phần mềm quản lý xưởng nhôm kính

phần mềm quản lý xưởng nhôm kính

Mấy tháng trước, thằng bạn mở xưởng nhôm kính ở Đà Nẵng gọi điện than: "Mày ơi, tao sắp phát điên vì đơn hàng. Sai kích thước, thừa thiếu vật tư, cuối tháng ngồi cộng sổ tay tới 2h sáng."

Quen không? Mình từng y chang vậy đó.

Mở xưởng nhôm kính ở Hà Nội 5 năm nay, cái khổ nhất không phải kiếm khách, mà là quản lý cái "rừng" nhôm kính, phụ kiện, đơn hàng. Hồi mới bắt đầu, mình ghi sổ tay. Một tuần 20 đơn là đã thấy ngán. Tới khi có tháng 40-50 đơn, sổ ghi lộn xộn, hôm nào quên không ghi thì khách gọi hỏi tiến độ, mình phải chạy ra xưởng lục tung, may ra mới tìm được cái đơn.

Đau đầu thật. Mình biết chắc nhiều anh em cũng thế: thị trường nhôm kính Việt Nam cạnh tranh khốc liệt, biên lợi nhuận mỏng như tờ giấy, chỉ cần một sai sót nhỏ là mất cả tuần làm. Phần mềm quản lý xưởng nhôm kính không phải là thứ cao siêu gì đâu, nó như cái phao cứu sinh cho những ai đang chìm trong mớ bòng bong sổ sách.

Sao Excel với sổ tay không "chịu nổi" với xưởng nhôm kính?

Xưởng nhôm kính khác với cửa hàng bán tôn, bán sắt. Bạn vừa phải quản lý nguyên vật liệu: cả mét nhôm thanh, cả tấm kính, cả ốc vít linh tinh. Mỗi đơn hàng có cả chục chi tiết, mỗi chi tiết lại có kích thước riêng. Nói thực thì, ghi sổ tay hay Excel mà muốn không sai, thì phải là siêu nhân.

Hồi năm ngoái, mình mất một đơn 15 triệu chỉ vì nhầm kích thước kính. Ghi trong sổ là 1m2 x 1m5, nhưng thằng thợ cắt ra lại 1m5 x 1m2. Đến lúc lắp mới vỡ lẽ, mà kính đã cắt rồi, khách chịu không nổi. 15 triệu tiền kính + tiền công, thế là không chỉ mất lãi, mà còn mất thể diện với khách.

Cũng có thời gian mình thử dùng Excel. Ban đầu ổn, nhưng càng nhiều đơn thì công thức càng loạn. Có lần mình nhập sai một ô, thế là cả sheet sai theo. Phải ngồi dò lại từng dòng, mất cả buổi sáng. Rồi chuyện đồng bộ dữ liệu cũng căng, vì lúc nào cũng phải ngồi máy tính mới xem được.

Sau một hồi tìm hiểu, mình mới hiểu: phần mềm chuyên cho xưởng nhôm kính nó có mấy cái hay mà sổ tay hay Excel không làm được. Và đây là 4 cái mà theo tôi, cứu tôi nhiều nhất:

Kiểm soát tồn kho kiểu "không cần nhớ" – Mình chỉ cần nhập số lượng nhôm, kính, phụ kiện vào đầu kỳ. Có đơn nào, phần mềm tự động trừ. Đến khi hết, nó báo. Khỏi lo mua thừa hay thiếu.

Tự động tính giá thành – Ngày xưa mỗi lần báo giá, mình phải lấy máy tính cộng trừ, dễ sai. Giờ chỉ cần nhập kích thước, chọn loại nhôm/kính, phần mềm tự ra luôn giá bán. Nhanh hơn 5-7 lần.

Quản lý công nợ – Công nợ là cái thứ luôn làm mình đau đầu. Khách nợ này nợ kia, đến cuối tháng mới ngồi gom hóa đơn, có khi quên. Phần mềm tự động nhắc hẹn thanh toán, ai nợ bao lâu, bao nhiêu, rõ mồn một.

Báo cáo lợi nhuận – Cuối tháng mình chỉ cần mở phần mềm lên, 5 phút là thấy ngay: tháng này lãi bao nhiêu, món nào lỗ, món nào lãi. Khỏi mất nguyên buổi tối ngồi cộng sổ.

Bạn thử nghĩ xem: nếu không có mấy cái này, mỗi tháng mất 10-15 giờ ngồi cộng sổ, check hàng tồn, thì liệu có đáng không? Theo tôi, chẳng đáng một đồng nào.

Chọn phần mềm thế nào cho xưởng nhôm kính?

Khi quyết định mò mẫm tìm phần mềm, mình có 7 tiêu chí sau. Các anh em tham khảo:

Dễ sử dụng: Phải có giao diện tiếng Việt, càng trực quan càng tốt. Nhân viên xưởng mình ít dùng máy tính, nếu không dễ thì họ làm sai cả tá.

Quản lý kho hàng chuyên biệt: Nhôm phải theo dõi được số mét, màu sắc, quy cách. Kính phải có kích thước, độ dày. Phụ kiện linh tinh (ốc vít, tay nắm, bản lề) cũng phải có mục riêng.

Tính giá thành tự động: Quan trọng nhất. Mình nhập kích thước, chọn loại nhôm, loại kính, phần mềm phải tự tính ra giá thành và giá bán. Khỏi phải ôm máy tính cộng trừ.

Quản lý đơn hàng từ A đến Z: Từ lúc nhận đơn, xuống xưởng sản xuất, lắp đặt, tới bảo hành. Phải biết được cái đơn nào đang ở đâu, đã cắt xong chưa, đã giao chưa.

Báo cáo tài chính theo thời gian thực: Doanh thu, chi phí, công nợ, lợi nhuận. Mình mở lên là thấy ngay, khỏi đợi cuối tháng.

Hỗ trợ đa thiết bị: Dùng được trên máy tính, điện thoại, máy tính bảng. Lúc nào cũng có thể check được tiến độ, kể cả khi đi công việc.

Chi phí hợp lý: Với xưởng nhỏ như mình, đầu tư mấy trăm nghìn một tháng cũng phải suy nghĩ. Tốt nhất là có bản miễn phí hoặc chi phí thấp. Mà tôi nói thật, nếu có bản miễn phí mà chất lượng, sao phải trả tiền?

5 tính năng cốt lõi không thể thiếu

Một phần mềm quản lý xưởng nhôm kính chuyên dụng phải có đủ 5 tính năng sau. Không đủ thì đừng mất công dùng.

Quản lý danh mục vật tư: Tạo danh sách nhôm, kính, phụ kiện với đầy đủ thông số kỹ thuật. Mình có mấy loại nhôm: nhôm 6063 màu trắng sữa, nhôm 6063 màu ghi, nhôm Xingfa nhập khẩu. Kính: kính dán an toàn 8mm, kính cường lực 10mm, kính hộp 2 lớp. Phụ kiện: Kim Cương, Sifaco, Hafele. Phần mềm phải cho mình nhập hết, sau đó dùng để tính giá.

Lập đơn hàng chi tiết: Mỗi đơn hàng có thể gồm nhiều hạng mục: cửa đi, cửa sổ, vách kính. Mỗi hạng mục có kích thước riêng, số lượng riêng. Phần mềm phải cho thêm ảnh minh họa, ghi chú cho thợ. Lỡ sai thì còn có cái mà check.

Xuất kho tự động: Khi đơn hàng được duyệt, phần mềm tự động trừ tồn kho. Nếu thiếu, nó báo ngay. Không còn cảnh kêu thợ mua thêm giữa chừng.

Theo dõi sản xuất: Phải có trạng thái: đang cắt, đang lắp ráp, đang sơn, đã hoàn thành, đã giao. Khách gọi hỏi, mình chỉ cần mở phần mềm là trả lời được ngay.

Báo cáo tổng hợp: Xuất báo cáo theo ngày/tháng/năm. Doanh thu, chi phí, công nợ, tồn kho. Có biểu đồ, số liệu rõ ràng. Cuối tháng đem ra xem, biết ngay mình đang lãi hay lỗ.

Bạn có để ý không? Cả 5 cái này đều là xương sống của một xưởng nhôm kính. Thiếu một cái là tựa như thiếu một chân.

So sánh nhanh các phương án

Mình thử nghiệm cả 4 cách, thấy cái nào cũng có ưu nhược riêng:

Sổ sách tay:

• Chi phí: 0 đồng. Nhưng mất thời gian, dễ sai, khó tra cứu. Phù hợp với xưởng siêu nhỏ, ít đơn hàng (dưới 10 đơn/tháng). Nhưng nếu phát triển lên, chắc chắn ngán. Cá nhân tôi thấy cái này chỉ phù hợp lúc mới khởi nghiệp.

Excel:

• Chi phí: 0 đồng (nếu có Office). Dễ tùy chỉnh, nhưng không chuyên, dễ lỗi công thức, không đồng bộ. Phù hợp với xưởng có nhân viên biết Excel, nhưng mình thấy lâu dài cũng bất tiện.

Phần mềm đám mây trả phí:

• Chi phí: 200.000-500.000 đ/tháng. Đầy đủ tính năng, hỗ trợ tốt. Nhưng phụ thuộc internet, nếu mất mạng là tê liệt. Xưởng vừa và lớn có thể dùng.

Phần mềm mã nguồn mở:

• Chi phí: Miễn phí (tự chạy) hoặc thuê hosting ~100.000 đ/tháng. Miễn phí, mã nguồn mở, dữ liệu local, tùy biến cao. Cần kiến thức kỹ thuật cơ bản để cài đặt. Phù hợp với xưởng nhỏ và vừa muốn tiết kiệm.

Mepo - lựa chọn của mình sau bao nhiêu thử nghiệm

Sau thời gian dùng thử mấy cái, mình quyết định chốt với Mepo. Không phải vì nó hoàn hảo, mà vì nó đáp ứng được những gì mình cần, lại miễn phí.

Mepo là phần mềm quản lý cửa hàng mã nguồn mở. Điểm mạnh của nó:

Miễn phí trọn đời: Không giới hạn số lượng đơn hàng, sản phẩm, khách hàng. Mình dùng 6 tháng nay, chưa phải trả đồng nào.

Mã nguồn mở: Nghĩa là mình có thể tự sửa đổi, thêm tính năng theo nhu cầu xưởng nhôm kính. Hồi đầu mình muốn thêm một vài trường nhập liệu cho kích thước kính, chỉnh trong 1 buổi là xong.

Local-first: Dữ liệu lưu trên máy tính, không sợ mất internet hay bị khóa tài khoản. Lỡ mất mạng, mình vẫn dùng được bình thường.

Có sẵn tính năng quản lý kho, đơn hàng, báo cáo: Chỉ cần cài đặt là dùng được ngay. Không cần config nhiều.

Cộng đồng hỗ trợ: Vì mã nguồn mở, có nhiều người dùng chia sẻ kinh nghiệm. Mình gặp vấn đề gì, lên group hỏi là có người giúp.

Thú thật, ban đầu mình cũng hơi ngại vì phải tự cài đặt trên máy chủ. Nhưng lên mepo.vn xem hướng dẫn, làm từ từ, 1 buổi là xong. Giờ mình quản lý được 200 đơn hàng/tháng, tồn kho chính xác, cuối tháng chỉ mất 10 phút để xem báo cáo.

Bạn có thắc mắc "Sao mày không dùng mấy phần mềm trả phí cho nó sang?" – Tôi trả lời luôn: với xưởng nhỏ, tiền nào cũng quý. Mepo làm được việc, miễn phí, thì tôi dùng. Đơn giản vậy thôi.

Chi phí và ROI khi triển khai

Nhiều anh em hỏi mình: "Mày bỏ ra bao nhiêu tiền?" Thực ra, nếu chọn giải pháp miễn phí thì chi phí gần như bằng 0.

• Phần mềm: 0 đồng (nếu dùng Mepo)
• Hosting (nếu chọn đám mây): 100.000-200.000 đ/tháng
• Thời gian đào tạo: 1-2 ngày
• Chi phí cơ hội: 0 đồng

Cái ROI mới là quan trọng. Sau khi dùng phần mềm, mình ước tính xưởng mình tiết kiệm được 5-7 triệu/tháng. Cụ thể:

• Giảm sai sót đơn hàng: Mỗi sai sót trung bình mất 500.000-2.000.000 đ. Dùng phần mềm, gần như không còn sai nữa. Mỗi tháng ít nhất bớt được 2-3 vụ.
• Tiết kiệm thời gian quản lý: Khoảng 20 giờ/tháng. Ngồi uống cà phê, mở điện thoại là quản lý được.
• Tăng doanh thu nhờ quản lý tốt công nợ: Trước kia mình hay quên đòi nợ, có khi khách nợ 2-3 tháng mới nhớ. Giờ có nhắc nhở, thu tiền nhanh hơn, dòng tiền ổn hơn.

Kinh nghiệm thực tế triển khai

Mình triển khai Mepo cho xưởng nhôm kính của mình theo các bước đơn giản:

1. Tải mã nguồn từ mepo.vn: Mất 5 phút.
2. Cài đặt trên máy chủ local: Mình dùng một máy tính cũ làm server, cài Windows 10, chạy XAMPP. Ban đầu hơi lóng ngóng, nhưng làm theo hướng dẫn thì ổn.
3. Nhập danh mục nhôm, kính, phụ kiện: Nhôm mình có 5 loại, kính 3 loại, phụ kiện tầm 20 loại. Mất khoảng 1 buổi sáng.
4. Tạo đơn hàng mẫu và test: Mình tạo thử vài đơn, check xem giá thành có đúng không, tồn kho có trừ không. Nếu sai thì chỉnh lại.
5. Đào tạo 2 nhân viên trong 1 buổi: Mình ngồi cạnh chúng nó, chỉ từng bước. Sau 1 buổi là thành thạo.

Kết quả: Sau 1 tuần, nhân viên đã quen. Sau 1 tháng, mình thấy tồn kho giảm 15% nhờ quản lý tốt hơn, không mua thừa vật tư. Khách hàng hài lòng hơn vì nhận được báo giá nhanh, không còn cảnh "để em check lại".

Bạn đang đọc tới đây, chắc cũng hiểu: cái khó nhất là bắt đầu. Nhưng làm rồi, bạn sẽ thấy nó như tập đi xe đạp – lúc đầu lo lắng, sau thì không thể thiếu.

Câu hỏi thường gặp

1. Phần mềm quản lý xưởng nhôm kính có khó sử dụng không? Không đâu. Hầu hết phần mềm hiện nay có giao diện tiếng Việt, thân thiện. Chỉ cần vài giờ làm quen là bạn có thể thao tác cơ bản. Mấy nhân viên của mình ít dùng máy tính, sau 1 buổi là ok.

2. Tôi có cần kiến thức công nghệ để dùng phần mềm mã nguồn mở không? Cần một chút. Nhưng Mepo có hướng dẫn chi tiết. Bạn chỉ cần biết cài đặt phần mềm cơ bản. Nếu không, có thể thuê người cài giúp với chi phí thấp (mình thấy trên group có người nhận cài với giá 500k).

3. Phần mềm miễn phí có đủ tính năng cho xưởng nhôm kính không? Có. Mepo có đủ tính năng quản lý kho, đơn hàng, báo cáo. Bạn có thể tùy chỉnh thêm vì mã nguồn mở. Mình thấy nó đáp ứng tốt cho xưởng nhỏ.

4. Làm sao để chuyển dữ liệu từ Excel sang phần mềm? Một số phần mềm hỗ trợ import Excel. Với Mepo, bạn có thể nhập thủ công hoặc nhờ cộng đồng hỗ trợ. Mình nhập tay mất 1 buổi, nhưng sau đó không phải lo nữa.

5. Phần mềm có quản lý được công nợ khách hàng không? Có. Hầu hết phần mềm đều có module công nợ, theo dõi khách hàng nợ, lịch sử thanh toán. Mình dùng Mepo thấy cái này cũng ổn.

6. Tôi có thể dùng thử trước khi quyết định không? Với Mepo, bạn tải về dùng thử miễn phí không giới hạn thời gian. Cài đặt xong, dùng thử 1-2 tuần, thấy ok thì tiếp, không thì xóa.

Tổng kết

Phần mềm quản lý xưởng nhôm kính không còn là thứ xa xỉ gì đâu. Nó là công cụ thiết yếu để tồn tại và phát triển trong thị trường cạnh tranh khốc liệt này. Với xưởng nhỏ, hãy bắt đầu từ giải pháp miễn phí như Mepo – mã nguồn mở, local-first, đủ tính năng cho nhu cầu cơ bản.

Mình biết nhiều anh em còn lăn tăn, sợ mất thời gian tìm hiểu, sợ không biết cài đặt. Nhưng tin mình đi, 1-2 ngày bỏ ra để học, sau đó tiết kiệm được hàng tháng trời công sức. Xưởng của bạn xứng đáng được quản lý thông minh hơn. Tải ngay tại mepo.vn và trải nghiệm sự khác biệt.

Có thắc mắc gì, inbox mình, mình hỗ trợ nhiệt tình. Chúc các anh em quản lý xưởng ổn áp!