềm tích điểm khách hàng tại Đồng Nai, tỷ lệ quay lại của khách tăng vọt từ 20% lên 45%. Khách mua 10 lần được tặng 1 món, đơn giản vậy thôi nhưng hiệu quả bất ngờ. Có những thứ tưởng nhỏ nhưng lại tạo ra khác biệt lớn trong việc kiểm soát chi phí và tăng doanh thu.