Throughput là gì? Cách đo tốc độ xử lý đơn hàng cho shop

Throughput là gì — đo tốc độ xử lý đơn

Mình đã từng rất lăn tăn về việc quản lý cửa hàng của mình, đặc biệt là khi phải đối mặt với tình trạng đông khách vào giờ cao điểm. Mình tự hỏi, làm thế nào để đo tốc độ xử lý đơn hàng của cửa hàng mình? Từ lúc khách đặt hàng đến khi giao hàng, mất bao lâu? Đó chính là lúc mình cần hiểu về throughput. Nói nôm na, throughput là tốc độ xử lý công việc của cửa hàng, thường tính bằng số đơn hàng hoặc sản phẩm xử lý được trong một khoảng thời gian.

Chẳng hạn, quán trà sữa ở Nguyễn Văn Linh, Đà Nẵng, trung bình mỗi giờ pha được 30 ly. Throughput của họ là 30 ly/giờ. Nếu tăng lên 40 ly/giờ, nghĩa là họ phục vụ nhanh hơn, khách đỡ chờ, doanh thu cao hơn. Mình nhớ có một lần, quán của họ đông khách đến nỗi phải chờ đến 20 phút để được phục vụ. Nhưng sau khi họ cải thiện quy trình, thời gian chờ đã giảm xuống chỉ còn 5 phút.

Throughput là gì? Định nghĩa đơn giản cho chủ shop

Throughput (thông lượng) là số lượng đơn vị công việc (đơn hàng, sản phẩm, dịch vụ) mà một hệ thống có thể xử lý trong một đơn vị thời gian nhất định. Trong bán lẻ, nó thường là số đơn hàng hoàn thành mỗi giờ, mỗi ca, hoặc mỗi ngày. Nói cách khác, throughput đo tốc độ dòng chảy của công việc trong cửa hàng.

Ví dụ như shop quần áo online của chị Hoa ở Hải Châu, Đà Nẵng, mỗi ngày đóng gói và gửi được 50 đơn. Throughput của shop là 50 đơn/ngày. Mình có thể tính toán throughput bằng cách sử dụng công thức cơ bản:

Throughput = Tổng số đơn hoàn thành / Thời gian hoạt động

Ví dụ như một tiệm tạp hóa mở cửa 10 tiếng, xử lý 200 giao dịch. Throughput = 200 / 10 = 20 giao dịch/giờ. Tuy nhiên, mình cần lưu ý rằng throughput khác với năng suất ở chỗ nó đo tốc độ dòng chảy, không phải khối lượng tuyệt đối.

Tại sao throughput quan trọng với cửa hàng bán lẻ?

Throughput ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng và doanh thu. Cụ thể, nếu throughput cao, khách sẽ được phục vụ nhanh hơn, giảm thời gian chờ. Điều này dẫn đến tăng doanh thu trên mỗi giờ, vì cùng một khoảng thời gian, cửa hàng có thể xử lý được nhiều đơn hơn. Ngoài ra, biết throughput giúp mình sắp xếp ca làm, số lượng nhân viên hợp lý, và phát hiện điểm nghẽn để cải thiện.

Có 1 anh chủ tiệm quen kể là hồi đầu năm, shop anh ở Sơn Trà chỉ xử lý được 15 đơn/giờ vào giờ cao điểm, khách phàn nàn nhiều. Nhưng sau khi tối ưu quy trình, anh nâng lên 25 đơn/giờ, doanh thu tăng 40% mà không cần thêm nhân viên. Việc này đã giúp anh tiết kiệm được chi phí và tăng lợi nhuận.

Cách tính throughput: Công thức và ví dụ thực tế

Công thức chính xác hơn cho cửa hàng:

Throughput (đơn/giờ) = Tổng số đơn hoàn thành trong ca / Tổng số giờ hoạt động

Nếu mình muốn đo throughput của một quy trình cụ thể (ví dụ: khâu thanh toán), hãy đo thời gian trung bình mỗi giao dịch, rồi lấy 1 chia cho thời gian đó.

Ví dụ như quán cà phê Mộc ở Đà Nẵng, giờ cao điểm sáng (7-9h) phục vụ 60 ly cà phê. Throughput = 60 ly / 2 giờ = 30 ly/giờ. Nếu mỗi ly giá 35.000đ, doanh thu giờ cao điểm = 30 × 35.000 = 1.050.000đ/giờ. Mình có thể thấy, quán cà phê này đã tối ưu hóa quy trình để tăng doanh thu.

Các yếu tố ảnh hưởng đến throughput trong shop

1. Quy trình thanh toán: Nếu máy POS chậm, thao tác nhiều bước, throughput giảm.
2. Bố trí mặt bằng: Khách khó tìm hàng, lối đi chật hẹp làm chậm quá trình mua sắm.
3. Kỹ năng nhân viên: Nhân viên mới hay lúng túng, thao tác chậm.
4. Giờ cao điểm: Lượng khách đột biến vượt quá năng lực phục vụ.
5. Hàng tồn kho: Thiếu hàng, phải kiểm tra kho nhiều lần cũng kéo dài thời gian.
6. Công nghệ: Phần mềm quản lý kém, không tích hợp thanh toán, in hóa đơn chậm.

Lấy trường hợp một tiệm bánh mì ở Hải Châu: Nhân viên vừa làm bánh vừa thu ngân, khách xếp hàng dài. Throughput chỉ 15 khách/giờ. Nhưng sau khi tách hai công việc, throughput tăng lên 25 khách/giờ. Việc này đã giúp tiệm bánh mì giảm thời gian chờ và tăng doanh thu.

Cách cải thiện throughput: 5 mẹo áp dụng ngay

1. Tối ưu quy trình thanh toán: Sử dụng máy quét mã vạch, thanh toán không tiền mặt (QR, thẻ) để rút ngắn thời gian mỗi giao dịch.
2. Bố trí lại mặt bằng: Đặt hàng bán chạy gần quầy, tạo lối đi rộng, giảm thời gian di chuyển.
3. Đào tạo nhân viên: Tổ chức buổi tập về thao tác nhanh, xử lý tình huống. Có thể quay video mẫu để nhân viên học.
4. Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng: Một hệ thống POS tốt giúp tự động hóa nhập liệu, theo dõi tồn kho, in hóa đơn nhanh. Mình có thể tham khảo Mepo để quản lý tập trung.
5. Dự báo giờ cao điểm: Xem dữ liệu lịch sử để tăng ca nhân viên vào khung giờ đông khách, chuẩn bị trước hàng hóa.

Cụ thể như quán X ở Hải Châu, họ áp dụng combo: thanh toán QR + đào tạo nhân viên 1 buổi/tuần, throughput tăng từ 20 lên 32 ly/giờ sau 1 tháng. Việc này đã giúp quán X tăng doanh thu và giảm chi phí vận hành.

Throughput khác gì với các chỉ số khác?

• Throughput vs. Doanh thu: Throughput đo tốc độ, doanh thu đo giá trị. Có thể throughput cao nhưng doanh thu thấp nếu bán hàng giá rẻ.
• Throughput vs. Năng suất lao động: Năng suất = sản lượng / số nhân viên, còn throughput = sản lượng / thời gian.
• Throughput vs. Thời gian xử lý đơn (Order Cycle Time): Thời gian xử lý đơn là tổng thời gian từ khi nhận đơn đến khi giao, còn throughput là số đơn xử lý được trong một giờ. Hai chỉ số này có quan hệ nghịch: thời gian xử lý càng ngắn, throughput càng cao.

Câu hỏi thường gặp

Q: Throughput có giống với tốc độ bán hàng không? A: Gần giống, nhưng tốc độ bán hàng thường chỉ số lượng sản phẩm bán ra, còn throughput bao gồm cả quy trình hậu cần như đóng gói, giao hàng.

Q: Làm sao để đo throughput nếu shop không có phần mềm? A: Mình có thể dùng đồng hồ bấm giờ, đếm thủ công số đơn trong 1 giờ, ghi chép vào sổ. Hoặc dùng excel để tính trung bình.

Q: Throughput lý tưởng là bao nhiêu? A: Không có con số chung, tùy quy mô shop. Quan trọng là so sánh với chính mình ở các thời điểm, hoặc với mục tiêu mình đặt ra.

Q: Throughput thấp có phải do nhân viên lười? A: Không hẳn, có thể do quy trình, công nghệ, hoặc bố trí mặt bằng. Hãy kiểm tra từng khâu trước khi đổ lỗi.

Q: Có nên tăng throughput bằng cách giảm chất lượng phục vụ? A: Không. Cần cân bằng giữa tốc độ và chất lượng. Tối ưu quy trình, không cắt bước quan trọng.

Tổng kết

Throughput là chỉ số quan trọng giúp mình biết cửa hàng đang hoạt động hiệu quả thế nào. Bằng cách đo lường và cải thiện throughput, mình có thể phục vụ khách nhanh hơn, tăng doanh thu và giảm chi phí vận hành. Hãy bắt đầu bằng cách ghi chép số đơn mỗi giờ trong tuần tới, rồi áp dụng các mẹo trên. Nếu cần công cụ hỗ trợ, các phần mềm quản lý bán hàng như Mepo có thể giúp mình tự động theo dõi throughput theo thời gian thực. Chúc shop của mình ngày càng "thông suốt"!

Kinh nghiệm đo và cải thiện throughput thực tế

Hồi mới tập tành kinh doanh, mình cứ nghĩ throughput là con số khô khan chỉ dành cho mấy anh kỹ thuật. Nhưng sau lần suýt mất khách vì chậm xử lý đơn, mình mới thấm. Có một shop bán quần áo ở Huế từng kể, họ dùng phần mềm bán hàng quần áo tại Huế để theo dõi, nhưng vẫn không hiểu sao throughput cứ ì ạch. Hóa ra vấn đề không nằm ở phần mềm, mà ở cách nhân viên sắp xếp đơn hàng trên kệ chờ đóng gói.

Mình nghiệm ra rằng, muốn đo throughput chuẩn, cần chia nhỏ quy trình ra. Đừng chỉ nhìn tổng số đơn cuối ngày. Hãy đo riêng từng khâu: từ lúc nhận đơn đến lúc lấy hàng, từ lúc đóng gói đến lúc bàn giao cho shipper. Có lần mình giúp một bạn chạy phần mềm bán hàng đa kênh tại Đà Nẵng, phát hiện ra khâu in hóa đơn mất tới 3 phút mỗi đơn chỉ vì máy in cũ. Thay máy in mới, throughput tăng vọt.

Lưu ý khi áp dụng công thức vào thực tế

Công thức throughput mình chia sẻ ở trên có vẻ đơn giản, nhưng áp dụng vào thực tế cần tinh tế. Ví dụ, một tiệm tạp hóa ở Đồng Nai từng dùng phần mềm bán hàng tạp hóa tại Đồng Nai để tính, nhưng họ quên mất rằng giờ cao điểm khác hẳn giờ thấp điểm. Mình khuyên nên đo riêng throughput cho từng khung giờ, đừng gộp chung.

Có một quán cafe ở Cần Thơ áp dụng phần mềm quản lý quán cafe tại Cần Thơ, họ đo throughput trung bình 20 ly/giờ. Nhưng vào buổi sáng cuối tuần, con số này chỉ còn 12 ly/giờ vì quán quá đông, nhân viên lu bu. Họ đã phải thay đổi cách bố trí quầy pha chế, chia nhỏ khu vực phục vụ. Kết quả là throughput giờ cao điểm tăng lên 18 ly, dù chưa bằng trung bình nhưng đã đỡ áp lực hơn nhiều.

Vài tình huống thực tế khác

Mình từng tư vấn cho một chuỗi cửa hàng ở TP Hồ Chí Minh. Họ dùng hệ thống pos cho chuỗi tại TP Hồ Chí Minh rất bài bản, nhưng throughput cứ dậm chân tại chỗ. Hóa ra vấn đề nằm ở khâu kiểm kho: mỗi lần xuất hàng, nhân viên phải chạy lên tầng 2 lấy đồ, mất 5-7 phút. Họ đã chuyển kho dự trữ xuống tầng trệt, đặt ngay sau quầy. Throughput tăng 30% chỉ sau một tuần.

Còn một trường hợp khác, một spa ở Hà Nội dùng phần mềm quản lý spa tại Hà Nội, nhưng họ không biết rằng việc đặt lịch hẹn dày đặc quá mức cũng làm giảm throughput. Khách đến cùng lúc, nhân viên không đủ, dịch vụ chậm. Giải pháp là giãn lịch, mỗi khung giờ chỉ nhận tối đa 3 khách, dù doanh thu mỗi giờ có giảm nhẹ nhưng throughput thực tế lại tăng vì không còn tình trạng ùn tắc.

Câu hỏi mở rộng

Nhiều bạn hỏi mình: "Làm sao biết throughput bao nhiêu là đủ?" Câu trả lời là: tùy vào quy mô và loại hình. Một shop bán hàng online ở Huế dùng phần mềm quản lý bán hàng tại Huế có throughput 10 đơn/giờ là ổn, nhưng một shop ở Hải Phòng chuyên sỉ, dùng phần mềm xuất nhập kho tại Hải Phòng, có thể cần tới 50 đơn/giờ.

Quan trọng nhất là theo dõi xu hướng. Nếu throughput giảm dần theo thời gian, chắc chắn có vấn đề. Vài tháng trước, mình thấy một bạn dùng phần mềm chốt đơn tại TP Hồ Chí Minh bị chậm, kiểm tra ra nguyên nhân là do nhân viên mới chưa quen thao tác. Chỉ cần đào tạo lại 2 buổi, throughput đã quay về mức cũ.

Một lưu ý nữa: throughput không phải lúc nào cũng cần tăng bằng mọi giá. Có shop quần áo ở Huế cố tăng throughput bằng cách giảm thời gian kiểm tra hàng, kết quả là tỉ lệ trả hàng tăng vọt. Đôi khi, giữ throughput ổn định và chất lượng còn tốt hơn là chạy theo số lượng. Mình thấy nhiều bạn dùng phần mềm quản lý nhượng quyền tại TP Hồ Chí Minh cũng mắc lỗi này, cứ nghĩ số đơn càng nhiều càng tốt, nhưng quên mất rằng chất lượng dịch vụ mới là thứ giữ chân khách hàng lâu dài.