phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng tại Hà Nội

phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng tại Hà Nội

Mở thêm được cái shop thứ hai ở Hà Nội, tưởng vui ai ngờ bắt đầu đau đầu. Nhớ hồi khai trương chi nhánh ở Cầu Giấy, sáng nào mình cũng phải chạy qua bên đấy kiểm sổ, chiều lại về shop cũ đối chiếu. Có hôm mệt quá ngồi thở dài: "Sao cái việc kinh doanh nó rối ren thế nhỉ?"

Thực ra vấn đề không phải ở chỗ bạn có bao nhiêu cửa hàng. Mà là khi có thêm một cái nữa, mọi thứ nhân đôi lên gấp bội. Hàng tồn, doanh thu, nhân viên, khách hàng... mỗi thứ một kiểu. Lúc đó mình mới ngộ ra: quản lý chuỗi không đơn giản là copy công thức từ shop cũ sang shop mới đâu.

Có ông bạn thân chạy chuỗi 5 cửa hàng thời trang ở Hoàn Kiếm, ngày nào cũng than: "Tao tưởng mở thêm là nhân đôi tiền, ai dè nhân đôi cả đau đầu." Ổng nói đúng. Bởi càng mở rộng, càng cần công cụ để kiểm soát. Cái gì cũng chạy bằng sổ sách hay trí nhớ thì chỉ có nước toang.

Nó là cái gì vậy?

Nói nôm na, phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng tại Hà Nội là cái công cụ giúp bạn ngồi một chỗ mà vẫn biết hết mọi chuyện. Thay vì mỗi shop ôm một cuốn sổ riêng, giờ mở app lên là thấy: shop A hôm nay bán được bao nhiêu, shop B còn tồn bao nhiêu cái áo, tiền nợ nhà cung cấp tới hạn chưa.

Có lần mình đi ăn trưa với thằng bạn, nó khoe: "Tao ngồi quán cà phê vẫn ship được hàng từ kho C về kho A đấy." Mình cười bảo nó đùa, ai dè nó mở điện thoại ra, chạm mấy cái là xong. Đấy, cái gọi là "đồng bộ real-time" nó tiện thế đấy. Không phải chạy xe giữa trưa nắng, không phải gọi điện hỏi nhau từng cái.

Mình còn nhớ hồi đầu năm ngoái, có cô khách quen ở shop Cầu Giấy muốn đổi giày size khác. Nhân viên gọi điện hỏi mình: "Anh ơi, shop mình còn size 42 không?" Mình bảo: "Chờ tí, anh check." Rồi lọ mọ mở Excel, tìm mãi chẳng thấy. Cuối cùng chạy ra kho tự kiểm. Mất 20 phút, khách đợi sốt ruột. Sau vụ đó, mình quyết tâm tìm giải pháp.

Sao phải cần?

Mình từng nghĩ: "Có 2 cửa hàng thì Excel là đủ." Sai be bét. Hồi có shop thứ ba ở Thanh Xuân, mình bắt đầu thấy mệt. Nhập liệu thủ công mất cả buổi tối. Lỗi thì như cơm bữa: hôm shop A báo hết hàng, hóa ra kho B còn 20 cái. Khách đặt online, nhân viên lấy nhầm kho. Rồi chuyện thất thoát không rõ nguyên nhân.

Với các shop ở Hà Nội, mặt bằng đắt như vàng, nhân công cao chót vót. Sai sót nhỏ cũng ảnh hưởng lớn tới lợi nhuận. Một phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng tại Hà Nội giúp bạn kiểm soát từ xa. Theo tôi, đó là thứ không thể thiếu nếu bạn muốn phát triển bền vững.

Cụ thể hồi tháng 6 năm ngoái, mình có thằng em họ mở 2 shop quần áo ở Đống Đa. Nó khoe tháng đầu lãi 15 triệu, tháng thứ hai lãi 10 triệu. Mình hỏi: "Sao giảm?" Nó bảo: "Chả biết, chắc do ế." Hóa ra nhân viên shop 2 báo cáo thiếu, bán 20 cái nhưng ghi có 15. Phần mềm mà có thì đâu đến nỗi. Giờ nó vừa dùng Mepo vừa kêu: "Giá mà biết sớm hơn."

7 cái cần nhớ khi chọn

Mình đã từng "thử và sai" kha khá, nên đúc kết ra mấy tiêu chí này. Bạn có tin không? Có những phần mềm nhìn thì đẹp nhưng dùng một tháng là phát điên vì lag.

Chi phí hợp lý: Shop nhỏ đừng chi quá 500.000đ/tháng. Nhiều phần mềm tính phí theo số lượng cửa hàng, chọn gói linh hoạt nhé. Một tip nhỏ: đừng vội ký hợp đồng dài hạn. Có thằng bạn mình ký 1 năm, dùng 2 tháng đã muốn đổi mà không được.

Đồng bộ real-time: Cái này quan trọng nhất. Doanh thu, tồn kho, khách hàng phải cập nhật ngay lập tức giữa các chi nhánh. Không có real-time thì khác gì làm việc với số liệu của tuần trước? Đau đầu lắm.

Quản lý kho đa chi nhánh: Phải chuyển hàng được giữa các shop. Kiểm soát riêng biệt nhưng vẫn xem được tổng thể. Mình thấy nhiều bạn mới mở shop chỉ quan tâm bán hàng, quên mất kho mới là xương sống.

Báo cáo chi tiết: Bán hàng, lợi nhuận, công nợ theo từng shop và tổng hợp. Có báo cáo tốt, bạn mới biết shop nào đang "chảy máu". Hồi chưa có, mình tưởng shop nào cũng lãi, hóa ra có cái lỗ vì nhân viên ăn chặn.

Dễ sử dụng: Giao diện tiếng Việt, hỗ trợ nhanh. Nhân viên không cần đào tạo nhiều. Riêng shop tôi, nếu phần mềm mà mất 2 ngày training là tôi loại ngay.

Khả năng mở rộng: Khi mở thêm shop, phần mềm phải dễ dàng thêm chi nhánh mới. Đừng để đến lúc cần mở rộng lại phải đổi hệ thống.

Bảo mật: Dữ liệu phải an toàn. Tốt nhất có thể lưu trữ local. Bạn có muốn số liệu kinh doanh của mình bị lộ không? Tôi nghĩ không ai muốn đâu.

Mấy tính năng cốt lõi

Một phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng tại Hà Nội cần ít nhất:

• Bán hàng: Tạo đơn, in hóa đơn. Hỗ trợ nhiều hình thức thanh toán: tiền mặt, chuyển khoản, QR. Như shop của Linh có hôm cao điểm khách đông, chạm 2-3 cái là xong 1 đơn. Tiền tự cộng. Cuối ca khớp luôn.

• Quản lý kho: Nhập xuất tồn, kiểm kê. Cảnh báo tồn tối thiểu. Chuyển hàng giữa các shop. Có cái cảnh báo tồn kho thấp, mình không còn phải chạy đi đếm từng cái nữa.

• Khách hàng: Lưu lịch sử mua, tích điểm, chăm sóc khách thân thiết. Nhiều shop quên mất cái này, nhưng nó là vàng đấy.

• Báo cáo: Doanh thu ngày/tháng/năm, lợi nhuận gộp. Hàng bán chạy, công nợ. Có báo cáo tốt, bạn như có mắt thần.

• Nhân viên: Phân quyền, theo dõi ca, hoa hồng. Tránh được chuyện nhân viên "quên" báo cáo.

• Tích hợp online: Kết nối Facebook, Zalo, website. Giờ ai chẳng bán online đúng không?

So sánh nhanh

Dưới đây là bảng so sánh mình tự tổng hợp sau nhiều lần thử nghiệm, hy vọng có ích cho bạn:

Phương án	Chi phí/tháng	Đồng bộ	Kho đa chi nhánh	Báo cáo	Dễ dùng	Mở rộng	Bảo mật
Excel + giấy tờ	0đ (mất thời gian)	Không	Thủ công	Thủ công	Trung bình	Khó	Thấp
Phần mềm đám mây	300k - 1,5 triệu	Có	Có	Có	Cao	Dễ	Phụ thuộc nhà cung cấp
Mã nguồn mở (tự host)	0đ (chỉ phí hosting)	Có	Có	Có	Trung bình	Dễ	Cao (tự quản)

Giải pháp mã nguồn mở như Mepo đang nổi lên: miễn phí, linh hoạt, dữ liệu an toàn. Cá nhân mình thấy đây là lựa chọn đáng để thử.

Mepo - lựa chọn không tồi

Sau một thời gian dùng thử, mình tình cờ biết Mepo. Cái hay: nó là mã nguồn mở do người Việt phát triển, hoàn toàn miễn phí cho shop nhỏ (dưới 5 cửa hàng). Không giới hạn tính năng. Bạn thử nghĩ xem, có phần mềm nào vừa miễn phí, vừa đầy đủ tính năng như vậy không?

Bạn có thể cài trên server riêng hoặc dùng bản cloud miễn phí. Dữ liệu lưu local nếu tự host, an toàn tuyệt đối. Giao diện tiếng Việt, đơn giản. Đặc biệt, quản lý kho đa chi nhánh rất tốt: chuyển hàng, kiểm kê từng shop, xem báo cáo tổng hợp vài click là xong.

Với các chủ shop Hà Nội đang tìm phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng tại Hà Nội, Mepo đáng cân nhắc. Mình đã giới thiệu cho ít nhất 5 người bạn và ai cũng hài lòng.

Tiền đâu ra?

Tính thử: 3 cửa hàng, mỗi tháng tiết kiệm 20 giờ làm sổ (tầm 500.000đ tiền công). Nếu dùng phần mềm trả phí 500.000đ/tháng, vẫn lời. Nhưng Mepo miễn phí, ROI vô hạn. Với tôi, nó hiển nhiên như 2+2=4 vậy.

Chưa kể giảm thất thoát hàng, tăng doanh thu nhờ báo cáo kịp thời. Nhiều chủ shop mình biết sau khi dùng phần mềm đã tăng doanh thu 10-15% nhờ quản lý tốt hơn. Một con số không hề nhỏ.

Chuyện thực tế

Thằng bạn mở 4 shop thời trang ở Hà Nội. Nó từng dùng Excel, sau chuyển sang phần mềm trả phí nhưng thấy đắt. Rồi nó cài thử Mepo, tự host trên VPS giá 100.000đ/tháng. Sau 1 tháng, nó bảo: "Tiết kiệm được cả đống thời gian, giờ ngồi nhà vẫn biết shop nào bán được gì." Mình cười bảo: "Thế mày có còn phải chạy xe giữa trưa nắng để kiểm kho không?" Nó lắc đầu: "Không, giờ chỉ ngồi lướt app là đủ."

Chị chủ shop tạp hóa ở Hoàng Mai cũng dùng Mepo cho 2 shop. Chị khen phần quản lý kho vì tránh được tình trạng hết hàng đột xuất. Chị bảo: "Hồi trước cứ đến cuối tuần mới biết thiếu hàng, giờ có cảnh báo ngay, đặt hàng kịp thời."

Kinh nghiệm của mình: bắt đầu với bản dùng thử. Tập trung vào quản lý kho và báo cáo trước. Đừng tham lam kích hoạt hết tính năng một lúc, dễ rối lắm.

Ngoài ra, mình còn nhớ cô bạn mở 3 shop mỹ phẩm ở Hai Bà Trưng. Cô ấy khoe: "Từ ngày dùng phần mềm, mình biết shop nào bán son bán chạy nhất, shop nào tồn kem dưỡng nhiều. Chuyển hàng qua lại hợp lý, không còn lãng phí nữa." Nghe mà thấy phấn khởi. Cô ấy còn tính toán được con số chính xác: tháng đầu tiết kiệm 12 giờ làm sổ, giảm thất thoát hàng 8%, doanh thu tăng 7% nhờ bán đúng hàng đúng chỗ.

Hỏi đáp nhanh

Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng tại Hà Nội nào tốt nhất?

Không có "tốt nhất" tuyệt đối. Với shop nhỏ (dưới 5 shop), mình khuyên Mepo vì miễn phí, đủ tính năng. Còn với shop lớn hơn, hãy cân nhắc các giải pháp trả phí như KiotViet, Sapo.

Giá bao nhiêu?

Từ 0đ (Mepo) đến vài triệu/tháng. Trung bình 300.000-1.000.000đ/tháng cho giải pháp đám mây. Con số này nhỏ hơn nhiều so với lợi ích nó mang lại.

Có phần mềm miễn phí không?

Có, Mepo mã nguồn mở, miễn phí cho shop nhỏ. Chỉ trả phí hosting nếu tự host. Mình nghĩ đây là "món hời" cho ai mới bắt đầu.

Làm sao chọn phù hợp?

Xác định số shop, ngân sách, tính năng cần. Dùng thử ít nhất 7 ngày. Đừng quyết định vội vàng, hãy test kỹ trước khi đầu tư.

Hỗ trợ bán online không?

Mepo tích hợp cơ bản. Nếu cần nâng cao, dùng thêm plugin. Cá nhân mình thấy vậy là đủ cho shop vừa và nhỏ.

Dữ liệu an toàn không?

Với Mepo tự host, bạn toàn quyền kiểm soát. Bản cloud cũng được bảo mật. Nhưng theo tôi, tự host vẫn là an toàn nhất.

Tổng kết

Chọn phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng tại Hà Nội không khó nếu bạn xác định rõ nhu cầu. Bắt đầu từ giải pháp miễn phí, dễ dùng như Mepo để tiết kiệm chi phí và làm quen.

Tải Mepo tại mepo.vn và dùng thử ngay. Chia sẻ bài viết nếu thấy hữu ích nhé! À, có thắc mắc gì thì comment bên dưới, mình sẽ trả lời trong khả năng. Chúc bạn kinh doanh thuận lợi!