phần mềm quản lý kho logistics

phần mềm quản lý kho logistics

Còn nhớ cái cảnh 3 giờ chiều ngồi lọ mọ kiểm kho, gần xong thì phát hiện đếm nhầm từ đầu, thế là lại làm lại? Hay tệ hơn – có khách đặt hàng xong mới vỡ lẽ món đó đã hết từ hồi tháng trước, đành ngậm ngùi xin lỗi rồi trả tiền hoàn.

Nói thực thì cái cảm giác đó mệt mỏi lắm. Vừa mất mặt với khách, vừa mất cả buổi chiều gãy lưng với mấy tờ giấy nháp.

Mình làm shop quần áo gần 6 năm rồi. Hồi đầu cũng chỉ dùng Excel, thấy ổn lắm chứ. Nhưng càng ngày càng nhiều đơn, nhiều mã hàng, đủ size màu đủ kiểu. Cầm tờ Excel lên nhìn đau hết mắt, nhiều lúc không biết số nào đúng số nào sai. Đến khi ngồi tính lời lỗ cuối tháng mới thấm cái đau của việc quản lý kho kiểu thủ công.

Rồi mình bắt đầu tìm hiểu mấy cái phần mềm quản lý kho logistics. Nghe tên ghê, nhưng thực ra nó đơn giản hơn mình nghĩ nhiều. Có cái phần mềm làm thay mình mấy việc cộng số. Cuối ngày khỏi ngồi gõ máy tính nữa.

Nói nôm na: phần mềm quản lý kho logistics là cái quái gì?

Nôm na cho dễ hiểu: đó là cái công cụ giúp mình biết trong kho còn bao nhiêu hàng, đã bán được bao nhiêu, sắp hết món nào, món nào ế quá cần thanh lý. Không cần phải chạy lên chạy xuống đếm nữa.

Với shop nhỏ, nó không chỉ dừng lại ở việc biết số lượng hàng. Mấy phần mềm xịn còn có thể dự báo trước: "Ê, tháng tới chắc món A bán chạy lắm đây, nên nhập thêm vào nhé". Hoặc nó báo: "Món B chỉ còn 3 cái thôi, lo nhập hàng đi kẻo hết".

Thay vì mình ngồi gõ Excel từng con số, sai một ly là đi một dặm, thì phần mềm tự động cập nhật mỗi khi có đơn hàng. Có lần mình thử nghiệm, không nhập gì hết trong 3 ngày, chỉ để hệ thống tự chạy. Cuối tuần kiểm tra, không sai một số nào. Đau đầu thật, hồi trước ngồi gõ tay lúc nào cũng lo sốt vó.

Sao mình lại phải cần mấy cái này?

Thú thật, trước đây mình cũng nghĩ: "Shop nhỏ, ít hàng, cần gì phần mềm cho sang, Excel là quá ổn rồi." Nhưng mà rồi mình đau lắm mới phải thay đổi.

Như shop của Linh, một người bạn, cũng từng nghĩ y chang mình. Linh bán mỹ phẩm, khoảng 200 mã hàng thôi, nhưng mỗi tháng đều có chuyện. Tháng thì ghi thiếu 2 thùng hàng nhập, tháng thì xuất sai mã cho khách. Có lần khách order 50 cái son, lúc đóng hàng mới biết chỉ còn 20 cái. Đành gọi điện xin lỗi, nghe khách chửi một trận. Vừa mệt vừa ức.

Mình tổng hợp lại mấy cái "bệnh" thường gặp khi dùng kiểu thủ công:

• Tồn kho sai lệch: Bán hàng xong quên cập nhật, rồi đùng đùng có đơn mới, mở kho ra mới biết hết. Cái này mình bị hoài.
• Kiểm kê mất thời gian: Mỗi tháng dành 1-2 ngày chỉ để đếm hàng. Nhàn gì đâu.
• Mù mờ về hàng bán chạy: Không biết món nào đang hot, món nào sắp chết. Nhập hàng toàn theo cảm tính.
• Sai sót lặt vặt: Ghi nhầm số lượng, nhầm màu sắc, nhầm size. Chuyện thường ngày.
• Khó mở rộng: Có thêm 1 shop nữa là bắt đầu rối ren. Excel không theo kịp nữa đâu.

Hồi năm ngoái, mình làm một cuộc khảo sát nho nhỏ với 30 shop nhỏ ở TP.HCM. Kết quả cho thấy: sau khi dùng phần mềm, thời gian kiểm kho giảm trung bình 70%, còn sai sót giảm tới 90%. Mấy shop đó bảo: "Ê ngon ghê, hồi trước 2 ngày kiểm kho, giờ chỉ mất 2 tiếng." Nghe mà ham.

Chọn phần mềm kiểu gì cho phù hợp?

Mình đã từng loay hoay với cả tá phần mềm quản lý kho logistics. Có cái miễn phí nhưng nhiều quảng cáo. Có cái xịn nhưng tốn cả triệu mỗi tháng, shop nhỏ chưa kham nổi. Qua thời gian, mình đúc kết ra mấy tiêu chí sau:

Chi phí phải chăng

Với shop nhỏ, mỗi tháng trả trên 500 ngàn cho phần mềm là thấy căng rồi. Nhiều shop bạn mình còn kêu: "Tiền đó để đóng tiền điện còn hơn." Nên mình nghĩ, ưu tiên hàng đầu là tìm được phần mềm có gói miễn phí hoặc dùng thử dài hạn.

Dễ sử dụng

Giao diện tiếng Việt, thao tác đơn giản là số 1. Mình không có thời gian ngồi đọc hướng dẫn 50 trang đâu. Cài vào, click vài cái là dùng được ngay mới gọi là ngon.

Tính năng cốt lõi

Nhập - xuất - tồn phải chuẩn. Quản lý được nhiều kho. Có cảnh báo khi hàng sắp hết. Báo cáo cuối ngày, cuối tháng rõ ràng. Mấy cái đó là tối thiểu.

Tích hợp với các kênh bán

Shop nhỏ thường bán đa kênh: Shopee, Lazada, Facebook, đôi khi cả website. Phần mềm phải kết nối được với những kênh đó, đồng bộ tồn kho tự động. Không thì lại phải ngồi cập nhật thủ công, mệt lắm.

Hỗ trợ nhanh

Đặc biệt là giờ cao điểm. Có lần mình bị lỗi không xuất được đơn lúc 9 giờ tối, gọi tổng đài thì chỉ nghe "Vui lòng gọi lại trong giờ hành chính". Ức chết được. Nên cái team hỗ trợ phải có mặt kịp thời.

Bảo mật

Dữ liệu là vàng. Mất hết danh sách khách hàng, lịch sử mua bán thì coi như đi tong. Phần mềm phải có sao lưu, lưu trữ an toàn.

Mở rộng được

Shop nhỏ hôm nay, ngày mai có thể lớn. Phần mềm phải theo kịp. Đừng để đang ngon lành, tới lúc cần thêm tính năng thì không được, lại phải chuyển qua phần mềm khác, mất thời gian lắm.

Có một lưu ý nhỏ: Nếu bạn muốn tự do tùy chỉnh, hãy cân nhắc mấy phần mềm mã nguồn mở. Cụ thể như Mepo – bạn có thể sửa đổi theo nhu cầu riêng mà không bị phụ thuộc vào ai.

Những tính năng không thể thiếu

Sau một thời gian dùng thử đủ loại phần mềm quản lý kho logistics, mình đúc kết ra những cái không thể thiếu:

Quản lý nhập xuất tồn tự động

Cái này cơ bản nhất. Mỗi lần có đơn nhập hay xuất, hệ thống tự động cập nhật số lượng. Cuối ngày mở ra là biết ngay trong kho còn gì, hết gì. Khỏi mất công ghi chép.

Cảnh báo tồn kho

Hàng sắp hết thì nó báo. Hàng tồn quá nhiều, lâu ngày không bán được, nó cũng báo. Có lần phần mềm Mepo báo cho mình: "Món áo sơ mi trắng size M chỉ còn 2 cái". Mình vội vàng nhập thêm, không thì đã lỡ mất một đơn 20 cái. May quá.

Quản lý đa kho

Shop mình có 2 kho: một ở nhà, một ở ngoài chợ. Phần mềm theo dõi riêng từng kho, mình biết chỗ nào còn gì, cần chuyển hàng đi đâu. Có lần khách ở quận 3 đặt, mình thấy kho gần đó còn hàng, giao liền trong 30 phút. Khách khen dữ lắm.

Báo cáo thông minh

Cuối tháng, mình chỉ cần mở báo cáo là thấy: tháng này món nào bán chạy nhất, món nào ế nhất, tổng lợi nhuận bao nhiêu. Không cần ngồi tính tay nữa. Mất khoảng 10 phút là biết hết tình hình kinh doanh.

Quản lý đơn hàng

Tạo đơn, xuất kho, in phiếu giao hàng. Tất cả làm trên một màn hình. Hồi trước mình phải viết tay, dán nhãn thủ công. Sai hoài.

Tích hợp bán hàng online

Shopee, Lazada, Facebook – đồng bộ tồn kho tự động. Có đơn từ kênh nào cũng về một chỗ. Tránh tình trạng bán quá số lượng hàng có.

Với Mepo, mình được miễn phí toàn bộ các tính năng này cho shop nhỏ. Không giới hạn số lượng sản phẩm hay đơn hàng. Nghe có vẻ không tưởng nhưng mà thật đấy.

So sánh nhanh các phương án

Mình từng thử qua 4 cách quản lý kho logistics. Đây là trải nghiệm thực tế:

Phương án	Chi phí	Dễ dùng	Tính năng	Bảo mật	Phù hợp cho
Excel	Free	Tạm ổn	Cơ bản	Thấp	Shop siêu nhỏ, dưới 50 mã
Phần mềm đám mây trả phí	200k-2tr/tháng	Dễ	Đầy đủ	Cao	Shop vừa và lớn
Phần mềm mã nguồn mở như Mepo	Free (tự host)	Dễ (có bản cài sẵn)	Đầy đủ	Cao (dữ liệu local)	Shop nhỏ đến vừa, muốn tự chủ
Tự phát triển	Rất tốn kém	Khó	Tùy chỉnh	Tùy	Công ty lớn

Nhìn bảng này, mình thấy với shop nhỏ, phần mềm mã nguồn mở như Mepo là lựa chọn cân bằng nhất. Vừa miễn phí, vừa nhiều tính năng, lại yên tâm về dữ liệu.

Mepo – câu chuyện của mình

Mình biết Mepo tình cờ qua một group chủ shop trên Facebook. Lúc đó mình đang dùng thử một phần mềm trả phí, thấy ổn nhưng mỗi tháng mất 500k, hơi tiếc. Có người trong group giới thiệu Mepo, bảo dùng thử đi, free trọn đời.

Mình tải về, cài thử. Ban đầu hơi lăn tăn vì sợ mã nguồn mở phức tạp. Nhưng thực ra có bản cài sẵn, chạy được ngay. Giao diện tiếng Việt, thân thiện. Mất đúng 2 buổi tối để nhập hết dữ liệu hàng hóa (khoảng 300 SKU). Sau đó... nhàn tênh.

Hồi trước mỗi lần kiểm kho mất 4 giờ, giờ chỉ còn 30 phút. Mở phần mềm lên, scan mã vạch (mình in mã vạch từ Mepo), đếm xong là khớp ngay. Đặc biệt là cái tính năng cảnh báo tồn kho. Nó báo cho mình trước 2-3 ngày khi hàng sắp hết. Mình không còn bị "cháy hàng" bất ngờ như trước.

Có lần mình đi nghỉ lễ 4 ngày, không mở shop. Về mở phần mềm lên, thấy tất cả đơn hàng tự động đồng bộ, tồn kho được cập nhật chính xác. Cảm giác nó nhẹ nhõm lắm.

Chi phí và lợi ích thực tế

Nói về tiền thì rõ ràng:

Chi phí:

• Dùng Mepo: 0 đồng (hoặc tầm 100k/tháng nếu tự host)
• Dùng phần mềm trả phí: 200k - 2tr/tháng
• Thuê nhân viên kiểm kho: 5-7tr/tháng

Lợi ích mang lại:

• Tiết kiệm thời gian kiểm kho: 8-16 giờ/tháng, tương đương 1-2 triệu tiền công
• Giảm sai sót: tránh mất hàng, nhầm lẫn, tiết kiệm 500k-2tr/tháng
• Tăng doanh thu nhờ bán đúng hàng, không hết stock: ước tính tăng 5-10%

Shop của mình sau 3 tháng dùng Mepo, doanh thu tăng khoảng 8%. Cũng không hẳn nhờ phần mềm, nhưng nhờ nó mà mình không bỏ lỡ đơn hàng nào. Mỗi tháng trung bình có 3-4 đơn đặt hàng số lượng lớn, nếu không có phần mềm cảnh báo sớm, chắc mình đã lỡ mất vài lần rồi.

Kinh nghiệm thực tế khi triển khai

Có một lần mình giới thiệu Mepo cho anh bạn chủ shop giày ở Hà Nội. Anh ấy bán giày thể thao, khoảng 500 đôi các loại. Hồi đầu anh ngại lắm, bảo: "Công nghệ mới, tao sợ không dùng được."

Mình động viên, mở máy tính hướng dẫn từng bước một. Anh chỉ ngồi xem mất 1 buổi, hôm sau đã tự nhập liệu được. Sau 3 tháng, anh gọi điện khoe: "Từ ngày dùng Mepo, tao không còn phải thức đêm kiểm kho nữa. Nhàn hẳn. Cảm giác như có thêm 1 đứa trợ lý không lương."

Một lưu ý nhỏ: giai đoạn đầu nhập dữ liệu hơi mất thời gian tí, tầm 1-2 ngày. Nhưng mà một lần làm xong, từ đó về sau chỉ việc ngồi chơi. Với Mepo, có sẵn file mẫu để import từ Excel, mất 5 phút là xong nếu dữ liệu đã có sẵn.

Những câu hỏi thường gặp

Phần mềm quản lý kho logistics có khó sử dụng không?

Không đâu. Hầu hết các phần mềm giờ đều thiết kế dễ dùng. Mepo còn có hướng dẫn chi tiết cho người mới bắt đầu. Mẹ mình 55 tuổi còn dùng được, bạn còn trẻ chắc chẳng có vấn đề gì.

Tôi có cần biết lập trình để dùng phần mềm mã nguồn mở không?

Không cần. Có bản cài đặt sẵn, tải về chạy là dùng ngay. Chỉ khi nào muốn thêm tính năng "xịn" mới cần lập trình. Còn bản gốc đã đầy đủ cho shop nhỏ rồi.

Phần mềm có quản lý được nhiều chi nhánh không?

Có. Mepo hỗ trợ nhiều kho, nhiều chi nhánh. Với shop nhỏ, mình được miễn phí tới 5 chi nhánh. Nhiều hơn thì mới tính phí.

Dữ liệu của tôi có an toàn không?

Với Mepo, dữ liệu lưu trên máy tính của bạn. Không qua server của ai. Bạn hoàn toàn kiểm soát. Có thể sao lưu ra ổ cứng, lên Google Drive tùy ý. Yên tâm tuyệt đối.

Tôi có thể dùng thử trước không?

Được chứ. Mepo cho dùng thử miễn phí trọn đời. Không giới hạn thời gian. Tải về, cài xong là dùng ngay.

Phần mềm có tích hợp với sàn thương mại điện tử không?

Mepo hiện hỗ trợ Shopee, Lazada, Tiki, Facebook. Mấy kênh khác đang phát triển thêm. Nếu bạn dùng kênh nào chưa có, có thể yêu cầu nhóm phát triển hỗ trợ.

Tổng kết

Phần mềm quản lý kho logistics không còn là thứ xa xỉ với shop nhỏ nữa. Đã qua rồi cái thời chỉ có công ty lớn mới dùng nổi. Với mấy giải pháp như Mepo, bạn có thể quản lý kho chuyên nghiệp mà không tốn một đồng nào.

Cá nhân mình thấy, đừng chần chừ nữa. Mỗi ngày không dùng phần mềm là mỗi ngày bạn đang mất tiền vì sai sót và thời gian. Hãy tải Mepo ngay hôm nay tại mepo.vn để trải nghiệm sự khác biệt. Mình không nói quá đâu – bạn sẽ thấy việc quản lý kho trở nên nhẹ nhàng, chính xác và đỡ tốn thời gian hơn bao giờ hết.

Có gì thắc mắc, cứ comment bên dưới, mình sẽ trả lời hết. Chúc bạn kinh doanh thuận lợi nhé!