phần mềm quản lý quán cafe

phần mềm quản lý quán cafe

Mở quán cafe được vài tháng, khách bắt đầu đông hơn, tự nhiên mình thấy... rối.

Hồi tháng trước, thằng nhân viên ghi nhầm bàn 3 với bàn 5. Khách ngồi chờ 20 phút, mình còn phải xin lỗi rồi tặng thêm ly nước. Cuối ngày tính sổ, sai mất 80 nghìn mà chẳng biết sai ở đâu. Đau đầu thật.

Bạn có đang trong cảnh đó không? Sáng nào cũng tự hỏi "Không biết món nào chạy nhất?", "Còn bao nhiêu hạt robusta?", mỗi lần tính tiền là tim đập nhanh hơn vì sợ nhầm. Tin mình đi, mình từng là chủ quán cafe nhỏ ở Hà Nội đây, từng trải qua tất cả.

Lúc ấy, mình cũng lên Google search "phần mềm quản lý quán cafe" y như bạn bây giờ. Cả đống kết quả hiện ra, chẳng biết đâu là thật đâu là quảng cáo. Có đứa bạn khuyên xài cái này, có đứa bảo cái kia tốt hơn. Mình mất 3 tháng ròng rã dùng thử đủ loại, tốn cả đống tiền, mới đúc kết ra được mấy cái tâm đắc.

Cái bài này mình viết cho bạn – một chủ quán nhỏ như mình ngày trước. Không quảng cáo, không phải PR. Chỉ là kinh nghiệm thực tế, đã trải nghiệm, đã đốt tiền, đã sai lầm, và cuối cùng tìm ra hướng đi ổn.

Phần mềm quản lý quán cafe thực ra là cái gì?

Nói nôm na, nó là cái "trợ lý" làm việc thay mình mấy chuyện rối ren hàng ngày: khách gọi món, nhân viên ghi, tính tiền, xem còn bao nhiêu cà phê trong kho, cuối ngày biết lời lỗ thế nào.

Ngày xưa mình hay viết hết ra sổ. Sổ gọi món, sổ bán hàng, sổ kho riêng. Mà viết nhiều quá, đến cuối tháng chồng sổ lên ngồi cộng, đau hết cả đầu. Lúc đó thề có cái gì làm hộ mình mấy cái vụ này, mình móc hầu bao cũng chịu.

Phần mềm giống như cái sổ tay số hóa vậy. Bạn gõ món vào, tự động nó biết món này giá bao nhiêu, cộng tiền, trừ nguyên liệu trong kho. Cuối ca nhấn một cái là ra doanh thu, lợi nhuận. Không cần não to, không sai sót.

Ở Việt Nam mình có đủ loại: có cái miễn phí, cái trả tiền theo tháng, có cái cài trên máy, cái chạy trên mây. Nhưng với quán tầm dưới 20 bàn, theo mình thấy, càng đơn giản càng tốt. Đừng chọn mấy phần mềm "xịn" mà rối, nhân viên không dùng được.

Tại sao phải bỏ tiền ra mua phần mềm?

Rảnh ngồi nghĩ lại, mình thấy kinh dị.

Buổi sáng cao điểm, quán mình 6 bàn full. Một thằng phục vụ chạy qua chạy lại. Khách bàn 2 gọi "Cho anh cà phê sữa nóng", thằng nhỏ ghi vào tờ giấy "cà phê sữa đá". Lúc mang ra, khách bảo "Tôi kêu nóng mà". Phải làm lại. Mất 15 phút, mất một ly nguyên liệu, mất cả thiện cảm.

Tính sơ sơ mỗi tháng sai vài chục order kiểu đó. Mỗi lần mất 30-50 nghìn. Một tháng ra gần 3 triệu. Chưa kể mất khách vì phục vụ chậm.

Có lần mình ngồi uống cafe với thằng bạn chạy quán ở quận 3, nó khoe: từ ngày xài phần mềm, thời gian chờ của khách giảm hẳn. Trước kia khách ngồi 15 phút mới có đồ uống, giờ còn 10 phút. Doanh thu tăng 15% vì nhân viên biết lúc nào nên gợi ý thêm bánh ngọt, nước ép.

Mình hỏi nó "Có thật không hay nói phét?" Nó đưa số liệu ra, mới tin. Đúng là có phần mềm, mình biết món nào bán chạy, giờ nào đông khách, nhân viên nào làm việc tốt. Có dữ liệu để ra quyết định, không còn phải "chắc là", "hình như" nữa.

Thêm nữa, có phần mềm giúp mình kiểm soát được nhân viên. Hồi xưa, mình từng phát hiện thằng pha chế hay "quên" ghi mấy ly cafe bạn bè nó uống. Mỗi lần như thế, mất tầm 50-70 nghìn. Một tháng nó làm vài lần, tiền mất mà không biết. Từ ngày có phần mềm, mỗi ly đều được ghi lại. Nhân viên không dám làm bậy nữa. Tiết kiệm được kha khá.

Cách chọn phần mềm – kinh nghiệm xương máu

Mình đã từng chọn nhầm. Nhiều lần. Có cái quảng cáo hoành tráng, tải về dùng thử 7 ngày thấy ngon. Hết tháng thứ 2, nó đòi 800 nghìn/tháng. Hốt hoảng.

Sau một hồi dùng thử đủ loại, mình đúc kết ra 7 tiêu chí. Bạn cứ giữ cái này trong đầu, đi chọn phần mềm nào cũng không sai:

Dễ dùng – cái này số 1. Giao diện tiếng Việt, nhân viên mới vào 1 ngày là thao tác được. Đừng chọn mấy cái nhiều tính năng mà rối rắm, cuối cùng không ai xài.

Chi phí hợp lý. Quán nhỏ, đừng ham xịn. Dưới 200 nghìn/tháng là ok. Mà tốt nhất là miễn phí, nếu có.

Quản lý kho được – này quan trọng lắm. Cà phê hết lúc nào không biết, sữa đặc sắp hết, đường... Có phần mềm nó cảnh báo, mình kịp thời nhập hàng.

Báo cáo đầy đủ. Doanh thu ngày, tháng, món nào chạy nhất, giờ nào đông nhất. Dùng số liệu để kinh doanh.

Hỗ trợ thanh toán linh hoạt. Quét QR, chuyển khoản, tiền mặt. Dân bây giờ toàn xài Momo, VNPay.

Không phụ thuộc Internet. Ở Việt Nam mình, mất mạng là chuyện thường. Phần mềm phải chạy được offline.

Hỗ trợ kỹ thuật tốt. Có team giải đáp nhanh, đừng để mình ngồi chờ 3 ngày mới có câu trả lời.

Mấy cái phần mềm "miễn phí" thường có bẫy. Dùng 3 tháng đầu free, sau thu tiền. Đọc kỹ hợp đồng, đừng để bị hố.

Nhưng mình thấy, cái khó nhất là tìm được phần mềm vừa rẻ, vừa đủ tính năng, lại dễ dùng. Có cái giá rẻ nhưng giao diện tiếng Anh. Nhân viên mình học mãi không thuộc. Lại phải bỏ. Có cái thì tính năng quá đơn giản, không quản lý được kho. Lại phải bỏ.

Những tính năng không thể thiếu

Chọn phần mềm quản lý quán cafe, phải có mấy cái sau:

Gọi món với thanh toán siêu tốc. Khách vừa nói xong, nhân viên chạm 2-3 cái trên màn hình là xong. Ghi chú như "ít đường", "nóng" cũng có. In hóa đơn nhanh.

Quản lý bàn thông minh. Bàn nào đang có khách, bàn nào trống. Khách muốn chuyển bàn thì chuyển, không rối.

Kho nguyên liệu. Nhập mẻ cà phê mới vào, xuất khi pha chế. Hết hàng tự động báo.

Báo cáo rõ ràng. Cuối ngày mở ra thấy ngay: hôm nay bán được bao nhiêu, món nào chạy nhất, lợi nhuận thế nào.

Nhân viên. Chấm công, ca làm, hoa hồng. Khỏi phải ghi sổ.

Thanh toán đa dạng. Quét QR, chuyển khoản, tiền mặt, quẹt thẻ.

Lưu dữ liệu local. Yên tâm, không lo mất mạng mất dữ liệu.

So sánh các lựa chọn

Mình đã dùng 3 dạng: phần mềm trả phí, miễn phí, và tự viết trên Excel.

Phần mềm trả phí (500k-2tr/tháng): Xịn thật. Tính năng nhiều, cập nhật liên tục, hỗ trợ tốt. Nhưng mỗi tháng bỏ ra 1-2 triệu, với quán nhỏ không bền. Có tháng ế, tiền phần mềm vẫn phải đóng.

Có lần mình dùng thử một phần mềm trả phí khá nổi. Tháng đầu ok. Tháng thứ hai, nó tự động gia hạn. Mình quên hủy, mất 1,2 triệu. Đau thật.

Phần mềm miễn phí (như Mepo mình đang xài): Đủ tính năng cơ bản, dễ dùng, 0 đồng. Tùy biến được vì mã nguồn mở. Dữ liệu local an toàn. Cộng đồng hỗ trợ nhau.

Tự viết trên Excel: Hồi mới mở quán mình cũng làm vậy. Lập bảng tính, công thức. Nhưng mà mệt. Nhập liệu lâu, dễ sai, không chuyên nghiệp. Mất công lắm.

Với quán dưới 10 bàn, mình khuyên dùng miễn phí. Khi phát triển lên chuỗi, hãy nâng cấp.

Mepo – cái tên khiến mình bất ngờ

Nói thực, mình không phải người của Mepo. Mình chỉ là người dùng, và dùng được 6 tháng rồi.

Lúc đầu, mình cũng lăn tăn. Miễn phí? Trọn đời? Không giới hạn gì? Nghe khó tin. Nhưng vì tò mò, mình tải về thử.

Mepo là phần mềm mã nguồn mở do cộng đồng Việt Nam phát triển. Cái hay:

• Miễn phí trọn đời. Không giới hạn hóa đơn, bàn, sản phẩm.
• Mã nguồn mở, mình muốn tùy chỉnh gì thì tùy.
• Lưu dữ liệu local. Có lần mất mạng cả buổi sáng, quán mình vẫn order bình thường.
• Giao diện tiếng Việt, dễ hiểu.

Cộng đồng hỗ trợ nhiệt tình. Group Facebook có mấy trăm người, hỏi gì cũng có người trả lời. Tài liệu hướng dẫn cũng rõ ràng.

Chi phí và lợi ích thực tế

Đầu tư ban đầu: Mepo miễn phí. Máy in hóa đơn nhiệt khoảng 1-2 triệu. Máy tính cũ hoặc tablet 3-5 triệu. Tổng cộng chỉ 5-7 triệu.

Bạn nghĩ sao? Với quán doanh thu 30 triệu/tháng, giảm sai sót mỗi tháng tiết kiệm 500k-1tr. Up-sell thêm 10-20% doanh thu. 2 tháng là hồi vốn.

Còn dùng phần mềm trả phí, mỗi tháng mất 500k-2tr. Lâu dài không ổn.

Chuyện của anh Tuấn ở Đà Nẵng

Anh Tuấn mở quán 8 bàn ở Đà Nẵng. Hồi đầu xài sổ tay, sai order liên miên. Khách phàn nàn hoài.

Sau một thời gian tìm hiểu, anh dùng Mepo. 3 tháng sau, ngồi cafe với anh, anh khoe:

• Lỗi order giảm 90%.
• Phục vụ mỗi bàn từ 15 phút xuống còn 7 phút.
• Doanh thu tăng 18% nhờ gợi ý món kèm.
• Biết chính xác cà phê muối bán chạy nhất, tập trung quảng bá.

Anh bảo: "Dễ dùng, miễn phí, không lo mất dữ liệu. Tao recommend cho lắm bạn rồi."

Nghe anh kể, mình thấy vui. Vì mình cũng từng trong cảnh đó. Từ ngày có phần mềm, cuộc sống nhẹ nhàng hơn nhiều.

Giải đáp thắc mắc

Có cần Internet không? Không. Mepo có chế độ offline, dữ liệu đồng bộ khi có mạng.

Dùng thử miễn phí? Mepo miễn phí trọn đời, tha hồ dùng thử.

Quản lý kho được không? Có. Nhập xuất kho, cảnh báo tồn tối thiểu.

Cần thiết bị gì? Máy tính Windows hoặc tablet Android.

Chuyển dữ liệu từ phần mềm cũ? Hầu hết import/export được. Mepo nhập Excel.

Bảo mật? Dữ liệu local, bạn kiểm soát hoàn toàn.

Có hỗ trợ đa chi nhánh không? Mepo hiện tại hỗ trợ quán lẻ. Nếu bạn mở chuỗi, có thể nâng cấp sau.

In hóa đơn được không? Được. Kết nối với máy in nhiệt là in ngay.

Kết luận

Phần mềm quản lý quán cafe là thứ không thể thiếu nếu bạn muốn quán vận hành chuyên nghiệp, tăng doanh thu, giảm sai sót.

Với quán nhỏ, mình khuyên bạn tải Mepo dùng thử. Miễn phí, mã nguồn mở, dễ dùng. Tải tại mepo.vn. Bạn sẽ thấy khác biệt chỉ sau vài ngày.

Có thắc mắc gì, cứ comment. Mình sẵn lòng chia sẻ tiếp.