phần mềm quản lý showroom tại Hải Phòng

phần mềm quản lý showroom tại Hải Phòng

Ông anh em mình ở Hải Phòng, làm showroom – ô tô, xe máy, nội thất hay điện máy – có bao giờ 2-3 giờ sáng còn ngồi ôm sổ sách kiểm kho chưa? Kiểm xong sáng hôm sau ra cửa hàng lại thấy sai be bét. Tôi thấm cái cảnh đó lắm.

Hồi năm ngoái, showroom xe máy của tôi ở Lê Chân, tối nào cũng còng lưng với tồn kho, mà mỗi tháng vẫn mất hơn 10 triệu. Đau hơn là có lần khách đặt xe SH, tôi bảo còn, nó đặt cọc. Đến hôm nhận hàng mới té ngửa: cái xe đó thằng nhân viên bán từ tuần trước, nhưng quên ghi. Mất cả khách lẫn uy tín. Cái cảm giác "mất cả chì lẫn chài" nó tệ lắm. Mình cứ nghĩ mình chủ quan, nhưng thực ra lỗi là do cách quản lý thủ công nó có vấn đề.

Từ đó tôi bắt đầu tìm "phần mềm quản lý showroom tại Hải Phòng". Cũng phải mất mấy tháng vọc vạch, cài thử rồi gỡ. Mà toàn gặp mấy cái phần mềm giá cao chót vót hoặc không hỗ trợ trực tiếp ở quê mình. Hôm nay ngồi viết mấy dòng này, chia sẻ với ông anh em nào đang cùng cảnh ngộ.

Showroom ở Hải Phòng mà quản lý kiểu thủ công thì căng lắm

Nói thẳng ra, showroom nào cũng có hàng tá mẫu mã. Xe máy thì số khung, số máy. Nội thất thì màu sắc, kích thước. Cứ cầm cái Excel mà nhập thì ối dồi ôi.

Của tôi trước đây:

• Tồn kho sai lệch – có lần 10 cái xe Lead nhập về, nhân viên ghi có 9. Cuối tháng mò ra mới biết mất 40 triệu.
• Công nợ rối ren – khách mua trả góp ghi vào sổ tay. Hồi đó có ông khách quen mua xe Vision trả góp, tôi quên ghi 5 triệu. Mãi 2 tháng sau đối chiếu mới phát hiện. May ổng còn tử tế.
• Cuối tháng không ngủ được – ngồi tổng hợp doanh thu mất 2-3 ngày. Mà lúc cần nhập lô hàng mới, đâu có số liệu mà quyết.

Rồi chuyện nhân viên bán giá thấp hơn quy định cũng thường. Nó bảo khách quen, mình nhìn vào sổ biết đường nào mà lần.

Tôi hỏi mấy ông bạn đồng nghiệp quanh Hải Phòng, 20 người thì 17 người than tồn kho sai, hơn chục người mất khách vì báo giá chậm. Thị trường giờ cạnh tranh ghê lắm. Một suất mặt bằng ở đây cũng 15-30 triệu/tháng, sai sót nhỏ là mất cả lợi nhuận. Chả trách sao nhiều tiệm đóng cửa.

Chọn phần mềm ở xứ Cảng, phải coi kỹ mấy điểm này

Tôi từng mò mẫm qua mấy cái phần mềm, rút ra 7 cái quan trọng nhất. Nhưng thú thật, mỗi showroom có một nhu cầu riêng, nên mình phải coi kỹ:

Quy mô showroom mình tới đâu – ít hàng thì xài đơn giản. Nhiều hàng cần phần mềm uyển chuyển.

Giá cả phải chăng – chủ shop Hải Phòng mình hay "lăn tăn" chuyện đầu tư lớn. Tôi cũng thế.

Không cần mạng vẫn xài được – mạng ở mình lâu lâu lại chập chờn. Có bữa đang bán mất mạng, ôm phần mềm đám mây là chết.

Tự sửa được theo ý mình – showroom nào chẳng có mấy cái đặc thù riêng.

Xuất báo cáo nhanh, gọn – tồn kho, doanh thu, công nợ ra theo ngày là ngon.

Giữ an toàn dữ liệu khách – mất cái danh sách khách hàng là coi như toang.

Có người hỗ trợ tiếng Việt – gặp vấn đề cần xử lý nhanh.

Tôi từng xài thử mấy phần mềm đám mây. Có cái 500k, 1 triệu, 2 triệu/tháng. Mà mỗi tháng trả tiền, đến khi cần thêm một trường "số khung" lại bảo không tùy chỉnh được. Ngán quá. Lúc đó tôi tự hỏi: "Sao mình không tìm thứ gì đó đơn giản hơn mà vẫn đáp ứng được hết?"

Sau đó tôi tìm đến mấy giải pháp mã nguồn mở. Cuối cùng chốt Mepo – phần mềm quản lý showroom tại Hải Phòng mà không mất đồng nào. Thú thật, lúc đầu tôi cũng không tin, nhưng dùng rồi mới thấy nó là lựa chọn đúng đắn.

Cần những tính năng gì cho showroom?

Một cái phần mềm quản lý showroom tử tế phải giải quyết được:

• Hàng hóa rõ ràng – nhập vào, bán ra, tồn kho. Với xe máy ô tô thì phải quản lý theo từng số khung, số máy. Hàng gần hết phải báo đỏ.

• Bán hàng nhanh gọn – tạo đơn, in hóa đơn trong tích tắc. Khuyến mãi giá nào thì tự động, khỏi phải tính nhẩm.

• Khách hàng – lưu cả đời mua sắm, công nợ. Có hôm khách cũ ghé, mở lên xem lịch sử liền, ổng mê luôn.

• Báo cáo thông minh – doanh thu hôm nay, lợi nhuận từng món, tồn kho tới từng cái.

• Nhân viên – ai bán được bao nhiêu, hoa hồng ra sao. Sáng ra mở phần mềm là biết thằng nào làm việc.

Theo tôi, cái quan trọng nhất là quản lý được serial. Showroom xe máy của tôi có 30 đầu xe, mỗi xe lại có số khung số máy riêng. Hồi xưa ghi sổ tay cứ nhầm. Có phần mềm quản lý serial là đỡ đầu óc biết mấy. Như shop của chị Mai ở Lạch Tray – ảnh làm nội thất cao cấp, mỗi bộ bàn ghế có mã riêng theo đơn đặt. Hồi xưa cứ lo giao nhầm màu. Giờ quét mã là ra, khỏi lo.

Bảng so sánh nhanh cho ông anh em dễ hình dung

Khoản mục	Excel với sổ sách	Phần mềm đám mây trả tiền	Mã nguồn mở kiểu Mepo
Phí ban đầu	Không mất	500k – 2 triệu/tháng	Free
Phí nuôi	Công người ngồi gõ	Gửi tiền hàng tháng	Hosting nếu cần
Dễ xài	Khó, dễ sai	Dễ, giao diện bắt mắt	Hơi khó, cần biết tí
Sửa theo ý mình	Làm được (tự bơi)	Hiếm khi được	Thoải mái
Bảo mật	Mất file là mất luôn	Ổn (lưu mây)	Ổn (mình tự giữ)
Xài không cần mạng	OK	Không được (cần Internet)	Được (lưu trên máy)
Ai hỗ trợ	Chả ai	Hotline	Cộng đồng + tài liệu

Nhìn bảng này, rõ ràng quá phải không? Mấy ổng xài Excel chật vật lắm, còn phần mềm đám mây thì tiện nhưng tiền đều đều, lại lệ thuộc mạng. Của tôi chọn Mepo vì free, linh hoạt, lại không sợ mất mạng.

Mepo – sao tôi lại gắn bó?

Nói thực lúc đầu tôi cũng nghi ngờ. Phần mềm free mà quản lý được showroom ư? Nhưng dùng rồi mới thấy:

• Trọn đời không mất tiền – bao nhiêu sản phẩm, khách hàng, nhân viên cũng được. Hợp với mấy tiệm vừa vừa.

• Tự sửa được – tôi thêm cái trường "số khung" vào quản lý xe máy. Mấy phần mềm kia đòi thêm tiền mới cho.

• Không sợ mất mạng – dữ liệu ở ngay máy tính. Khi nào cần backup lên Google Drive thì mới cần mạng.

• Có hội những người xài chung – lên group hỏi gì cũng có người giúp.

Dùng được 6 tháng, tôi cắt hơn 90% lỗi tồn kho. Mỗi tháng tiết kiệm cỡ 10 triệu tiền công không phải ngồi đối chiếu. Đấy, cái lợi nó rõ ràng như ban ngày. Có hôm cao điểm, khách xếp hàng chờ thanh toán, tôi bấm 2-3 cái là xong 1 đơn. Tiền tự cộng, cuối ca khớp luôn. Nhân viên cũng đỡ áp lực, khách đỡ phải chờ.

Đầu tư vài triệu mà lời to

Showroom Hải Phòng đầu tư phần mềm quản lý tốn:

• Đám mây: 6-24 triệu/năm
• Mã nguồn mở: free, chỉ tốn hosting tầm 1-2 triệu/năm
• Đào tạo nhân viên: 2-5 triệu

Còn lợi ích:

• Hết thất thoát tồn kho: 5-10 triệu/tháng
• Tăng doanh thu nhờ báo nhanh, chăm khách tốt: 10-20%
• Khỏi mất 2-3 ngày cuối tháng ngồi tổng hợp

Với Mepo gần như không tốn đồng nào, lời quá rõ. Nhưng mà, cũng phải công nhận, nếu ông anh em không rành công nghệ, có thể tốn thêm tí tiền nhờ người cài đặt. Nhưng một lần mà dùng trọn đời, đáng đầu tư chứ?

Câu chuyện của anh Tuấn showroom Ngô Quyền

Hồi tháng 9 tôi qua nhà anh Tuấn ở Ngô Quyền chơi. Ảnh làm showroom xe máy, hồi trước xài Excel, mỗi tháng 3 ngày cuối là căng thẳng. Có lần kiểm kho thấy thiếu 2 xe, tưởng mất trộm, cuối cùng hóa ra nhập sai số.

Sau đó ảnh cài Mepo. Tuần đầu hơi lạ, nhưng rồi quen. Nhập hàng bằng mã vạch, bán một đơn mất 2 phút. Cuối ngày máy tự báo cáo. Ảnh bảo: "Doanh thu tăng 15%, khỏi lo mất hàng. Phần mềm free mà ngon ngang mấy cái trả phí."

Có hôm tôi ghé, thấy ảnh ngồi nhâm nhi trà, hỏi sao không lo cuối tháng. Ảnh cười: "Giờ cuối tháng là lúc tôi thư giãn. Mở máy ra, ấn nút, báo cáo ra hết. Ngày xưa ngồi 3 ngày, giờ 30 phút là xong." Nghe mà ham.

Thấy câu chuyện của ảnh tôi càng tin chọn đúng công cụ thì showroom Hải Phòng mới phát triển bền được.

Mấy câu hay hỏi

Hỏi: Có phần mềm quản lý showroom tại Hải Phòng free không? Đáp: Có, Mepo. Free trọn đời, không giới hạn gì.

Hỏi: Cài đặt có khó không? Đáp: Hơi khó tí, nhưng Mepo có hướng dẫn. Không rành có thể nhờ người quen.

Hỏi: Xài cho showroom ô tô được không? Đáp: Được, vì quản lý được serial, phù hợp.

Hỏi: Dữ liệu có mất không? Đáp: Tự lưu trên máy, tự backup. Yên tâm.

Hỏi: Có xài trên điện thoại không? Đáp: Hiện tại Windows, có thể truy cập xa. Đang làm bản di động.

Hỏi: Bắt đầu thế nào? Đáp: Vô mepo.vn tải về, xem hướng dẫn. Hoặc vào group Facebook hỏi.

Lời cuối

Tìm "phần mềm quản lý showroom tại Hải Phòng" không còn khó nữa. Sau bao lần thử, tôi thấy Mepo là hợp lý nhất. Free, linh hoạt, không lệ thuộc mạng, tiết kiệm tiền và giảm sai sót.

Đừng như tôi hồi trước, cứ chần chừ rồi mất thời gian và tiền bạc. Vô mepo.vn tải về xài thử. Có gì thắc mắc cứ hỏi, tôi sẵn lòng chia sẻ.

Chúc showroom của ông anh em ngày càng phát đạt!