phần mềm quản lý chuỗi cung ứng

phần mềm quản lý chuỗi cung ứng

Mày biết không, hồi mới bắt đầu kinh doanh mình cũng như bao người khác, đêm nào cũng trằn trọc vì mấy cái vụ đơn hàng. Shopee một đường, Facebook một nẻo, web riêng thì thêm một mớ nữa. Kho thì cứ như cái hố đen, không biết trong đó còn gì. Có lần mình nhận đơn áo trắng size M của khách trên Shopee, hí hửng chạy xuống kho thì thấy... hết nhẵng. Phải gọi điện xin lỗi, hủy đơn. Khách chửi cho một trận, đau hơn là mất luôn cái uy tín mất bao công xây dựng.

Tính ra hồi đó, shop mình mỗi tháng mất cỡ 5-7 triệu vì mấy cái vụ rối ren này. Ấy là chưa kể thời gian ngồi cộng sổ tới 2-3 giờ mỗi tối. Mình nhìn lại mới thấy: tua đi tua lại mãi cái vòng luẩn quẩn "đặt hàng - hết hàng - nhập thêm - tồn kho" này, hóa ra không phải mình quản lý dở, mà là thiếu cái công cụ.

Rồi mình bắt đầu lăn tăn với cái từ "phần mềm quản lý chuỗi cung ứng". Nghe ghê, tưởng chỉ dành cho mấy cty to, nào ngờ...

Nôm na là cái gì vậy?

Nói nôm na như mình nói với thằng nhân viên mới: cái phần mềm này nó làm một việc là theo dõi và phối hợp từ lúc mày order hàng từ nhà cung cấp, nhập về kho, kiểm đếm, xử lý đơn, cho tới khi giao đến tay khách. Dễ hiểu hơn: thay vì mày phải nhảy từ Excel sang sổ ghi chép, rồi lại check từng kênh bán hàng, thì nó gom hết vào một mối.

Shop nhỏ ở Việt Nam thường cần mấy cái chính: coi kho, gom đơn từ nhiều kênh, quản lý thông tin nhà cung cấp, và có mấy cái báo cáo đơn giản. Có phần mềm còn tích hợp luôn việc đặt hàng, dự báo nhu cầu (nghe hay ho nhưng với shop vừa vừa thì chưa cần vội). Quan trọng nhất là kết nối được với Shopee, Lazada, Tiki – mấy ông lớn đang chi phối thị trường mình.

Sao phải xài? Excel vẫn ngon mà?

Mình kể cho mày nghe cái khảo sát nho nhỏ mình làm với 50 chủ shop ở Sài Gòn và Hà Nội hồi tháng 10 năm ngoái. Kết quả: có tới 68% từng bị hết hàng khi có đơn đặt hàng, và 45% thừa nhận không biết chính xác lượng tồn kho thực tế. Căng chưa? Còn cái số liệu này nữa: chi phí cho việc quản lý kiểu thủ công (thời gian, sai sót, nhân công) ước tính lên tới 5-10 triệu đồng mỗi tháng đối với shop có doanh thu 100-300 triệu. Nghĩ mà thấm.

Hồi trước mình cũng từng bảo: "Excel ngon mà, quen rồi." Nhưng đến khi có lần khách đặt 20 cái váy trên Facebook, mình mở file Excel ra thấy còn 25 cái, yên tâm nhận đơn. Tới lúc xuống kho đóng hàng thì mới phát hiện hôm qua nhân viên bán ở cửa hàng 10 cái nhưng chưa kịp cập nhật. Mất mặt với khách, lại còn phải bồi thường. Đau đầu thật.

Cái phần mềm nó giúp mình mấy khoản:

• Đỡ cảnh hết hàng hoặc tồn kho quá mức (tiền nằm trong kho là chết đấy)
• Khỏi mất công ngồi đối soát đơn hàng từ mấy kênh khác nhau
• Mua hàng chủ động hơn nhờ biết trước cái gì bán chạy
• Khách hài lòng vì giao hàng đúng hẹn

Chọn kiểu gì cho shop nhỏ?

Mình đã từng loay hoay cả tháng trời, cài thử đủ loại. Có cái đồ hoạ đẹp nhưng xài phức tạp. Có cái rẻ nhưng hay lỗi. Sau cùng mình đúc kết ra 7 cái này:

1. Phù hợp quy mô: Chọn cái vừa với shop mình thôi. Đừng thấy người ta quảng cáo "tích hợp trí tuệ nhân tạo" là ham. Shop 1-2 cửa hàng thì cần gì mấy cái đó.

2. Giá cả phải chăng: Shop nhỏ ngân sách eo hẹp, tầm 0-500k/tháng là ok. Ưu tiên mấy cái có gói dùng thử dài hạn.

3. Dễ xài: Giao diện tiếng Việt, thao tác đơn giản. Mình không phải dân IT, đừng bắt mình học mấy thứ cao siêu.

4. Kết nối nhiều kênh: Nhất định phải chơi được với Shopee, Lazada, Tiki. Facebook với web cũng cần.

5. Quản lý kho chi tiết: Coi được tồn kho theo từng cửa hàng, từng màu sắc kích cỡ. Có cảnh báo khi sắp hết hàng.

6. Báo cáo thông minh: Xuất được báo cáo tồn kho, doanh thu, hàng bán chạy. Nhìn vô là biết nên nhập thêm cái gì.

7. Hỗ trợ tốt: Có người giúp đỡ khi gặp lỗi. Đang buôn bán mà tèo phần mềm là chết.

Đang trong quá trình mày mò thì mình tình cờ biết tới Mepo – một phần mềm mã nguồn mở của Việt Nam. Cái hay: nó miễn phí cho shop nhỏ (dưới 1000 đơn/tháng), giao diện tiếng Việt, mình muốn sửa gì thì sửa. Nhưng khoan, để mình nói kỹ hơn ở phần sau.

5 tính năng cốt lõi không thể thiếu

Mày chọn phần mềm nào cũng được, nhưng nhớ phải có mấy cái này:

• Theo dõi tồn kho real-time: Nhập xuất là thay đổi ngay, hỗ trợ nhiều kho. Hết kiểu mở Excel ra thấy sai số.
• Gom đơn hàng tập trung: Tất cả đơn từ các kênh dồn về một chỗ, tự động cập nhật trạng thái.
• Quản lý nhà cung cấp: Lưu thông tin, xem được lịch sử mua hàng, biết mình còn nợ bao nhiêu.
• Cảnh báo tồn kho tối thiểu: Tự động nhắn tin hoặc gửi mail khi hàng sắp hết. Khỏi phải nhớ.
• Báo cáo thống kê: Xuất báo cáo theo ngày, tuần, tháng. Coi được món nào chạy, món nào chậm.

Mấy phần mềm cao cấp có thêm tính năng dự báo nhu cầu học thuật lắm, nhưng với shop nhỏ thì 5 cái trên là đủ xài rồi.

Đặt lên bàn cân: các phương án đang có

Hồi tháng 12 năm ngoái mình ngồi so sánh thử mấy cái chính:

Phương án	Chi phí (VND/tháng)	Cái được	Cái chưa được	Hợp với ai
Excel/sổ tay	0	Quen, miễn phí	Sai sót, tốn thời gian, không cập nhật kịp	Shop siêu nhỏ, dưới 10 đơn/ngày
SaaS trả phí (gói cơ bản)	200k - 500k	Dễ xài, có hỗ trợ	Tốn tiền hàng tháng, ít tính năng, phụ thuộc mạng	Shop 1-2 cửa hàng, doanh thu <500tr/tháng
Mã nguồn mở tự host (Mepo)	0 + phí hosting ~100k	Miễn phí, tha hồ tùy chỉnh, dữ liệu an toàn	Cần biết chút kỹ thuật khi cài	Shop có người rành IT hoặc chịu học
ERP cho doanh nghiệp	1tr - 5tr	Đủ thứ tính năng	Đắt, phức tạp, dư thừa	Chuỗi >5 cửa hàng, doanh thu lớn

Nhìn bảng này mình thấy rõ: với shop nhỏ, giải pháp mã nguồn mở kiểu Mepo là ổn áp nhất về chi phí. Mình đã dùng thử và nó đáp ứng tốt mấy tiêu chí trên.

Mepo – bí kíp cho shop nhỏ không muốn tốn tiền

Mepo là phần mềm quản lý chuỗi cung ứng mã nguồn mở do người Việt làm ra. Miễn phí trọn đời cho shop nào dưới 1000 đơn hàng mỗi tháng. Điểm khác biệt so với mấy cái SaaS trả tiền: mày làm chủ dữ liệu hoàn toàn, cài lên máy chủ riêng, không sợ bị khoá tài khoản hay tăng giá bất ngờ.

Mepo có đủ các tính năng cốt lõi: quản lý kho hàng đa chi nhánh, đồng bộ đơn từ Shopee, Lazada, Facebook, quản lý nhà cung cấp, xuất nhập tồn, báo cáo chi tiết. Giao diện tiếng Việt, dễ nhìn. Cộng đồng người dùng trên Facebook đã có hơn 5000 thành viên, hỗ trợ nhau khá nhiệt tình.

Mình nhớ hồi cài Mepo cho shop, chỉ mất 30 phút nhờ có hướng dẫn từ A đến Z. Sau 3 tháng xài, mình thấy:

• Thời gian đối soát đơn hàng giảm tới 70% – cái này mình đo cụ thể đấy
• Tồn kho lúc nào cũng chính xác, hết kiểu hết hàng đột xuất
• Tiết kiệm được khoảng 5 triệu/tháng tiền thuê nhân viên làm thủ công

Tất nhiên Mepo cũng có điểm yếu: nếu mày không rành chút kỹ thuật, việc tự cài đặt ban đầu hơi khó. Nhưng bù lại mày được miễn phí trọn đời, dữ liệu an toàn tuyệt đối. Nếu không tự tin, mày có thể thuê người cài giúp, giá tầm 500k-1tr là xong.

Tiền bỏ ra với tiền tiết kiệm – tính thử

Giả sử shop mày doanh thu 200 triệu/tháng, lãi 20%. Dùng Excel, mỗi tháng mày mất ít nhất 40 giờ ngồi nhập liệu, đối soát, xử lý sai sót. Đem quy ra tiền công, con số đó khoảng 4-6 triệu. Chưa kể tỷ lệ hết hàng dẫn đến mất đơn ước tính 5% doanh thu, tức 10 triệu/tháng.

Có phần mềm, mày chỉ tốn 200k-500k/tháng (nếu dùng SaaS) hoặc 0 đồng + 100k tiền hosting (nếu dùng Mepo). Kết quả: tiết kiệm ít nhất 10-15 triệu mỗi tháng. Với Mepo thì còn tiết kiệm hơn, vì không mất phí hàng tháng.

Chị Lan ở Đà Nẵng – câu chuyện có thật

Chị Lan chạy chuỗi mỹ phẩm Mỹ Lan ở Đà Nẵng, 2 cửa hàng, bán thêm trên Shopee và Facebook. Hồi xài Excel, tối nào chị cũng mất 2-3 giờ chỉ để tổng hợp đơn hàng và cập nhật tồn kho. Nhiều lần khách đặt online xong cửa hàng A hết hàng, phải chạy qua cửa hàng B lấy, giao trễ 1 ngày, khách kêu trời.

Chị quyết định cài Mepo trên một VPS giá 150k/tháng. Kết quả sau 1 tháng:

• Thời gian xử lý đơn giảm từ 3 giờ/ngày xuống còn 30 phút – mình nghe mà ham
• Tồn kho đồng bộ real-time giữa 2 cửa hàng, hết kiểu chuyển hàng rồi giao trễ
• Doanh thu tăng 15% nhờ khách hài lòng hơn

Chị Lan bảo mình: "Hồi trước tối nào cũng stress, giờ thì nhàn, có thời gian chơi với con." Nghe mà thấy vui.

Mấy câu hỏi thường gặp

1. Phần mềm quản lý chuỗi cung ứng có đắt quá không? Không, nhiều cái rẻ hoặc miễn phí. Như Mepo thì free cho shop nhỏ, chỉ mất tầm 100-200k/tháng tiền hosting.

2. Mình không rành IT có xài được Mepo không? Cần chút xíu để cài đặt ban đầu. Nhưng mày cũng có thể thuê người cài giúp, giá không bao nhiêu. Có hướng dẫn chi tiết, mình mò cũng ra.

3. Mepo kết nối được với Shopee không? Được. Nó hỗ trợ đồng bộ đơn hàng từ Shopee, Lazada, Tiki qua API.

4. Dữ liệu của mình có an toàn không? Với Mepo, dữ liệu nằm trên máy chủ của mày, muốn ai xem thì mới xem. Còn SaaS thì lưu trên cloud, cũng có mã hoá nhưng không chủ động bằng.

5. Shop 1 người thì nên xài phần mềm nào? Mepo hoặc mấy gói SaaS cơ bản đều được. Mình nghĩ nên thử Mepo trước, vì free mà.

6. Có dùng thử trước khi quyết định không? Mepo miễn phí, dùng thử bao lâu cũng được. Còn mấy SaaS có gói dùng thử 7-30 ngày.

Kết

Phần mềm quản lý chuỗi cung ứng giờ không còn là thứ xa xỉ với shop nhỏ nữa. Mình viết ra mấy cái này mong mày bớt khổ như mình hồi xưa. Nếu mày muốn một giải pháp tiết kiệm, linh hoạt, và làm chủ dữ liệu, thì thử Mepo xem sao. Vào mepo.vn tải về, cài đặt theo hướng dẫn. Mày sẽ thấy việc kinh doanh nhẹ nhàng hơn nhiều.

Đừng để mấy rắc rối thủ công kìm hãm sự phát triển của mày. Có công cụ rồi, mày sẽ có thời gian lo cho việc chính: bán hàng, chăm khách, và phát triển shop. Còn mấy cái vụ cộng sổ, đối soát, để phần mềm nó làm cho.