Kết nối Zalo OA với phần mềm cửa hàng: cần gì, và cách làm khi đang dùng Mepo

Zalo OA và ZNS là gì, cần chuẩn bị gì trước khi nối với phần mềm bán hàng, nên hỏi nhà cung cấp những gì, và cách làm thủ công khi đang dùng Mepo.

Kết nối Zalo OA với phần mềm cửa hàng: cần gì, và cách làm khi phần mềm chưa hỗ trợ

Nói ngay từ đầu để bạn khỏi mất công tìm: Mepo hiện chưa kết nối Zalo OA và chưa tự gửi tin Zalo. Bài này vẫn có ích nếu bạn đang cân nhắc chuyện nối Zalo OA với phần mềm bán hàng: nó giải thích Zalo OA và tin ZNS là gì, cần chuẩn bị những gì, nên hỏi nhà cung cấp phần mềm câu nào, và nếu đang dùng Mepo thì làm thủ công ra sao cho nhanh.

Zalo OA và ZNS là gì?

Zalo Official Account (OA) là tài khoản chính thức của cửa hàng trên Zalo. Khách bấm "Quan tâm" OA thì bạn có thể đăng bài, trả lời tin nhắn, gửi thông báo cho người đã quan tâm. OA tạo miễn phí, nhưng muốn dùng đủ tính năng thì thường phải xác thực bằng giấy tờ kinh doanh (giấy phép hộ kinh doanh hoặc đăng ký doanh nghiệp).

ZNS (Zalo Notification Service) là dịch vụ gửi tin thông báo tới số điện thoại của khách, kể cả khi khách chưa quan tâm OA. Đây là loại tin mà các phần mềm bán hàng hay dùng để báo "đơn đã xác nhận", "đơn đang giao". Vài điểm chung cần biết:

Mỗi mẫu tin (template) phải được Zalo duyệt trước khi gửi. Mẫu mang tính giao dịch (xác nhận đơn, nhắc lịch hẹn) dễ được duyệt hơn mẫu quảng cáo.
ZNS tính phí theo từng tin gửi thành công. Mức phí phụ thuộc loại mẫu và thay đổi theo thời gian, nên hãy xem bảng giá hiện hành của Zalo hoặc hỏi đơn vị bạn mua dịch vụ.
Nội dung chỉ được chèn các biến đã khai báo trong mẫu (tên khách, mã đơn, số tiền…), không tự do soạn như tin nhắn cá nhân.

Cần chuẩn bị gì trước khi nối Zalo OA với phần mềm?

Một Zalo OA đã xác thực, đứng tên đúng cửa hàng của bạn.
Tài khoản quản trị OA: người cấp quyền cho phần mềm phải là admin của OA.
Ngân sách cho tin ZNS nếu muốn gửi thông báo đơn hàng tự động.
Danh sách mẫu tin bạn định dùng (xác nhận đơn, giao hàng, cảm ơn) để đăng ký duyệt.
Sự đồng ý của khách cho việc nhận tin (xem mục Nghị định 13 bên dưới).

Nên hỏi nhà cung cấp phần mềm những gì?

Nếu bạn đang chọn một phần mềm có nối Zalo OA, đừng chỉ hỏi "có tích hợp Zalo không". Hãy hỏi cụ thể:

Phần mềm gửi được loại tin nào: tin OA cho người đã quan tâm, hay tin ZNS tới số điện thoại?
Tin được gửi khi nào: lúc tạo đơn, lúc giao hàng, lúc thu nợ? Có tắt được từng loại không?
Ai trả phí tin: bạn nạp tiền trực tiếp với Zalo, hay trả qua nhà cung cấp phần mềm? Giá mỗi tin bao nhiêu?
Có nhật ký tin đã gửi (gửi được hay lỗi, lý do lỗi) để bạn kiểm tra không?
Khi kết nối bị ngắt (đổi mật khẩu, hết hạn quyền), phần mềm có báo cho bạn không?
Có cách để khách từ chối nhận tin và phần mềm có tôn trọng lựa chọn đó không?

Cách chắc chắn nhất: xin dùng thử, tự tạo một đơn giả với số điện thoại của chính bạn, xem tin có về không và nội dung ra sao.

Đang dùng Mepo thì làm thế nào?

Mepo chưa tự gửi tin Zalo, nhưng có sẵn mấy thứ giúp việc nhắn tay nhanh hơn:

Lấy danh sách khách: ở màn Khách hàng, bấm Xuất Excel. Tệp gồm tên, số điện thoại, email, địa chỉ, nhóm, điểm, tổng chi tiêu và công nợ. Bạn có thể lọc trên Excel rồi gửi tin từ trang quản lý Zalo OA hoặc dịch vụ ZNS bạn đã đăng ký. (Bản xuất chưa có cột ngày sinh.)
Gửi hoá đơn cho khách qua Zalo: sau khi thanh toán ở màn bán hàng, bấm Xem bill. Nút Copy chép nội dung bill để dán vào khung chat Zalo; nút In qua trình duyệt cho phép in hoặc lưu bill thành PDF để gửi. Đơn cũ xem lại ở màn Lịch sử đơn hàng.
Báo tình trạng sửa chữa, giao hàng: màn Sửa chữa và màn Giao hàng có nút Chia sẻ tạo sẵn đoạn chữ về phiếu, bạn dán vào Zalo cho khách.
Nhớ ngày sinh nhật: màn Tổng quan nhắc khách có sinh nhật trong 3 ngày tới, để bạn chủ động nhắn lời chúc.
Biết ai cần nhắc nợ: vào Khách hàng → Công nợ khách hàng để xem ai đang nợ và nợ bao lâu (0–30, 31–60, 61–90, trên 90 ngày). Khi khách trả thì bấm Thu nợ.

Tóm lại: Mepo lo phần bán hàng, kho, công nợ và hồ sơ khách; Mepo chưa làm phần nhắn tin, phần đó bạn làm trên Zalo.

Nghị định 13 và tần suất gửi tin

Số điện thoại là dữ liệu cá nhân theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP. Trước khi gửi tin chăm sóc hay quảng cáo, bạn cần khách đồng ý rõ ràng (ví dụ: hỏi và ghi lại khi khách để lại số), nói rõ bạn sẽ gửi loại tin gì, và cho khách cách ngừng nhận tin dễ dàng. Tin giao dịch (xác nhận đơn khách vừa mua) khác với tin quảng cáo; đừng lấy danh nghĩa tin giao dịch để chèn khuyến mãi.

Về tần suất: tin quảng cáo nên thưa, mỗi tuần vài tin là nhiều. Khách thấy phiền sẽ bỏ quan tâm OA hoặc báo xấu, và OA bị báo cáo nhiều có thể bị Zalo hạn chế.

Câu hỏi thường gặp

1. Mepo đã tự gửi được tin Zalo chưa? Chưa. Mepo chưa kết nối Zalo OA và chưa tự gửi tin Zalo. Bạn có thể xuất danh sách khách, copy bill, dùng nút Chia sẻ rồi gửi tay qua Zalo như hướng dẫn ở trên.

2. Tạo Zalo OA có mất phí không? Tạo OA thì miễn phí. Các gói nâng cao của OA và tin ZNS thì tính phí; hãy xem bảng giá hiện hành của Zalo.

3. Không có giấy phép kinh doanh thì có dùng Zalo OA được không? Vẫn tạo được OA, nhưng chưa xác thực thì bị giới hạn tính năng. Muốn gửi ZNS thường phải xác thực.

4. Gửi tin cho cả danh sách khách xuất từ phần mềm có được không? Chỉ nên gửi cho khách đã đồng ý nhận tin. Gửi hàng loạt cho người chưa đồng ý vừa dễ bị báo cáo, vừa có thể vi phạm Nghị định 13.

5. Nên chọn tin OA hay ZNS? Tin OA hợp với khách đã quan tâm OA và tương tác thường xuyên. ZNS hợp với thông báo giao dịch tới số điện thoại, nhưng tốn phí mỗi tin và phải duyệt mẫu.

Tổng kết

Nối Zalo OA với phần mềm bán hàng giúp gửi thông báo đơn tự động, nhưng đi kèm việc xác thực OA, duyệt mẫu tin, trả phí mỗi tin và xin sự đồng ý của khách. Hãy hỏi kỹ nhà cung cấp trước khi chọn. Nếu đang dùng Mepo, hiện Mepo chưa tự gửi tin nên bạn gửi bằng tay; các nút Xuất Excel, Copy bill, Chia sẻ, nhắc sinh nhật, Công nợ khách hàng giúp việc đó nhanh hơn.