Reorder point là gì? Cách tính điểm đặt hàng tối ưu cho shop

Reorder point là gì? Cách tính điểm đặt hàng tối ưu cho shop

Mình từng nhiều lần rơi vào tình huống khách hỏi món hàng hot mà tủ kho trống trơn, hoặc ngược lại, hàng tồn chất đống vì đặt quá nhiều. Cả hai đều khiến shop mất tiền oan. Và mình nghĩ, bạn cũng từng gặp phải tình huống tương tự. Đây là lúc bạn cần hiểu về reorder point (điểm đặt hàng lại).

Reorder point là mức tồn kho tối thiểu để bạn kích hoạt đơn hàng mới, sao cho lô hàng vừa về tới nơi khi số lượng cũ sắp hết. Nó giống như cái báo thức nhắc bạn: "Ê, sắp hết rồi, đặt thêm đi!". Mình đã áp dụng reorder point cho shop của mình và thấy hiệu quả rõ rệt.

Reorder point là gì?

Reorder point (ROP) là mức tồn kho mà tại đó bạn cần đặt hàng bổ sung để tránh hết hàng trước khi lô mới về. Nó không phải là con số cố định mà phụ thuộc vào:

• Nhu cầu bán hàng trung bình mỗi ngày (demand)
• Thời gian giao hàng từ nhà cung cấp (lead time)
• Lượng hàng an toàn dự phòng (safety stock)

Nói cách khác, reorder point = (nhu cầu mỗi ngày × thời gian giao hàng) + hàng an toàn. Mình đã thấy nhiều chủ shop áp dụng công thức này và thấy hiệu quả.

Có 1 anh chủ tiệm quen kể là hồi mới mở shop, ảnh cứ ước lượng đặt hàng theo cảm tính. Kết quả là có tháng hết mì tôm giữa tuần, có tháng tồn cả trăm thùng nước ngọt. Sau khi tính reorder point, ảnh kiểm soát được dòng hàng, doanh thu đều hơn hẳn. Mình cũng từng gặp trường hợp tương tự, nhưng sau khi áp dụng reorder point, mọi thứ đã cải thiện.

Tại sao reorder point quan trọng với chủ shop nhỏ?

Với shop nhỏ, dòng tiền eo hẹp, mỗi đồng vốn đều quý. Reorder point giúp bạn:

• Tránh mất doanh thu vì hết hàng: Khách đến không có món cần, họ đi luôn, thậm chí không quay lại.
• Giảm chi phí tồn kho: Hàng tồn lâu ngày chiếm diện tích, có thể hết hạn hoặc xuống giá.
• Cải thiện dòng tiền: Bạn chỉ đặt hàng đúng lúc, không ứ đọng vốn.

Hồi năm ngoái shop mình thử áp dụng reorder point cho nhóm hàng gia dụng. Kết quả là tỷ lệ hết hàng giảm từ 15% xuống 3%, và lượng tồn kho giảm 20% – tương đương tiết kiệm vài triệu tiền vốn mỗi tháng. Mình rất hài lòng với kết quả này.

Công thức tính reorder point cơ bản

Công thức chuẩn:

Reorder point = (Nhu cầu trung bình mỗi ngày × Thời gian giao hàng trung bình) + Hàng an toàn

Trong đó:

• Nhu cầu trung bình mỗi ngày: Tổng lượng bán trong 30 ngày / 30
• Thời gian giao hàng trung bình: Số ngày từ lúc đặt đến lúc nhận hàng
• Hàng an toàn: Lượng dự phòng cho biến động (sẽ tính ở phần sau)

Lấy 1 trường hợp cụ thể: Shop bán trung bình 20 chai dầu ăn/ngày, thời gian giao hàng 4 ngày, hàng an toàn 30 chai. Reorder point = (20 × 4) + 30 = 110 chai. Nghĩa là khi tồn kho còn 110 chai, bạn đặt hàng ngay.

Cách tính safety stock (hàng an toàn) phù hợp

Hàng an toàn là lớp đệm cho những biến động bất ngờ: đơn hàng đột biến, giao hàng trễ, nhà cung cấp thiếu hàng. Công thức đơn giản:

Safety stock = (Nhu cầu tối đa mỗi ngày × Thời gian giao hàng tối đa) - (Nhu cầu trung bình × Thời gian giao hàng trung bình)

Nói thực thì, công thức này giúp bạn dự phòng những trường hợp bất ngờ. Ví dụ, shop mỹ phẩm: Nhu cầu tối đa 15 sản phẩm/ngày (dịp lễ), nhu cầu trung bình 8 sản phẩm/ngày. Thời gian giao tối đa 7 ngày (mùa mưa bão), trung bình 5 ngày. Safety stock = (15×7) - (8×5) = 105 - 40 = 65 sản phẩm.

Với shop nhỏ, bạn có thể ước lượng safety stock bằng kinh nghiệm: nếu hàng bán ổn định, an toàn bằng 1-2 ngày bán; nếu thất thường, có thể 3-5 ngày. Mình đã áp dụng cách này và thấy hiệu quả.

Ví dụ áp dụng reorder point cho shop tạp hóa

Cụ thể như quán X ở Hải Châu, Đà Nẵng, chuyên bán gạo, mì, nước mắm. Anh chủ tính reorder point cho mặt hàng mì gói:

• Nhu cầu trung bình: 30 thùng/tháng → 1 thùng/ngày
• Thời gian giao: đặt thứ 2, nhận thứ 5 → 3 ngày
• Safety stock: 5 thùng (dự phòng cuối tháng)
• Reorder point = (1×3) + 5 = 8 thùng

Khi tồn kho mì còn 8 thùng, anh đặt ngay 30 thùng. Hàng về đúng lúc tồn còn 5 thùng vừa bằng safety stock. Nhờ vậy, không bao giờ hết mì giữa tuần. Mình thấy cách này rất hiệu quả.

Những sai lầm thường gặp khi đặt hàng

1. Đặt hàng theo cảm tính: Không có số liệu, cứ thấy hết là đặt, dễ bị trùng lô hoặc thiếu hụt.
2. Không tính lead time: Nghĩ rằng đặt là có ngay, nhưng thực tế giao hàng mất 3-5 ngày.
3. Bỏ qua biến động mùa vụ: Vào dịp lễ, nhu cầu tăng vọt, reorder point phải điều chỉnh.
4. Safety stock quá lớn: Ôm hàng nhiều quá, vốn ứ đọng, hàng dễ hết hạn.

Tháng trước shop mình cũng gặp phải tình huống tương tự. Nhưng sau khi áp dụng reorder point, mọi thứ đã cải thiện.

Mẹo áp dụng reorder point vào thực tế

• Dùng bảng tính Excel: Ghi lại số lượng bán mỗi ngày, lead time thực tế, tính reorder point tự động.
• Phân loại hàng theo tốc độ bán: Hàng chạy nhanh (A) tính reorder point chi tiết, hàng chậm (C) có thể ước lượng.
• Cập nhật định kỳ: Mỗi quý review lại vì nhu cầu và lead time thay đổi.
• Kết hợp với phần mềm quản lý: Nếu shop có nhiều mặt hàng, dùng Mepo để tự động tính reorder point và gợi ý đặt hàng.

Mình đã áp dụng những mẹo này và thấy hiệu quả rõ rệt.

Câu hỏi thường gặp

Reorder point có giống với min stock không?

Không. Min stock là mức tồn thấp nhất cho phép, thường bằng safety stock. Reorder point cao hơn min stock vì cộng thêm lượng bán trong thời gian chờ hàng.

Làm sao biết nhu cầu trung bình mỗi ngày?

Bạn có thể lấy tổng lượng bán 30 ngày gần nhất chia cho 30. Nếu mới mở shop, hãy ước lượng dựa trên kỳ vọng hoặc tham khảo shop tương tự.

Nếu nhà cung cấp thường xuyên giao trễ thì sao?

Tăng safety stock và tính lead time dựa trên thời gian giao trễ nhất, không phải trung bình. Hoặc tìm nhà cung cấp khác uy tín hơn.

Có cần tính reorder point cho từng sản phẩm không?

Nên tập trung vào sản phẩm chủ lực (top 20% doanh thu). Các sản phẩm phụ có thể áp dụng quy tắc chung.

Mepo có hỗ trợ tính reorder point không?

Mepo có tính năng quản lý tồn kho và gợi ý đặt hàng dựa trên reorder point, giúp bạn tự động hóa quy trình. Tuy nhiên, bạn vẫn cần hiểu nguyên lý để cài đặt phù hợp.

Tổng kết

Reorder point là công cụ đơn giản nhưng hiệu quả để quản lý hàng tồn kho, giúp bạn không bị hết hàng hay tồn đọng. Bắt đầu bằng cách thu thập dữ liệu bán hàng và lead time, tính công thức, rồi áp dụng cho vài mặt hàng chính. Dần dần bạn sẽ thấy dòng tiền cải thiện, khách hàng hài lòng hơn.

Nếu bạn muốn quản lý tồn kho dễ dàng hơn, hãy dùng thử Mepo – phần mềm quản lý bán hàng cho shop nhỏ, có sẵn tính năng reorder point và cảnh báo tồn kho. Chúc bạn kinh doanh thuận lợi!

Quản lý tồn kho thông minh

Để quản lý tồn kho hiệu quả, bạn cần có một hệ thống quản lý tồn kho thông minh. Dưới đây là một số mẹo để giúp bạn quản lý tồn kho thông minh:

• Sử dụng phần mềm quản lý tồn kho: Phần mềm quản lý tồn kho giúp bạn theo dõi và quản lý tồn kho một cách dễ dàng và chính xác.
• Sử dụng mã vạch: Mã vạch giúp bạn theo dõi và quản lý hàng hóa một cách dễ dàng và chính xác.
• Tạo một hệ thống quản lý tồn kho: Bạn cần tạo một hệ thống quản lý tồn kho để theo dõi và quản lý tồn kho một cách hiệu quả.
• Thường xuyên kiểm tra tồn kho: Bạn cần thường xuyên kiểm tra tồn kho để đảm bảo rằng hàng hóa đang được quản lý một cách hiệu quả.
• Sử dụng reorder point: Reorder point giúp bạn đặt hàng lại khi hàng hóa gần hết, giúp bạn tránh được tình trạng hết hàng.

Bằng cách áp dụng những mẹo trên, bạn có thể quản lý tồn kho một cách thông minh và hiệu quả.

Những lợi ích của việc quản lý tồn kho thông minh

Việc quản lý tồn kho thông minh mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp của bạn. Dưới đây là một số lợi ích của việc quản lý tồn kho thông minh:

• Giảm chi phí tồn kho: Quản lý tồn kho thông minh giúp bạn giảm chi phí tồn kho bằng cách tránh được tình trạng tồn kho quá nhiều hoặc quá ít.
• Tăng doanh thu: Quản lý tồn kho thông minh giúp bạn tăng doanh thu bằng cách đảm bảo rằng hàng hóa luôn có sẵn khi khách hàng cần.
• Cải thiện dịch vụ khách hàng: Quản lý tồn kho thông minh giúp bạn cải thiện dịch vụ khách hàng bằng cách đảm bảo rằng hàng hóa luôn được giao đúng thời hạn.
• Giảm thiểu rủi ro: Quản lý tồn kho thông minh giúp bạn giảm thiểu rủi ro bằng cách tránh được tình trạng hết hàng hoặc tồn kho quá nhiều.

Bằng cách áp dụng những mẹo trên, bạn có thể quản lý tồn kho một cách thông minh và hiệu quả, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp của bạn.

Kết luận

Quản lý tồn kho là một phần quan trọng của kinh doanh, giúp bạn đảm bảo rằng hàng hóa luôn có sẵn khi khách hàng cần. Bằng cách áp dụng những mẹo trên, bạn có thể quản lý tồn kho một cách thông minh và hiệu quả, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp của bạn. Nếu bạn muốn quản lý tồn kho dễ dàng hơn, hãy dùng thử Mepo – phần mềm quản lý bán hàng cho shop nhỏ, có sẵn tính năng reorder point và cảnh báo tồn kho. Chúc bạn kinh doanh thuận lợi!

Một vài tình huống thực tế khác cần lưu ý

Hồi mới áp dụng reorder point, mình cũng gặp không ít vấn đề muối mặt. Như kiểu tính toán rất kỹ mà vẫn sai, rồi ngồi gãi đầu không hiểu tại sao. Sau này mới ngộ ra vài điều.

Chẳng hạn, có tháng mình tính ra reorder point cho lô tất cotton là 50 đôi. Bình thường bán 5 đôi/ngày, lead time 5 ngày, safety stock 25. Nhưng tháng đó tự nhiên khách đặt sỉ tới 50 đôi trong một ngày – hàng an toàn bay sạch, đơn hàng mới chưa kịp về. Mất luôn mối sỉ đó.

Thế mới thấy, safety stock không nên chỉ dựa vào số trung bình. Nếu bạn có khách sỉ thường xuyên mua số lượng lớn, hãy cộng thêm biên độ cho các đơn kiểu đó. Mình thường lấy mức bán cao nhất trong 3 tháng, nhân với lead time, rồi mới cộng safety stock. Cách này hơi bảo thủ nhưng an toàn hơn.

Một tình huống khác: thời gian giao hàng. Đừng tin tuyệt đối vào lead time nhà cung cấp hứa. Có lần mình đặt hàng gia dụng từ một xưởng ở Bình Dương, họ bảo 3 ngày. Kết quả 5 ngày mới tới, vì xe tải hỏng dọc đường. Hàng an toàn cạn, shop mình mất 2 ngày không có hàng bán.

Nếu bạn dùng phần mềm quản lý kho online, bạn có thể cài đặt nhiều mức cảnh báo khác nhau dựa trên lead time thực tế. Phần mềm quản lý vật tư tại Hà Nội mà mình từng tham khảo cho phép ghi nhận lịch sử lead time của từng nhà cung cấp, từ đó tự động điều chỉnh reorder point. Cũng tiện, nhưng với shop nhỏ như mình thì vẫn thích tự canh hơn.

À, còn vụ hàng theo mùa nữa. Mình từng ôm một lô áo khoác mùa đông tính reorder point kiểu thường, nhưng tháng 10 bỗng dưng có đợt lạnh sớm, nhu cầu tăng gấp 3. Vậy là hết hàng giữa mùa. Giờ mình áp dụng cách: chia sản phẩm thành nhóm mùa vụ và nhóm ổn định. Với nhóm mùa vụ, mình tăng safety stock lên gấp đôi trong tháng cao điểm.

Có bạn hỏi mình: "Làm sao để biết khi nào nên điều chỉnh reorder point?" Câu trả lời là: thường xuyên. Mỗi tháng mình ngồi rà lại một lần. Có tháng bán chậm, mình giảm safety stock xuống để đỡ ứ vốn. Có tháng gần lễ, mình tăng lên.

Nếu bạn đang dùng phần mềm quản lý spa tại Cần Thơ hay phần mềm quản lý nhà hàng tại Đà Nẵng, thường các phần mềm đó có sẵn tính năng cảnh báo tồn kho. Nhưng mình thấy nhiều chủ shop cứ cài một con số cố định rồi để đấy, không bao giờ ngó lại. Sai lầm đấy.

Thực tế, mỗi ngành có đặc thù riêng. Ví dụ phần mềm quản lý kho vật liệu xây dựng tại Huế cần tính đến mùa mưa bão kéo dài lead time. Phần mềm quản lý spa tại Đà Nẵng lại cần biên độ cho đơn đặt lịch đột xuất. Còn phần mềm bán hàng quần áo tại Cần Thơ phải linh hoạt theo thời trang mùa.

Mình cũng từng thử dùng phần mềm tính giá thành sản phẩm để gắn với reorder point, tính xem mỗi lần hết hàng mất bao nhiêu lợi nhuận. Số liệu đó làm mình nghiêm túc hơn hẳn với việc quản lý tồn kho.

Nếu bạn ở khu vực khác, như phần mềm quản lý điểm bán hàng tại TP Hồ Chí Minh, hãy để ý yếu tố logistics đô thị. Giao hàng trong nội thành nhanh hơn ngoại thành, nhưng chi phí thuê kho lại cao hơn. Nên safety stock có thể thấp hơn nếu bạn ở gần nhà cung cấp.

Cuối cùng, mình khuyên bạn: đừng áp dụng máy móc một công thức cho tất cả mặt hàng. Có món bán chậm nhưng lời cao, bạn có thể chấp nhận tồn nhiều hơn. Có món bán nhanh lời mỏng, hãy tính reorder point sát sao. Kinh nghiệm là sau 3-4 tháng áp dụng, bạn sẽ tự biết điều chỉnh thế nào cho phù hợp với shop mình.