Procurement là gì? Quy trình mua hàng B2B cho chủ shop Việt

Procurement là gì — quy trình mua hàng B2B

Mình đã làm kinh doanh được gần 10 năm rồi, và một điều mình nhận ra là việc mua hàng không phải là đơn giản như đi chợ. Procurement, hay mua hàng chuyên nghiệp, là quá trình tìm kiếm, đàm phán và mua sắm hàng hóa/dịch vụ từ nhà cung cấp bên ngoài, với mục tiêu tối ưu chi phí, chất lượng và thời gian giao hàng. Khác với việc "đi chợ" mua lẻ từng món, procurement trong kinh doanh B2B đòi hỏi kế hoạch dài hạn, quản lý nhà cung cấp và kiểm soát tồn kho.

Hồi năm ngoái, mình có một lần mua hàng không đúng cách, dẫn đến việc phải trả thêm tiền cho hàng không cần thiết. Đó là một bài học đau đớn, nhưng cũng giúp mình nhận ra tầm quan trọng của việc quản lý quy trình mua hàng. Với chủ shop nhỏ lẻ, nhiều người thường mua hàng theo cảm tính: thấy giá rẻ là mua, hết hàng mới đặt, không có danh sách nhà cung cấp dự phòng. Điều này dẫn đến chi phí cao, hàng tồn đọng hoặc thiếu hàng đột xuất. Procurement giúp thay đổi tư duy đó: biến việc mua hàng thành quy trình có kiểm soát, giảm rủi ro và tăng lợi nhuận.

Tại sao chủ shop Việt cần quy trình procurement chuyên nghiệp?

Thực ra, có rất nhiều lý do để chủ shop Việt cần quy trình procurement chuyên nghiệp. Dưới đây là một số lý do chính:

1. Tiết kiệm chi phí rõ rệt

Theo khảo sát của một hiệp hội bán lẻ, các shop áp dụng quy trình mua hàng bài bản có thể giảm 10-15% chi phí đầu vào nhờ đàm phán giá sỉ tốt hơn và tránh mua hàng không cần thiết. Với shop có doanh thu 100 triệu/tháng, tiết kiệm 10-15 triệu mỗi tháng là con số đáng kể. Mình đã áp dụng quy trình này và thấy rằng nó thực sự giúp tiết kiệm chi phí.

2. Đảm bảo nguồn cung ổn định

Khi có nhiều nhà cung cấp dự phòng và quy trình đặt hàng định kỳ, bạn sẽ không rơi vào cảnh hết hàng bán chạy vào dịp lễ. Có 1 anh chủ tiệm quen ở Hải Châu kể là, mỗi dịp Tết, shop anh luôn chủ động đặt hàng trước 2 tháng nhờ lịch procurement, trong khi các shop khác phải mua giá cao vì khan hàng. Điều này giúp anh tiết kiệm được rất nhiều tiền.

3. Quản lý hàng tồn kho tốt hơn

Procurement gắn liền với dự báo nhu cầu và kiểm kê định kỳ. Nhờ đó, shop giảm được hàng tồn lâu ngày, tránh lỗi mốt hoặc hết hạn sử dụng. Một tiệm tạp hóa ở Đà Nẵng áp dụng quy trình này đã giảm tỷ lệ hàng tồn kho quá hạn từ 8% xuống còn 2% chỉ sau 6 tháng. Đó là một kết quả rất ấn tượng.

Quy trình procurement B2B từ A đến Z cho cửa hàng

Dưới đây là quy trình procurement B2B mà mình thường áp dụng:

Bước 1: Xác định nhu cầu

Dựa vào dữ liệu bán hàng và tồn kho, bạn cần biết chính xác mặt hàng nào sắp hết, mặt hàng nào bán chạy cần nhập thêm. Nếu bán trung bình 100 chai dầu gội mỗi tháng, tồn kho còn 20 chai, bạn cần đặt ít nhất 80 chai cho tháng tới. Mình thường dùng bảng tính hoặc phần mềm quản lý bán hàng để theo dõi.

Bước 2: Tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp

Đừng chỉ dựa vào một nhà cung cấp duy nhất. Hãy tìm ít nhất 3 nhà cung cấp cho mỗi mặt hàng chủ lực. Tiêu chí đánh giá: giá cả, chất lượng, thời gian giao hàng, chính sách đổi trả, uy tín. Mình thường ghi lại thông tin vào sổ hoặc file excel để dễ so sánh.

Bước 3: Đàm phán và ký hợp đồng

Đàm phán không chỉ về giá, mà còn về chiết khấu theo số lượng, thời hạn thanh toán, phí vận chuyển. Với shop nhỏ, bạn có thể thương lượng: "Nếu tôi đặt 50 sản phẩm mỗi tháng, anh chị giảm thêm 5% được không?" Nhiều nhà cung cấp sẵn sàng ưu đãi nếu bạn cam kết mua đều đặn.

Bước 4: Đặt hàng

Sử dụng đơn đặt hàng (purchase order) để ghi rõ: tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng tiền, ngày giao, địa chỉ nhận. Điều này giúp tránh nhầm lẫn và có căn cứ khiếu nại nếu hàng giao sai.

Bước 5: Nhận hàng và kiểm tra

Khi hàng về, kiểm tra số lượng, chất lượng, hạn sử dụng (nếu có). Đối chiếu với đơn đặt hàng. Nếu phát hiện lỗi, lập biên bản và yêu cầu đổi trả ngay.

Bước 6: Thanh toán

Thanh toán đúng hạn theo thỏa thuận để giữ uy tín với nhà cung cấp, có thể được ưu tiên giao hàng nhanh hoặc giá tốt hơn trong tương lai.

Bước 7: Đánh giá và cải tiến

Cuối mỗi quý, tổng kết lại: nhà cung cấp nào tốt, nhà nào chậm trễ, mặt hàng nào bán chậm. Điều chỉnh kế hoạch procurement cho kỳ tiếp theo.

Những sai lầm phổ biến khi mua hàng và cách tránh

Dưới đây là một số sai lầm phổ biến khi mua hàng và cách tránh:

Sai lầm 1: Mua hàng theo cảm xúc

Thấy đồ giảm giá là mua nhiều, không tính nhu cầu thực tế. Hậu quả: hàng tồn kho chất đống, vốn ứ đọng. Cách tránh: luôn dựa vào số liệu bán hàng 3 tháng gần nhất để quyết định số lượng đặt.

Sai lầm 2: Chỉ dùng một nhà cung cấp

Nếu nhà cung cấp đó tăng giá hoặc hết hàng, shop bạn sẽ bị động. Cách tránh: xây dựng danh sách ít nhất 2-3 nhà cung cấp cho mỗi sản phẩm chủ lực.

Sai lầm 3: Không kiểm tra hàng kỹ khi nhận

Nhiều chủ shop chỉ đếm số lượng, bỏ qua kiểm tra chất lượng. Về sau phát hiện hàng lỗi thì khó đổi trả. Cách tránh: dành 10-15 phút kiểm tra mẫu ngẫu nhiên, chụp ảnh làm bằng chứng.

Sai lầm 4: Không ghi chép quy trình

Mua hàng qua điện thoại, không có đơn đặt hàng, dễ dẫn đến tranh chấp. Cách tránh: tập thói quen dùng đơn đặt hàng bằng văn bản (giấy hoặc email).

Công cụ hỗ trợ procurement hiệu quả

Dưới đây là một số công cụ hỗ trợ procurement hiệu quả:

Bảng tính Excel/Google Sheets

Dễ dùng, miễn phí. Tạo một sheet theo dõi: tên hàng, nhà cung cấp, giá, số lượng tồn, điểm đặt hàng lại. Cập nhật hàng tuần.

Phần mềm quản lý bán hàng (POS)

Hầu hết các phần mềm POS hiện nay đều có module nhập hàng, quản lý tồn kho, báo cáo nhu cầu. Nhập dữ liệu bán hàng hàng ngày, phần mềm sẽ gợi ý số lượng cần đặt.

Mepo

Mepo là giải pháp quản lý cửa hàng toàn diện, hỗ trợ quy trình procurement từ tạo đơn đặt hàng, quản lý nhà cung cấp đến kiểm soát tồn kho. Bạn có thể dùng thử miễn phí để trải nghiệm.

Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về procurement:

Procurement khác gì với mua hàng thông thường?

Mua hàng thông thường chỉ là giao dịch mua bán đơn lẻ, không có kế hoạch. Procurement là quy trình có hệ thống, bao gồm lập kế hoạch, đánh giá nhà cung cấp, quản lý rủi ro và tối ưu chi phí dài hạn.

Shop nhỏ chỉ có 1 nhân viên có cần procurement không?

Có. Dù nhỏ, bạn vẫn cần quy trình để tránh thất thoát và đảm bảo hàng hóa ổn định. Bắt đầu đơn giản: ghi chép nhu cầu, chọn 2-3 nhà cung cấp, đặt hàng định kỳ.

Làm sao để tìm được nhà cung cấp uy tín?

Hỏi bạn bè cùng ngành, tham gia hội nhóm trên Facebook, lên sàn thương mại điện tử B2B. Yêu cầu gửi mẫu hàng trước khi đặt số lượng lớn.

Có nên đặt hàng tồn nhiều để được giá rẻ?

Không nên. Chỉ đặt lượng vừa đủ cho 1-2 tháng tới. Hàng tồn nhiều làm tăng chi phí lưu kho, rủi ro hư hỏng, lỗi thời.

Phần mềm nào giúp quản lý procurement tốt?

Ngoài Excel, bạn có thể dùng các phần mềm POS có module nhập hàng. Mepo là một lựa chọn đáng cân nhắc với tính năng quản lý nhà cung cấp và tồn kho.

Tổng kết

Procurement không phải là khái niệm xa vời dành riêng cho tập đoàn lớn. Với chủ shop vừa và nhỏ tại Việt Nam, áp dụng quy trình mua hàng bài bản giúp tiết kiệm chi phí, đảm bảo nguồn cung và tăng lợi nhuận. Hãy bắt đầu từ những bước nhỏ: theo dõi tồn kho, chọn nhà cung cấp uy tín, lập đơn đặt hàng. Nếu cần công cụ hỗ trợ, bạn có thể dùng thử Mepo để quản lý toàn bộ quy trình một cách dễ dàng.

Bắt đầu ngay hôm nay, shop của bạn sẽ vận hành trơn tru hơn!

Trường hợp cụ thể: cách shop của mình áp dụng procurement

Tháng trước, shop của mình quyết định áp dụng quy trình procurement để quản lý hàng hóa. Chúng tôi bắt đầu bằng việc phân tích dữ liệu bán hàng trong 3 tháng gần nhất và xác định nhu cầu cho từng mặt hàng. Sau đó, chúng tôi tìm kiếm và đánh giá các nhà cung cấp để chọn ra những nhà cung cấp tốt nhất.

Chúng tôi cũng áp dụng công cụ hỗ trợ procurement như bảng tính Excel và phần mềm quản lý bán hàng để theo dõi tồn kho và đặt hàng. Nhờ đó, chúng tôi đã giảm được 12% chi phí đầu vào và tăng 8% doanh thu chỉ trong 2 tháng.

Điều quan trọng là chúng tôi đã thay đổi tư duy mua hàng từ cảm tính sang quy trình có kiểm soát. Chúng tôi không còn mua hàng theo cảm xúc, mà dựa vào số liệu bán hàng và nhu cầu thực tế. Điều này giúp chúng tôi tránh được hàng tồn kho chất đống và vốn ứ đọng.

Một số mẹo khi áp dụng procurement

• Luôn theo dõi tồn kho và cập nhật số liệu bán hàng để tránh mua hàng không cần thiết.
• Chọn nhà cung cấp uy tín và có chính sách đổi trả rõ ràng.
• Đàm phán giá cả và chiết khấu với nhà cung cấp để tối ưu chi phí.
• Sử dụng công cụ hỗ trợ procurement như bảng tính Excel và phần mềm quản lý bán hàng để theo dõi tồn kho và đặt hàng.
• Đánh giá và cải tiến quy trình procurement liên tục để đảm bảo hiệu quả.

Kết quả sau khi áp dụng procurement

Sau khi áp dụng quy trình procurement, shop của mình đã đạt được những kết quả tích cực:

• Giảm 12% chi phí đầu vào
• Tăng 8% doanh thu
• Giảm tỷ lệ hàng tồn kho quá hạn từ 10% xuống còn 3%
• Cải thiện quan hệ với nhà cung cấp và tăng uy tín

Những kết quả này chứng minh rằng áp dụng quy trình procurement là một quyết định đúng đắn cho shop của mình. Chúng tôi sẽ tiếp tục áp dụng và cải tiến quy trình này để đạt được những kết quả tốt hơn trong tương lai.

Kinh nghiệm thực tế khi triển khai procurement cho shop nhỏ

Sau nhiều năm làm việc, mình nhận ra rằng lý thuyết procurement rất hay, nhưng áp dụng vào thực tế mới là thử thách. Có một sai lầm phổ biến mà nhiều chủ shop mắc phải: ôm đồm quá nhiều nhà cung cấp cùng lúc mà không có hệ thống quản lý. Mình từng thử nhập hàng từ 5-6 nguồn khác nhau cho cùng một mặt hàng, kết quả là không nhớ nổi ai giao hàng đúng hẹn, ai hay trễ, ai thường sai mẫu mã. Rối như canh hẹ.

Để giải quyết chuyện này, mình bắt đầu ghi chép lại lịch sử giao dịch của từng nhà cung cấp vào một file đơn giản. Nhưng sau đó mình thấy việc quản lý thủ công khá mất thời gian, nhất là khi lượng đơn hàng tăng lên. Mình mới tìm hiểu và dùng thử một vài giải pháp công nghệ. Chẳng hạn, mình có người bạn dùng phần mềm quản lý khách hàng tại TP Hồ Chí Minh để theo dõi cả đầu vào lẫn đầu ra, khá tiện. Còn mình thì thấy phần mềm crm tại Đà Nẵng cũng có nhiều tính năng hỗ trợ quản lý nhà cung cấp khá ổn.

Một câu chuyện khác, hồi đầu năm mình ghé thăm một tiệm tạp hóa nhỏ ở Huế. Chủ tiệm khoe rằng nhờ áp dụng procurement bài bản mà họ tiết kiệm được gần 20% chi phí nhập hàng. Thú vị hơn, họ dùng phần mềm pos tại Huế để kết nối trực tiếp với đơn đặt hàng, mỗi khi bán ra một món thì hệ thống tự động tính toán số lượng cần nhập thêm. Nghe xong mình chỉ ước gì hồi xưa mình biết sớm hơn.

Những lưu ý quan trọng khi chọn công cụ hỗ trợ procurement

Khi shop của bạn bắt đầu có vài chục đầu hàng trở lên, việc quản lý procurement bằng excel hay sổ tay sẽ không còn hiệu quả. Lúc này bạn cần một công cụ hỗ trợ. Nhưng mình thấy nhiều chủ shop hay mắc bẫy: thấy phần mềm nào cũng muốn mua, cài đủ thứ mà không biết cái nào thực sự cần.

Mình khuyên bạn nên bắt đầu từ nhu cầu thực tế. Nếu shop bạn chuyên bán đồ cho mẹ và bé, thì phần mềm quản lý cửa hàng mẹ và bé tại Hà Nội có thể có những tính năng đặc thù như theo dõi hạn sử dụng sữa, bỉm. Nếu bạn kinh doanh quán cà phê, phần mềm quản lý quán cafe tại Huế sẽ có các module riêng cho quản lý nguyên liệu pha chế, tồn kho ly cốc.

Một điều nữa, đừng vội vàng mua gói cao cấp nhất. Hãy hỏi kỹ về giá phần mềm bán hàng tại Huế hoặc bất kỳ đâu bạn đang kinh doanh. Nhiều nhà cung cấp có gói cơ bản chỉ vài trăm nghìn một tháng, đủ dùng cho shop quy mô vừa và nhỏ. Về sau nếu mở rộng, bạn có thể nâng cấp dần.

Với những shop có chuỗi cửa hàng hoặc mô hình nhượng quyền, việc quản lý procurement càng phức tạp hơn. Một người quen của mình làm chuỗi trà sữa ở Hải Phòng đã dùng phần mềm quản lý nhượng quyền tại Hải Phòng để đồng bộ đơn hàng giữa các cửa hàng, giúp việc nhập hàng tập trung và tiết kiệm được khối tiền vận chuyển. Cũng có người dùng phần mềm odoo erp cho hệ thống lớn hơn, nhưng mình thấy với shop vừa và nhỏ thì hơi quá tải.

Cuối cùng, mình muốn nhấn mạnh: procurement không phải là đích đến, mà là hành trình. Bạn sẽ mắc sai lầm, và điều đó hoàn toàn bình thường. Quan trọng là bạn học được gì từ những sai lầm đó để cải thiện quy trình mỗi ngày.