Cách gửi SMS thông báo đơn hàng cho khách: cách làm và chi phí

Cách gửi SMS thông báo đơn hàng cho khách: cách làm và chi phí

Nhắn cho khách "đơn đã xác nhận", "hàng đang giao" giúp khách yên tâm và bớt gọi điện hỏi. Bài này giải thích các loại SMS thông báo đơn hàng, cách một cửa hàng nhỏ đăng ký gửi SMS mang tên thương hiệu, chi phí cần tính, những điều luật yêu cầu, và cách làm thủ công khi phần mềm chưa gửi SMS (như Mepo hiện nay). Nói trước: Mepo hiện chưa gửi SMS cho khách.

Các loại SMS thông báo đơn hàng phổ biến

Loại SMS	Thời điểm gửi	Nội dung chính
Xác nhận đơn hàng	Ngay khi khách đặt hàng thành công	Cảm ơn, mã đơn, danh sách sản phẩm, tổng tiền, thời gian giao dự kiến
Thông báo đã giao cho đơn vị vận chuyển	Khi shop bàn giao hàng	Tên đơn vị vận chuyển, mã vận đơn, link tra cứu
Thông báo đã giao hàng thành công	Khi khách nhận được hàng	Cảm ơn, lời nhắn đánh giá, hướng dẫn bảo quản (nếu có)
Nhắc nhở thanh toán	Khi đơn hàng chưa thanh toán sau 24h	Nhắc thanh toán, thông tin chuyển khoản
SMS chăm sóc sau bán	3-7 ngày sau khi giao hàng	Hỏi thăm chất lượng sản phẩm, ưu đãi cho lần mua sau

Đơn khách mua tại quầy thường không cần SMS: khách đã cầm hàng và hoá đơn. SMS hợp nhất với đơn giao đi, đơn đặt trước, đơn còn nợ.

Gửi SMS mang tên cửa hàng (brandname) cần gì?

SMS brandname là tin hiện tên cửa hàng (ví dụ "SHOPLINH") thay vì một số điện thoại lạ. Muốn gửi, bạn làm việc với một nhà cung cấp dịch vụ SMS (đại lý của các nhà mạng). Quy trình chung:

1. Đăng ký tên hiển thị: nộp giấy phép kinh doanh và giấy tờ chứng minh bạn có quyền dùng tên đó. Nhà cung cấp gửi hồ sơ sang từng nhà mạng duyệt, thường mất vài ngày đến vài tuần.
2. Đăng ký mẫu tin: tin chăm sóc khách hàng (xác nhận đơn, giao hàng) thường phải khai báo mẫu trước. Tin quảng cáo có quy định riêng, chặt hơn.
3. Nạp tiền hoặc mua gói tin với nhà cung cấp.
4. Gửi tin: tải danh sách số điện thoại lên trang quản lý của nhà cung cấp, hoặc để phần mềm bán hàng gửi qua kết nối (API) nếu phần mềm có hỗ trợ.

Chi phí cần tính

• Phí mỗi tin: thường vài trăm đồng một tin, tuỳ nhà mạng, loại tin (chăm sóc khách hay quảng cáo) và số lượng mua. Hỏi bảng giá hiện hành của nhà cung cấp, vì giá thay đổi.
• Phí duy trì tên thương hiệu: một số nhà mạng thu phí duy trì brandname theo tháng.
• Tin dài: SMS không dấu tối đa 160 ký tự; tin có dấu tiếng Việt ngắn hơn nhiều. Tin dài hơn bị tính thành nhiều tin.

Mẹo tính nhanh: số đơn giao mỗi tháng × số tin mỗi đơn × giá mỗi tin. Chỉ gửi 1–2 tin cho mỗi đơn thật sự cần là đủ.

Mẹo viết nội dung SMS

• Gọi tên khách ở đầu tin.
• Chỉ ghi thông tin cần: mã đơn, tổng tiền, ngày giao dự kiến.
• Viết không dấu nhưng rõ nghĩa nếu muốn tin ngắn, tránh viết tắt khó hiểu.
• Ghi số điện thoại cửa hàng để khách gọi khi cần.
• Kiểm tra chính tả trước khi đăng ký mẫu.

Ví dụ: "SHOPLINH: Chao chi Lan, don #456 (2 ao thun, 350.000d) du kien giao 25/03. Hotline 09xx xxx xxx."

Luật cần nhớ

• Nghị định 91/2020/NĐ-CP (chống tin nhắn rác): tin quảng cáo chỉ gửi cho người đã đồng ý nhận, trong khung giờ và số lượng tin cho phép, và phải có cách để người nhận từ chối nhận tiếp. Nhà cung cấp SMS sẽ hướng dẫn cụ thể.
• Nghị định 13/2023/NĐ-CP (dữ liệu cá nhân): số điện thoại là dữ liệu cá nhân. Hãy cho khách biết bạn giữ số để làm gì, ghi lại sự đồng ý, và ngừng gửi khi khách yêu cầu.
• Không trộn quảng cáo vào tin xác nhận đơn.

Đang dùng Mepo thì làm thế nào?

Mepo chưa gửi SMS cho khách (cũng chưa gửi Zalo). Bạn vẫn có thể thông báo cho khách nhanh bằng tay:

• Gửi bill cho khách: sau khi thanh toán ở màn bán hàng, bấm Xem bill. Nút Copy chép nội dung bill để dán vào tin nhắn điện thoại hoặc Zalo; nút In qua trình duyệt cho phép in hoặc lưu bill thành PDF. Đơn cũ xem lại ở màn Lịch sử đơn hàng.
• Báo giao hàng: màn Giao hàng có nút Chia sẻ tạo sẵn đoạn chữ về đơn giao, bạn dán vào tin nhắn gửi khách. Màn Sửa chữa cũng có nút tương tự.
• Gửi SMS hàng loạt qua nhà cung cấp brandname: ở màn Khách hàng, bấm Xuất Excel để lấy danh sách (tên, số điện thoại, email, địa chỉ, nhóm, điểm, tổng chi tiêu, công nợ), lọc những khách đã đồng ý nhận tin, rồi tải lên trang quản lý của nhà cung cấp SMS.

Câu hỏi thường gặp

1. Mepo đã tự gửi SMS xác nhận đơn chưa? Chưa. Mepo lưu đơn hàng và thông tin khách, nhưng chưa gửi SMS hay tin Zalo. Bạn dùng nút Copy bill, Chia sẻ hoặc Xuất Excel như hướng dẫn ở trên.

2. Có gửi SMS miễn phí được không? Nhắn từ điện thoại cá nhân thì tốn phí theo gói cước của bạn và dễ bị coi là tin rác nếu gửi nhiều. Để gửi chuyên nghiệp, nên dùng SMS brandname trả phí.

3. Nên dùng SMS hay Zalo? Zalo tiện với khách đã quen nhắn tin với shop. SMS tới được mọi số điện thoại, kể cả khách không dùng Zalo. Nhiều shop dùng cả hai: SMS cho tin quan trọng, Zalo cho trao đổi hằng ngày.

4. Khách không muốn nhận tin thì sao? Ngừng gửi ngay và ghi chú lại để lần sau không gửi nhầm. Đây là yêu cầu của luật, không chỉ là phép lịch sự.

Tổng kết

SMS thông báo đơn hàng giúp khách yên tâm, nhưng cần đăng ký brandname, tính chi phí mỗi tin và tuân thủ quy định chống tin rác. Khi chọn phần mềm có gửi SMS, hãy hỏi rõ phần mềm có gửi thật không, qua nhà cung cấp nào, giá mỗi tin bao nhiêu, và gửi thử vài tin trước khi trả tiền. Nếu đang dùng Mepo, Mepo chưa gửi SMS nên bạn gửi tin bằng tay với sự trợ giúp của nút Copy bill, Chia sẻ và Xuất Excel.