phần mềm quản lý nhượng quyền tại Hải Phòng

phần mềm quản lý nhượng quyền tại Hải Phòng

Ê, dạo này nghe mấy anh em chủ shop trong cái group Hải Phòng của mình than quá trời. Mở được 2-3 cái cửa hàng nhượng quyền rồi, tưởng ngon, ai dè đêm nào cũng trằn trọc vì không biết shop nào bán được bao nhiêu, tồn kho thế nào. Có thằng bạn mình mở chuỗi trà sữa ở Hồng Bàng, cuối tháng ngồi cộng sổ tay, mẹ nó thiếu mất 40 triệu mà không hiểu sao. Mình hỏi nó: "Mày có dùng phần mềm gì không?" – "Không, tao tự làm trên Excel". 40 triệu đấy, đi làm thuê mất 4-5 tháng mới kiếm lại được.

Mình cũng từng vậy. 3 cửa hàng tạp hóa ở Ngô Quyền, tưởng nhỏ mà căng hơn mình nghĩ. Mỗi tối nhân viên gửi báo cáo qua Zalo, mình tự gõ Excel. Có hôm ngồi đến 2h sáng vì cộng hoài không khớp. Đến khi phát hiện thất thoát gần trăm triệu trong 2 tháng, mới tá hỏa đi tìm giải pháp. Giờ nghĩ lại, nếu có phần mềm từ đầu thì đã không mất số tiền đó. Mà 100 triệu với shop nhỏ như mình, nó là cú đấm thực sự đấy.

Nên hôm nay ngồi viết mấy dòng này, hy vọng có anh em nào cùng cảnh ngộ, tham khảo được tí kinh nghiệm xương máu.

Nói thế nào cho dễ hiểu?

Phần mềm quản lý nhượng quyền – nghe có vẻ sang, nhưng nói nôm na là cái công cụ để mình ngồi một chỗ mà thấy được hết mấy shop đang làm ăn ra sao. Đéo phải kiểu gọi điện hỏi từng đứa "hôm nay bán được bao nhiêu?" rồi nó báo láo. Ai mà chẳng muốn kiểm soát được tiền bạc của mình, đúng không?

Cái khác với mấy phần mềm bán hàng lẻ là nó cho mình quản được nhiều shop cùng lúc. Một dashboard, thấy doanh thu shop A, tồn kho shop B, đơn hàng shop C. Hải Phòng mình giờ chuỗi trà sữa, tạp hóa, thời trang mọc lên như nấm. Mà càng đông shop, càng dễ loạn. Theo tôi, nếu không có công cụ quản lý thì chẳng khác gì mò kim đáy bể.

Sao chủ shop Hải Phòng phải cần?

Nghe mấy anh em ngoài Hà Nội hay Sài Gòn bảo "cài phần mềm vào là xong", mình chỉ muốn cười. Ở Hải Phòng mình, nó khác.

Thứ nhất, khoảng cách địa lý. Cửa hàng nằm rải rác từ Hồng Bàng qua Lê Chân, Kiến An. Mình chạy xe hết một vòng cũng mất cả buổi. Kiểm tra thủ công? Không có cửa.

Thứ hai, nhân sự không chuyên. Đa số là mấy em sinh viên làm thêm, hoặc các cô chú lớn tuổi. Bảo họ làm báo cáo? Còn lâu. Mình thấy nhiều chủ shop kỳ vọng cao quá mà không hiểu thực tế nhân viên của họ.

Cái đau nhất là thất thoát. Mình từng khảo sát mấy anh em trong hội, con số trung bình là 8-12% doanh thu bay hơi vì không kiểm soát được hàng tồn và đối soát. Có thằng bạn mất 15% vì nhân viên nhập sai giá, bán rẻ hơn quy định cả tháng trời mới phát hiện. Bạn thử nghĩ xem, 15% doanh thu – nếu cửa hàng bạn kiếm 100 triệu/tháng thì mất 15 triệu chỉ vì một sai sót nhỏ. Đau không?

Rồi báo cáo cuối tháng. Cảnh tượng quen thuộc: ngồi cộng sổ tay, gọi điện thoại xác nhận từng shop, mất 3-5 ngày mới xong. Đến lúc có số liệu thì xu hướng thị trường đã đổi, quyết định sai là chuyện thường. Tôi dám khẳng định: cứ làm thủ công kiểu đấy thì phát triển lâu dài là bất khả thi.

Kinh nghiệm chọn – 7 cái cần nhớ

Mình từng mua nhầm mấy phần mềm, tốn cả đống tiền mà không dùng được. Rút ra mấy điều này:

Đầu tiên, phải xem được dashboard tổng quan so sánh doanh thu các shop. Không có cái này thì mù tịt. Nhiều anh em bảo "nhìn số liệu từng shop cũng được" – nhưng khi có 5-7 shop, so sánh bằng mắt thường là chết.

Thứ hai, tồn kho realtime. Nghĩa là shop A hết mì tôm, shop B còn 50 thùng. Phải thấy được ngay để điều chuyển. Không thì vừa thừa vừa thiếu. Có đứa em mình chủ chuỗi điện máy, nó kể: "Từ ngày có realtime, mình tiết kiệm được 20% chi phí vận chuyển vì không phải chạy đi chạy lại."

Thứ ba, cái này quan trọng với nhượng quyền: phân quyền. Bên nhận quyền chỉ được xem shop của họ thôi. Đừng để họ thấy doanh thu shop khác, phiền lắm. Tranh chấp, ghen tị, rồi cãi nhau – mệt mỏi vô cùng.

Bốn, báo cáo tài chính tự động. Lãi lỗ, công nợ, đối soát. Thay vì mất 3 ngày, giờ mình mở app ra là thấy.

Năm, chi phí. Với shop nhỏ dưới 500k/tháng là lý tưởng. Đừng ham mấy gói triệu bạc, chưa chắc đã dùng hết tính năng. Mình thấy nhiều người mua gói cao nhất nhưng chỉ dùng 30%, phí tiền.

Sáu, dễ dùng. Giao diện tiếng Việt, nhân viên không rành công nghệ cũng làm được. Mất 2 buổi tập là nghề.

Bảy, hỗ trợ địa phương. Có người ở Hải Phòng hoặc hotline phản hồi nhanh. Chứ gọi lên Hà Nội, nó bảo "chờ 24h" là mình muốn đập máy. Kinh nghiệm xương máu của mình đấy.

Mấy cái tính năng cốt lõi

Nhắc đến phần mềm quản lý nhượng quyền, phải có vài thứ này mới gọi là ra hồn:

Đầu tiên là đơn hàng tập trung. Mình ngồi ở nhà, tạo đơn, chuyển hàng đến từng shop. Nhân viên chỉ việc nhận, bán. Đơn giản thế thôi.

Tồn kho đa kho. Mỗi shop một kho riêng. Cảnh báo khi sắp hết. Đừng để hết hàng vào giờ cao điểm. Mình từng có lần hết mỳ tôm lúc 7h tối, khách quay xe ra về, mất 2 triệu doanh thu chỉ vì không có cảnh báo.

Báo cáo doanh thu realtime. So sánh shop nào bán chạy, shop nào ì ạch. Có thằng bạn mình nhờ cái này, phát hiện một shop bán chậm vì nhân viên lười, thay người là tăng doanh thu ngay. Nếu không có số liệu, biết đường nào mà soi?

Quản lý nhân sự. Chấm công, phân ca, tính lương theo doanh thu. Với mấy shop nhỏ không cần phần mềm HR riêng, cái này gộp chung là tiện. Mình khoản này vì khỏi phải dùng 2-3 app rời rạc.

Tích hợp thanh toán. POS, QR, chuyển khoản. Mấy em nhân viên khỏi phải tính tiền thừa thiếu. Nhất là lúc đông khách, sai sót là chuyện thường.

Đắn đo giữa mấy phương án

Mình từng thử qua 3 cách, viết ra cho anh em tham khảo:

Phương án	Chi phí	Cái được	Cái mất	Hợp với ai
Excel + sổ sách	Free	Linh hoạt, không phụ thuộc	Mất thời gian, sai sót, không realtime	Shop 1-2, doanh thu nhỏ
Phần mềm đám mây trả phí	300k-2tr/tháng	Tính năng đầy đủ, support tốt	Đắt, phụ thuộc internet, khó tùy chỉnh	Chuỗi 5-20 shop, có ngân sách
Mã nguồn mở tự host	Free + phí host	Miễn phí bản quyền, tùy biến, dữ liệu an toàn	Cần IT hoặc chịu khó học	Chủ shop chịu tìm hiểu

Hồi đầu mình dùng Excel. Nhưng càng nhiều shop, càng sai. Có tháng chênh 20 triệu tra mãi không ra. Rồi chuyển sang gói 800k của mấy thằng bên Hà Nội. Được 2 tháng thì nó báo giới hạn chi nhánh, muốn thêm shop phải nâng gói. Ngán quá. Mình tự hỏi: "Tại sao phải trả tiền mãi mà vẫn bị khống chế?"

Mepo – cái kết bất ngờ

Đến khi mò ra Mepo. Nghe nói là mã nguồn mở của người Việt, mình cũng lăn tăn. Nhưng dùng rồi mới thấy.

Miễn phí hoàn toàn. Không giới hạn số cửa hàng, nhân viên, giao dịch. Chỉ mất tiền hosting, khoảng 100-200k/tháng nếu dùng VPS mini. So với 800k của mấy thằng kia, tiết kiệm gấp 4 lần. Mình thấy cái này là điểm cộng lớn nhất.

Mã nguồn mở – nghĩa là mình có thể sửa. Thêm tính năng khuyến mãi riêng, hay bỏ mấy cái không dùng. Có ông bạn lập trình viên, 1 buổi tối là xong. Mà không có IT thì vẫn xài ổn như thường.

Local-first – cái này hay. Dữ liệu lưu trên máy chủ mình, không lo bị phụ thuộc. Mấy thằng đám mây mà nó sập là teo. Mình từng gặp cảnh đám mây của một phần mềm nọ sập 3 ngày, shop không bán được, mất cả tuần doanh thu.

Giao diện tiếng Việt. Nhân viên mình mất đúng 2 buổi là thành thạo. Có đứa còn khoe với mẹ nó là "con biết dùng phần mềm quản lý rồi đấy". Nhìn mà cười, nhưng cũng thấy vui.

Cộng đồng Zalo. Nhiều anh em Hải Phòng chia sẻ kinh nghiệm. Có thằng còn chỉ cách tối ưu host để chạy nhanh hơn.

Mình chuyển sang Mepo từ tháng 3 năm ngoái. Tháng đầu tiên, phát hiện ngay một shop thiếu 15 triệu vì nhập sai hàng. Nhờ báo cáo realtime, mình xử lý kịp, không thì âm thầm hết năm mất cả trăm. 15 triệu đấy, mua được chiếc xe máy cũ rồi.

Chi phí và lợi ích

Với Mepo, tổng chi phí dưới 500k/tháng cho 3-5 shop. ROI thì nhanh thấy rõ:

Giảm thất thoát 8-12% doanh thu. Shop mình doanh thu 300tr/tháng, tiết kiệm được 30tr nhờ phát hiện sớm mấy vụ nhập sai. Tính ra 1 năm tiết kiệm hơn 300 triệu. Bạn thấy không, con số không hề nhỏ.

Tiết kiệm thời gian. 2 ngày/tháng không phải ngồi cộng sổ. Tính ra 1 năm tiết kiệm gần 1 tháng công. Mà thời gian đấy, mình dành để mở rộng kinh doanh, kiếm thêm tiền.

Tăng doanh thu. Nhờ bán đúng giá, đúng chương trình khuyến mãi. Có tháng tăng 5% chỉ vì không bị nhân viên bán rẻ nữa. 5% của 300 triệu là 15 triệu – có đáng không?

Kể chuyện triển khai thực tế

Mình kể lại cho anh em nghe quy trình để khỏi bỡ ngỡ.

Lúc đầu cài trên VPS, mất 1 buổi tối nhờ hướng dẫn trên mepo.vn. Cũng không khó, cứ làm theo từng bước. Nhưng nếu không tự tin, thuê IT cài cũng chỉ 500k-1tr, một lần là xong.

Nhập dữ liệu sản phẩm mất 2 ngày. Nhưng may là import được từ Excel, không phải gõ tay. Mình ngồi chuyển file, tối ưu xíu là xong.

Đào tạo nhân viên. Sáng chủ nhật, kêu 3 đứa quản lý shop lại. Mở máy chiếu, làm mẫu 30 phút. Rồi cho chúng nó tự thao tác. Buổi chiều là xong. Hôm sau làm thêm 1 buổi nữa cho chắc. Tổng cộng 2 buổi, mỗi buổi 1 tiếng. Các em nó bảo "dễ hơn em tưởng".

Sau 1 tháng, mình có báo cáo tổng quan. Thấy ngay shop nào bán chậm, cần đẩy mạnh. Shop nào sắp hết hàng, phải nhập gấp.

Lời khuyên của mình: Đừng tham. Bắt đầu với 1 shop để test. Chạy ổn rồi nhân rộng. Và nhớ vào group Zalo hỏi, người Việt mình nhiệt tình lắm. Có thằng còn remote vào máy giúp cài luôn, không lấy một xu. Mình thấy cảm động thực sự.

Mấy câu hỏi thường gặp

Hỏi: Phần mềm quản lý nhượng quyền tại Hải Phòng có đắt không?

Trả lời: Có cái miễn phí như Mepo, mất phí host 200k/tháng. Còn mấy phần mềm trả phí từ 300k trở lên. Nhưng theo tôi, 200k/tháng cho 3-5 shop là rẻ hơn cả ly cà phê mỗi ngày.

Hỏi: Cần biết công nghệ cao không?

Trả lời: Không. Mepo đơn giản. Có group hỗ trợ. Nếu ngại, thuê IT cài 1 lần, tầm 500k-1tr. Mình thấy ngay cả mấy cô chú lớn tuổi cũng làm được.

Hỏi: Quản được nhiều shop không?

Trả lời: Không giới hạn. Từ 2 đến 100+ shop. Bạn muốn mở thêm bao nhiêu cũng được, phần mềm không chặn.

Hỏi: Dữ liệu an toàn không?

Trả lời: An toàn. Dữ liệu lưu trên máy chủ của bạn. Backup hàng ngày. Mình backup 2 nơi cho chắc.

Hỏi: Dùng thử trước được không?

Trả lời: Miễn phí, dùng thử không giới hạn thời gian. Cài lên xài thử, thấy ok thì giữ, không thì bỏ – mất gì đâu?

Hỏi: Tự chỉnh sửa được không?

Trả lời: Mã nguồn mở, có lập trình viên là sửa thoải mái. Mình thấy mấy anh em trong group còn sửa thêm tính năng khuyến mãi theo mùa, hay thêm báo cáo riêng.

Lời cuối

Nếu anh em nào đang đau đầu với mấy cái shop nhượng quyền ở Hải Phòng, thử Mepo xem. Mình đã dùng, đã thấy hiệu quả. Không mất gì cả, chỉ tốn chút thời gian cài đặt.

Đừng để mấy vụ quản lý thủ công làm chậm phát triển. Thị trường Hải Phòng đang sôi động, mình phải chạy nhanh hơn mới bắt kịp. Mình tin rằng: "Có công cụ tốt, mới có kết quả tốt" – câu này mình tự rút ra sau bao lần thất bại.

Có gì thắc mắc, để lại comment hoặc vào group tìm mình. Chia sẻ chút kinh nghiệm, cũng mong anh em bớt khổ.

Vào mepo.vn xem thử đi. Không mất gì đâu.