phần mềm quản lý vật tư tại Hà Nội

phần mềm quản lý vật tư tại Hà Nội

Mấy tháng trước, có ông khách quen vào shop mình, hỏi: "Còn bao nhiêu thùng sơn Dulux màu trắng 18 lít đấy em?". Mình cười xòa, bảo để em vào kho xem. Ừ thì vào kho, lục tung mấy cuốn sổ cũ mèm, mắt nhìn dáo dác, còn thằng khách đứng ngoài sốt ruột gõ gõ chân. Cảnh đó lặp đi lặp lại không biết bao nhiêu lần.

Mình là chủ một cái shop vật liệu xây dựng nhỏ ở quận Hoàng Mai, gần 5 năm nay. Hàng hóa thì trăm thứ: sơn, xi măng, gạch ốp lát, ống nước... Đủ thứ để làm khổ cái đầu. Buổi tối ngồi đối soát Excel, mắt hoa lên, thiếu mất vài trăm nghìn chẳng biết chui vào chỗ nào. Nghĩ đi nghĩ lại, mình quyết tâm tìm một cái phần mềm quản lý vật tư tại Hà Nội cho nó lành.

Bạn cũng y chang mình? Đừng lo, hôm nay mình ngồi viết mấy dòng này, chia sẻ cái kinh nghiệm xương máu, hy vọng giúp bạn đỡ mất thời gian như mình trước đây.

Phần mềm quản lý vật tư thực ra là thứ gì vậy?

Nói nôm na, phần mềm quản lý vật tư là cái công cụ giúp mình theo dõi chuyện nhập - xuất - tồn kho một cách... ổn áp, không phải ngồi cộng trừ bằng tay nữa. Mỗi lần khách mua 10 bao xi măng, mình chỉ cần gõ mấy cái, nó tự động trừ đi, cuối ngày khỏi đau đầu.

Không chỉ ghi số lượng đâu nha. Nó còn quản lý cả mã hàng, tên, đơn vị tính, giá nhập vào bao nhiêu, bán ra sao, thậm chí là nhà cung cấp nào, để ở kệ nào trong kho. Có shop ở Hà Nội, mặt bằng nhỏ xíu, hàng ngổn ngang, cái này còn quý hơn vàng.

Mình nhớ có ông bạn mở shop ở Long Biên, khoe rằng sau khi dùng phần mềm quản lý vật tư tại Hà Nội, ổng cắt hẳn một nhân viên vì không cần người ngồi ghi chép nữa. Tiết kiệm mỗi tháng mấy triệu, đủ để đưa vợ con đi ăn.

Tại sao shop nhỏ ở Hà Nội nên dùng?

Mình từng nghĩ: "Ồi, shop nhỏ, vài trăm mặt hàng, Excel là quá ổn rồi". Sai lầm. Khi hàng lên tới 500 món, mỗi món lại có nhiều đơn vị tính (bao, thùng, lẻ, mét...), việc nhập liệu thủ công dễ dẫn đến nhầm lẫn.

Hồi đầu năm, một lần mình xuất nhầm 50 bao xi măng cho khách vì ghi sai số liệu trong Excel. Đến cuối tháng kiểm kê mới phát hiện, mà khách thì đã mang hết đi xây nhà rồi. Đau. Thiệt hại gần 10 triệu. Từ đó, mình không dám lơ là nữa.

Chưa kể, khách hàng ở Hà Nội hiện nay hay yêu cầu xuất hóa đơn đỏ. Họ đang xây nhà, cần quyết toán, cần sao kê nguồn gốc. Nếu mình không thể tra nhanh giá và tồn kho để xuất cho họ, mất uy tín liền. Nói thực thì đã mất mấy mối như thế rồi.

Vậy nên, cái phần mềm quản lý vật tư tại Hà Nội nó cần hơn mình tưởng. Nó như cái phao cứu sinh cho shop nhỏ mà hàng hóa thì nhiều vô kể.

Chọn phần mềm quản lý vật tư – 7 tiêu chí mình rút ra

Mình mất tầm 2 tuần lăn tăn, search đủ kiểu, hỏi bạn bè, cuối cùng đúc kết 7 cái tiêu chí này. Không nói quá đâu, áp dụng là chọn được ngay:

Đầu tiên là dễ sử dụng
Phải giao diện tiếng Việt, nhìn là hiểu, không cần học lập trình. Nhân viên của mình, cô bé 22 tuổi mới ra trường, chỉ mất 1 buổi chiều là thuần.

Thứ hai là chi phí hợp lý
Shop nhỏ, tiền nào của đó. Mình nghĩ dưới 500.000đ/tháng là lý tưởng. Có gói miễn phí là ngon nhất, đỡ lo tiền giữa tháng chẳng biết có đóng nổi không.

Thứ ba là quản lý tồn kho đa dạng
Hàng vật liệu xây dựng có đủ loại: sơn thì bán thùng, xi măng bao, gạch tính viên. Phải có quy đổi, theo dõi lô, hạn sử dụng.

Thứ tư là báo cáo trực quan
Nhập xuất tồn ra sao, lợi nhuận thế nào, cần báo cáo rõ ràng, có biểu đồ là nhất. Cảnh báo khi sắp hết hàng không thì hỏng.

Thứ năm là xuất hóa đơn điện tử
Phải tích hợp hoặc dễ kết nối với phần mềm hóa đơn. Không thì mỗi lần khách yêu cầu lại vất vả.

Mình thấy lưu trữ an toàn cũng là chuyện sống còn. Dữ liệu mất kinh lắm. Shop mình từng toang máy tính, mất sạch mấy năm sổ sách. Sau đó phải ngồi nhập lại từ đầu, mỗi tội không nhớ hết.

Cuối cùng là hỗ trợ kỹ thuật nhanh
Hà Nội mà, sự cố giữa trưa là căng. Cần có đội hỗ trợ trực, giải đáp ngay.

Mấy tính năng chính mình dùng hàng ngày

Nói thực, mình không phải dân công nghệ, nhưng mấy cái này nó đơn giản, ai cũng xài được:

• Quản lý danh mục vật tư: Mình phân loại theo nhóm – sơn, xi măng, gạch, ống nước. Mỗi lần nhập hàng mới chỉ cần thêm mã, khỏi lục tung kho.
• Nhập kho: Tạo phiếu nhập từ nhà cung cấp, tự động cập nhật số lượng và giá vốn. Cuối tháng in ra đối chiếu với hóa đơn.
• Xuất kho: Xuất cho khách, kiểm tra tồn ngay tức thì. Mỗi lần khách hỏi còn bao nhiêu, mình chỉ cần gõ tên, nó hiện ra, đỡ phải lật sổ.
• Kiểm kê: Thường cuối tháng, mình kiểm kê đối chiếu. Nếu chênh lệch, biết ngay sai sót ở đâu.
• Báo cáo tồn kho: Xem hàng sắp hết, hàng tồn lâu, để kịp nhập hoặc giảm giá.
• Quản lý giá bán: Thiết lập giá lẻ, giá buôn, có thể thay đổi theo thời điểm. Mùa xây dựng cao điểm thì giá tăng, mùa mưa thì giảm.

Cái hay là có phần mềm quản lý vật tư tại Hà Nội tích hợp quét mã vạch. Mình in tem từ phần mềm, dán lên mỗi thùng hàng. Khi bán, chỉ cần quét, tự động trừ. Nhanh lắm.

So sánh – phương án nào ổn?

Mình đã thử qua vài cái, rút ra bảng này cho bạn dễ hình dung:

Phương án	Chi phí	Dễ dùng	Tính năng	Bảo mật	Hỗ trợ
Excel/Sheet	Miễn phí	Trung bình	Cơ bản, thủ công	Thấp	Không
Phần mềm đám mây	300k-1tr/tháng	Cao	Đầy đủ	Cao	Tốt
Mã nguồn mở (Mepo)	Miễn phí (gói cơ bản)	Cao	Đầy đủ cơ bản	Cao (local-first)	Cộng đồng+email
Tự code	Tốn (thuê lập trình)	Thấp	Tùy biến	Phụ thuộc	Tự lo

Nhìn vào bảng, mình thấy với shop nhỏ, giải pháp mã nguồn mở như Mepo là hợp lý nhất. Vừa miễn phí, vừa an toàn, lại dễ dùng.

Mepo – cứu tinh cho shop vật liệu

Mình biết Mepo tình cờ qua một người bạn trong group chủ shop trên Facebook. Ổng bảo: "Dùng thử đi, free mà xịn." Mình tải về, cài mất 5 phút, nhập dữ liệu thử.

Mepo có cái hay là local-first – dữ liệu lưu trên máy tính, không cần internet liên tục. Shop mình ở Hoàng Mai, có hôm mạng chập chờn, vẫn quản lý được. Lúc nào mạng ổn thì tự động đồng bộ.

Nó là mã nguồn mở, nghĩa là mình có thể chỉnh sửa theo nhu cầu. Nhưng thực tế, mình không rành code, nên xài bản mặc định đã thấy ổn rồi. Gói miễn phí đáp ứng đủ: nhập xuất tồn, báo cáo, cảnh báo.

Giao diện tiếng Việt, dễ nhìn. Nhân viên mới của mình, sau 1 ngày đã thuần thục. Mình dùng 6 tháng nay, chưa lần nào gặp vấn đề. Khi cần hỗ trợ, gửi email, họ trả lời nhanh, hướng dẫn tỉ mỉ.

Cụ thể hồi tháng 3, mình gặp lỗi không xuất được hóa đơn vì sai định dạng. Gửi mail cho Mepo tối hôm trước, sáng hôm sau đã có hướng dẫn. Xong ngay.

Chi phí và ROI

Chi phí ban đầu = 0 đồng với Mepo. Thời gian làm quen 1-2 ngày. ROI?

• Giảm sai sót: Mình ước tính mỗi tháng tránh mất 5-10 triệu vì nhầm lẫn. Trước đây hay xuất thừa, xuất thiếu, bây giờ yên tâm hơn.
• Tiết kiệm thời gian: Mỗi ngày mình không ngồi Excel 2-3 tiếng nữa. Đỡ phải tỉ mẩn cộng trừ. Nhân viên cũng đỡ vất vả.
• Tăng doanh thu: Nhờ tra cứu nhanh, phục vụ khách tốt hơn. Mình thấy lượng khách quay lại tăng khoảng 15%.

Như vậy, chỉ sau 1 tháng, phần mềm đã mang lại lợi ích vượt xa chi phí. Thậm chí mình còn tiết kiệm được tiền thuê nhân viên vì không cần người chuyên ghi sổ nữa.

Kinh nghiệm thực tế từ shop của mình

Shop mình ở quận Hoàng Mai, diện tích chỉ 30m2, nhưng hàng thì nhiều vô kể. Chủ yếu sơn (Dulux, Jotun), xi măng (Holcim, Fico), gạch ốp lát (Đồng Tâm, Prime). Mỗi ngày mình bán tầm 50-70 đơn, giá trị mỗi đơn vài trăm đến vài triệu.

Trước đây dùng Excel, mỗi cuối tháng mất 2 ngày không làm gì khác ngoài đối chiếu. Có tháng sai sót đến 3-4 chỗ, mệt mỏi.

Chuyển sang Mepo, mình thấy nhẹ nhàng hơn hẳn. Mỗi lần nhập hàng, chỉ cần mở máy, quét mã, không cần ghi chép. Khách hỏi còn bao nhiêu thùng sơn, mình gõ chữ, nó hiện số liệu chính xác.

Đặc biệt, tính năng cảnh báo tồn kho tối thiểu giúp mình không bỏ lỡ đơn hàng. Hồi tháng trước, sơn Dulux màu trắng gần hết, phần mềm báo ngay. Mình nhập thêm kịp, đơn khách không bị mất.

Doanh thu tháng sau khi dùng Mepo tăng 20% so với trước. Không phải do bán được nhiều hơn, mà do không mất khách vì hết hàng nữa.

Có ông bạn mở shop ở Cầu Giấy, thấy mình dùng, cũng chuyển qua. Ổng bảo: "Giờ không dám quay lại Excel đâu, sợ rồi."

Câu hỏi thường gặp

1. Phần mềm quản lý vật tư tại Hà Nội có miễn phí không?
Có, Mepo cung cấp gói miễn phí cho shop nhỏ. Mình dùng 6 tháng chưa mất đồng nào, đầy đủ tính năng cơ bản.

2. Tôi có cần biết lập trình không?
Không. Mình không rành công nghệ, chỉ biết gõ phím, dùng chuột, vẫn ổn. Giao diện thân thiện, có hướng dẫn từng bước.

3. Dữ liệu an toàn không?
Với Mepo, dữ liệu lưu trên máy tính, không qua cloud đám mây. Mình yên tâm vì không lo bị hack mất.

4. Làm sao bắt đầu?
Vào mepo.vn, tải phiên bản mới nhất, cài đặt. Mất 10 phút. Sau đó nhập dữ liệu. Nếu cần hỗ trợ, gửi email.

5. Có hỗ trợ xuất hóa đơn không?
Mepo có thể xuất dữ liệu để kết nối với các phần mềm hóa đơn điện tử. Mình dùng thử thấy ổn.

6. Nâng cấp sau này được không?
Có, Mepo có gói trả phí với nhiều tính năng mở rộng. Nhưng với shop nhỏ, gói miễn phí đã đủ dùng.

Tổng kết

Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý vật tư tại Hà Nội vừa miễn phí vừa tốt, hãy thử Mepo. Mình đã dùng, thấy ổn, không phải quảng cáo. Chi phí 0 đồng, dễ dùng, an toàn, đủ cho shop nhỏ.

Đừng để việc quản lý thủ công làm bạn mất khách và mất tiền. Truy cập mepo.vn, tải về, trải nghiệm. Chắc chắn bạn sẽ không hối hận.

Bài viết dựa trên trải nghiệm thực tế của mình. Không phải quảng cáo.