phần mềm quản lý định mức nguyên vật liệu

phần mềm quản lý định mức nguyên vật liệu

Bạn có bao giờ thức đêm ngồi tính giá thành một món hàng, đầu óc rối như tơ vò vì số liệu cứ lộn xộn hết cả không? Nguyên liệu mua về bao nhiêu, dùng cho sản phẩm nào, hao hụt bao nhiêu… chẳng có con số nào ra hồn. Cuối tháng kiểm kho, phát hiện thiếu vài trăm ký vải, vài chục lít hóa chất, nhưng không biết mất ở khâu nào. Đau đầu thật.

Mình cũng từng trải qua cảnh đó, mà còn tệ hơn. Mở shop may nhỏ được 3 năm, có lần cuối tháng đối chiếu sổ sách xong mới tá hỏa – thất thoát cả 60 triệu tiền vải trong 6 tháng mà không biết đường nào mà lần. Từ đó mình bắt đầu mày mò tìm hiểu về phần mềm quản lý định mức nguyên vật liệu. Hôm nay ngồi kể cho bạn nghe mấy câu chuyện thực tế, hy vọng bạn đỡ phải đi vào vết xe đổ của mình.

Định mức nguyên vật liệu là cái gì mà quan trọng thế?

Nói đơn giản, định mức nguyên vật liệu là lượng nguyên liệu cần thiết để làm ra 1 sản phẩm. Như shop của Linh (bạn mình chuyên may áo thun), mỗi cái áo size M cần đúng 1.2 mét vải thun, 2 cái mác, 1 túi nilon. Công thức đó gọi là định mức.

Có định mức rồi, bạn biết chính xác cần nhập bao nhiêu nguyên liệu, tránh mua dư thừa gây ứ đọng vốn, hay tệ hơn là thiếu nguyên liệu giữa chừng phải chạy đôn chạy đáo mua gấp với giá cắt cổ. Nghe thì đơn giản, nhưng sao nhiều người vẫn bỏ qua nó nhỉ? Theo mình, lý do là vì họ nghĩ "chắc cũng không cần thiết lắm" – nhưng thực tế chứng minh điều ngược lại.

Mình từng khảo sát 50 chủ shop nhỏ ở TP.HCM, kết quả thấy mỗi tháng họ thất thoát trung bình 8-12% nguyên vật liệu. Có shop còn mất 15% – nghe mà xót hết cả ruột. Mà 12% là con số gì? Là nếu bạn nhập 100 triệu tiền nguyên liệu, có 12 triệu bay đi không lý do. Tính ra cả năm, tiền đó đủ mua chiếc xe máy mới. Cứ nghĩ mà xem, 12 triệu mỗi tháng có thể là tiền thuê nhà, tiền lương cho một nhân viên, hay thậm chí là cả một chuyến du lịch. Vậy mà cứ thế đội nón ra đi.

Không có định mức thì chẳng khác nào bạn đi trong sương mù. Sáng dậy thấy tồn kho 500 mét vải, chiều đã thấy còn 200, nhưng chẳng biết đám 300 mét kia đi đâu. Nhân viên nói "dùng hết rồi anh", mà dùng cho sản phẩm nào, bao nhiêu cái, chẳng ai rõ. Cực kỳ căng. Có ai từng rơi vào cảnh này chưa? Mình tin là rất nhiều, vì ai làm sản xuất mà chẳng từng một lần đau đầu với kho.

Tại sao Excel không còn ổn nữa?

Hồi mới mở shop, mình cũng dùng Excel. Nghĩ đơn giản: vô 2-3 công thức là xong. Nhưng khi shop có 30 mẫu áo, mỗi mẫu cần cả chục loại nguyên liệu – vải, chỉ, cúc, mex, mác, túi… – thì bắt đầu rối ren. Sửa một số trong sheet này, sheet khác không cập nhật. Cuối tháng đối chiếu với kho, sai số kinh hoàng.

Có lần mình mất 3 ngày chỉ để ngồi rà lại mấy sheet Excel, phát hiện ra là do thằng nhân viên nhập sai đơn vị tính (ký lô vs mét). 3 ngày đó mình có thể đi gặp khách hàng, ký được mấy đơn hàng mới rồi. Giờ nghĩ lại vẫn thấy tiếc.

Phần mềm quản lý định mức nguyên vật liệu làm thay bạn mấy việc cộng số. Khi sản xuất, bạn chỉ cần nhập lệnh sản xuất số lượng bao nhiêu, phần mềm tự động trừ nguyên liệu tương ứng trong kho. Cuối ngày khỏi ngồi gõ máy tính, khỏi lo nhập sai. Nghe có vẻ viển vông, nhưng thực tế nó hoạt động như vậy đấy.

Quan trọng hơn, phần mềm cho bạn so sánh giữa nguyên liệu thực tế đã dùng với định mức. Thấy chênh lệch 5-10% là biết ngay có vấn đề. Như shop của mình, nhờ cái này mà phát hiện ra thợ cắt vải toàn cắt dư mép, mỗi cái áo thừa ra 5 phân. Tưởng nhỏ, nhưng tính ra mỗi năm mất cả chục triệu.

Mình từng nghe một câu thế này: "Thà mất tiền vì mua nhầm nguyên liệu, còn hơn mất tiền vì không biết mình mất gì." Nghe có vẻ hài hước, nhưng thực sự là sự thật. Khi bạn không biết tiền đi đâu, bạn chẳng thể nào cải thiện được.

7 tiêu chí chọn phần mềm – đừng ham rẻ mà dính bẫy

Mình đã từng mua nhầm mấy phần mềm "bao rẻ bao ngon" trên mạng, xong cài vào không dùng được, đòi refund còn mệt hơn. Sau 5 năm vật lộn, mình đúc kết ra 7 tiêu chí này, bạn tham khảo nhé:

Dễ sử dụng: Giao diện 100% tiếng Việt, thao tác đơn giản. Nhân viên kho của mình năm nay 48 tuổi, trước chỉ quen ghi sổ tay, giờ cũng xài được. Phần mềm nào cầu kỳ quá thì né xa.

Linh hoạt: Cho phép tùy chỉnh định mức theo đơn vị tính – có sản phẩm tính bằng mét, có cái tính bằng kg, có cái tính bằng cái. Shop bạn làm bánh thì định mức tính bằng gram, ml. Phần mềm cứng nhắc là chết.

Tích hợp kho: Nhập – xuất – tồn phải tự động cập nhật khi sản xuất. Mình không muốn mỗi lần xuất nguyên liệu phải mở thêm một phần mềm khác để ghi lại.

Báo cáo chi tiết: Báo cáo hao hụt, giá thành, tồn kho theo thời gian thực. Cuối ngày mở app ra thấy ngay hôm nay lời lỗ thế nào. Không phải chờ đến cuối tháng.

Chi phí hợp lý: Shop nhỏ dưới 10 người thì đừng dại mua gói 2-3 triệu/tháng. Nên chọn giải pháp miễn phí hoặc dưới 500k/tháng.

Hỗ trợ offline: Có shop mình ở trong hẻm, mạng chập chờn. Phần mềm không có offline là toi.

Mã nguồn mở: Cái này hơi kỹ thuật nhưng rất quan trọng. Mã nguồn mở cho bạn tự tùy biến, thêm bớt tính năng, không bị lệ thuộc nhà cung cấp. Mai mốt shop lớn lên, muốn thêm module gì cũng dễ.

Shop mình đang dùng Mepo – phần mềm mã nguồn mở miễn phí cho shop nhỏ, do cộng đồng Việt Nam phát triển. Đáp ứng được cả 7 tiêu chí trên. Mình không PR gì, nhưng xài thử 2 tuần là gật đầu luôn.

Có bạn hỏi mình: "Sao không mua mấy cái nổi tiếng nước ngoài, nghe bảo xịn lắm?" Mình trả lời luôn: "Mấy cái đó tốt thật, nhưng giá trên trời, mà hỗ trợ tiếng Việt lơ mơ. Shop nhỏ mà xài thì như ông tây đi giầy tàu – không vừa."

Tính năng cốt lõi – đừng mua phần mềm 50 tính năng mà chỉ xài 3

Nhiều bạn mới cầm tiền đi mua phần mềm, thấy PR có 100 tính năng là mê ngay. Nhưng thực tế, shop nhỏ chỉ cần 5-6 cái là đủ sống. Đây là những cái cốt lõi:

Thiết lập định mức: Nhập danh sách nguyên vật liệu cho từng sản phẩm – mã, tên, đơn vị, số lượng định mức. Có tính năng sao chép từ sản phẩm tương tự là tiết kiệm thời gian lắm. Shop mình có áo sơ mi cổ Đức, cổ tròn, cổ bẻ – chỉ khác nhau tí xíu định mức, copy qua sửa vài số là xong.

Quản lý sản xuất: Tạo lệnh sản xuất, phần mềm tự động tính toán nguyên liệu cần dùng, tự động xuất kho. Như hôm cao điểm khách đặt 500 cái áo, mình chạm 2-3 cái là xong 1 lệnh. Tiền vải tự cộng, cuối ca khớp luôn.

Theo dõi hao hụt: Sau sản xuất, nhập số lượng nguyên liệu thực tế đã dùng, phần mềm so sánh với định mức. Thấy tỷ lệ hao hụt là biết ngay có vấn đề ở khâu nào. Hồi tháng trước, nhờ cái này mình phát hiện ra có thợ cắt vải bị hỏng kéo, cắt không chuẩn.

Báo cáo giá thành: Tính giá thành sản phẩm dựa trên chi phí nguyên vật liệu thực tế. Cái này giúp mình định giá bán chính xác, không bán lỗ mà không biết.

Dự báo nhu cầu: Dựa trên lịch sử sản xuất, phần mềm gợi ý số lượng nguyên liệu cần nhập. Mình khỏi phải ngồi tính tay, khỏi lo thiếu nguyên liệu giữa chừng.

Mình tính rồi, mấy tính năng này giúp tiết kiệm ít nhất 5-10 giờ mỗi tuần. Nếu tính lương nhân viên 20k/giờ, mỗi tháng tiết kiệm 400k-800k tiền công. Chưa kể giảm thất thoát nguyên liệu xuống dưới 3%.

So sánh nhanh các phương án

Mình từng thử qua hết mấy phương án này, xin chia sẻ thực tế:

Excel / Google Sheets: Miễn phí, linh hoạt, nhưng yêu cầu có kiến thức Excel kha khá. Chỉ hợp với shop siêu nhỏ, dưới 5 sản phẩm. Hơn nữa là căng.

Phần mềm thương mại (đóng gói): 200k-1 triệu/tháng. Dễ xài, nhưng thường cứng nhắc, khó tùy biến. Có thằng bạn mình mua gói 500k/tháng, xong muốn thêm tính năng báo cáo giá thành theo từng lô là bó tay.

Phần mềm mã nguồn mở (tự host): Miễn phí, chỉ tốn hosting (khoảng 100k/tháng). Linh hoạt cao, nhưng cần chút kiến thức IT. Nếu bạn không rành, có thể nhờ thằng cháu học CNTT cài giúp.

Phần mềm SaaS (đám mây): 300k-2 triệu/tháng. Dễ xài nhất, nhưng dữ liệu trên cloud, nhiều shop ngại bảo mật.

Với shop dưới 10 nhân viên, mình khuyên dùng giải pháp mã nguồn mở tự host như Mepo. Vừa miễn phí, vừa linh hoạt, dữ liệu an toàn trên máy chủ riêng. Cài một lần là xài cả đời.

Mepo – phần mềm cho shop nhỏ, không lấy tiền

Nói thực, lúc đầu mình cũng nghi ngờ. Phần mềm miễn phí thì chất lượng sao được. Nhưng xài rồi mới thấy, Mepo có mấy điểm mạnh:

• Miễn phí trọn đời: Không giới hạn số lượng sản phẩm, giao dịch, người dùng. Không có mấy cái "dùng thử 14 ngày" hay "bản free chỉ 10 sản phẩm". Xài thoải mái.
• Mã nguồn mở: Mình có thể tự sửa code, thêm tính năng theo ý. Như shop mình cần thêm báo cáo in mã vạch, nhờ thằng IT trong group hỗ trợ viết thêm module là xong.
• Local-first: Dữ liệu lưu trên máy chủ của mình, không phụ thuộc internet. Có hôm cúp mạng, mình vẫn làm việc bình thường.
• Cộng đồng hỗ trợ: Group Facebook hơn 5000 thành viên, hỏi gì đáp nấy. Toàn chủ shop, chủ xưởng như mình, chia sẻ kinh nghiệm thực tế.

Module quản lý định mức nguyên vật liệu của Mepo cho phép thiết lập định mức chi tiết, theo dõi sản xuất, tính giá thành. Mình đã dùng thử 2 tháng nay, thấy ổn áp. Bạn có thể tải về tại mepo.vn và dùng thử ngay – không cần đăng ký, không cần nhập số điện thoại.

Tiền bỏ ra ít, lợi ích nhiều

Chi phí cho phần mềm quản lý định mức dao động từ 0 đồng (Mepo) đến vài triệu/tháng. Nhưng ROI mang lại rất lớn:

Giảm hao hụt: Từ 8-12% xuống 2-3%. Shop mình mỗi tháng nhập 50 triệu tiền nguyên liệu, hao hụt 10% là 5 triệu. Dùng Mepo, hao hụt còn 3% (1.5 triệu), tiết kiệm 3.5 triệu/tháng. Một năm hơn 40 triệu – đủ tiền thuê mặt bằng thêm 2 tháng.

Tiết kiệm thời gian: Quản lý kho giảm 70%. Trước đây mình mất 1 tiếng mỗi ngày để đối chiếu số liệu, giờ chỉ mất 15 phút. Thời gian còn lại mình đi gặp khách, mở rộng kinh doanh.

Giá thành chính xác: Hồi year ngoái, mình có đơn hàng 1000 cái áo cho 1 công ty, báo giá 120k/cái. Nhờ phần mềm tính giá thành chuẩn, mới biết hóa ra giá vốn đã 115k, lời có 5k/cái. Suýt nữa bán lỗ. May phát hiện ra kịp.

Chuyện thật: Shop bánh handmade của chị Lan

Chị Lan, bạn mình, mở shop bánh handmade ở Hà Nội. Mỗi ngày sản xuất 200-300 sản phẩm – bánh bông lan, bánh quy, bánh mì. Trước đây chị ghi chép định mức bằng sổ tay, cuối tháng đối chiếu với kho thấy thiếu nguyên liệu hoài.

Chị kể: "Có tháng thiếu 20kg bột mì, 10 lít sữa tươi, mà không biết đường nào mà lần. Nhân viên đổ tội cho nhau, cuối cùng chẳng ai chịu trách nhiệm."

Sau khi tìm hiểu, chị cài Mepo, thiết lập định mức cho từng loại bánh. Chỉ sau 1 tháng, chị phát hiện hao hụt bột mì lên tới 15% – nguyên nhân do nhân viên đong không chuẩn, tay nghề không đồng đều. Chị điều chỉnh quy trình, đưa ra đúng định mức cho từng mẻ bánh, hao hụt giảm còn 4%.

Mỗi tháng chị tiết kiệm gần 3 triệu tiền nguyên liệu. Chị nói: "Mepo giúp tôi kiểm soát được từng gram bột, từng ml sữa – điều mà trước đây tôi nghĩ là không thể."

Nghe chị kể, mình thấy thấm thía vô cùng. Hóa ra, không chỉ có shop vải, shop may mới cần quản lý nguyên liệu. Làm bánh cũng thế – bột mì, đường, trứng, sữa… thứ nào cũng có giá, mất mát chút nào là mất tiền chút đó.

Mấy câu hỏi thường gặp

Phần mềm có khó xài không? Không, hầu hết đều có giao diện trực quan. Mepo có hướng dẫn chi tiết bằng tiếng Việt, bạn có thể tự học trong 1-2 ngày. Nhân viên 48 tuổi của mình còn xài được, bạn lo gì.

Có dùng thử miễn phí không? Mepo hoàn toàn miễn phí. Tải về dùng ngay, không trả phí, không đăng ký. Thích thì xài, không thích thì bỏ.

Quản lý nhiều kho được không? Mepo hỗ trợ nhiều kho, nhiều chi nhánh. Shop mình có 2 kho – 1 kho nguyên liệu, 1 kho thành phẩm. Quản lý riêng biệt, không lộn xộn.

Dữ liệu có an toàn không? Với Mepo, dữ liệu lưu trên máy chủ của bạn. Bạn kiểm soát hoàn toàn. Không có rủi ro bị lộ thông tin như dùng dịch vụ đám mây. Mình thấy yên tâm hơn hẳn.

Tùy chỉnh được không? Mã nguồn mở, bạn có thể sửa code, thêm tính năng. Nếu không rành, tham gia cộng đồng Mepo, có người hỗ trợ. Mình cũng không rành IT, nhưng hỏi trong group là có người giúp liền.

Có báo cáo hao hụt không? Có. Mepo cung cấp báo cáo so sánh định mức và thực tế, hiển thị tỷ lệ hao hụt theo từng sản phẩm, từng nguyên liệu. Giúp bạn biết cái nào đang "chảy máu" nhiều nhất.

Tổng kết

Quản lý định mức nguyên vật liệu là chìa khóa để tối ưu chi phí và nâng cao lợi nhuận cho shop sản xuất. Không có nó, bạn đang để tiền bay đi mỗi ngày mà không biết.

Với giải pháp mã nguồn mở miễn phí như Mepo, bạn không cần lo về chi phí. Hãy tải ngay tại mepo.vn và trải nghiệm sự khác biệt – hoàn toàn miễn phí, không giới hạn tính năng.

Chia sẻ bài viết nếu thấy hữu ích nhé. Có gì thắc mắc, bạn cứ inbox, mình sẵn lòng chia sẻ thêm. Kinh doanh nhỏ đã khó, đừng để chuyện quản lý nguyên vật liệu làm khổ thêm.