Không phân biệt được lãi gộp và lãi ròng? Định nghĩa rõ ràng

Giới thiệu: Tại sao chủ shop hay nhầm lẫn?

Mình biết nhiều chủ cửa hàng ở Việt Nam, từ quán cà phê nhỏ ở Hải Châu đến shop quần áo trên phố đi bộ Nguyễn Huệ, thường nhầm lẫn giữa lãi gộp và lãi ròng. Có anh chủ tiệm tạp hóa kể: "Mỗi tháng thấy doanh thu cao, trừ tiền hàng còn dư, tưởng lãi nhiều, cuối năm tính ra lại lỗ". Sai lầm này xuất phát từ việc không phân biệt được chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp. Nói thực thì, việc hiểu rõ hai khái niệm này là rất quan trọng để quản lý tài chính cửa hàng hiệu quả hơn.

Lãi gộp là gì? Công thức và ví dụ

Lãi gộp, hay Gross Profit, là phần chênh lệch giữa doanh thu bán hàng và giá vốn hàng bán. Nó phản ánh hiệu quả của việc mua hàng và định giá sản phẩm. Công thức tính lãi gộp như sau: Lãi gộp = Doanh thu – Giá vốn hàng bán. Trong đó, giá vốn hàng bán bao gồm chi phí mua hàng, vận chuyển, thu mua, đóng gói (nếu có). Không bao gồm chi phí thuê mặt bằng, lương nhân viên, điện nước, marketing.

Lấy trường hợp shop quần áo của Linh ở Sơn Trà: Tháng này shop bán được 50 triệu. Cô nhập hàng hết 30 triệu, tiền ship 2 triệu. Vậy giá vốn hàng bán = 32 triệu. Lãi gộp = 50 – 32 = 18 triệu. Tỷ lệ lãi gộp = 18/50 = 36%. Nếu tỷ lệ này thấp hơn đối thủ, có thể bạn đang nhập giá cao hoặc bán quá rẻ. Cần xem xét lại nhà cung cấp hoặc tăng giá bán hợp lý.

Như shop của Linh, nếu tỷ lệ lãi gộp thấp, có thể là do giá nhập hàng cao hoặc giá bán thấp. Để cải thiện, cần tìm cách giảm giá nhập hoặc tăng giá bán. Mình từng biết một shop thời trang, họ tăng giá bán lên 10% và giảm giá nhập xuống 5%, nhờ đó tỷ lệ lãi gộp tăng lên 42%.

Lãi ròng là gì? Công thức và ví dụ

Lãi ròng, hay Net Profit, là số tiền còn lại sau khi trừ tất cả chi phí, bao gồm cả giá vốn hàng bán và chi phí hoạt động. Đây là lợi nhuận thực sự bạn bỏ túi. Công thức tính lãi ròng như sau: Lãi ròng = Doanh thu – Tổng chi phí. Tổng chi phí bao gồm giá vốn hàng bán và chi phí hoạt động như thuê mặt bằng, lương nhân viên, điện nước, marketing, khấu hao, thuế...

Ví dụ với shop của Linh: Doanh thu 50 triệu, giá vốn hàng bán 32 triệu, chi phí mặt bằng 5 triệu, lương nhân viên 8 triệu, điện nước 1 triệu, marketing 2 triệu, các chi phí khác 1 triệu. Tổng chi phí = 32 + 17 = 49 triệu. Lãi ròng = 50 – 49 = 1 triệu. Tỷ lệ lãi ròng = 1/50 = 2%. Nhiều chủ shop chỉ nhìn vào lãi gộp 36% mà tưởng lãi cao, nhưng thực tế lãi ròng chỉ 2%. Nếu không phân biệt, dễ dẫn đến quyết định sai như mở rộng mặt bằng hay tăng nhân sự khi chưa đủ lời.

Sự khác biệt chính giữa lãi gộp và lãi ròng

Tiêu chí	Lãi gộp	Lãi ròng
Định nghĩa	Chênh lệch doanh thu và giá vốn	Chênh lệch doanh thu và tổng chi phí
Chi phí bao gồm	Chỉ giá vốn hàng bán	Giá vốn + chi phí hoạt động
Mục đích	Đánh giá hiệu quả bán hàng, định giá	Đánh giá lợi nhuận tổng thể
Tỷ lệ thường cao hơn	Có	Không
Ảnh hưởng bởi chi phí cố định	Không	Có

Cụ thể, lãi gộp giúp bạn biết mỗi sản phẩm mang lại bao nhiêu tiền sau khi trừ giá nhập. Lãi ròng cho biết sau một tháng kinh doanh, bạn lời hay lỗ thực sự. Nói thực thì, việc hiểu rõ hai khái niệm này là rất quan trọng để quản lý tài chính cửa hàng hiệu quả hơn.

Tác động của việc nhầm lẫn đến kinh doanh

Hồi năm ngoái, shop mình có người quen mở quán trà sữa ở Đà Nẵng. Anh tính lãi gộp mỗi ly 60%, thấy cao quá nên thuê thêm nhân viên, tăng khai trương giảm giá. Cuối tháng, doanh thu 100 triệu, lãi gộp 60 triệu, nhưng trừ mặt bằng 20 triệu, lương 30 triệu, điện nước 5 triệu, nguyên liệu phụ 5 triệu, marketing 10 triệu, lãi ròng âm 10 triệu. Anh phải đóng cửa sau 3 tháng.

Nhầm lẫn này dẫn đến nhiều vấn đề như định giá sản phẩm sai, quyết định đầu tư sai, không kiểm soát được chi phí, khó khăn khi vay vốn. Mình biết một shop thời trang, họ định giá sản phẩm quá thấp vì nghĩ lãi gộp đủ bù chi phí, nhưng cuối cùng lại lỗ vì chi phí hoạt động quá cao.

Cách theo dõi và cải thiện lợi nhuận

Để quản lý tốt, bạn cần theo dõi cả lãi gộp và lãi ròng hàng tháng. Dưới đây là các bước cụ thể:

• Tính lãi gộp từng sản phẩm/nhóm hàng
• Liệt kê tất cả chi phí hoạt động
• Tính lãi ròng hàng tháng
• Phân tích tỷ lệ
• Cải thiện lãi gộp
• Cải thiện lãi ròng

Ví dụ, shop của Linh có thể lập bảng theo dõi giá nhập, giá bán, số lượng bán. Nếu thấy nhóm nào lãi gộp thấp, xem xét tăng giá hoặc tìm nguồn nhập rẻ hơn. Ngoài ra, shop cũng cần liệt kê tất cả chi phí hoạt động như thuê mặt bằng, lương, điện, nước, internet, marketing, bảo trì, thuế, phí ngân hàng... Nhiều shop nhỏ bỏ qua chi phí nhỏ như túi nilon, ống hút, dẫn đến thiếu chính xác.

Câu hỏi thường gặp

1. Lãi gộp và lãi ròng khác nhau thế nào? Lãi gộp chỉ trừ giá vốn hàng bán, lãi ròng trừ tất cả chi phí. Lãi gộp cao chưa chắc lãi ròng cao.

2. Tại sao lãi gộp dương mà lãi ròng âm? Vì chi phí hoạt động quá lớn so với lãi gộp. Cần giảm chi phí hoặc tăng doanh thu.

3. Làm sao để tính lãi gộp chính xác? Ghi nhận đầy đủ giá vốn: giá mua, phí vận chuyển, hao hụt. Không bỏ sót.

4. Tỷ lệ lãi gộp bao nhiêu là tốt? Tùy ngành. Thường F&B 60-70%, thời trang 50-60%, tạp hóa 20-30%. So sánh với đối thủ cùng ngành.

5. Có nên dùng phần mềm để quản lý? Có, giúp tự động tính toán, tránh sai sót. Mepo là một lựa chọn phổ biến cho shop nhỏ.

Tổng kết

Phân biệt lãi gộp và lãi ròng là kỹ năng cơ bản nhưng quan trọng với chủ shop. Lãi gộp cho biết hiệu quả bán hàng, lãi ròng cho biết lợi nhuận thực. Đừng chỉ nhìn vào lãi gộp mà quên chi phí hoạt động. Hãy theo dõi cả hai hàng tháng, điều chỉnh kịp thời. Nếu bạn muốn đơn giản hóa việc quản lý tài chính, hãy thử dùng Mepo – giải pháp quản lý bán hàng thông minh dành cho chủ shop Việt.

Khi quản lý tài chính, cần nhớ rằng không có giải pháp nào là hoàn hảo. Tuy nhiên, với việc hiểu rõ về lãi gộp và lãi ròng, bạn có thể đưa ra quyết định thông minh hơn để phát triển kinh doanh của mình. Đừng ngần ngại liên hệ với mình nếu bạn cần thêm thông tin hoặc tư vấn về quản lý tài chính cho cửa hàng của bạn.

Câu hỏi mở rộng: Làm sao để theo dõi hai chỉ số này hàng ngày?

Nhiều bạn đọc xong phần trên rồi hỏi mình: "Biết rồi, nhưng làm sao để theo dõi lãi gộp và lãi ròng mỗi ngày mà không cần cuối tháng mới biết?" Câu hỏi hay. Mình từng mắc y chang. Có tháng tưởng lời 20 triệu, hóa ra lỗ vì quên tính tiền hỏng hàng và chi phí phát sinh.

Cách đơn giản nhất là ghi chép ngay sau mỗi giao dịch. Mình dùng một cuốn sổ nhỏ để ghi doanh thu từng ngày, giá vốn từng món hàng. Nhưng làm tay dễ sai. Sau đó mình chuyển sang dùng thử một vài công cụ hỗ trợ. Thú thật, mình thấy phần mềm quản lý hàng hóa tại Cần Thơ có bản dùng thử miễn phí, khá ổn để theo dõi giá vốn. Nhưng vì shop mình ở Đà Nẵng, nên mình tìm hiểu thêm bảng giá phần mềm quản lý kho tại Đà Nẵng để so sánh trước khi quyết định.

Một điểm quan trọng: đừng chỉ nhìn lãi gộp mà quên cập nhật chi phí vận hành hàng ngày. Có hôm mình thấy doanh thu cao, lãi gộp đẹp, nhưng hóa ra hôm đó tốn 2 triệu tiền sửa máy lạnh. Nếu không ghi ngay, cuối tháng tính lãi ròng sẽ sai.

Kinh nghiệm bonus: Khi nào cần dùng công cụ chuyên biệt?

Mình từng chật vật với việc tính lãi ròng cho shop quần áo online. Có tháng bán 80 triệu, lãi gộp 40%, tưởng lời 32 triệu. Nhưng sau khi trừ chi phí quảng cáo Facebook, phí ship, hoàn hàng, lương nhân viên part-time... chỉ còn 5 triệu. Lúc đó mình mới thấy cần một công cụ chuyên sâu hơn.

Tôi biết có bạn mở xưởng may ở quận 12, TP Hồ Chí Minh. Họ dùng phần mềm quản lý xưởng sản xuất tại TP Hồ Chí Minh để theo dõi chi phí nguyên vật liệu và nhân công trực tiếp. Nhờ đó, họ tính lãi gộp chính xác đến từng đơn hàng. Còn với shop quần áo như mình, mình tìm hiểu phần mềm bán hàng quần áo tại TP Hồ Chí Minh, thấy có tính năng tự động tính giá vốn bình quân, khá tiện.

Với những bạn có nhiều chi nhánh, việc quản lý càng phức tạp. Có anh bạn mình mở 3 cửa hàng ở Hà Nội. Anh ấy dùng phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng tại Hà Nội để xem lãi gộp từng shop, rồi cộng dồn chi phí quản lý chung để ra lãi ròng. Nhờ vậy, anh biết shop nào đang lỗ dù lãi gộp cao, vì chi phí thuê mặt bằng đắt.

Ngoài ra, nếu bạn làm thêm mảng sản xuất, đừng quên phần mềm lập kế hoạch sản xuất. Nó giúp bạn dự trù chi phí nguyên liệu, nhân công trước khi sản xuất, từ đó ước lượng lãi gộp ngay từ đầu. Còn với kho hàng có nhiều mặt hàng, nhất là ngành dược, mình thấy phần mềm quản lý kho dược phẩm có tính năng kiểm soát hạn sử dụng, tránh hao hụt làm giảm lãi gộp.

Vài tình huống thực tế khác

Hồi tháng 7 năm ngoái, mình ghé thăm một bạn mở cửa hàng vật liệu xây dựng ở Đà Nẵng. Bạn ấy than: "Doanh thu mỗi tháng 200 triệu, nhưng không biết lời bao nhiêu." Mình hỏi bạn ấy có theo dõi giá vốn từng loại vật tư không. Bạn lắc đầu. Mình giới thiệu bạn ấy thử phần mềm quản lý vật tư tại Đà Nẵng. Sau 2 tháng, bạn nói: "Giờ mình biết chính xác lãi gộp từng mặt hàng là bao nhiêu, còn lãi ròng thì cuối tháng nhìn tổng thể rõ ràng hơn nhiều."

Một trường hợp khác, bạn mình làm bên mảng kho bãi cho thuê. Bạn dùng phần mềm quản lý kho online để theo dõi chi phí vận hành kho như điện, bảo trì, nhân công. Nhờ vậy, bạn biết lãi ròng thực tế của từng hợp đồng cho thuê, không chỉ nhìn vào tiền thuê mặt bằng thu về.

Kinh nghiệm rút ra: Đừng chỉ dựa vào cảm tính. Hãy ghi chép hoặc dùng công cụ phù hợp với quy mô. Có thể bắt đầu bằng excel, sau đó nâng cấp lên phần mềm khi shop lớn dần. Mình từng thử qua bản dùng thử của Mepo, thấy giao diện khá trực quan, nhưng tùy vào nhu cầu cụ thể mà bạn chọn giải pháp riêng.