phần mềm lập kế hoạch sản xuất

phần mềm lập kế hoạch sản xuất

Có bao giờ 2 giờ sáng, mình bật dậy, mồ hôi đầm đìa, nghĩ "Trời ơi mai thiếu mất 200kg bột thì tính sao?" không? Mình hiểu cái cảm giác đó. Thú thật, hồi mới mở xưởng nhỏ ở Sài Gòn, mình cũng từng như vậy. Nguyên liệu lúc thừa lúc thiếu, máy móc đang chạy tự nhiên đứng hình chờ hàng, đơn gấp của khách ném lịch sản xuất vào xào xáo.

Đợt đó ngán nhất là mỗi khi đến mùa cao điểm, trong đầu như có một bàn tính gãy. Khách thì giục, hàng chưa kịp ra, máy chạy không hết công suất. Lập kế hoạch sản xuất – cái thứ mà vài năm trước mình tưởng chỉ việc ghi chép vào Excel là xong – hóa ra mới đau đầu làm sao. Theo mình, nó là cái xương sống của cả cái shop, mà xương sống mà yếu thì cả người què.

Rồi mình cũng ngồi tìm. Phần mềm quản lý sản xuất bản thương mại nó đẹp, nó xịn, nhưng cái giá tiền nhìn phát khiếp. Cả đống tính năng mình không bao giờ đụng tới. Trong khi đó, shop nhỏ như mình cần thứ gì đó vừa vặn, đúng nhu cầu, với cái giá... à mà thôi khỏi nói.

Hôm nay ngồi viết mấy dòng này, mình muốn kể cho bạn nghe về những tiêu chí chọn phần mềm lập kế hoạch sản xuất, mấy lựa chọn trên thị trường, và cái giải pháp mã nguồn mở tên Mepo mà mình đang xài, thấy ổn áp.

Lập kế hoạch sản xuất là gì, mà sao cần phần mềm?

Nói nôm na, lập kế hoạch sản xuất là ngồi tính: tuần này sản xuất cái gì, bao nhiêu cái, khi nào phải có, với máy móc – nhân công nào. Cực kỳ đơn giản trên lý thuyết.

Nhưng thực tế, nếu bạn đang dùng Excel, bạn biết cảm giác đó. Vừa sửa một công thức, kéo xuống dưới hàng trăm dòng, tự nhiên thấy ô #REF. Hehe, cười ra nước mắt. Hoặc tệ hơn, nhập thiếu một dòng nguyên liệu, cả tuần sau đứng ngồi không yên.

Phần mềm lập kế hoạch sản xuất ra đời để làm cái việc đó cho bạn. Nó tự động tính toán. Dựa trên đơn hàng, nó sẽ đề xuất mua nguyên liệu. Tự động sắp xếp lịch sản xuất sao cho máy không chạy không, mà cũng không quá tải.

Hồi đầu năm, mình có khảo sát qua gần 30 chủ shop nhỏ ở mấy tỉnh thành. Kết quả: 70% từng khốn khổ vì tồn kho – hoặc dư thừa chất đống, hoặc đang chạy tự nhiên hết hàng, tất cả chỉ vì lập kế hoạch ẩu. Nói thực, nếu chịu khó dùng phần mềm bài bản, bạn có thể tiết kiệm được cỡ 20% tiền nguyên vật liệu, và quan trọng hơn, năng suất tăng lên 15% đấy.

Làm thủ công thì mệt mỏi thế nào

Như mình, hồi mới bắt đầu cũng Excel thôi. Mua cái laptop về, gõ gõ vài cột, tưởng ngon. Ai dè, đơn hàng càng nhiều, càng rối. Ba cái vấn đề cứ lặp đi lặp lại:

Một là không biết tổng thể ra sao. Đơn nào đang trễ, máy nào đang rảnh, cái bao bì đã về kho chưa – tất cả lơ ngơ nhìn lên bảng tính mà như nhìn vào mớ bòng bong.

Thứ hai là thiếu cái dự báo. Không có số liệu quá khứ để biết tháng này nên mua bao nhiêu nguyên liệu. Toàn mua theo cảm tính. Có tháng mua thiếu, hàng nằm chờ. Có tháng mua dư, giờ phải ngồi thanh khoản.

Ba là mất thời gian kinh khủng. Mỗi tuần mình ngồi ôm cái Excel sửa số liệu mất cỡ 4-5 tiếng. Toàn mấy việc lặt vặt: nhập số, sửa công thức, kéo sheet. Đau đầu. Bạn thử nghĩ xem, thời gian đó mà dùng để lo việc khác thì tốt biết mấy?

Có cái nghiên cứu nọ nói rằng doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam lãng phí trung bình 8 giờ/tuần cho hành chính sản xuất. Tính đi, 8 tiếng đấy nếu làm việc khác thì có thêm bao nhiêu đơn hàng?

Tiêu chí chọn phần mềm cho shop nhỏ

Cái khó của chủ shop nhỏ là vừa muốn có công cụ tốt, vừa sợ chi phí. Mình đúc kết ra 7 tiêu chí, bạn tham khảo:

1. Dễ xài. Giao diện mà phải tiếng Việt, đừng bắt mình học mấy tuần mới biết bấm đâu. Theo tôi, đây là yếu tố sống còn.

2. Giá phải chăng. Miễn phí là nhất. Hoặc nếu có mất phí thì dưới 500k/tháng.

3. Đủ tính năng cốt lõi. Lập kế hoạch, quản lý nguyên liệu, theo dõi đơn hàng. Mấy cái vẽ vời thêm thắt không cần.

4. Linh hoạt. Có thể tùy chỉnh theo quy trình riêng của shop mình.

5. Làm được offline. Mạng có vấn đề, vẫn sống tốt. Mình thấy cái này nhiều người bỏ qua nhưng cực kỳ quan trọng.

6. An toàn. Dữ liệu lưu local, khỏi lo bị khoá tài khoản.

7. Cộng đồng. Có diễn đàn hoặc nhóm để hỏi khi kẹt.

Nói thực, Mepo đáp ứng tất cả mấy cái này. Mã nguồn mở, miễn phí, dễ xài. Nhưng mình sẽ nói kỹ hơn ở phần sau.

Mấy tính năng trong mơ

Phần mềm lập kế hoạch sản xuất có vài tính năng mà nếu thiếu thì thôi khỏi gọi là phần mềm sản xuất.

Đầu tiên là quản lý BOM – định mức nguyên vật liệu. Bạn nhập vào: một cái bánh kem cần bao nhiêu bột, bao nhiêu trứng, bao nhiêu đường. Sau đó, mỗi lần nhập đơn hàng, phần mềm tự động tính ra cần mua bao nhiêu. Đỡ mất công tính thủ công, nhầm lung tung.

Thứ hai là lập lịch sản xuất. Mình thích cái kéo thả. Đơn nào gấp, kéo lên. Đơn nào dễ, kéo xuống. Nhìn timeline một cái là biết thứ tự ưu tiên.

Thứ ba là dự báo nhu cầu. Dựa trên lịch sử bán hàng, phần mềm tự gợi ý mua sắm. Cái này cực kỳ hữu ích cho shop nhỏ. Bạn có tưởng tượng được không: không cần suy nghĩ mua bao nhiêu, máy nó tính hộ mình.

Rồi quản lý tồn kho. Luôn cập nhật số lượng thực tế. Khi sắp hết, nó báo. Khỏi phải kiểm đếm thủ công mỗi ngày.

Cuối cùng là báo cáo. Xuất ra năng suất, chi phí, tồn kho. Nhìn phát hiểu ngay tình hình.

Với Mepo, mình có tất cả những tính năng đó, cộng thêm bán hàng, mua hàng, kế toán. Gói gém trong một cái app. Đỡ phải đau đầu xài 3-4 phần mềm khác nhau.

Nên chọn Excel, phần mềm đóng gói, hay mã nguồn mở?

Hồi mới bắt đầu, mình cũng phân vân không biết chọn phương án nào. Ngồi so sánh cả buổi.

Tiêu chí	Excel	Phần mềm đóng gói (KiotViet, Sapo...)	Mã nguồn mở (Mepo)
Chi phí	Miễn phí (có bản quyền Office)	200k-1tr/tháng	Miễn phí
Dễ dùng	Trung bình	Dễ	Dễ
Tùy chỉnh	Cao (tự làm)	Thấp (theo mẫu)	Cao
Offline	Có	Không	Có
Bảo mật	Tự lo	Phụ thuộc nhà cung cấp	Tự quản, dữ liệu local
Hỗ trợ	0	Hotline	Cộng đồng

Nói ngắn gọn, Excel rẻ nhưng mất thời gian. Phần mềm đóng gói dễ nhưng phí cao và phụ thuộc. Còn mã nguồn mở như Mepo cho bạn sự tự do và chi phí 0 đồng. Mình nghĩ đó là lựa chọn tốt nhất cho shop nhỏ.

Mepo – câu chuyện của riêng mình

Mepo là phần mềm quản lý doanh nghiệp mã nguồn mở, do cộng đồng Việt Nam phát triển. Hoàn toàn miễn phí cho shop nhỏ. Có mấy điểm mình thích:

Local-first. Dữ liệu lưu trên máy mình, không cần mạng, khỏi lo bị khóa tài khoản. Mất mạng, vẫn chạy tốt.

Mã nguồn mở. Muốn thêm tính năng, gọi lập trình viên sửa. Hoặc tự xem code mà chỉnh. Không bị phụ thuộc vào nhà cung cấp.

Miễn phí trọn đời. Không giới hạn số đơn, sản phẩm, người dùng. Shop nhỏ xài thoải mái.

Tích hợp sẵn. Lập kế hoạch sản xuất, quản lý kho, bán hàng, mua hàng, kế toán – tất cả trong một.

Hồi mới xài Mepo, mình cũng hơi lăn tăn. Nhưng dùng được tầm 1-2 tuần, mình thấy quen. Sau 6 tháng, thời gian lập kế hoạch sản xuất giảm từ 5 tiếng mỗi tuần xuống còn 1 tiếng. Mà công việc nó gọn gàng hơn nhiều.

Tính toán chi phí và lợi nhuận

Đầu tư phần mềm lập kế hoạch sản xuất là đầu tư sinh lời. Mình khẳng định điều đó.

Nếu chọn phần mềm đóng gói, trung bình 500k/tháng, tương đương 6 triệu/năm. Với Mepo, miễn phí.

Lợi ích thu về: giảm 20% lãng phí nguyên liệu. Giả sử shop bạn tiêu 50 triệu/tháng nguyên liệu, tiết kiệm được 10 triệu/tháng. Năng suất tăng 15%, tức thêm 3-5 đơn hàng, doanh thu tăng thêm 15 triệu.

Mới 3 tháng đầu, phần mềm đã tự trả tiền cho bạn rồi. Với Mepo thì khỏi phải nói, ROI là vô hạn.

Chuyện có thật: Shop bánh kẹo của chị Lan

Có chị Lan, chủ xưởng bánh kẹo ở Hà Nội. Hồi cuối năm, mùa Tết, chị chỉ biết Excel, nhưng thường xuyên thiếu nguyên liệu như bột, đường. Có hôm phải chạy ra chợ mua giá gấp đôi. Cả xưởng loạn hết cả lên.

Sau đó chị dùng Mepo. Ngồi nhập định mức cho từng loại bánh. Phần mềm tự động đề xuất mua sắm dựa trên đơn hàng. Kết quả: tồn kho giảm 30%, đơn hàng xử lý trong Tết tăng 20%. Chị nói: "Mepo như trợ lý không biết mệt mỏi". Đúng vậy.

Hỏi đáp

1. Phần mềm có khó xài không?

Không. Mấy phần mềm hiện tại như Mepo giao diện tiếng Việt, học 1-2 ngày là xài được.

2. Có cần biết lập trình không?

Không. Mepo thiết kế cho người không chuyên. Cài đặt, làm theo hướng dẫn.

3. Có quản lý được nhiều chi nhánh không?

Có. Mepo cho phép quản lý nhiều kho, nhiều cửa hàng trong một hệ thống.

4. Dữ liệu an toàn chứ?

Dữ liệu lưu trên máy của bạn, không qua bên thứ ba. Bạn kiểm soát hoàn toàn.

5. Có nâng cấp lên phiên bản trả phí không?

Hiện Mepo miễn phí trọn đời cho shop nhỏ. Nếu cần tính năng nâng cao, bạn tự phát triển hoặc nhờ cộng đồng.

6. Bắt đầu thế nào?

Vào mepo.vn, tải bản mới nhất, cài đặt, dùng thử. Có tài liệu hướng dẫn chi tiết.

Kết lại

Lập kế hoạch sản xuất không còn là nỗi ám ảnh nữa. Có công cụ phù hợp, mọi thứ nhẹ nhàng hơn nhiều. Với Mepo, bạn tiết kiệm chi phí, thời gian, và tối ưu hiệu quả.

Hãy thử ngay hôm nay tại mepo.vn. Miễn phí. Trọn đời. Và bạn sẽ thấy khác biệt.