Phần mềm quản lý hải sản tươi sống tại Tây Ninh

Chắc bạn cũng hiểu, mở một shop hải sản ở Tây Ninh không phải chuyện đùa. Mình thấy nhiều anh em cứ lao vào, tưởng chỉ cần mua tôm cá về bán là có tiền, ai ngờ cái vòng quay hàng tồn, giá cả biến động, với mấy cái lễ hội nó cuốn đi lúc nào không hay. Hồi tháng 7 vừa rồi, thằng bạn mình ở gần Núi Bà mới kể: “Mày ơi, mùa lễ vừa xong, tao nhập gần 2 tạ tôm sú. Tưởng bán hết, ai dè còn 30kg bị hỏng, mất gần 8 triệu.” Đau thật. Nhưng nếu có một cái phần mềm biết nhắc nhở sớm, nó đã kịp giảm giá xả hàng. Thôi, mình sẽ kể tiếp những câu chuyện và bài học nhặt nhạnh được từ chính cái xứ Tây Ninh này, để bạn đỡ phải trả giá bằng tiền tươi như thằng bạn kia.

Những cái khó riêng của hải sản tươi (và một chuyện nữa)

Bán hải sản khác xa bán đồ khô hay thực phẩm đóng gói. Mấy cái vướng dưới đây chắc ai làm nghề cũng thấm:

• Hàng mau hỏng: Cá tôm tươi giữ được 1-2 ngày là cùng, nếu bảo quản không chuẩn. Cứ nhập nhiều mà bán chậm, hao hụt 10-15% là chuyện thường.
• Giá như chợ phiên: Giá tôm cua thay đổi từng ngày, có hôm thay đổi theo giờ luôn tùy vào nguồn từ tàu về. Cập nhật giá trên các kênh liên tục mới theo kịp.
• Cân đo từng con: Hải sản bán theo kg, nhưng mỗi con mỗi kích cỡ. Phải bám sát từng lô hàng mới tính giá vốn chuẩn được.
• Mùa du lịch: Tây Ninh có lễ hội Núi Bà Đen tháng Giêng âm lịch – khách đông gấp 3-4 lần ngày thường. Mấy quán gần đó phải nhập hàng gấp đôi gấp ba, mà không quản lý tốt thì thiếu hàng hoặc tồn đọng sau lễ là căng.
• Hàng Campuchia qua cửa khẩu: Hải sản từ Mộc Bài cũng là một nguồn, nhưng chất lượng không đều, phải kiểm soát kỹ lắm.

Nói thêm chuyện này. Có anh chủ quán nhậu gần Núi Bà kể: “Hồi xưa ghi sổ tay, cuối ngày cộng lại thấy lỗ mà chả biết lỗ chỗ nào. Từ hồi xài phần mềm, cái gì bán chạy, cái gì tồn kho – nó hiện ra hết, mình điều chỉnh kịp.” Mà anh ý bảo thêm, hồi mới dùng, nhân viên của ảnh cứ né, bảo “ngại học”. Ảnh phải ngồi cầm tay chỉ từng cái, nhưng giờ thì họ quen rồi, còn hỏi sao không có tính năng gì đó cho nhanh hơn nữa. Thấy không, cái khó của phần mềm có khi không phải là giá, mà là người dùng.

Chọn phần mềm kiểu gì cho hợp

Không phải phần mềm bán hàng nào cũng "xơi" được hải sản tươi. Mấy tiêu chí này bạn phải nhớ:

• Quản lý kho theo lô, hạn dùng: Hải sản sống ngắn ngày lắm, phần mềm phải cho nhập ngày về, hạn bán hết, và nhắc nhở khi gần tới ngày.
• Bán livestream được: Giờ nhiều shop hải sản Tây Ninh bán qua Facebook, Zalo. Phần mềm phải quản lý đơn từ livestream, cập nhật tồn kho tức thì. Mấy bạn tham khảo thêm phần mềm bán hàng livestream ở Cần Thơ – thị trường na ná nhau – coi họ làm sao.
• Giá bán linh hoạt: Cho đặt giá sỉ, lẻ, giá theo thị trường, tự động đẩy lên các kênh.
• Chơi được offline: Tây Ninh, nhất là vùng Núi Bà hay Mộc Bài, mạng nhảy cóc lắm. Phần mềm pos offline ở Cần Thơ cũng là gợi ý, nhưng bạn nên chọn cái chạy được khi mất mạng rồi đồng bộ sau.
• Báo cáo chi tiết: Báo cáo lời lãi theo món, theo ngày, theo nhân viên. Riêng báo cáo hao hụt hàng phải có.
• Dễ xài: Nhân viên ở Tây Ninh nhiều người không rõ tech lắm. Cần giao diện đơn giản, chạm vài cái là xong.

Nói thực, có một chuỗi 3 shop hải sản ở TP Tây Ninh, họ chọn giải pháp quản lý bán lẻ ở Huế – một thị trường có nét tương tự – và áp dụng khá ổn. Nhưng mỗi vùng một kiểu, bạn cứ dùng thử trước rồi hãy chốt.

Có một điểm nữa, nhiều người hỏi mình: “Phần mềm có cần cài trên máy tính không?” Cái này tùy. Nếu bạn chỉ có một shop nhỏ, dùng app điện thoại là đủ. Nhưng nếu có chuỗi, nên dùng cả bản web để quản lý tổng quan. Mình thấy mấy phần mềm quản lý tồn kho ở Hải Phòng cũng có bản cloud xài ngon lắm.

Mấy tính năng không thể thiếu

Phần mềm quản lý hải sản tươi sống tử tế phải có mấy cái này:

Tính năng	Nó làm gì?
Quản lý kho theo lô	Nhập hàng ghi rõ ngày, nguồn, hạn bán. Nhắc khi sắp hết hạn.
Quản lý đơn livestream	Tự động tạo đơn từ bình luận, tin nhắn, cập nhật tồn kho real-time.
Tính giá vốn	FIFO hoặc bình quân – tuỳ bạn.
In tem mã vạch	In tem dán lên từng khay hải sản, quét phát là bán được.
Báo cáo hao hụt	So nhập với bán, phát hiện ngay chỗ thất thoát.
Kết nối cân điện tử	Cân xong tự nhập trọng lượng, khỏi gõ tay.
Quản lý công nợ	Theo dõi khách nợ, nhà cung cấp.
Đa chi nhánh	Mở thêm shop ở Núi Bà, Mộc Bài vẫn đồng bộ dữ liệu.

Nếu bạn có nhân viên giao hàng, thêm tính năng quản lý công nhân để phân chia tuyến đường. Dùng ứng dụng quản lý kho android kiểm hàng trên điện thoại cũng rất tiện.

Dùng phần mềm được gì? (và một câu chuyện cụ thể hơn)

Mình thấy các shop ứng dụng xong, lợi rõ rệt lắm:

• Giảm hao hụt: Theo dõi kho từng lô, cảnh báo sớm đẩy hàng trước khi hư. Một shop ở trung tâm Tây Ninh từng giảm hao hụt từ 12% xuống 4% sau 2 tháng.
• Tối ưu giá vốn: Biết chính xác từng món lời bao nhiêu, định giá hợp lý, tăng lợi nhuận.
• Tiết kiệm thời gian: Tự động nhập liệu, in hóa đơn, báo cáo. Nhân viên chỉ việc bán hàng thôi.
• Bán online dễ hơn: Quản lý đơn từ livestream, Facebook, Zalo tập trung. Bạn nào cần phần mềm bán hàng ở Cần Thơ cũng tham khảo được.
• Mở rộng đơn giản: Muốn mở thêm chi nhánh ở Núi Bà hay Mộc Bài – phần mềm quản lý tập trung không cần thêm người.
• Đáp ứng mùa vụ: Lễ hội Núi Bà nhập hàng gấp đôi vẫn kiểm soát được nhờ báo cáo real-time.

Có chủ shop hải sản gần cửa khẩu Mộc Bài kể: “Từ ngày xài phần mềm, biết món nào lời nhất, khách nào mua thường xuyên. Tôi có chính sách riêng giữ chân khách – khỏi phải đoán mò.”

Tháng 8 năm ngoái, mình có ghé một shop hải sản khác ở đường Nguyễn Chí Thanh, TP Tây Ninh. Chủ shop là chị Hoa, ảnh khoe: “Hồi tháng 6, mình cài phần mềm vô. Mới đầu cứ lăn tăn vì tốn thêm 500k/tháng. Nhưng sau 2 tháng, mình phát hiện ra tồn kho mình hay bị hao hụt ở khâu phân loại. Nhờ báo cáo chi tiết, mình phát hiện ra một nhân viên cố tình không nhập đúng cân nặng hàng về. Từ đó mình siết lại, tiết kiệm được ít nhất 5 triệu mỗi tháng. 500k bỏ ra hời quá!” Nghe mà thấy thấm.

Chi phí vài trăm đến vài triệu

Chi phí phần mềm quản lý hải sản tươi sống ở Tây Ninh cũng đa dạng:

• Shop nhỏ (1 cửa hàng, doanh thu dưới 100 triệu/tháng): Gói cơ bản 200.000 – 500.000đ/tháng. Quản lý bán hàng, tồn kho đơn giản, báo cáo cơ bản. Mấy quán nhậu nhỏ, shop ven đường xài cũng được.
• Shop vừa (1-2 cửa hàng, doanh thu 100-500 triệu): Gói chuyên nghiệp 500.000 – 1.500.000đ/tháng. Thêm quản lý lô, cân điện tử, livestream, báo cáo chi tiết.
• Chuỗi cửa hàng (3 cửa hàng trở lên): Cần giải pháp erp tổng thể, từ 2.000.000đ/tháng, bao gồm quản lý đa chi nhánh, kho vận, CRM.

Phần cứng như máy in hóa đơn, máy quét mã vạch, cân điện tử tầm 5-15 triệu. Lương nhân viên Tây Ninh: bán hàng 5-8 triệu, quản lý 10-14 triệu. Đầu tư phần mềm thay được 1-2 người, tiết kiệm 10-20 triệu/tháng.

Cứ dùng thử miễn phí 15-30 ngày trước. Mấy phần mềm quản lý tồn kho ở Hà Nội hay phần mềm quản lý quán cafe ở Đà Nẵng cũng hay đấy, nhưng nhớ chọn giải pháp hợp với hải sản.

Một cách nhìn khác: Chọn phần mềm theo độ chịu chơi

Mỗi người một kiểu, mỗi shop một gu. Nhưng mình tổng kết lại bằng cái bảng này, bạn coi thử hợp với mình không nhé:

Loại shop	Cần gì?	Chi phí phần mềm gợi ý	Học bao lâu?
Shop nhỏ, bán trực tiếp	Quản lý đơn giản, tồn kho cơ bản	200k-500k/tháng	1-2 ngày
Shop vừa, có livestream	Quản lý lô, cân, đơn online	500k-1,5tr/tháng	3-5 ngày
Chuỗi 3+ shop	ERP, đa chi nhánh, CRM	2tr+/tháng	1-2 tuần
Quán nhậu nhỏ	Quản lý bàn, món, tồn kho	300k-800k/tháng	1-2 ngày

Một số bạn hỏi: “Học có khó không?” Mình nói thật, hồi đầu mình cũng ngán. Nhưng có cái phần mềm tốt, nó có video hướng dẫn, có cả support qua điện thoại. Cứ dùng thử 15 ngày, rồi mới quyết định. Đừng ham rẻ mà chọn mấy cái không có support, có khi mất nhiều hơn được.

Mấy câu thường hỏi

1. Phần mềm có cảnh báo hết hạn không? Có. Hầu hết phần mềm cho thực phẩm tươi đều cho nhập hạn dùng và nhắc trước 1-2 ngày. Yên tâm.

2. Dùng điện thoại quản lý khi đi mua hàng được không? Được. Nhiều app quản lý kho android cho kiểm tra tồn kho, nhập hàng, xem báo cáo trên điện thoại.

3. Mất mạng có chạy được không? Một số có chế độ offline – bán hàng lưu tạm, có mạng đồng bộ lại. Hỏi kỹ trước khi mua nhé.

4. Quản lý nhiều cửa hàng ở TP Tây Ninh, Núi Bà, Mộc Bài chung một tài khoản? Có. Phần mềm đa chi nhánh cho xem báo cáo tổng hợp và riêng từng nơi.

5. Chi phí có mắc không? Từ 200.000đ/tháng cho shop nhỏ. So với cái lợi giảm hao hụt, tiết kiệm nhân sự thì rẻ chán.

6. Tôi chỉ có một quán nhậu nhỏ, liệu có cần không? Cũng nên cân nhắc. Nhưng nếu bạn chỉ bán ít, có thể dùng Excel tạm. Còn nếu muốn kiểm soát chặt, có đầu tư cho tương lai, thì nên dùng. Nhiều quán nhậu nhỏ ở Tây Ninh cũng dùng phần mềm rồi đấy.

Tổng kết

Kinh doanh hải sản tươi sống ở Tây Ninh tiềm năng thật, nhưng cũng lắm thách thức. Có phần mềm quản lý chuyên biệt, bạn kiểm soát được tồn kho, giảm hao hụt, tối ưu giá vốn và mở rộng quy mô dễ dàng. Bắt đầu bằng dùng thử miễn phí trải nghiệm thực tế đi.

À, Mepo cũng là một lựa chọn đáng cân nhắc – nhiều tính năng hợp với hải sản tươi sống lắm. Đừng để chuyện quản lý thủ công cản trở shop bạn.

Bài viết trong chuyên mục ngành tỉnh – Tây Ninh.