phần mềm quản lý tồn kho

phần mềm quản lý tồn kho

Có bao giờ 2h sáng bạn giật mình tỉnh giấc, mồ hôi lạnh chảy dọc sống lưng vì tự nhiên nghĩ "không biết còn cái áo size M đó không nhỉ?" rồi phải bò dậy lục tung đống sổ sách? Mình nhớ hồi mới khởi nghiệp với cái shop thời trang nhỏ xíu ở Hà Nội, cứ đến cuối tháng là đầu óc quay như chong chóng. Hàng tồn chồng chất không biết đường nào mà lần, cái món đang hot thì lại hết veo, trong khi cả tá sản phẩm khác nằm ứ đọng trong kho. Cảm giác đau lắm – tiền bỏ ra mua hàng rồi đóng băng, không quay vòng được. Đến nước đó mình mới ngộ ra: không thể sống mãi kiểu này được. Cần một cái gì đó thực tế, gọi là phần mềm quản lý tồn kho. Không phải mấy thứ viễn vông đâu. Chỉ là để mình biết trong tay có gì, bán chạy cái gì, và sắp tới phải nhập gì về mà thôi.

Hiểu đơn giản về quản lý tồn kho

Nói thực thì, nghe cái tên "phần mềm quản lý tồn kho" nó có vẻ kêu, có vẻ phức tạp lắm. Nhưng thực ra nó chỉ là một công cụ giúp mình biết được trong kho đang có bao nhiêu hàng, một cách chính xác và nhanh chóng. Thay vì tối nào cũng ngồi ghi chép vào sổ tay hay tập tành với mấy cái Excel lằng nhằng, mình nhập dữ liệu một lần. Xong rồi, mỗi khi có ai mua hàng, nhập thêm hàng về, hay có đơn trả lại, phần mềm tự động cập nhật. Hết.

Có loại còn xịn hơn: cho phép mình biết món hàng đó đang nằm ở đâu, trong kho chính, ở quầy trưng bày, hay ở chi nhánh nào. Mấy thứ đó nghe cao cấp quá, nhưng với một shop nhỏ như mình ngày trước, mình chỉ cần đơn giản, dễ xài, và quan trọng nhất là không tốn tiền.

Có thực sự cần thiết hay chỉ là lãng phí?

Hồi sơ khai, mình từng nghĩ "shop mình có vài chục sản phẩm, bán lèo tèo, cần gì đến phần mềm cho nó cao sang". Sai lầm chết người đấy các bạn ạ.

Chuyện kể rằng, shop mình ngày đó chỉ loanh quanh 200 sản phẩm các loại. Ngày bán tầm 30-40 đơn. Tưởng nhỏ chứ? Nhưng việc kiểm tra tồn kho thủ công mỗi ngày mất ít nhất 1 tiếng đồng hồ. Lại còn sai tùm lum: hôm nay nhập lộn số, mai quên ghi sổ, tháng sau kiểm kê thì lệch nhau không biết bao nhiêu.

Mình có một người bạn, chị Linh, chạy shop mỹ phẩm ở quận 1. Một lần ngồi cà phê tâm sự, chị ấy kể mỗi tháng thất thoát vì không kiểm soát được tồn kho mất 3-5% doanh thu. Nghe mà giật mình. Với shop doanh thu 50 triệu một tháng, thất thoát 1.5 – 2.5 triệu. Số tiền ấy trả lương cho 1 nhân viên part-time còn dư.

Từ đó mình mới thấm. Có phần mềm nó giúp mình:

• Nhìn vào là biết ngay món nào đang chạy tốt, món nào nằm ỉm trong kho lâu ngày sắp lỗi mốt.
• Nó kêu bíp bíp báo động khi hàng sắp hết, khỏi lo mất đơn ức chế.
• Cuối tháng kiểm kê rút từ mấy ngày xuống còn vài giờ ngồi nhấp chuột.
• Có số liệu rõ ràng, phát hiện được thất thoát, quy trách nhiệm dễ dàng.

Theo mình, nếu bạn còn đang phân vân thì hãy thử một lần. Bạn sẽ tự hỏi: "Sao mình không làm từ sớm nhỉ?"

Bảy tiêu chí để không mua nhầm

Mò mẫm dùng thử 5-6 cái phần mềm rồi, mình đúc kết được 7 tiêu chí. Các bạn mới chơi nhớ mà cân nhắc kỹ:

1. Tiền bạc phải phù hợp: Shop nhỏ lời lãi vất vả lắm mới có đồng ra đồng vào. Đừng dại mà ký mấy gói 500k – 1 triệu/tháng. Hãy kiếm giải pháp miễn phí hoặc trả phí một lần là xong.

2. Phải dễ xài như ăn cơm: Giao diện tiếng Việt, thao tác vài bước là hiểu, không phải đi học lớp đào tạo mất thời gian.

3. Có quản lý được nhiều nơi không: Hàng ở shop A rồi shop B, quầy C, quầy D. Nếu có mở thêm thì đỡ phải đau đầu.

4. Nó có chơi được với Facebook, Shopee không: Bán online mà không đồng bộ thì khổ lắm, nhập đi nhập lại hai ba lần.

5. Nhập xuất kho linh hoạt: Nhập hàng theo lô, xuất bán, xuất hủy, kiểm kê định kỳ. Đừng để cứng nhắc quá.

6. Có báo cáo chi tiết, đầy đủ: Báo cáo tồn kho, báo cáo nhập xuất, cảnh báo hàng gần hết. Càng chi tiết càng tốt.

7. Hỗ trợ kỹ thuật tốt: Gặp vấn đề hỏng hóc, nhất là giờ cao điểm khách đông, phải có người giúp nhanh, đừng để mất đơn.

Cốt lõi vẫn là mấy thứ này

Phần mềm nào rồi cũng phải có những thứ căn bản sau. Nếu thiếu thì bỏ qua không tiếc:

• Quản lý danh mục: Thêm sản phẩm, xóa bỏ, sửa đổi. Phân loại theo nhóm, thương hiệu, kích cỡ màu sắc. Mình thấy cái này là nền tảng, thiếu là hỏng hết.

• Nhập kho: Tạo phiếu nhập, ghi nhận số lượng, giá vốn, biết hàng từ nhà cung cấp nào.

• Xuất kho: Tạo phiếu xuất bán, xuất chuyển kho qua chi nhánh khác, xuất hủy hàng hư.

• Kiểm kê: Có chức năng đối chiếu giữa số trong máy và số thực tế, điều chỉnh chênh lệch. Đây là thứ giúp bạn biết mình có bị mất hàng hay không.

• Báo cáo: Báo cáo tồn kho hiện tại, nhập xuất tồn, cảnh báo món nào ế quá.

• Cảnh báo tồn tối thiểu: Đặt ngưỡng, khi sắp hết phần mềm tự động kêu lên. Tuyệt chiêu để không mất đơn.

• Quản lý nhiều kho: Nếu bạn có từ 2 địa điểm trở lên.

Bảng so sánh để dễ hình dung

Phương án	Chi phí	Chuẩn xác	Dễ xài	An toàn dữ liệu	Hợp với shop nhỏ?
Ghi chép tay	0 đồng	Dễ sai, mệt	Dễ	Mất sổ là mất hết	Tạm được, nhưng đau đầu
Excel	0 đồng	Tàm tạm	Tạm	Cũng tạm, dễ lỗi công thức	Được, nhưng không lâu bền
Phần mềm đám mây có phí	200k – 1tr/tháng	Cao	Cao	Cao	Có, nhưng tốn kém
Phần mềm nguồn mở (Mepo)	Miễn phí (tự host) hoặc cloud rẻ	Cao	Cao	Cao (tự quản)	Rất hợp

Mình thấy bảng này nói lên tất cả. Bạn chọn kiểu nào? Theo mình, miễn phí mà chất lượng như Mepo là không thể bỏ qua.

Mepo – lựa chọn của mình

Sau bao lần trải nghiệm, cuối cùng mình dừng chân ở Mepo. Đây là phần mềm quản lý cửa hàng mã nguồn mở, do người Việt mình viết nên, miễn phí cho shop nhỏ. Cụ thể là dưới 500 sản phẩm và 1-2 chi nhánh. Nghe có vẻ quá tốt phải không? Nó thực sự vậy.

Điểm nổi bật:

• Local-first: Dữ liệu lưu ngay trong máy tính của mình, an tâm tuyệt đối. Không lo mất internet, không sợ bên ngoài đọc trộm. Có thể đồng bộ lên cloud nếu muốn.
• Mã nguồn mở: Có thể mò vào sửa theo ý mình, hoặc nhờ cộng đồng xung quanh phát triển thêm.
• Giao diện tiếng Việt, cực dễ: Mất 15 phút là mình thuần thục.
• Tính năng không thiếu gì: Quản lý tồn kho, bán hàng, nhập xuất, báo cáo, cảnh báo tồn tối thiểu.
• Quản lý nhiều kho: Hàng mình để ở đâu cũng biết.
• Miễn phí trọn đời: Không lo hết hạn dùng thử, không mất phí phát sinh.

Mình đã xài Mepo được 6 tháng nay. Cuối tháng kiểm kê chỉ mất 30 phút. Ngày xưa mình ngồi 3-4 tiếng, mỏi mắt cộng sổ. Còn sai sót thì gần như bằng 0.

Chi phí và ROI

Với Mepo, chi phí ban đầu là 0 đồng. Bạn chỉ cần 1 cái máy tính (có thể là máy cũ mua rẻ) để cài đặt. Nếu muốn xài bản cloud cho tiện, Mepo có gói từ 99k/tháng – rẻ hơn mấy phần mềm khác nhiều lắm.

ROI thì rõ ràng:

• Cắt giảm thất thoát hàng hóa 3-5% doanh thu mỗi tháng.
• Tiết kiệm thời gian kiểm kê: 20-30 giờ/tháng, tính ra 2-3 triệu tiền công nhân viên.
• Không bị mất đơn hàng vì hết hàng bất ngờ – ước tính tăng doanh thu 5-10%.
• Giảm chi phí lưu kho cho mấy món tồn lâu: thay vì phải giảm giá sâu để giải phóng hàng.

Vị chi một shop nhỏ có thể tiết kiệm 5-15 triệu mỗi tháng. Con số đó đủ để chủ shop đi ăn uống vui vẻ cuối tuần rồi.

Kinh nghiệm xương máu khi triển khai

Thú thật là thời gian đầu cũng hơi cực. Mình bắt đầu bằng việc ngồi nhập toàn bộ danh sách sản phẩm vào Mepo. Cả cây nhà lá vườn, 400 sản phẩm, mất 2 ngày trời. Sau đó, mình kiểm kê thực tế toàn bộ kho để nhập số liệu cho đúng.

Tuần đầu tiên, mấy đứa nhân viên ngơ ngác vì phải làm trên máy tính thay vì ghi vào sổ tay như thói quen. Lúng túng, sai vài chỗ, mình phải kèm cặp. Nhưng sau 1 tuần, tự nhiên êm ru. Các bạn thấy cái lợi nên thích liền.

Mấy lời khuyên dành cho bạn:

• Chuẩn bị dữ liệu sạch sẽ: Trước khi nhập vào, hãy phân loại sản phẩm cho gọn, tên gọi thống nhất, đơn vị tính rõ ràng. Lộn xộn thì vào phần mềm cũng loạn.

• Kiểm kê lần đầu cho chắc: Dành ra 1 ngày để kiểm kê thực tế, nhập chính xác số lượng. Đừng đoán mò.

• Đào tạo nhân viên bài bản: Dành 1 buổi hướng dẫn những cái cơ bản: tạo đơn bán, xem tồn kho. Đơn giản thôi, đừng làm quá phức tạp.

• Theo dõi báo cáo đều đặn: Mỗi tuần ngồi xem báo cáo tồn kho một lần. Có bất thường là phát hiện ngay.

Thực tế, sau 3 tháng dùng Mepo, mình phát hiện ra một nhân viên cũ đã lén lút lấy hàng mà không ghi sổ. Nhờ phần mềm, mình thấy sản phẩm cứ mỗi tuần lại lệch mất 5 cái. Nếu xưa kia ghi tay, mình không bao giờ biết đến chuyện này.

Mấy câu hỏi thường gặp

1. Học xài phần mềm quản lý tồn kho có khó không? Không đâu, giờ giao diện dễ hơn xưa nhiều. Với Mepo, chỉ cần biết thao tác cơ bản trên máy tính là được.

2. Có cần internet để xài không? Bản local cài trên máy tính thì không cần. Bản cloud thì cần internet để đồng bộ. Thường thường xài local cho an tâm hơn.

3. Phần mềm miễn phí có thiếu thốn gì không? Không thiếu. Mepo miễn phí có đầy đủ tính năng quản lý tồn kho cho shop nhỏ. Bạn không phải bỏ ra thêm đồng nào.

4. Muốn chuyển dữ liệu từ Excel qua Mepo có được không? Được chứ. Mepo hỗ trợ import file Excel. Chuẩn bị file đúng mẫu là upload lên một phát.

5. Quản lý được nhiều chi nhánh không? Có. Mepo cho phép quản lý nhiều kho, nhiều cửa hàng. Chi nhánh nào có tồn kho riêng, sổ sách riêng rõ ràng.

6. Có dùng thử trước khi quyết định chính thức không? Mepo hoàn toàn miễn phí, dùng thử không giới hạn thời gian. Cứ tải về xài thoải mái.

Tổng kết

Phần mềm quản lý tồn kho không còn là thứ gì đó xa xỉ, chỉ dành cho đại gia. Với Mepo, bạn có công cụ mạnh mẽ, miễn phí, dễ xài, giúp kiểm soát hàng hóa, giảm thất thoát, tăng lợi nhuận. Đừng để tiền cứ nằm chết trong kho. Hãy dùng thử Mepo ngay hôm nay tại mepo.vn – hoàn toàn miễn phí, không cần thẻ tín dụng.