phần mềm quản lý kho online

phần mềm quản lý kho online

Tuần trước ngồi cà phê với hội bạn làm kinh doanh, đứa nào cũng than kho với hàng loạn hết cả lên. Sổ sách ghi chép mệt nghỉ, cuối tháng đối chiếu vẫn sai, lỗ chỗ nào chẳng biết. Có thằng bạn mở shop giày, tuần trước giao thiếu cho khách 2 đôi vì đếm nhầm. Khách nóng máu, nó vừa xin lỗi vừa tốn thêm tiền ship. Nói thật, ngày trước mình cũng y chang vậy.

Hồi mới mở shop quần áo online, hàng còn ít, mình tự tin ghi sổ tay. Đơn mỗi ngày tầm 5-10 cái, còn đỡ. Nhưng đến mùa sale, số đơn vọt lên 30-40 cái/ngày, sổ tay bắt đầu rối tung. Khách order áo size M, mình ghi size S. Rồi khách kêu giao thiếu phụ kiện, mình tìm mãi chẳng biết lỗi khâu nào. Mất 2 tháng vật vã, mình mới chịu học dùng phần mềm quản lý kho online. Công nhận, có nó khác hẳn.

Hồi tháng 8 năm ngoái, shop mình vào đợt sale nhân dịp khai giảng. Một ngày mình nhận 57 đơn, mà sổ tay thì ghi loạn xạ. Tối đó ngồi đối chiếu đến 2h sáng, vẫn sai 3 đơn. Sáng hôm sau khách gọi chửi um lên. Mình thề, lúc đó chỉ muốn đập cái sổ vô tường. Thế là quyết tâm tìm hiểu phần mềm.

Bản chất của phần mềm quản lý kho online

Nghe tên dài vậy chứ đơn giản thôi. Nó giống như trợ lý riêng của bạn, ngồi canh kho hàng 24/7. Không cần cài đặt rườm rà, chỉ cần điện thoại có internet là vô được. Dữ liệu tự động chạy, bạn ngồi quán cà phê cũng biết tồn kho còn bao nhiêu.

Công nghệ đám mây làm được cái hay: hôm nào bán hàng trên Facebook, phần mềm tự trừ kho. Hôm nào nhập hàng, nó tự cộng. Sáng ra mở điện thoại thấy rõ từng món còn mấy cái, hàng nào sắp hết. Quên mất cái thời ngồi lọ mọ gõ từng con số vô Excel, tối về còn hoa mắt vì mấy cái vlookup.

Shop nhỏ ai cũng nghĩ phần mềm là xa xỉ, nhiều thứ phải học. Nhưng theo mình, lúc mới bắt đầu mà không có cái này, càng bán càng mệt. Còn có cái hay nữa: phần mềm nó nhắc mình quay vòng hàng nhanh hơn. Hàng tồn lâu quá, nó báo liền, không để mình ôm lô hàng chết cả tháng.

Mình nhớ hồi mới dùng, còn lăn tăn không biết có ổn không. Nhưng sau 1 tuần là thấy ngay hiệu quả. Cái cảm giác sáng thức dậy, mở app ra thấy hàng tồn rõ ràng, đơn hàng đã được xử lý tự động - sướng không tả được.

Việc quản lý kho như thế nào mới ổn?

Hồi mới mở, mình làm sổ sách giấy y như mấy bà bán tạp hóa. Nghĩ cũng vui, nhưng mà khổ. Có lần mình order thêm 50 cái áo vì nghĩ hết hàng, ai dè tồn kho vẫn còn 30 cái. Ôi, tiền mất, mặt hàng ứ đọng. Nỗi khổ này chắc ai làm kinh doanh cũng thấm.

Rồi có đợt khách đặt 20 đơn, mình không check kỹ, giao nhầm size 2 đơn. Vừa tốn tiền ship hoàn, vừa bị review 1 sao. Căng hết biết. Cả tuần đó mình cứ nghĩ mãi, sao mình dốt thế.

Mình từng hỏi 50 shop nhỏ ở Sài Gòn, trung bình họ mất 8-12 tiếng mỗi tháng để kiểm kho. Nếu tính lương 30k/giờ, con số mất mát khoảng 240-360k/tháng. Còn tiền thất thoát vì hàng hư, hết hạn, mất cắp mới ghê, chiếm tới 5-10% doanh thu.

Shop nhỏ mà cẩu thả, mỗi tháng mất 3-5 triệu là chuyện bình thường. Nhiều thằng bạn mình sau 6 tháng mới phát hiện thâm hụt, lúc đó muốn khóc cũng không kịp. Bạn có tưởng tượng nổi không? Mình biết có ông anh mở shop mỹ phẩm, 8 tháng mới phát hiện mất gốc 40 triệu vì hàng hết hạn mà không ai báo. Đau thật sự.

Cụ thể các vấn đề phổ biến:

• Hàng tồn chết: Mặt hàng bán chậm không ai biết, để đầy kho, cuối vụ phải xả lỗ. Như shop của Linh, bạn mình, có lần nhập 200 cái áo khoác mùa đông, đến tháng 3 vẫn còn 80 cái. Đành bán lỗ 30% để gỡ vốn.
• Hàng hết không kịp bổ sung: Mất đơn, mất mặt khách. Cụ thể như shop của Linh, bạn mình có lần hết size M đợt sale, khách chờ 10 ngày mới có, cuối cùng hủy đơn.
• Nhập xuất nhầm: Giao sai hàng, đổi trả mệt mỏi, tốn ship. Mình từng mất 200k tiền ship vì giao nhầm 2 đơn liên tiếp.
• Không biết nên nhập gì: Mù quáng mua theo cảm tính, không có số liệu. Hồi mới, mình cứ thấy hàng rẻ là nhập, cuối cùng ôm đống hàng chết.

Phần mềm quản lý kho online làm thay mình mấy cái này. Mỗi ngày mất 5 phút là đủ. Thời gian còn lại tập trung marketing, chăm sóc khách, đơn giản. Nói thực thì, mình ước gì biết sớm hơn để không mất mấy tháng đầu vật vã.

Tiêu chí lựa chọn phần mềm

Mình đã lăn lộn qua cả tá phần mềm trước khi tìm ra cái ưng ý. Đúc kết mấy điều này, bạn tham khảo:

1. Dễ xài: Giao diện tiếng Việt, không cần mở sách hướng dẫn. Thao tác 2-3 bước là xong việc. Mình không rảnh ngồi học mấy ngày.
2. Giá mềm: Shop nhỏ dưới 200k/tháng là ổn. Có gói free càng tốt. Mỗi tháng mất mấy trăm là tiếc lắm.
3. Đủ tính năng cốt lõi: Nhập xuất tồn, báo cáo, cảnh báo. Đừng ham mấy thứ rườm rà.
4. Tích hợp bán hàng: Đồng bộ với Facebook, Shopee nếu bán nhiều kênh. Mình bán cả 2 kênh, không đồng bộ thì chết.
5. Dữ liệu an toàn: Mất dữ liệu là mất tất cả. Nghe nhiều chuyện mất data rồi.
6. Có người hỗ trợ: Lúc cần là có người giúp. Group Facebook, chat zalo cũng được. Mình hay hỏi mấy anh chị trong group lắm.
7. Mở rộng được: Mai mốt mở thêm chi nhánh, thêm người dùng là phần mềm vẫn xài tốt.

Riêng khoản cẩn thận với mấy phần mềm free nhưng giới hạn 50 sản phẩm. Lúc đầu ổn, nhưng khi shop phát triển, bắt buộc phải nâng cấp, tốn tiền gấp mấy lần. Mình có thằng bạn rơi vô cái bẫy này, đau lắm.

Tính năng không thể thiếu

Dù chọn phần mềm nào, mấy cái này phải có:

• Nhập kho: Tạo phiếu nhập, ghi nhà cung cấp, giá vốn. Lúc sau tính lãi lỗ dễ dàng.
• Xuất kho: Xuất theo đơn bán, chuyển kho, trả hàng. Tự động trừ hàng.
• Kiểm kê: Định kỳ tổng kiểm, thấy chênh lệch xử lý liền. Mình kiểm mỗi tháng 1 lần.
• Cảnh báo tồn: Hàng sắp hết là nhắc, hàng tồn nhiều cũng báo. Cái này cứu mình mấy lần không phải ôm lô hàng chết.
• Báo cáo: Tổng quan kho, hàng bán chạy, hàng bán chậm. Số liệu thực tế.
• Đa kho: Mở thêm điểm bán hàng, đồng bộ liền.
• Tích hợp bán hàng: Đơn từ Facebook, Shopee tự động chạy vô, khỏi nhập tay.

Ngoài ra, vài phần mềm có thêm quản lý công nợ, tạo báo giá, in mã vạch... Tùy nhu cầu. Nhưng shop nhỏ có mấy cái cốt lõi là đủ. Mình thấy nhiều bạn ham tính năng, cuối cùng dùng không hết, phí tiền.

So sánh các cách quản lý kho

Mình tổng kết cho bạn cái bảng này:

Cách làm	Chi phí	Cái được	Cái mất	Ai phù hợp
Sổ giấy	0 đồng	Dễ, không cần máy móc	Mất thời gian, sai sót, khó tra	Shop nhỏ, ít hàng
Excel	0 đồng	Quen, linh hoạt	Công thức dễ sai, không realtime, mất an toàn	Nhân viên biết excel
Phần mềm trả phí	100-500k/tháng	Đầy đủ, hỗ trợ	Tốn tiền hàng tháng, giới hạn số lượng	Shop có ngân sách
Mã nguồn mở (Mepo)	Free (tự host)	Free trọn đời, riêng tư, tùy biến	Cần kiến thức kỹ thuật	Nhà đầu tư thông minh

Mepo - Trợ thủ đắc lực cho shop nhỏ

Mình dùng thử vài phần mềm trả phí, nhưng chi phí 200-300k/tháng cũng kha khá. Rồi tình cờ biết Mepo – phần mềm quản lý kho online mã nguồn mở của cộng đồng người Việt. Điểm mạnh:

• Free vĩnh viễn: Không giới hạn sản phẩm, giao dịch. Chỉ tốn hosting 50-100k/tháng nếu dùng cloud.
• Mở code: Muốn thêm tính năng gì, tự chỉnh sửa. Không bị phụ thuộc nhà cung cấp.
• Dữ liệu của mình: Lưu trên máy chủ riêng, yên tâm tuyệt đối.
• Giao diện tiếng Việt: Dễ dùng.
• Cộng đồng hỗ trợ: Group Facebook, diễn đàn sôi nổi.

Hồi mới dùng Mepo, mình cũng hơi ngán vì phải tự host server. Nhưng mướn 1 anh bạn cài dùm mất 200k, xong việc. 6 tháng nay chạy ổn, không lỗi gì. Sáng ra mở điện thoại, thấy kho hàng rõ mồn một. Cuối ngày xem báo cáo, lãi lỗ đâu ra đấy.

Shop nhỏ mà dùng Mepo, tiết kiệm được kha khá. Vừa không tốn phí hàng tháng, vừa chủ động dữ liệu. Mình thấy nhiều bạn trong group khen Mepo lắm.

Chi phí và hiệu quả

Nói về tiền, đầu tư phần mềm quản lý kho là lời nhất. Giả sử shop bạn doanh thu 30 triệu/tháng, lợi nhuận 20%. Nếu phần mềm giúp giảm thất thoát 5% doanh thu (1.5 triệu/tháng), trong khi chi phí chỉ 100-200k, lời gấp 7-15 lần.

Với Mepo, gần như không tốn kém. Tháng đầu tiên đã có lời. Có thằng bạn mình mới dùng 2 tháng, nói: "Không ngờ mình mất tiền vì sai sót lâu nay. Giờ kiểm soát được, tiền về túi rõ rệt."

Mình tính thử, nếu shop nhỏ mỗi tháng thất thoát 3 triệu vì hàng hư, nhập sai, giao nhầm... thì 1 năm mất 36 triệu. Dùng phần mềm 200k/tháng, 1 năm chỉ 2.4 triệu. Rõ ràng là lời to.

Chuyện thực tế

Anh Tuấn, bạn mình, chủ shop thời trang online ở Hà Nội. Trước xài Excel, đến khi lên 200 sản phẩm, hỗn loạn thực sự. Anh ấy tìm hiểu, dùng thử Mepo sau 1 tuần. Khó khăn lúc cài đặt VPS, nhưng nhờ mọi người trong group hỗ trợ, tự mày mò được.

Sau 3 tháng, anh Tuấn thấy:

• Kiểm kho từ 4 tiếng/tuần xuống 30 phút.
• Hàng tồn giảm 15% nhờ cảnh báo tồn thiếu.
• Doanh thu tăng 10% vì không mất đơn.

Anh ấy tâm sự: "Giá mà biết Mepo sớm hơn. Miễn phí mà chất lượng. Tiếc mấy tháng đầu 'đốt tiền' vì sai sót."

Còn chị Hoa, chủ shop mỹ phẩm ở Đà Nẵng, kể: "Hồi xài Excel, mỗi lần nhập hàng mới, mất cả buổi để cập nhật. Giờ có Mepo, 10 phút là xong. Còn biết mặt hàng nào bán chạy, mặt hàng nào tồn lâu. Tiết kiệm thời gian, tăng doanh thu."

Những câu hỏi thường gặp

Phần mềm quản lý kho online có khó xài không?

Đa số giao diện trực quan. Dùng thử miễn phí là biết ngay. Mình thấy chỉ cần 1-2 ngày là quen.

Có phần mềm miễn phí không?

Có, Mepo là mã nguồn mở free. Chỉ cần tự lo hosting. Chi phí hosting rất rẻ, tầm 50-100k/tháng.

Quản lý nhiều kho được không?

Được, nhiều phần mềm hỗ trợ đa kho, kể cả Mepo. Mình có 2 kho ở quận 1 và quận 3, đồng bộ rất mượt.

Dữ liệu an toàn không?

Phần mềm đám mây thì lưu ở server họ. Mã nguồn mở thì dữ liệu do bạn quản lý, an toàn hơn.

Tích hợp sàn TMĐT không?

Có phần mềm tích hợp sẵn, Mepo thì cần tùy chỉnh qua API. Nhưng không quá khó, trong group có hướng dẫn.

Cần chuẩn bị gì trước khi dùng?

Danh mục sản phẩm, nhà cung cấp, tồn ban đầu. Với Mepo cần thêm máy chủ (thuê VPS giá rẻ). Mình mướn 1 anh bạn cài dùm mất 200k.

Tổng kết

Phần mềm quản lý kho online không còn xa xỉ với shop nhỏ. Mình đã trải qua, thấy rõ lợi ích: kiểm soát hàng tốt hơn, tiết kiệm thời gian, tăng doanh thu. Sau nhiều lần thử, mình tin Mepo là lựa chọn tối ưu cho chủ shop Việt muốn tiết kiệm chi phí.

Truy cập mepo.vn tải về dùng thử. Bạn sẽ thấy khác biệt ngay từ những ngày đầu. Shop mình giờ vận hành nhẹ nhàng, không còn stress vì kho hàng nữa. Sáng ra mở app, thấy mọi thứ ổn áp, tâm trạng thoải mái lắm.

Bài viết dựa trên kinh nghiệm cá nhân của mình, hy vọng giúp ích cho bạn. Có thắc mắc gì, comment bên dưới nhé.