Lead time là gì? Thời gian từ đặt hàng đến nhận hàng

Lead time là gì — Thời gian từ đặt hàng đến nhận

Mình có một tiệm tạp hóa nhỏ ở quận Bình Thạnh, mỗi lần nhập mì gói, nước ngọt từ đại lý, mình thường gọi điện đặt hàng vào sáng thứ Hai và nhận hàng vào chiều thứ Tư. Khoảng thời gian 2 ngày đó chính là lead time – một khái niệm tưởng đơn giản nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền, tồn kho và sự hài lòng của khách hàng.

Mình nhớ có lần, mình đặt hàng vào thứ Sáu nhưng đến thứ Ba tuần sau mới nhận được hàng. Nguyên nhân là do nhà cung cấp gặp vấn đề trong khâu sản xuất. Đó là một trải nghiệm không tốt, và mình phải tìm cách giải quyết vấn đề tồn kho và phục vụ khách hàng.

Lead time không chỉ là “thời gian chờ”. Nó là tổng thời gian từ lúc bạn ra quyết định đặt hàng cho đến khi hàng về tới kho, sẵn sàng bán. Nếu không hiểu rõ và kiểm soát lead time, bạn có thể rơi vào tình trạng hết hàng – mất khách – hoặc tồn kho quá nhiều – ứ đọng vốn.

Lead time là gì? Định nghĩa và ý nghĩa với chủ shop

Mình nghĩ lead time là một khái niệm rất quan trọng trong kinh doanh. Lead time (thời gian giao hàng) là khoảng thời gian tính từ thời điểm đặt hàng đến khi hàng hóa thực tế có mặt tại cửa hàng. Với shop F&B, lead time có thể tính từ lúc order nguyên liệu từ nhà cung cấp đến lúc nhập kho. Với cửa hàng tạp hóa, lead time là số ngày từ gọi điện cho đại lý đến khi xe giao hàng dừng trước cửa.

Tại sao lead time quan trọng? Nó quyết định mức tồn kho an toàn bạn cần duy trì. Nếu lead time là 3 ngày, bạn phải có đủ hàng để bán trong 3 ngày chờ hàng về. Nếu lead time biến động, bạn sẽ phải dự trữ thêm, tăng chi phí. Mình biết có một chủ quán cơm tấm ở quận 10, anh ấy kể rằng: “Hồi đó tôi cứ nghĩ lead time là cố định, ai ngờ mùa mưa giao chậm 2 ngày, hết thịt heo phải chạy đi mua ngoài chợ giá cao, lời đâu chẳng thấy.”

Các thành phần cấu thành lead time

Mình nghĩ lead time không chỉ là thời gian vận chuyển. Nó gồm nhiều khâu nhỏ:

• Thời gian xử lý đơn hàng (Order processing time): Từ lúc bạn gửi đơn đến khi nhà cung cấp xác nhận. Ở Việt Nam, nhiều đại lý vẫn nhận đơn qua điện thoại hoặc Zalo, mất vài phút đến vài giờ.
• Thời gian sản xuất hoặc chuẩn bị (Manufacturing / Preparation time): Nếu hàng phải sản xuất theo đơn, như bánh mì tươi, thời gian này chiếm phần lớn.
• Thời gian vận chuyển (Shipping time): Phụ thuộc vào khoảng cách, phương tiện. Giao nội thành thường 1-2 ngày, liên tỉnh 3-5 ngày.
• Thời gian kiểm nhập (Receiving & Inspection time): Khi hàng về, bạn phải kiểm tra số lượng, chất lượng, nhập kho. Nhiều shop bỏ qua khâu này, dẫn đến thiếu hàng mà không biết.

Tổng cộng các khâu trên là lead time thực tế. Như shop của Linh ở Sơn Trà, Đà Nẵng, chuyên bán đồ khô, lead time tổng cộng 4 ngày: xử lý đơn 0.5 ngày, chuẩn bị hàng 1 ngày, vận chuyển từ Đà Nẵng về 2 ngày, kiểm nhập 0.5 ngày.

Cách tính lead time chính xác cho cửa hàng

Mình nghĩ cách tính lead time khá đơn giản. Để tính lead time, bạn cần ghi chép lịch sử đặt hàng. Cách đơn giản nhất: lấy ngày nhận hàng trừ ngày đặt hàng. Nhưng nên tính trung bình 5-10 lần gần nhất để có con số đáng tin cậy.

Công thức: Lead time trung bình = Tổng (ngày nhận – ngày đặt) / Số lần đặt

Mình thử tính lead time cho shop của mình. Ví dụ: Bạn đặt hàng 5 lần, lead time lần lượt: 3, 4, 3, 5, 3 ngày. Trung bình = (3+4+3+5+3)/5 = 3.6 ngày. Làm tròn lên 4 ngày để an toàn.

Nếu bạn dùng phần mềm quản lý bán hàng, hầu hết đều có tính năng theo dõi lead time tự động. Nhưng với shop nhỏ, một cuốn sổ hoặc file Excel cũng đủ. Điều quan trọng là phải ghi chép đều đặn.

Các yếu tố ảnh hưởng đến lead time tại Việt Nam

Mình biết tại Việt Nam, lead time thường dao động vì nhiều lý do:

• Thời tiết: Mùa mưa bão ở miền Trung có thể kéo dài lead time thêm 1-2 ngày. Miền Tây mùa lũ cũng ảnh hưởng.
• Tình trạng giao thông: Tắc đường ở TP.HCM, Hà Nội giờ cao điểm làm chậm giao hàng nội thành.
• Năng lực nhà cung cấp: Nhà cung cấp nhỏ thường không có kho dự trữ, phải chờ sản xuất mới giao.
• Ngày lễ, Tết: Trước Tết Nguyên đán, lead time tăng gấp đôi do lượng đơn lớn.

Mình có một người bạn là chủ shop tạp hóa ở Cầu Giấy, Hà Nội, anh ấy cho biết: “Dịp 30/4 năm ngoái, tôi đặt bia từ đại lý, lead time bình thường 2 ngày, nhưng lần đó mất 5 ngày vì xe tải không vào được phố cổ do lễ hội.”

Hậu quả khi lead time quá dài

Mình nghĩ lead time dài gây ra nhiều vấn đề:

• Hết hàng (stockout): Nếu không dự trù đủ, bạn sẽ không có hàng để bán. Mất doanh thu, mất khách.
• Tồn kho dư thừa: Để bù cho lead time dài, bạn đặt nhiều hơn, dẫn đến hàng tồn lâu, hết hạn, chi phí bảo quản cao.
• Dòng tiền chậm: Vốn nằm trong kho lâu, khó xoay vòng.
• Không đáp ứng được nhu cầu đột xuất: Khách đặt số lượng lớn, bạn không có hàng giao ngay.

Cụ thể như quán X ở Hải Châu, Đà Nẵng, chuyên bán trà sữa, lead time nguyên liệu từ nhà cung cấp là 7 ngày. Một hôm có đoàn khách đặt 100 ly, quán không đủ trân châu, phải từ chối. Chủ quán tiếc đứt ruột.

Cách rút ngắn lead time hiệu quả

Mình nghĩ bạn hoàn toàn có thể giảm lead time nếu áp dụng các biện pháp sau:

• Chọn nhà cung cấp gần: Khoảng cách càng ngắn, vận chuyển càng nhanh. Nếu có thể, ưu tiên nhà cung cấp cùng tỉnh/thành.
• Đặt hàng định kỳ, dự báo nhu cầu: Đừng đợi hết mới đặt. Dùng dữ liệu bán hàng cũ để dự đoán lượng cần, đặt trước.
• Đàm phán với nhà cung cấp: Thỏa thuận cam kết lead time, phạt nếu giao trễ. Nhiều đại lý sẵn sàng ưu tiên cho khách quen.
• Duy trì tồn kho an toàn: Tính toán mức tồn tối thiểu để bán trong lead time + thời gian dự phòng.
• Sử dụng công cụ quản lý: Một phần mềm quản lý bán hàng như Mepo có thể giúp bạn tự động tính lead time, cảnh báo khi sắp hết hàng, đề xuất đặt hàng.

Hồi năm ngoái shop mình chuyển từ đặt hàng thủ công sang dùng app quản lý, lead time giảm từ 4 ngày xuống còn 2.5 ngày nhờ đặt hàng đúng lúc và chọn nhà cung cấp nhanh hơn.

Câu hỏi thường gặp

• Lead time và thời gian giao hàng khác nhau thế nào?: Lead time là toàn bộ thời gian từ đặt hàng đến khi hàng sẵn sàng sử dụng. Thời gian giao hàng chỉ là một phần (vận chuyển).
• Làm sao biết lead time của nhà cung cấp?: Hỏi trực tiếp hoặc dựa trên lịch sử đặt hàng. Nếu nhà cung cấp không công bố, bạn tự ghi chép và tính trung bình.
• Lead time có cố định không?: Không. Nó thay đổi theo mùa, tình trạng giao thông, năng lực sản xuất. Cần cập nhật thường xuyên.
• Nếu lead time quá dài, có nên chuyển nhà cung cấp?: Cân nhắc nếu thường xuyên trễ. Nhưng cũng xem xét giá cả và chất lượng. Đôi khi chấp nhận lead time dài hơn để có giá tốt.
• Phần mềm nào giúp quản lý lead time?: Nhiều phần mềm quản lý bán hàng có tính năng này. Bạn có thể tham khảo các giải pháp phổ biến tại Việt Nam, trong đó Mepo cung cấp công cụ theo dõi và cảnh báo tồn kho dựa trên lead time.

Tổng kết

Mình nghĩ lead time là chỉ số quan trọng mà bất kỳ chủ shop nào cũng cần nắm rõ. Nó ảnh hưởng đến tồn kho, dòng tiền và khả năng phục vụ khách hàng. Bằng cách đo lường, phân tích và áp dụng các biện pháp rút ngắn, bạn có thể tối ưu vận hành, giảm chi phí và tăng doanh thu. Hãy bắt đầu ghi chép lead time ngay hôm nay. Nếu cần công cụ hỗ trợ, các phần mềm quản lý bán hàng như Mepo có thể giúp bạn tự động hóa quy trình này.

Vài tình huống thực tế khác khi lead time thay đổi

Mình nhớ có lần vào dịp Tết Nguyên Đán, mình đặt một lô hàng lớn từ nhà cung cấp ở Bình Dương. Lead time bình thường là 3 ngày, nhưng mình đã chủ quan không tính đến khâu vận chuyển tắc nghẽn. Kết quả là hàng về trễ 5 ngày, mình phải chạy vạy mua lẻ ngoài chợ đầu mối với giá cao hơn 20%. Từ đó mình rút ra bài học: phải cộng thêm ít nhất 2 ngày dự phòng vào lead time cho những mùa cao điểm.

Một người bạn của mình mở quán café ở quận 1, TP Hồ Chí Minh, cô ấy thường xuyên gặp rắc rối với lead time của nguyên liệu pha chế. Có lần hết sữa tươi, phải gọi điện khắp nơi để mua gấp, suýt mất khách. Sau đó cô ấy đầu tư một phần mềm quản lý quán cafe tại TP Hồ Chí Minh để theo dõi lịch sử đặt hàng và tự động tính lead time trung bình. Kết quả là tỷ lệ hết hàng giảm từ 15% xuống còn 2% chỉ sau 2 tháng.

Còn một chủ tiệm tạp hóa ở Hải Phòng, anh ấy kể rằng nhờ áp dụng phần mềm quản lý showroom tại Hải Phòng mà biết được chính xác lead time của từng nhà cung cấp. Hóa ra có nhà cung cấp nào đó thường xuyên giao trễ 1-2 ngày so với cam kết. Anh ấy đã chuyển sang nhà cung cấp khác, tiết kiệm được khá nhiều chi phí tồn kho.

Mình cũng thấy nhiều shop nhỏ chủ quan về lead time. Họ nghĩ rằng chỉ cần gọi điện đặt hàng là xong, không cần ghi chép gì. Nhưng thực tế, nếu không có số liệu, bạn sẽ không biết khi nào cần đặt hàng lại. Một số chủ shop dùng phần mềm quản lý bán lẻ để tự động nhắc nhở thời điểm đặt hàng dựa trên lead time và lượng tồn kho. Cá nhân mình thấy đây là cách hiệu quả nhất để tránh tình trạng hết hàng giữa chừng.

Lưu ý thêm khi triển khai quản lý lead time

Mình muốn chia sẻ thêm vài điểm mà nhiều người hay bỏ qua. Thứ nhất, lead time không chỉ phụ thuộc vào nhà cung cấp mà còn vào khâu kiểm nhập của bạn. Có shop nhận hàng xong để góc kho cả ngày mới kiểm tra, vô tình kéo dài lead time thực tế. Mình khuyên nên kiểm nhập ngay khi xe giao hàng đến, hoặc ít nhất trong vòng 2 tiếng.

Thứ hai, nếu bạn kinh doanh đa kênh (online + offline), lead time có thể khác nhau giữa các kênh. Một người quen của mình dùng phần mềm bán hàng đa kênh tại Hà Nội để đồng bộ tồn kho giữa shopee, facebook và cửa hàng. Nhờ đó cô ấy biết được lead time riêng cho từng kênh, tránh tình trạng bán quá số lượng tồn.

Thứ ba, mình thấy nhiều chủ shop không ghi chép lead time của từng nhà cung cấp riêng. Họ chỉ nhớ đại khái “khoảng 3-4 ngày”. Nhưng thực tế, có nhà cung cấp giao trong 2 ngày, có nhà mất 7 ngày. Nếu không phân biệt, bạn sẽ đặt sai thời điểm. Mình dùng một phần mềm crm đơn giản để theo dõi lịch sử mua hàng và lead time của từng nhà cung cấp. Chỉ mất 10 phút mỗi tuần để cập nhật, nhưng tiết kiệm được rất nhiều đau đầu về tồn kho.

Cuối cùng, đừng quên kiểm tra định kỳ lead time thực tế so với lead time bạn đang dùng. Mình từng thấy một chủ shop ở Đồng Nai dùng phần mềm quản lý nhà phân phối tại Đồng Nai và phát hiện lead time của một số mặt hàng đã tăng từ 3 ngày lên 5 ngày do thay đổi quy trình vận chuyển. Anh ấy điều chỉnh kịp thời, không bị động. Nếu bạn cứ dùng số liệu cũ, rủi ro hết hàng là rất cao.