SKU là gì? Hướng dẫn cách đặt mã SKU chuẩn cho cửa hàng

SKU là gì? Hướng dẫn cách đặt mã SKU chuẩn cho cửa hàng

Mình còn nhớ như in cái ngày đầu tiên mở cửa hàng, mình cứ tưởng quản lý hàng tồn kho là việc đơn giản, ai dè đến khi phải nhập hàng, xuất hàng, mình mới thấy rối ren thế nào. Nhưng rồi mình cũng tìm ra cách, và cách đó chính là sử dụng mã SKU. Vậy SKU là gì? Và làm thế nào để đặt mã SKU chuẩn cho cửa hàng của bạn? Hãy cùng mình tìm hiểu nhé.

SKU là gì? Giải thích chi tiết

SKU viết tắt của Stock Keeping Unit, dịch là đơn vị lưu kho. Đây là một mã số hoặc mã chữ số duy nhất gán cho mỗi sản phẩm hoặc biến thể sản phẩm trong cửa hàng. Mỗi SKU đại diện cho một mặt hàng cụ thể với các thuộc tính riêng như màu sắc, kích thước, chất liệu, nhà sản xuất, v.v. Không giống như mã vạch (UPC/EAN) là mã toàn cầu do nhà sản xuất cấp, SKU do chính người bán tạo ra để phục vụ quản lý nội bộ.

Hồi năm ngoái, mình có quen một anh chủ tiệm quen, anh ấy có một cửa hàng thời trang khá lớn, và anh ấy đã dùng mã SKU để quản lý hàng tồn kho. Mình thấy rất tiện, vì mỗi sản phẩm đều có một mã riêng, dễ dàng tìm kiếm và kiểm soát. Ví dụ, một chiếc áo thun trắng size M của thương hiệu X có thể có mã SKU là AT-TR-M (Áo Thun - Trắng - M). Trong khi đó, áo thun trắng size L sẽ có mã SKU khác: AT-TR-L. Nhờ vậy, khi kiểm kho, mình chỉ cần quét hoặc nhìn mã là biết ngay sản phẩm nào đang tồn.

Lợi ích của việc sử dụng mã SKU

Việc áp dụng mã SKU mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho chủ cửa hàng:

• Quản lý tồn kho chính xác: SKU giúp mình biết chính xác số lượng từng sản phẩm, tránh tình trạng thừa thiếu hàng. Khi nhập liệu, mình chỉ cần nhập mã SKU thay vì ghi chép dài dòng.
• Tiết kiệm thời gian tìm kiếm: Khi có khách hỏi một món hàng cụ thể, mình chỉ cần tra mã trên hệ thống là biết vị trí trong kho hoặc trên kệ.
• Phân tích doanh thu theo sản phẩm: Mình có thể dễ dàng xem sản phẩm nào bán chạy, sản phẩm nào tồn kho lâu, từ đó điều chỉnh chiến lược kinh doanh.
• Giảm sai sót khi nhập/xuất: Khi dùng mã SKU, nhân viên ít nhầm lẫn hơn so với việc ghi tên sản phẩm bằng tay.
• Hỗ trợ bán hàng đa kênh: Nếu mình bán trên nhiều sàn thương mại điện tử (Shopee, Lazada, TikTok Shop), SKU giúp đồng bộ hàng tồn kho giữa các kênh.

Nói thực thì, dùng mã SKU giúp mình giảm được kha khá thời gian và công sức. Mình có thể tập trung vào việc kinh doanh và phát triển cửa hàng, thay vì phải lo lắng về việc quản lý hàng tồn kho.

Các thành phần cơ bản trong mã SKU

Một mã SKU hiệu quả thường bao gồm các thành phần sau (có thể tùy chỉnh theo ngành hàng):

Thành phần	Mô tả	Ví dụ
Loại sản phẩm	Mã viết tắt của nhóm hàng	AT = Áo thun, Q = Quần, D = Đầm
Thương hiệu	Mã thương hiệu (nếu có)	NK = Nike, AD = Adidas
Chất liệu	Mã chất liệu	CO = Cotton, JE = Jean
Màu sắc	Mã màu	TR = Trắng, DE = Đen, DO = Đỏ
Kích thước	Mã size	S, M, L, XL
Số thứ tự	Số phân biệt	001, 002...

Không nhất thiết phải có tất cả các thành phần. Quan trọng là mã SKU phải dễ đọc, dễ nhớ và có tính logic. Mình thường dùng các ký tự in hoa và số để tạo mã SKU, vì nó dễ nhìn và không dễ gây nhầm lẫn.

Cách đặt mã SKU chuẩn cho cửa hàng

Dưới đây là các bước để xây dựng hệ thống mã SKU cho cửa hàng của mình:

Bước 1: Phân loại sản phẩm

Trước hết, hãy chia sản phẩm thành các nhóm lớn (ví dụ: Quần áo, Phụ kiện, Giày dép). Mỗi nhóm sẽ có mã riêng: QA, PK, GD.

Bước 2: Xác định các thuộc tính phân biệt

Với mỗi nhóm, liệt kê các đặc điểm làm nên sự khác biệt giữa các sản phẩm (màu sắc, kích thước, chất liệu...). Ví dụ: Áo thun có màu trắng, đen; size S, M, L.

Bước 3: Tạo mã viết tắt cho từng thuộc tính

Dùng chữ cái đầu hoặc viết tắt dễ nhớ: Trắng = TR, Đen = DE, S = S, M = M, L = L. Tránh dùng số vì dễ nhầm.

Bước 4: Kết hợp thành mã hoàn chỉnh

Sắp xếp các mã theo thứ tự cố định: Nhóm + Chất liệu + Màu + Size + Số thứ tự. Ví dụ: AT-CO-TR-M-001 (Áo thun cotton trắng size M mã số 001).

Bước 5: Kiểm tra tính duy nhất

Đảm bảo không có hai sản phẩm khác nhau có cùng mã SKU. Nếu có, hãy thêm số thứ tự hoặc thuộc tính khác.

Bước 6: Ghi chép và đào tạo nhân viên

Lưu bảng mã SKU vào file Excel hoặc phần mềm quản lý, và hướng dẫn nhân viên cách đọc, cách nhập.

Ví dụ thực tế về mã SKU

Hãy xem xét một vài trường hợp cụ thể:

• Cửa hàng thời trang:

• Sản phẩm: Áo sơ mi dài tay, chất liệu cotton, màu xanh, size L → Mã SKU: ASM-COT-XL-L-001
• Sản phẩm: Quần jean ống suông, màu đen, size 27 → Mã SKU: QJ-DEN-27-002

• Cửa hàng tạp hóa:

• Sản phẩm: Mì gói Hảo Hảo tôm chua cay, gói 75g → Mã SKU: MH-HH-TCC-75G (Mì Hảo Hảo - Tôm chua cay - 75 gram)
• Sản phẩm: Nước ngọt Coca Cola lon 330ml → Mã SKU: NC-CC-330 (Nước Coca - 330ml)

• Cửa hàng điện tử:

• Sản phẩm: Tai nghe Bluetooth Sony WH-1000XM5 màu đen → Mã SKU: TN-SONY-WH5-DE
• Sản phẩm: Cáp sạc iPhone type C 1m → Mã SKU: CS-IP-TC-1M

Những sai lầm thường gặp khi đặt SKU

• Mã quá dài: Nếu mã SKU có 15-20 ký tự, việc nhập và đọc sẽ rất mất thời gian. Hãy giữ mã dưới 10-12 ký tự.
• Sử dụng ký tự đặc biệt: Tránh dấu cách, dấu gạch dưới, dấu chấm,... vì dễ gây lỗi khi nhập liệu hoặc xuất file. Chỉ nên dùng chữ in hoa và số.
• Không có tính nhất quán: Nếu hôm nay mình đặt mã cho áo thun là AT, ngày mai lại đặt là AOTHUN, hệ thống sẽ rối loạn. Cần thống nhất ngay từ đầu.
• Đặt mã trùng: Kiểm tra kỹ trước khi tạo mã mới, đặc biệt khi có nhiều biến thể.
• Bỏ qua việc cập nhật: Khi có sản phẩm mới, cần thêm mã ngay vào danh sách. Đừng để đến khi nhập hàng mới cuống lên.

Phần mềm hỗ trợ quản lý SKU

Hiện nay có nhiều công cụ giúp mình quản lý mã SKU hiệu quả. Mình có thể bắt đầu bằng Excel đơn giản, nhưng khi số lượng sản phẩm lên đến vài trăm, việc dùng phần mềm chuyên dụng là cần thiết. Một số lựa chọn phổ biến:

• Excel/Google Sheets: Phù hợp cho cửa hàng siêu nhỏ (< 100 sản phẩm). Tạo bảng với các cột: Mã SKU, Tên sản phẩm, Nhóm, Màu, Size, Giá nhập, Giá bán, Tồn kho.
• Phần mềm quản lý bán hàng: Các giải pháp như Mepo cung cấp tính năng tạo và quản lý SKU tự động, đồng bộ tồn kho đa kênh. Mình chỉ cần nhập thông tin sản phẩm, hệ thống sẽ tự sinh mã SKU theo quy tắc mình cài đặt.
• Hệ thống ERP: Dành cho doanh nghiệp lớn, tích hợp quản lý kho, bán hàng, kế toán.

Lời khuyên: Nếu mình mới bắt đầu, hãy thử nghiệm với Excel trước, sau đó chuyển sang phần mềm khi cần mở rộng.

Câu hỏi thường gặp

1. SKU có giống mã vạch không? Không. Mã vạch (UPC, EAN) là mã toàn cầu, do tổ chức GS1 cấp, dùng để quét tại điểm bán. SKU là mã nội bộ do cửa hàng tự tạo, giúp quản lý kho. Hai mã này có thể song song tồn tại.

2. Một sản phẩm có thể có nhiều SKU không? Có, nếu sản phẩm có nhiều biến thể (màu sắc, kích thước). Mỗi biến thể là một SKU riêng.

3. Làm sao để đặt SKU cho sản phẩm theo mùa? Mình có thể thêm mã mùa vào SKU, ví dụ: AT-TR-M-2024 (áo thun trắng size M mùa 2024). Hoặc dùng số thứ tự theo lô hàng.

4. Có nên dùng số thứ tự trong SKU không? Nên, nhưng chỉ dùng ở cuối mã để phân biệt các sản phẩm cùng thuộc tính. Ví dụ: AT-TR-M-001, AT-TR-M-002.

5. SKU có cần thiết cho cửa hàng nhỏ? Rất cần. Ngay cả khi chỉ có vài chục sản phẩm, SKU giúp mình kiểm soát hàng tồn kho chính xác, tránh nhầm lẫn khi nhập hàng và hỗ trợ bán hàng online.

Ví dụ thực tế về việc áp dụng mã SKU trong kinh doanh

Mình có một người bạn đang kinh doanh cửa hàng thời trang, và anh ấy đã áp dụng mã SKU để quản lý hàng tồn kho. Trước khi áp dụng, anh ấy thường xuyên gặp phải tình trạng thừa hàng, thiếu hàng, và mất nhiều thời gian để tìm kiếm sản phẩm. Tuy nhiên, sau khi áp dụng mã SKU, anh ấy đã có thể quản lý hàng tồn kho một cách chính xác, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.

Anh ấy đã tạo một bảng mã SKU với các cột: Mã SKU, Tên sản phẩm, Nhóm, Màu, Size, Giá nhập, Giá bán, Tồn kho. Mỗi sản phẩm đều có một mã SKU riêng, và anh ấy có thể dễ dàng tìm kiếm và kiểm soát hàng tồn kho bằng cách sử dụng mã này.

Ví dụ, nếu anh ấy muốn kiểm tra số lượng áo thun trắng size M đang tồn kho, anh ấy chỉ cần nhập mã SKU AT-TR-M vào hệ thống, và sẽ biết ngay số lượng áo thun trắng size M đang tồn kho.

Cách áp dụng mã SKU trong bán hàng đa kênh

Khi bán hàng trên nhiều kênh, việc áp dụng mã SKU giúp mình đồng bộ hàng tồn kho giữa các kênh. Mình có thể sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để tạo và quản lý mã SKU tự động, và đồng bộ tồn kho đa kênh.

Ví dụ, nếu mình bán sản phẩm trên cả Shopee, Lazada và TikTok Shop, mình có thể sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để tạo một mã SKU duy nhất cho sản phẩm đó. Khi có đơn hàng trên bất kỳ kênh nào, mình có thể dễ dàng kiểm tra số lượng sản phẩm đang tồn kho và cập nhật tồn kho trên tất cả các kênh.

Tổng kết

SKU là công cụ không thể thiếu để quản lý hàng tồn kho hiệu quả, giúp mình tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và tăng doanh thu. Bằng cách đặt mã SKU chuẩn ngay từ đầu, mình sẽ dễ dàng mở rộng kinh doanh sau này. Hãy bắt tay vào xây dựng bảng mã cho cửa hàng của mình ngay hôm nay. Nếu cần một giải pháp quản lý toàn diện, bạn có thể tham khảo Mepo – phần mềm quản lý bán hàng thông minh dành cho chủ shop Việt. Chúc bạn thành công!

Kinh nghiệm thực tế khi triển khai mã SKU theo từng ngành hàng

Trong quá trình chạy cửa hàng, mình nhận ra rằng mỗi ngành hàng đòi hỏi một cách đặt mã SKU khác nhau, không có công thức chung cứng nhắc. Ví dụ, hồi mình tư vấn cho một anh bạn mở chuỗi đồ uống, ảnh hỏi mượn tạm cách đặt SKU của shop quần áo. Kết quả là mã SKU dài ngoằng, nhân viên pha chế không nhớ nổi, cứ phải giở sổ ra tra. Cuối cùng, mình phải ngồi lại thiết kế lại bộ mã chỉ gồm 5-6 ký tự cho món đồ uống, kèm mã size ly. Sau đó ảnh đầu tư luôn một phần mềm quản lý chuỗi f&b tại TP Hồ Chí Minh để đồng bộ dữ liệu và quét mã nhanh hơn. Nhờ vậy, việc kiểm kho mỗi tối chỉ mất 15 phút thay vì cả tiếng như trước.

Với các cửa hàng bán đồ điện máy, mình thấy mã SKU cần thêm thông tin về model và năm sản xuất. Một người quen của mình mở shop chuyên bán quạt, máy lọc không khí, ảnh kể hồi đầu đặt mã kiểu "Q-FAN-01" xong không phân biệt được đời cũ đời mới. Khi ảnh đưa vào một phần mềm quản lý cửa hàng điện máy, phần mềm tự động gợi ý thêm trường năm vào mã, giúp ảnh biết ngay lô hàng nào sắp hết bảo hành. Mình thấy đó là kinh nghiệm xương máu cho ai bán hàng công nghệ.

Còn với anh bạn kia mở chuỗi cửa hàng tạp hóa ở Đồng Nai, ảnh lại có nhu cầu khác. Vì kho hàng rải rác ở mấy quận, ảnh cài một hệ thống pos cho chuỗi tại Đồng Nai để quét SKU và cập nhật tồn kho real-time. Mỗi khi nhập lô hàng mới, nhân viên chỉ cần quét mã SKU in sẵn trên thùng là hệ thống tự nhảy số lượng lên. Mình thấy cách đó giúp ảnh giảm sai sót đáng kể, nhất là vào mùa cao điểm.

Những lưu ý khi mở rộng quy mô và bán hàng đa kênh

Khi cửa hàng của mình bắt đầu bán thêm trên livestream, mình mới thấy mã SKU càng quan trọng hơn. Có lần mình đang quay livestream bán áo khoác ở Cần Thơ, khách đặt mua ồ ạt, mình vừa nói vừa phải ghi mã sản phẩm ra giấy để tối nhập liệu. Hậu quả là có 3 đơn bị nhầm size vì ghi lộn mã. Sau vụ đó, mình mua luôn một phần mềm bán hàng livestream tại Cần Thơ, phần mềm tích hợp sẵn tính năng quét mã SKU và tự động cập nhật tồn kho. Mỗi khi có đơn mới, phần mềm chốt đơn liền tay, mình không cần phải ghi chép thủ công nữa. Cũng từ đó, mình nghiệm ra rằng nếu bán hàng online, mã SKU nên ngắn tối đa 8-10 ký tự và có thể gõ nhanh trên bàn phím điện thoại.

Đối với các cửa hàng có quy mô chuỗi, mình thấy việc quản lý hàng đi các chi nhánh cũng cần mã SKU chuẩn chỉnh. Một người bạn của mình làm bên phân phối thực phẩm ở Huế, ảnh phải dùng phần mềm quản lý nhà hàng tại Huế để quản lý nguyên liệu đầu vào. Mỗi loại thịt, rau củ đều có mã SKU riêng, kèm theo hạn sử dụng. Nhờ đó, ảnh kiểm soát được định mức nguyên vật liệu, tránh tình trạng thừa đồ ăn phải bỏ đi. Ảnh cũng chia sẻ thêm, nếu ai làm chuỗi F&B thì nên đầu tư phần mềm quản lý định mức nguyên vật liệu ngay từ đầu, chứ chờ mở thêm chi nhánh rồi mới lo thì rất mệt.

Riêng mình, khi mở thêm một cửa hàng mini ở Cần Thơ, mình chọn phần mềm quản lý siêu thị mini tại Cần Thơ vì nó có sẵn tính năng đồng bộ SKU giữa các cửa hàng. Quan trọng hơn, phần mềm pos offline tại Cần Thơ này vẫn chạy tốt khi mất mạng, vì khu mình ở thỉnh thoảng mạng yếu. Mình thấy đây là điểm cộng lớn, bởi nhiều phần mềm chỉ chạy online, lúc mất mạng là tê liệt hoàn toàn.

Cuối cùng, mình muốn nhắc thêm về phần mềm quản lý kênh phân phối dms. Nếu bạn có nhiều đại lý hoặc cộng tác viên bán hàng, việc gán SKU cho từng kênh sẽ giúp bạn biết hàng chạy ở đâu tốt, ở đâu chậm. Mình từng thử nghiệm và thấy dữ liệu từ DMS kết hợp với mã SKU cho cái nhìn rất rõ về hiệu suất từng điểm bán.