Chuẩn bị tồn kho Tết Nguyên Đán cho cửa hàng tạp hóa

Chuẩn bị tồn kho Tết Nguyên Đán cho cửa hàng tạp hóa

Mùa Tết Nguyên Đán sắp đến, và với các cửa hàng tạp hóa, đây là thời điểm kinh doanh sôi động nhất trong năm. Doanh số có thể tăng gấp 2-3 lần so với tháng thường, nhưng nếu không chuẩn bị tồn kho kỹ lưỡng, bạn dễ rơi vào tình trạng hết hàng giữa chừng hoặc tồn đọng sau Tết. Thôi vào việc, chuẩn bị hàng hóa cho Tết 2026 (tháng 2/2026) là việc quan trọng để tối ưu doanh thu và giảm rủi ro.

Tại sao chuẩn bị tồn kho Tết lại quan trọng?

Tết là thời điểm nhu cầu mua sắm tăng đột biến. Người dân mua thực phẩm, đồ khô, bánh kẹo, nước ngọt, bia, và các mặt hàng phục vụ lễ hội. Nếu cửa hàng của bạn thiếu hàng, khách hàng sẽ chuyển sang đối thủ. Ngược lại, nhập quá nhiều hàng dễ gây ứ đọng vốn và hàng hóa hết hạn. Lấy 1 trường hợp như quán X ở Hà Nội, họ chỉ nhập bằng nửa so với năm trước vì sợ ế, kết quả là hết bia và nước ngọt từ 25 Tết, khách đến hỏi hoài mà không có, mất doanh thu cả chục triệu.

Nói thực thì, việc lập kế hoạch tồn kho dựa trên dữ liệu bán hàng các năm trước và xu hướng thị trường sẽ giúp bạn cân bằng cung cầu. Có 1 anh chủ tiệm tạp hóa ở quận Bình Thạnh kể lại: "Hồi Tết năm ngoái, tôi chỉ nhập bằng nửa so với năm trước vì sợ ế. Kết quả là hết bia và nước ngọt từ 25 Tết, khách đến hỏi hoài mà không có, mất doanh thu cả chục triệu." Ngược lại, một cửa hàng khác ở Đà Nẵng nhập quá nhiều bánh kẹo và phải giảm giá 50% sau Tết để xả hàng. Khó nói lắm, nhưng chuyện này xảy ra hàng năm nếu không tính toán kỹ.

Thời điểm vàng để nhập hàng Tết 2026

Tết 2026 rơi vào tháng 2/2026. Các chuyên gia khuyên nên bắt đầu nhập hàng từ 6-8 tuần trước Tết, tức là khoảng giữa tháng 12/2026 đến đầu tháng 1/2026. Lý do là nhà cung cấp thường tăng giá vào cận Tết do khan hiếm vận chuyển và lao động. Hồi năm ngoái, mình cũng nhập hàng muộn, giá cả tăng vống lên, làm mình đau đầu thật. Hàng hóa đa dạng hơn, bạn có thể lựa chọn sản phẩm tốt. Tránh tình trạng giao hàng chậm do ùn tắc. Cụ thể lịch nhập hàng:

• Hàng khô, đóng gói (bánh kẹo, mứt, hạt dưa): nhập trước 8 tuần (đầu tháng 12/2026).
• Đồ uống (bia, nước ngọt, nước khoáng): nhập trước 6 tuần (giữa tháng 12/2026).
• Thực phẩm tươi sống (nếu có): nhập sát Tết, từ 1-2 tuần trước.
• Hàng trang trí (bao lì xì, câu đối): nhập trước 8 tuần.

Danh mục mặt hàng chủ lực cần dự trữ

Dựa trên khảo sát thị trường, các mặt hàng sau thường bán chạy nhất dịp Tết:

Loại hàng	Mặt hàng cụ thể	Ghi chú
Bánh kẹo	Bánh quy, kẹo, mứt Tết, hạt dưa, hạt điều	Nên đa dạng hương vị, gói quà tết
Đồ uống	Bia, nước ngọt có ga, nước tăng lực, rượu, trà, cà phê	Bia và nước ngọt chiếm tỷ trọng lớn
Thực phẩm khô	Măng, nấm, miến, bột ngọt, dầu ăn, nước mắm	Nhu cầu nấu ăn ngày Tết
Gia vị	Hạt nêm, tiêu, ớt, tỏi, hành khô	Phục vụ chế biến món ăn
Sản phẩm chăm sóc nhà cửa	Nước rửa chén, nước lau sàn, khăn giấy	Dọn dẹp trước Tết
Hàng trang trí	Bao lì xì, câu đối, đèn lồng, hoa giả	Bán chạy từ 20 tháng Chạp

Ngoài ra, tùy vào khu vực, bạn có thể nhập thêm các mặt hàng đặc sản địa phương như bánh chưng, bánh tét, giò chả. Nói chung, mình thấy nên đa dạng hóa sản phẩm để khách có nhiều lựa chọn.

Cách tính lượng hàng cần nhập cho từng mặt hàng

Công thức đơn giản: Lượng nhập = (Lượng bán Tết năm trước × tỷ lệ tăng trưởng dự kiến) – tồn kho hiện tại

Ví dụ: Năm ngoái bạn bán 200 thùng bia. Dự kiến tăng 20% do kinh tế khả quan. Tồn kho hiện có 10 thùng. Lượng nhập = 200 × 1.2 - 10 = 230 thùng. Mình thường tính toán kỹ lưỡng để tránh nhập quá nhiều hoặc quá ít hàng.

Tuy nhiên, cần điều chỉnh theo thời tiết, khả năng lưu kho, và dòng tiền. Có 1 lần mình nhập hàng vào thời điểm Tết rét, nhu cầu bia giảm, nước ngọt tăng, mình phải điều chỉnh lượng nhập ngay lập tức. Một mẹo nhỏ: Chia nhỏ đơn hàng thành nhiều đợt. Đợt 1 nhập 60% sản lượng dự kiến, đợt 2 (sát Tết) nhập thêm 40% dựa trên doanh số thực tế.

Quản lý kho hiệu quả trong mùa cao điểm

Khi hàng về nhiều, việc quản lý kho thủ công dễ sai sót. Các nguyên tắc cần nhớ:

1. Sắp xếp hàng theo nguyên tắc FIFO (First In, First Out): Hàng nhập trước bày ra ngoài, hàng mới để phía trong. Điều này giúp giảm hàng hết hạn.
2. Phân khu riêng cho từng nhóm hàng: Đồ uống một khu, bánh kẹo một khu, hàng khô một khu.
3. Dán nhãn ghi ngày nhập và hạn sử dụng rõ ràng.
4. Kiểm kê hàng tuần để nắm số lượng thực tế, phát hiện hàng sắp hết hạn.

Nếu cửa hàng có quy mô lớn, nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để theo dõi tồn kho tự động. Hệ thống sẽ cảnh báo khi hàng sắp hết hoặc sắp hết hạn. Tháng trước shop mình cũng xảy ra tình trạng hết hàng, mình phải nhập gấp, may mà có phần mềm quản lý bán hàng, mình mới kịp thời xử lý.

Chiến lược tránh tồn đọng sau Tết

Sau Tết, nhu cầu giảm mạnh. Để tránh ứ đọng vốn, bạn cần:

• Nhập hàng có hạn sử dụng dài (trên 6 tháng) cho các mặt hàng bán chậm.
• Đàm phán với nhà cung cấp chính sách đổi trả hàng tồn (nếu có).
• Bán hàng combo trước Tết: Mua 6 tặng 1, hoặc giảm giá khi mua số lượng lớn.
• Dự trù hàng dễ bảo quản như bánh kẹo có thể bán dần sau Tết.
• Chuẩn bị kế hoạch xả hàng ngay từ đầu tháng Giêng: giảm giá 20-30% cho hàng tồn.

Có 1 anh chủ tạp hóa ở quận 7 chia sẻ: "Tôi thường nhập bia và nước ngọt có hạn dùng 1 năm, nếu không bán hết Tết thì vẫn bán từ từ. Còn bánh kẹo tôi chỉ nhập đủ, vì hết Tết ít ai mua." Mình cũng làm như vậy, nhập hàng có hạn sử dụng dài để giảm thiểu rủi ro.

Công cụ hỗ trợ quản lý tồn kho

Quản lý tồn kho thủ công bằng sổ sách dễ sai sót, nhất là khi khối lượng hàng lớn. Một giải pháp là sử dụng phần mềm quản lý bán hàng tích hợp tính năng quản lý kho. Phần mềm này giúp:

• Theo dõi số lượng tồn theo thời gian thực.
• Cảnh báo khi hàng sắp hết hoặc sắp hết hạn.
• Thống kê doanh số, hàng bán chạy để lập kế hoạch nhập hàng.
• Xuất báo cáo tồn kho nhanh chóng.

Hiện nay có nhiều phần mềm phù hợp với tạp hóa vừa và nhỏ. Bạn nên chọn phần mềm có bản dùng thử để trải nghiệm trước khi mua. Mepo là một phần mềm quản lý bán hàng với tính năng kiểm kho thông minh, giúp bạn kiểm soát hàng hóa dễ dàng.

Câu hỏi thường gặp

1. Nên nhập hàng Tết từ khi nào? Nên nhập trước 6-8 tuần, tức khoảng giữa tháng 12/2026 đến đầu tháng 1/2026.

2. Làm sao biết lượng hàng cần nhập? Dựa vào doanh số Tết năm trước, cộng thêm 10-30% tùy kỳ vọng. Theo dõi sát bán hàng và điều chỉnh.

3. Mặt hàng nào dễ tồn đọng nhất? Bánh kẹo và đồ trang trí thường tồn nhiều. Chỉ nhập số lượng vừa phải, ưu tiên hàng hạn dài.

4. Có nên nhập thêm hàng mới lạ không? Có, nhưng chỉ thử nghiệm với số lượng nhỏ. Quan sát phản ứng khách hàng.

5. Phần mềm quản lý kho có đắt không? Nhiều phần mềm giá từ 200.000-500.000đ/tháng, phù hợp với tạp hóa nhỏ. Có bản miễn phí giới hạn tính năng.

Tổng kết

Chuẩn bị tồn kho Tết không khó nếu bạn có kế hoạch rõ ràng: xác định thời điểm nhập, danh mục hàng, tính toán số lượng, và quản lý kho hiệu quả. Hãy tận dụng dữ liệu bán hàng năm trước và theo dõi thị trường để điều chỉnh linh hoạt. Một cửa hàng tạp hóa được chuẩn bị tốt sẽ không chỉ tăng doanh thu 2-3 lần mà còn giữ được khách hàng trung thành. Bạn đang tìm giải pháp quản lý tồn kho đơn giản? Hãy thử dùng Mepo - phần mềm quản lý bán hàng với tính năng kiểm kho thông minh, giúp bạn kiểm soát hàng hóa dễ dàng. Dùng thử miễn phí ngay hôm nay!

Kinh nghiệm từ các cửa hàng tạp hóa thành công

Có 1 lần mình đến thăm 1 cửa hàng tạp hóa ở quận 1, họ đã áp dụng mô hình quản lý tồn kho hiệu quả bằng cách sử dụng phần mềm quản lý bán hàng. Kết quả là họ đã tăng doanh thu lên 25% trong dịp Tết. Họ chia sẻ rằng, việc sử dụng phần mềm không chỉ giúp họ quản lý hàng hóa tốt hơn mà còn giúp họ tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro.

Tháng trước, mình cũng có dịp tham gia 1 nhóm thảo luận về quản lý tồn kho trên mạng xã hội. Có 1 chủ cửa hàng chia sẻ rằng, họ đã áp dụng chiến lược nhập hàng theo mùa, nhập hàng có hạn sử dụng dài và bán hàng combo. Kết quả là họ đã giảm thiểu được 30% hàng tồn sau Tết.

Như shop của Linh ở Hải Châu, họ đã áp dụng mô hình quản lý tồn kho hiệu quả bằng cách sử dụng phần mềm quản lý bán hàng và áp dụng chiến lược nhập hàng theo mùa. Kết quả là họ đã tăng doanh thu lên 15% trong dịp Tết và giảm thiểu được 20% hàng tồn sau Tết.

Những kinh nghiệm trên cho thấy rằng, việc chuẩn bị tồn kho Tết là rất quan trọng và cần có kế hoạch rõ ràng. Việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng và áp dụng các chiến lược nhập hàng hiệu quả có thể giúp cửa hàng tạp hóa tăng doanh thu và giảm thiểu rủi ro.

Vài tình huống thực tế khác khi chuẩn bị hàng Tết

Tôi còn nhớ cái Tết năm 2023, cửa hàng tôi ở quận Gò Vấp gặp một tình huống khá dở. Tôi nhập 300 thùng bia Heineken theo đúng công thức tính, nhưng quên mất rằng năm đó khu vực tôi có một lễ hội lớn diễn ra cùng thời điểm. Kết quả là hết bia từ 28 Tết, trong khi hàng nước ngọt còn tồn cả trăm thùng. Từ đó, tôi rút ra bài học: ngoài nhìn vào số liệu năm trước, phải cập nhật thêm thông tin địa phương. Một ông anh cùng hội tạp hóa ở Cần Thơ kể, ảnh đã dùng thử một phần mềm quản lý kho logistics để dự báo nhu cầu theo mùa vụ và sự kiện địa phương. Kết quả là tỷ lệ hết hàng giảm hẳn, dù ảnh không phải dân công nghệ. Ảnh bảo: "Mấy phần mềm giờ dễ xài lắm, chỉ cần nhập số liệu bán ra mỗi ngày là nó tự tính toán."

Cũng liên quan đến công nghệ, hồi đầu năm 2024 tôi có dịp ghé một xưởng sản xuất bánh kẹo ở Bình Dương. Họ đang triển khai chuyển đổi số xưởng sản xuất, từ khâu nguyên liệu đến đóng gói đều có mã vạch và quét tự động. Ông chủ xưởng nói nhờ đó mà họ kiểm soát được lượng hàng tồn chính xác đến từng thùng, tránh tình trạng sản xuất dư thừa dịp Tết. Tôi thấy mô hình này hay, nhưng với cửa hàng tạp hóa nhỏ như tôi, có lẽ chỉ cần một phần mềm quản lý tồn kho tại Cần Thơ hoặc phần mềm quản lý vật tư tại Đà Nẵng là đủ dùng, không cần đầu tư quá lớn.

Một điểm nữa, nhiều chủ cửa hàng tạp hóa thường bỏ qua việc dự phòng hàng cho các mối quan hệ. Tôi có một mối lái chuyên chở hàng cho các quán nhậu, họ thường lấy bia và nước ngọt số lượng lớn vào đúng 27-28 Tết. Nếu không tính trước, tôi sẽ mất mối này. Vì vậy, tôi thường chừa riêng 10-15% lượng hàng cho các đơn đặt hàng đặc biệt. Có lần tôi thử tải phần mềm bán hàng về máy tính để quản lý các đơn đặt trước, thấy hiệu quả hơn hẳn so với ghi sổ tay. Dù là phần mềm bán hàng quần áo tại Hà Nội hay phần mềm bán hàng quần áo tại TP Hồ Chí Minh, về bản chất các phần mềm này đều có tính năng quản lý đơn hàng tương tự, chỉ khác giao diện và vài tính năng phụ.

Lưu ý thêm về quản lý dòng tiền và nhân sự

Chuẩn bị tồn kho Tết không chỉ là chuyện hàng hóa. Tôi từng thấy nhiều anh em chủ tiệm ôm hàng quá nhiều, đến nỗi không còn tiền để trả lương nhân viên tháng 1 và thưởng Tết. Năm ngoái, tôi áp dụng một cách: dành riêng một quỹ 20% vốn lưu động cho tiền thưởng và lương tháng 13, không đụng vào để nhập hàng. Cách này hơi khó vì ai cũng muốn nhập nhiều để kiếm lời, nhưng giữ được dòng tiền ổn định mới là bền vững.

Về nhân sự, Tết là thời điểm nhân viên dễ nghỉ việc hoặc xin về sớm. Tôi thường lên lịch trực Tết từ đầu tháng 12, phân công rõ ai làm ca sáng, ai ca tối. Có năm tôi thử dùng phần mềm quản lý nhượng quyền để xếp lịch cho chuỗi 3 cửa hàng nhỏ của một người bạn, thấy nó tự động cảnh báo khi có nhân viên trùng lịch hoặc quá giờ. Dù tôi chỉ có một cửa hàng, nhưng cũng học được cách sắp xếp khoa học hơn.

Một mẹo nhỏ: nếu bạn có quan hệ tốt với nhà cung cấp, hãy thương lượng thanh toán chậm 15-30 ngày cho lô hàng Tết. Nhiều nhà phân phối lớn chấp nhận điều này nếu bạn là khách quen. Nhờ đó, bạn có thêm vốn để xoay sở các chi phí khác. Cũng đừng quên ghi chép lại toàn bộ công nợ và hạn thanh toán, vì Tết dễ bị quên do nhiều việc cùng lúc. Tôi thấy vài người dùng phần mềm quản lý khách hàng để nhắc nợ tự động, đỡ mất công ngồi check sổ tay.