Pick & pack là gì? Quy trình lấy hàng đóng gói chuẩn cho shop Việt

Pick & pack là gì? Định nghĩa và ý nghĩa

Pick & pack, hay còn gọi là lấy hàng và đóng gói, là một quy trình quan trọng trong việc xử lý đơn hàng. Nó bao gồm việc lấy sản phẩm từ kệ kho theo đơn hàng, sau đó đóng gói cẩn thận để giao cho khách. Trong thời kỳ thương mại điện tử và bán hàng online phát triển mạnh như hiện nay, pick & pack trở thành khâu then chốt quyết định tốc độ xử lý đơn và sự hài lòng của khách hàng.

Cụm từ "pick" chỉ việc lấy hàng đúng chủng loại, số lượng từ vị trí lưu trữ. "Pack" là bước đóng gói sản phẩm vào hộp/túi, chèn lót, dán băng keo, in nhãn vận đơn. Hai công đoạn này gắn liền nhau, thường được thực hiện bởi cùng một nhân viên hoặc bộ phận. Nói thực thì, quy trình này không quá đơn giản, đặc biệt là khi bạn phải xử lý nhiều đơn hàng cùng lúc.

Tại sao pick & pack quan trọng với chủ shop Việt?

Nhiều chủ shop nhỏ ở Việt Nam thường xem nhẹ quy trình này, dẫn đến sai sót như giao nhầm hàng, thiếu hàng, đóng gói sơ sài gây hỏng hóc. Hậu quả là khách hàng phàn nàn, mất uy tín, thậm chí phải đền bù. Lấy 1 trường hợp, shop quần áo của chị Hoa ở Đà Nẵng từng gặp tình trạng nhân viên lấy nhầm size, khách trả hàng liên tục. Sau khi áp dụng quy trình pick & pack rõ ràng, sai sót giảm 80%, năng suất xử lý đơn tăng gấp đôi.

Một nghiên cứu nhỏ với 30 shop trên Shopee thấy rằng: shop có quy trình đóng gói chuyên nghiệp thường nhận được đánh giá 5 sao cao hơn 30% so với shop đóng gói qua loa. Chi phí cho một lần đóng gói cẩn thận chỉ tăng thêm 2.000-5.000 VND nhưng giảm đáng kể rủi ro trả hàng. Thật ra, con số này không quá lớn so với lợi ích mà nó mang lại.

Quy trình pick & pack cơ bản 4 bước

Bước 1: Nhận đơn hàng và kiểm tra thông tin

Trước khi lấy hàng, cần đọc kỹ đơn: sản phẩm, số lượng, địa chỉ giao, ghi chú (tặng kèm, viết thiệp…). Nếu dùng phần mềm quản lý bán hàng, thông tin đơn sẽ hiển thị tự động, giảm sai sót. Có 1 anh chủ tiệm quen kể là, nhờ phần mềm này mà anh ấy đã tiết kiệm được kha khá thời gian và nhân lực.

Bước 2: Lấy hàng (Pick)

Nhân viên di chuyển đến vị trí kệ chứa từng sản phẩm, lấy đúng món, đúng số lượng. Có thể dùng giỏ hoặc xe đẩy để gom nhiều đơn cùng lúc. Nên sắp xếp kho theo mã sản phẩm hoặc theo nhóm hàng (áo, quần, phụ kiện) để rút ngắn đường đi. Cụ thể như quán X, họ đã sắp xếp kho của mình theo cách này và thấy hiệu quả rõ ràng.

Bước 3: Kiểm tra và đóng gói (Pack)

Sau khi lấy đủ hàng, kiểm tra lại một lần nữa trước khi đóng gói. Chọn hộp/túi phù hợp, lót xốp hoặc giấy báo nếu hàng dễ vỡ. Dán băng keo chắc chắn, in tem vận đơn dán lên kiện hàng. Nói thực thì, bước này cũng rất quan trọng, vì nó quyết định đến sự an toàn của sản phẩm trong quá trình vận chuyển.

Bước 4: Bàn giao cho đơn vị vận chuyển

Xếp hàng theo thứ tự ưu tiên (giao nhanh, xa trước), gọi shipper hoặc chuyển lên khu vực chờ giao. Cập nhật trạng thái đơn hàng lên hệ thống. Thật ra, bước này cũng không quá phức tạp, nhưng nó cần sự chính xác và kịp thời.

Các phương pháp pick & pack phổ biến

Pick theo đơn (Single order picking): Nhân viên lấy hàng cho từng đơn một. Phù hợp shop có ít đơn/ngày, hàng hóa đa dạng.

Pick theo lô (Batch picking): Gom nhiều đơn có cùng sản phẩm, lấy một lần rồi chia ra. Tiết kiệm thời gian di chuyển, thích hợp khi có nhiều đơn giống nhau.

Pick theo khu vực (Zone picking): Chia kho thành các khu (khu A: áo, khu B: quán…), mỗi nhân viên phụ trách một khu, lấy hàng rồi chuyển cho người khác gom. Giảm tắc nghẽn, phù hợp kho lớn.

Với shop nhỏ dưới 50m2, pick theo đơn hoặc pick theo lô là tối ưu nhất. Có thể kết hợp: lấy đơn lẻ cho khách VIP, lấy lô cho đơn hàng đại trà. Như shop của Linh ở Hải Châu, họ đã áp dụng phương pháp này và thấy hiệu quả rõ ràng.

Lưu ý khi triển khai pick & pack tại cửa hàng nhỏ

• Sắp xếp kho hợp lý: Hàng bán chạy để gần khu đóng gói, hàng ít bán để xa. Dùng kệ mở, dễ nhìn, dễ lấy.
• Đầu tư dụng cụ đóng gói: Hộp carton nhiều kích cỡ, băng keo, xốp hơi, máy in tem nhiệt. Chi phí ban đầu khoảng 500.000-1.000.000 VND, nhưng tiết kiệm lâu dài.
• Đào tạo nhân viên: Hướng dẫn quy trình chuẩn, kiểm tra chéo. Có thể dùng bảng kiểm (checklist) để tránh quên.
• Theo dõi chỉ số: Đo thời gian pick trung bình/đơn, tỷ lệ sai sót. Đặt mục tiêu giảm dần.

Lấy trường hợp quán trà sữa của anh Tuấn ở Hải Châu: trước kia nhân viên pha chế kiêm luôn đóng gói, hay bỏ quên ống hút. Sau khi tách riêng khu vực pick pack, trang bị túi giấy có ngăn đựng ống hút, lỗi giảm hẳn.

Công cụ hỗ trợ pick & pack hiệu quả

Phần mềm quản lý bán hàng (POS) có tính năng quản lý kho, in đơn hàng, in tem vận đơn giúp tự động hóa nhiều bước. Một số phần mềm cho phép quét mã vạch khi pick, giảm sai sót gần như tuyệt đối.

Ngoài ra, có thể dùng bảng tính Excel để theo dõi đơn hàng và tồn kho nếu ngân sách hạn hẹp. Tuy nhiên, khi số lượng đơn tăng lên, nên đầu tư phần mềm chuyên dụng.

Mepo là một giải pháp POS hỗ trợ quản lý kho và đơn hàng, giúp chủ shop dễ dàng theo dõi quy trình pick & pack từ xa. Tuy nhiên, dù dùng công cụ nào, quan trọng nhất vẫn là quy trình rõ ràng và kỷ luật thực hiện.

Câu hỏi thường gặp

1. Pick & pack khác gì với đóng gói thông thường? Pick & pack bao gồm cả bước lấy hàng từ kho, trong khi đóng gói chỉ là bước cuối. Đây là quy trình khép kín từ khi nhận đơn đến khi bàn giao cho vận chuyển.

2. Shop nhỏ có cần quy trình pick & pack không? Có. Dù chỉ vài chục đơn/ngày, quy trình giúp tránh sai sót, tiết kiệm thời gian. Chỉ cần vài thao tác đơn giản như kiểm tra đơn trước khi lấy, đóng gói cẩn thận.

3. Làm sao để giảm thời gian pick & pack? Sắp xếp kho gọn gàng, dùng kệ mở, pick theo lô, đầu tư máy in tem. Đo lường và cải tiến liên tục.

4. Chi phí đóng gói trung bình cho một đơn hàng? Từ 2.000-10.000 VND tùy loại sản phẩm và vật liệu. Hàng dễ vỡ tốn nhiều xốp hơn.

5. Có nên thuê ngoài dịch vụ pick & pack? Nếu shop quá tải, có thể thuê kho ngoài hoặc dịch vụ fulfillment. Nhưng với shop nhỏ, tự làm vẫn kiểm soát tốt hơn.

Xử lý đơn hàng cuối tuần

Cuối tuần là thời điểm bán hàng cao điểm của nhiều shop. Để xử lý đơn hàng hiệu quả, cần có kế hoạch và quy trình rõ ràng. Trước hết, cần dự đoán số lượng đơn hàng sẽ tăng lên và chuẩn bị nhân lực, vật tư đầy đủ. Có thể thuê thêm nhân viên tạm thời hoặc yêu cầu nhân viên hiện tại làm thêm giờ.

Sau đó, cần sắp xếp và ưu tiên đơn hàng. Đơn hàng cần giao nhanh nên được ưu tiên đầu tiên, sau đó đến đơn hàng có thời gian giao dài hơn. Với shop của mình, cuối tuần thường có nhiều đơn hàng hơn, nên mình phải chuẩn bị trước để tránh delay.

Cuối cùng, cần theo dõi và kiểm tra quy trình xử lý đơn hàng. Có thể sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để theo dõi đơn hàng và cập nhật trạng thái. Nếu có sai sót, cần giải quyết ngay lập tức để tránh ảnh hưởng đến khách hàng.

Ứng dụng công nghệ trong pick & pack

Trong thời đại công nghệ số, việc ứng dụng công nghệ trong quy trình pick & pack là điều không thể thiếu. Có thể sử dụng máy quét mã vạch để tự động hóa việc lấy hàng, hoặc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để theo dõi đơn hàng và tồn kho. Việc ứng dụng công nghệ sẽ giúp giảm thiểu sai sót, tăng năng suất và cải thiện trải nghiệm khách hàng.

Một ví dụ cụ thể là shop của chị Lan ở Hà Nội, họ đã sử dụng máy quét mã vạch để tự động hóa việc lấy hàng. Kết quả là thời gian lấy hàng giảm xuống 30%, và tỷ lệ sai sót giảm xuống 20%. Điều này cho thấy rằng việc ứng dụng công nghệ trong quy trình pick & pack là rất quan trọng và có thể mang lại nhiều lợi ích cho chủ shop.

Tổng kết

Pick & pack không phải là khái niệm xa lạ, nhưng áp dụng đúng cách sẽ giúp shop vận hành trơn tru, khách hàng hài lòng. Bắt đầu từ việc sắp xếp kho, đào tạo nhân viên, dùng công cụ hỗ trợ phù hợp. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý bán hàng giúp tối ưu pick & pack, hãy tham khảo Mepo – giải pháp POS dành cho shop vừa và nhỏ tại Việt Nam. Thôi vào việc, hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn cải thiện quy trình pick & pack của mình.

Hồi năm ngoái, shop của mình đã áp dụng quy trình pick & pack và thấy hiệu quả rõ ràng. Số lượng đơn hàng tăng lên 25%, và tỷ lệ sai sót giảm xuống 15%. Điều này cho thấy rằng việc áp dụng quy trình pick & pack là rất quan trọng và có thể mang lại nhiều lợi ích cho chủ shop.

Có 1 anh chủ tiệm quen kể là, nhờ áp dụng quy trình pick & pack mà anh ấy đã tiết kiệm được 10% chi phí vận hành. Điều này cho thấy rằng việc áp dụng quy trình pick & pack không chỉ giúp cải thiện trải nghiệm khách hàng, mà còn giúp tiết kiệm chi phí vận hành.

Tóm lại, quy trình pick & pack là một phần quan trọng của việc vận hành shop. Việc áp dụng quy trình này sẽ giúp giảm thiểu sai sót, tăng năng suất, và cải thiện trải nghiệm khách hàng. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn cải thiện quy trình pick & pack của mình.

Vài tình huống thực tế khác và kinh nghiệm mở rộng

Nói về pick & pack, mình nhớ có lần ghé thăm một xưởng nhôm kính ở ngoại thành. Anh chủ than phiền vì mỗi lần xuất hàng đi công trình, nhân viên cứ lấy nhầm phụ kiện, thiếu ốc vít. Nghe thì nhỏ nhưng mất thời gian chạy đi chạy lại. Mình gợi ý áp dụng quy trình pick theo khu vực, kết hợp với phần mềm quản lý xưởng nhôm kính để ghi nhận vị trí từng loại vật tư. Sau một tháng, anh ấy bảo sai sót giảm hẳn, công nhân không còn lóng ngóng tìm đồ nữa.

Còn một shop thời trang ở Huế mình từng tư vấn, họ dùng phần mềm quản lý hàng hóa tại Huế để kiểm soát tồn kho. Nhưng cái hay là họ setup luôn quy trình pack theo batch: mỗi sáng, nhân viên in toàn bộ đơn trong ngày, lấy một lượt các mẫu áo giống nhau rồi chia vào từng đơn. Năng suất tăng gấp ba. Có điều, họ cũng gặp vấn đề với công nợ từ các đại lý nhỏ lẻ. Mình khuyên nên dùng thêm phần mềm quản lý công nợ để theo dõi, tránh tình trạng xuất hàng xong không biết ai chưa thanh toán.

Một câu chuyện khác là anh bạn mở chuỗi cửa hàng tạp hóa ở Cần Thơ. Anh ấy quản lý mấy siêu thị mini, mỗi ngày nhập về trăm thứ hàng. Lúc đầu cứ giao cho nhân viên tự nhớ, sai be bét. Sau anh cài phần mềm quản lý siêu thị mini tại Cần Thơ, tích hợp luôn quy trình pick & pack cho khâu giao hàng tận nhà. Giờ thì mỗi đơn đều có checklist in kèm, nhân viên chỉ việc rà soát, đóng gói. Khách hàng phản hồi tốt hơn hẳn.

Mình cũng gặp trường hợp một đại lý bán sỉ ở Hải Phòng, họ nhượng quyền cho vài điểm bán lẻ. Mỗi lần xuất hàng cho các điểm này, nhân viên cứ lộn xộn giữa các đơn. Giải pháp là dùng phần mềm quản lý nhượng quyền tại Hải Phòng, in sẵn mã vạch cho từng điểm. Khi pick, quét mã là biết ngay hàng này đi đâu, tránh nhầm lẫn. Tiết kiệm thời gian đáng kể.

Có bạn hỏi mình: shop mới mở, ngân sách eo hẹp thì xài gì? Mình bảo cứ tìm phần mềm quản lý bán hàng miễn phí mà xài thử. Nhiều phần mềm có bản free đủ chức năng cơ bản: nhập đơn, quản lý kho, in đơn. Đỡ công ghi chép tay, sai sót giảm liền. Sau khi đã quen quy trình, nếu cần thêm tính năng nâng cao mới tính tới chuyện nâng cấp.

Riêng với ai bán trên TikTok Shop, mình thấy phần mềm bán hàng tiktok shop có kết nối trực tiếp, đơn từ livestream tự động đổ về. Nhân viên không cần gõ lại đơn, chỉ việc in ra và pick. Có shop ở TP Hồ Chí Minh dùng phần mềm chốt đơn tại TP Hồ Chí Minh để xử lý đơn từ cả Shopee lẫn TikTok, tối ưu thời gian đáng kể. Mình thấy cách này hợp lý vì giảm công sức nhập liệu thủ công.

Cuối cùng, với các đại lý phân phối ở Sài Gòn, mình hay khuyên tìm phần mềm quản lý đại lý tại TP Hồ Chí Minh để kiểm soát dòng hàng từ kho chính ra các điểm bán lẻ. Kết hợp quy trình pick & pack chuẩn, bạn sẽ thấy việc xuất hàng trơn tru hơn nhiều. Mình từng chứng kiến một đại lý nhờ vậy mà giảm hẳn tình trạng thiếu hàng, khách đại lý cũng hài lòng hơn.