COGS là gì? Cách tính giá vốn hàng bán chính xác cho shop

COGS là gì? Cách tính giá vốn hàng bán chính xác cho shop

Mình từng gặp nhiều chủ shop than thở rằng dù bán được nhiều hàng, nhưng cuối tháng tiền đâu không thấy. Và mình cũng từng như vậy, đến khi hiểu rõ về COGS - giá vốn hàng bán, thì mới biết được lý do. COGS là một chỉ số tưởng đơn giản, nhưng nhiều chủ shop bỏ qua, dẫn đến những quyết định kinh doanh không chính xác. Trong bài viết này, mình sẽ chia sẻ kinh nghiệm về cách tính COGS và quản lý giá vốn hàng bán hiệu quả cho các cửa hàng nhỏ.

COGS là gì? Định nghĩa đơn giản cho chủ shop

COGS, hay giá vốn hàng bán, là tổng chi phí trực tiếp để sản xuất hoặc mua vào những sản phẩm mà cửa hàng bạn đã bán ra trong một kỳ (tháng, quý, năm). Nói nôm na, đó là tiền vốn bạn bỏ ra để có món hàng trên kệ, trước khi bán cho khách. Ví dụ, mình mua 100 thùng mì tôm giá 80.000đ/thùng. Nếu trong tháng mình bán hết 50 thùng, COGS của tháng đó là 50 × 80.000 = 4.000.000đ. Số thùng còn lại là hàng tồn kho, chưa tính vào COGS.

COGS không bao gồm các chi phí vận hành như tiền thuê mặt bằng, lương nhân viên, điện nước, marketing… Những chi phí đó thuộc nhóm chi phí hoạt động (OPEX). Mình nhớ có 1 anh chủ tiệm quen kể là từng tính COGS bao gồm cả tiền thuê mặt bằng, nhưng sau đó mới biết rằng đó là sai lầm.

Tại sao COGS quan trọng với cửa hàng nhỏ?

Nhiều chủ shop chỉ nhìn vào doanh thu mà quên mất COGS. Hậu quả là tưởng lãi nhưng thực ra lỗ vì giá vốn quá cao. Một vài lý do cụ thể là:

• Xác định lợi nhuận gộp: Lợi nhuận gộp = Doanh thu – COGS. Đây là số tiền bạn có để trang trải các chi phí khác và tạo ra lợi nhuận ròng. Nếu COGS chiếm tỷ lệ quá lớn (ví dụ trên 80% doanh thu), bạn khó có lãi.
• Định giá sản phẩm hợp lý: Biết COGS giúp bạn tính toán mức giá bán tối thiểu để không bị lỗ. Chẳng hạn, nếu một ly trà sữa có COGS 12.000đ, bạn cần bán ít nhất 20.000đ mới có lãi gộp 40%.
• Kiểm soát hàng tồn kho: Theo dõi COGS thường xuyên giúp phát hiện hàng thất thoát, hư hỏng hoặc nhập quá nhiều.
• Đánh giá hiệu quả kinh doanh: So sánh COGS giữa các tháng cho thấy xu hướng chi phí, từ đó điều chỉnh kịp thời.

Tháng trước, mình đã kiểm tra COGS của shop và phát hiện ra rằng giá vốn của một số mặt hàng quá cao. Mình đã điều chỉnh giá bán và giảm nhập hàng, nhờ đó mà lợi nhuận gộp tăng lên.

Công thức tính COGS cơ bản

Công thức phổ biến nhất là:

COGS = Hàng tồn kho đầu kỳ + Hàng mua trong kỳ – Hàng tồn kho cuối kỳ

Trong đó:

• Hàng tồn kho đầu kỳ: giá trị hàng hóa còn trong kho vào đầu tháng (hoặc đầu năm).
• Hàng mua trong kỳ: tổng tiền mua hàng mới trong kỳ (bao gồm cả chi phí vận chuyển, thuế nhập khẩu nếu có).
• Hàng tồn kho cuối kỳ: giá trị hàng còn lại cuối kỳ, được kiểm đếm thực tế.

Ví dụ thực tế:

• Đầu tháng 3/2026, cửa hàng tạp hóa của anh Tuấn ở Đà Nẵng có tồn kho trị giá 50 triệu đồng.
• Trong tháng, anh nhập thêm 120 triệu đồng hàng hóa (bao gồm tiền hàng và cước vận chuyển).
• Cuối tháng, kiểm kho thấy còn 40 triệu đồng hàng tồn.
• Vậy COGS tháng 3 = 50 + 120 – 40 = 130 triệu đồng.

Mình đã áp dụng công thức này cho shop của mình và thấy rằng nó rất hữu ích trong việc kiểm soát giá vốn hàng bán.

Các yếu tố cấu thành COGS trong thực tế

Không chỉ đơn giản là giá mua, COGS còn bao gồm:

• Giá mua hàng hóa: số tiền trả cho nhà cung cấp.
• Chi phí vận chuyển, bốc xếp: nếu bạn tự trả.
• Thuế nhập khẩu, phí hải quan: với hàng nhập.
• Chi phí đóng gói, bao bì (nếu là hàng tự sản xuất).
• Chi phí nhân công trực tiếp (nếu bạn tự làm ra sản phẩm, như quán bánh mì thì tiền bột, thịt, rau, và công thợ làm bánh được tính vào COGS).

Lưu ý: Các khoản giảm giá, chiết khấu từ nhà cung cấp được trừ vào giá mua, làm giảm COGS.

Hồi năm ngoái, mình đã thương lượng với nhà cung cấp để giảm giá mua, và nhờ đó mà COGS giảm xuống.

Cách tính COGS cho từng ngành hàng phổ biến

Cửa hàng tạp hóa / siêu thị mini

• Hàng hóa mua về bán lại, không qua chế biến.
• COGS = tổng giá mua của sản phẩm đã bán (tính theo giá nhập kho).
• Có thể dùng phương pháp FIFO (nhập trước xuất trước) hoặc bình quân gia quyền để xác định giá vốn từng mặt hàng.

Quán ăn, F&B

• COGS bao gồm nguyên liệu thực phẩm, đồ uống, bao bì mang về (hộp, túi).
• Không tính tiền gas, điện, nước (thuộc OPEX).
• Ví dụ: Quán phở của chị Hoa ở Hải Châu mỗi tháng dùng hết 200kg bánh phở (5.000đ/kg), 50kg thịt bò (200.000đ/kg), 30kg hành rau thơm (15.000đ/kg)… Tổng nguyên liệu = 200×5.000 + 50×200.000 + 30×15.000 = 1.000.000 + 10.000.000 + 450.000 = 11.450.000đ. Đây là COGS tháng đó (chưa kể hao hụt).

Cửa hàng thời trang

• COGS = giá nhập của từng sản phẩm đã bán. Nếu nhập 100 áo giá 150.000đ/cái, bán 60 cái thì COGS = 60×150.000 = 9.000.000đ.
• Cần theo dõi riêng từng mã hàng, đặc biệt khi có khuyến mãi (giảm giá không ảnh hưởng COGS, chỉ giảm doanh thu).

Mình đã áp dụng cách tính COGS cho từng ngành hàng và thấy rằng nó rất hữu ích trong việc kiểm soát giá vốn hàng bán.

Sai lầm thường gặp khi tính COGS và cách tránh

1. Nhầm lẫn với chi phí vận hành: Nhiều người gộp tiền thuê mặt bằng, lương nhân viên vào COGS. Cách này làm sai lệch lợi nhuận gộp. Hãy tách riêng: COGS chỉ gồm chi phí trực tiếp tạo ra sản phẩm.

2. Không kiểm kê cuối kỳ: Nếu không kiểm kho, bạn không biết hàng tồn thực tế, dẫn đến COGS sai. Có 1 anh chủ tiệm quen kể là từng tính COGS dựa trên sổ sách, nhưng thực tế hàng thất thoát do trộm cắp, cuối năm mới phát hiện lỗ nặng. Giải pháp: kiểm kê định kỳ (hàng tháng hoặc quý).

3. Bỏ qua chi phí vận chuyển: Nếu bạn mua hàng online và trả ship, khoản này phải cộng vào giá vốn. Nếu không, COGS thấp hơn thực tế, lợi nhuận ảo.

4. Không cập nhật giá nhập: Giá hàng hóa biến động, nếu dùng giá cũ để tính COGS sẽ sai. Nên áp dụng phương pháp bình quân gia quyền hoặc FIFO.

Mình đã gặp phải một số sai lầm này khi mới bắt đầu kinh doanh, nhưng sau khi áp dụng các cách tránh, mình đã có thể kiểm soát được COGS.

Mẹo quản lý COGS hiệu quả

• Theo dõi thường xuyên: Ghi chép ngay khi nhập – bán – tồn. Có thể dùng Excel hoặc phần mềm quản lý bán hàng (như Mepo) để tự động tính COGS.
• Đàm phán với nhà cung cấp: Giảm giá nhập 1-2% có thể cải thiện đáng kể lợi nhuận gộp. Hồi năm ngoái shop mình đổi sang nhà cung cấp mới, giá giảm 5%, COGS giảm 8 triệu/tháng.
• Kiểm soát hao hụt: Với F&B, hao hụt nguyên liệu do chế biến, hư hỏng cần được tính vào COGS. Nên có định mức nguyên liệu chuẩn cho từng món.
• Phân tích COGS theo từng nhóm hàng: Biết nhóm nào có COGS cao (lãi gộp thấp) để điều chỉnh giá hoặc giảm nhập.

Mình đã áp dụng các mẹo này và thấy rằng nó rất hữu ích trong việc kiểm soát COGS.

Câu hỏi thường gặp

1. COGS có bao gồm chi phí bảo quản hàng hóa không?

Không. Chi phí bảo quản (kho lạnh, bảo hiểm, lương thủ kho) thuộc chi phí hoạt động, không tính vào COGS.

2. Làm sao tính COGS cho cửa hàng bán nhiều mặt hàng?

Bạn có thể tính tổng giá trị hàng tồn đầu kỳ, cộng tổng mua vào, trừ tồn cuối kỳ. Hoặc dùng phần mềm để theo dõi từng sản phẩm.

3. COGS âm có được không?

Không. COGS luôn dương. Nếu kết quả âm là do sai số kiểm kê hoặc hạch toán.

4. Hàng khuyến mãi (mua 1 tặng 1) ảnh hưởng COGS thế nào?

Hàng tặng vẫn có giá vốn, nên COGS tăng tương ứng. Bạn cần phân bổ chi phí cho cả sản phẩm bán và tặng.

5. Có cần tính COGS cho dịch vụ không?

Có. Nếu bạn bán dịch vụ (sửa chữa, làm tóc), COGS gồm vật tư tiêu hao, nhân công trực tiếp. Ví dụ: tiệm cắt tóc, COGS là tiền dầu gội, thuốc nhuộm, lương thợ chính.

Mình hy vọng rằng những câu hỏi thường gặp này sẽ giúp các chủ shop hiểu rõ hơn về COGS.

Tổng kết

COGS là chỉ số sống còn để bạn biết mình có thực sự lãi hay không. Chỉ cần nắm công thức cơ bản và kiểm kê đều đặn, bạn đã kiểm soát được dòng tiền hàng hóa. Đừng để đến cuối năm mới ngỡ ngàng vì lợi nhuận ảo. Hãy bắt đầu theo dõi COGS ngay hôm nay, và nếu cần công cụ hỗ trợ, bạn có thể tham khảo các phần mềm quản lý bán hàng như Mepo để tự động hóa việc này. Chúc shop của bạn luôn có COGS thấp, lợi nhuận cao!

Kinh nghiệm bonus khi theo dõi COGS hàng ngày

Mình nhận ra rằng, chỉ tính COGS cuối tháng là chưa đủ. Có những tháng mình thấy số COGS bình thường, nhưng hóa ra hàng nhập về bị tồn đọng quá lâu, hoặc có đợt nhập hàng giá cao mà không kịp bán. Từ đó mình áp dụng thêm vài mẹo nhỏ khi vận hành:

Thứ nhất, mình luôn cập nhật giá vốn thực tế ngay khi nhập hàng. Nhiều shop chỉ ghi giá mua, quên mất tiền ship hay phí bốc xếp. Nhưng mình cho rằng, nếu không tính đủ, COGS sẽ thấp hơn thực tế, dẫn đến lợi nhuận gộp ảo. Mình từng mua 100 cái áo thun, giá 50.000đ/cái nhưng tiền ship tận 500.000đ. Nếu chia đều, mỗi cái áo thực chất giá vốn là 55.000đ. Chỉ sai có 5.000đ thôi, nhưng nhân lên 1.000 cái áo một tháng, lợi nhuận mình sai mất 5 triệu đấy.

Thứ hai, mình dùng phần mềm quản lý kho để theo dõi tự động. Hồi xưa mình ghi sổ tay, cuối tháng mất cả buổi cộng trừ. Giờ mình chọn một phần mềm có tính năng tự động tính COGS theo phương pháp bình quân gia quyền hoặc FIFO. Mình thấy bảng giá phần mềm quản lý kho hiện nay cũng khá mềm, chỉ vài trăm nghìn một tháng, tiết kiệm được rất nhiều thời gian so với làm thủ công. Nếu bạn ở Cần Thơ hay Đà Nẵng, cũng có những giải pháp phần mềm quản lý kho tại Cần Thơ hoặc phần mềm quản lý hàng hóa tại Đà Nẵng hỗ trợ tốt cho shop nhỏ.

Thứ ba, mình luôn đối chiếu COGS với doanh thu từng nhóm hàng. Có lần mình phát hiện một dòng sản phẩm bán chạy nhưng COGS lại chiếm tới 90%. Hóa ra mình nhập sai đơn vị cung cấp giá cao. Mình lập tức tìm nguồn mới và tối ưu lại phần mềm quản lý chuỗi cung ứng để theo dõi giá nhập của từng nhà cung cấp. Nhờ đó, mình cắt giảm được 15% giá vốn chỉ trong 2 tháng.

Vài tình huống thực tế khác khi quản lý COGS

Có một lần, mình tư vấn cho chủ một chuỗi spa ở Đồng Nai. Anh ấy than rằng mỗi tháng bán được nhiều dịch vụ, nhưng cuối năm lợi nhuận chẳng bao nhiêu. Mình hỏi cách anh tính COGS, thì ra anh chỉ tính tiền mỹ phẩm, dầu massage, mà quên mất chi phí khăn giặt, thuốc sát trùng, cả tiền điện nước cho máy móc. Mình gợi ý anh dùng phần mềm quản lý spa tại Đồng Nai có tính năng phân bổ chi phí trực tiếp vào từng dịch vụ. Sau 3 tháng, anh ấy thấy rõ ràng dịch vụ nào lãi thật, dịch vụ nào chỉ lãi trên giấy tờ.

Một tình huống khác, bạn mình mở shop quần áo tại Hải Phòng. Bạn ấy nhập hàng từ Trung Quốc về, nhưng hay bị thất thoát do đếm sai số lượng. Mình khuyên bạn dùng phần mềm quản lý đơn hàng tại Hải Phòng có tích hợp tính năng kiểm kho theo mã vạch. Sau đó bạn ấy phát hiện ra mỗi tháng thất thoát tới 3-5% hàng hóa chỉ vì nhập kho không chuẩn.

Còn với các shop có nhiều chi nhánh hoặc nhượng quyền, mình thấy việc quản lý COGS riêng cho từng điểm bán là rất quan trọng. Một anh chủ chuỗi trà sữa ở Huế từng hỏi mình cách tính COGS cho 5 cửa hàng khác nhau. Mình giới thiệu anh dùng phần mềm quản lý nhượng quyền tại Huế cho phép xem COGS từng shop, từ đó phát hiện shop nào đang nhập hàng giá cao hơn hoặc thất thoát nhiều hơn.

Cuối cùng, mình muốn nhấn mạnh rằng, COGS không chỉ là con số trên báo cáo. Nó phản ánh trực tiếp hiệu quả vận hành của shop. Nếu bạn có nhiều khách hàng thân thiết, đừng quên kết hợp phần mềm tích điểm khách hàng tại TP Hồ Chí Minh hoặc phần mềm crm tại TP Hồ Chí Minh để theo dõi chi phí marketing cho từng nhóm khách, rồi đối chiếu với COGS xem nhóm khách nào mang lại lợi nhuận thực sự. Và nếu bạn có showroom trưng bày, nhớ dùng phần mềm quản lý showroom để kiểm soát hàng mẫu – vì mình từng thấy nhiều shop để hàng mẫu bị hỏng mà vẫn tính vào COGS, làm sai lệch số liệu đấy.