phần mềm quản lý xưởng sản xuất

phần mềm quản lý xưởng sản xuất

Tuần rồi thằng bạn học cũ nhắn tin than: "Mày ơi, tao mất cả buổi sáng lật sổ tìm cái đơn hàng đang ở công đoạn nào. Cuối cùng còn nhầm nữa chứ." Cười trừ, nhưng mình thừa hiểu cái cảnh đó. Hồi mới mở xưởng ở Bình Dương, ngày nào bàn mình cũng ngập sổ với giấy tờ. Ghi xong kiểm, kiểm xong lại sai, cuối ngày muốn ném hết đi cho xong.

Rồi nghĩ bụng kiếm cái phần mềm quản lý xưởng sản xuất xài đỡ. Ai ngờ vấp phải cảnh khác — phần mềm xịn thì tiền thuê tháng bằng nửa lương thợ, còn mấy cái rẻ thì dở tệ. Trải qua mấy lần đó, mình cũng rút ra được kha khá. Ngồi kể cho anh em cùng nghề nghe, hy vọng đỡ phải mò mẫm như mình hồi xưa.

Nhanh gọn thì mình đang xài Mepo — phần mềm mã nguồn mở, miễn phí. Nhưng đọc hết bài đã rồi hãy quyết định, mình không ép ai cả.

Phần mềm quản lý xưởng sản xuất — nói nôm na là vậy

Hiểu đơn giản, nó là cái công cụ giúp mình biết được: vải trong kho còn bao nhiêu, cái đơn của chị Lan đang cắt hay đang may, tháng này lời lỗ thế nào. Không phải cứ ghi sổ rồi tối về cắm mặt vào Excel dò từng dòng.

Hồi năm ngoái, mình ghé xưởng thằng bạn làm nội thất ở Thủ Đức. Nó khoe: "Giờ tao mở laptop ra là biết thằng thợ nào đang làm gì, nguyên liệu còn bao nhiêu. Khỏi phải xuống xưởng la hét như ngày xưa." Đúng vậy, phần mềm quản lý xưởng sản xuất làm được mấy cái đó.

Cụ thể nó xử lý mớ hỗn độn này:

• Xem được từng đơn hàng đang ở khâu nào
• Biết trong kho còn bao nhiêu nguyên liệu
• Tự động tính giá thành từng sản phẩm
• Báo cáo ai làm bao nhiêu, hiệu suất ra sao

Với mấy xưởng nhỏ như mình — may mặc, cơ khí, chế biến thực phẩm — có cái này là thay thế hẳn mấy quyển sổ với cái Excel chắp vá. Đỡ đầu óc hẳn.

Sao phải cần cái phần mềm này?

Thú thật, hồi trước mình cũng nghĩ: "Thôi quen tay rồi, ghi sổ cũng OK." Nhưng tới lúc lượng đơn tăng lên, mình vỡ mồm. Ngán nhất là mấy chuyện này:

Thất thoát nguyên vật liệu — Có đợt mình mua 5 cây vải, tưởng còn nhiều, hóa ra cắt tới cắt lui hết queo từ lúc nào. Tới khi khách đặt thêm mới tá hỏa đi mua gấp, giá cao hơn hồi trước.

Chậm tiến độ — Khách gọi điện hỏi: "Anh ơi, đơn của em tới đâu rồi?" Mình phải nói "Để anh chạy xuống xem cho em" rồi phóng xuống xưởng, hỏi tới hỏi lui mới biết. Có khi khách gọi 3 lần mới trả lời được. Không khéo mất khách.

Sai sót nhập liệu — Thằng nhân viên ghi tay, số 1 với 7 nhìn không rõ, cuối tháng cộng lại lệch mấy chục triệu. Đau đầu thật.

Khó tính giá thành — Cả tháng làm hùng hục, cuối cùng không biết đơn nào lời, đơn nào lỗ. Làm được 5 năm nhưng sổ sách vẫn mơ hồ.

Mình từng ngồi nói chuyện với 30 anh em chủ xưởng ở Sài Gòn và Bình Dương. Kết quả: 80% nói mỗi ngày mất ít nhất 2 tiếng để xử lý giấy tờ. 60% từng giao trễ vì quy trình lằng nhằng. Có cái phần mềm quản lý xưởng sản xuất, tự động hết mấy cái đó. Khỏi lo.

Chọn phần mềm quản lý xưởng — đừng có ham hố

Mình từng dùng mấy cái ERP ngoại quốc, tính năng thì nhiều nhưng giao diện tiếng Anh, nhân viên mình đọc không hiểu. Mà mỗi tháng đóng mấy chục triệu, thấy nản. Rồi chuyển qua mấy cái SaaS rẻ hơn, nhưng tới lúc mất mạng là đứng hình, không làm được gì.

Đúc kết từ kinh nghiệm của mình và mấy anh em, có 7 cái nên để ý:

Phù hợp quy mô — Xưởng nhỏ tầm <10 người thì kiếm mấy cái miễn phí hoặc giá thấp thôi. Đừng có hào nhoáng mà đầu tư cái đắt tiền khi chưa chắc cần.

Dễ sử dụng — Giao diện tiếng Việt bắt buộc. Mấy anh thợ không rành công nghệ cũng phải dùng được.

Tính năng cốt lõi — Quản lý đơn hàng, nguyên vật liệu, tiến độ, tồn kho, báo cáo. Đừng để mấy tính năng "cho vui" làm rối.

Linh hoạt — Cho phép mình tự thêm bớt mấy trường dữ liệu, vì mỗi xưởng mỗi khác.

Chạy offline được — Xưởng sản xuất đâu phải lúc nào cũng có internet mạnh. Có hôm mất mạng, không tra được nổi cái tồn kho.

Chi phí hợp lý — Trả 1 lần hoặc thuê bao thấp, không phát sinh phụ phí. Mấy cái kiểu "free nhưng khi xài mới biết tính tiền từng tính năng" thì tránh xa.

Hỗ trợ kỹ thuật — Có người Việt hỗ trợ, phản hồi nhanh. Mình có thắc mắc là giải quyết liền, không phải email qua email lại mất 2-3 ngày.

Riêng mình, mình hay kiếm mấy phần mềm mã nguồn mở. Vì sao? Vì mình có thể tự sửa được, muốn thêm bớt gì cũng được. Không bị phụ thuộc vào bên cung cấp. Và Mepo là một trong số ít đáp ứng được mấy cái đó.

Tính năng nào là cần thiết?

Mình đã lăn lộn với mấy đống phần mềm, thấy rằng một phần mềm quản lý xưởng sản xuất tử tế cần có 6 cái căn bản này:

Quản lý đơn hàng sản xuất — Tạo đơn, giao cho ai làm, xem đang ở công đoạn nào. Hôm cao điểm khách gọi hỏi, chỉ cần 1 cái nhìn là biết.

Quản lý nguyên vật liệu — Nhập kho, xuất kho, kiểm kê. Quan trọng là nó báo khi nào sắp hết để mình còn mua. Cái này mà làm thủ công thì khổ lắm.

Theo dõi tiến độ — Dashboard hiển thị cái đơn hoàn thành bao nhiêu phần trăm. Nhìn tổng quan một phát là biết xưởng đang thế nào.

Tính giá thành — Tự động cộng chi phí vải + nhân công + phí phát sinh. Có cái này mới biết mình lời lỗ thế nào.

Báo cáo — Báo cáo sản lượng, hiệu suất máy móc, lợi nhuận theo từng tháng. Cuối năm nhìn lại có số liệu rõ ràng.

Quản lý nhân sự — Phân công việc, chấm công, tính lương theo sản phẩm.

Với xưởng nhỏ, 6 cái này là đủ. Đừng thấy người ta khoe có quản lý chất lượng, bảo trì thiết bị là ham. Thêm vào chỉ thêm rối.

Các phương án quản lý xưởng — chọn cái nào?

Mình tổng kết lại bằng cái bảng này cho dễ nhìn:

Phương án	Chi phí	Cái hay	Cái dở
Excel / Google Sheets	Miễn phí	Dễ bắt đầu, muốn làm gì thì làm	Khó đồng bộ, dễ sai, không cập nhật được realtime
Phần mềm đóng gói (ERP)	5-20 triệu/tháng	Đầy đủ tính năng, hỗ trợ tốt	Mắc, phức tạp, muốn sửa phải nhờ người ta
Phần mềm SaaS (thuê bao)	200k-2tr/tháng	Dễ triển khai, thường xuyên được cập nhật	Phụ thuộc internet, xài lâu cũng tốn kém
Phần mềm mã nguồn mở (Mepo)	Miễn phí (tự host)	Không mất tiền, tự sửa được, không cần mạng, dữ liệu an toàn	Cần biết tí kỹ thuật để cài

Mình chọn Mepo vì 4 lý do: miễn phí, muốn sửa gì thì sửa, không cần internet, dữ liệu an toàn.

Hồi mới cài, mất có 2 tiếng trên cái máy tính cũ trong xưởng. Cài xong thấy nhẹ hẳn người.

Mepo — giải pháp cho xưởng nhỏ

Nói thêm về Mepo. Đây là phần mềm mã nguồn mở, do cộng đồng người Việt phát triển. Hướng đến mấy shop nhỏ như mình.

Cái hay của Mepo:

• Miễn phí trọn đời — Không giới hạn đơn hàng, sản phẩm, nhân viên. Nếu muốn dùng online thì mất tầm 100k/tháng tiền hosting. Rẻ hơn ly cà phê mỗi ngày.
• Mã nguồn mở — Muốn thêm bớt tính năng gì thì tự sửa. Cộng đồng hỗ trợ trên Facebook với GitHub.
• Local-first — Chạy trên máy tính mình, không cần mạng. Dữ liệu nằm trong xưởng, an toàn tuyệt đối.
• Giao diện tiếng Việt — Dễ xài, nhân viên mình mới tiếp xúc cũng dùng được.
• Tính năng đầy đủ — Có đủ mấy cái mình cần: đơn hàng, nguyên vật liệu, tiến độ, tồn kho, báo cáo.

Hiện tại Mepo có hơn 500 xưởng đang dùng, chủ yếu may mặc, cơ khí, thực phẩm. Mình cũng thấy mấy anh làm nội thất, in ấn xài cũng OK.

Tải về xài thử ở mepo.vn. Không mất gì, xài thử bao lâu cũng được. Thấy ưng thì xài tiếp, không ưng thì bỏ.

Tiền đầu tư — có đáng không?

Phần mềm quản lý xưởng sản xuất có nhiều mức giá:

• Miễn phí: Mepo (tự host), Odoo Community (cũng tự host)
• Dưới 1 triệu/tháng: KiotViet gói sản xuất, Sapo gói nhỏ
• 5-20 triệu/tháng: FAST, MISA — mấy hãng lớn

Nhưng quan trọng là lợi ích thu về. Xưởng mình sau 3 tháng xài Mepo:

• Thời gian quản lý giảm từ 3 tiếng/ngày xuống còn 1 tiếng
• Thất thoát nguyên liệu giảm 15% nhờ kiểm kê đúng
• Năng suất tăng 20% vì theo dõi tiến độ sát sao
• Tránh được 2 đơn bị phạt vì giao trễ (mỗi đơn 5 triệu)

Tự dưng thấy tiền mua 1 tháng phần mềm (mà mình đâu có mất tiền) còn ít hơn tiền mình tiết kiệm được. ROI rõ ràng.

Kinh nghiệm xương máu khi triển khai

Kể anh em nghe chuyện thằng Tuấn, chủ xưởng cơ khí Bình Tân. Hồi nó còn dùng Excel, lúc mới 5-7 thợ thì ổn. Lên 15 người là bắt đầu rối: đơn hàng chồng lên nhau, thiếu vật tư liên tục.

Mình giới thiệu Mepo. Ban đầu nó cũng lăn tăn, sợ cài đặt khó. Nhưng mà mấy nay có hướng dẫn trên web, có group Facebook hỗ trợ. 2 ngày là nó cài xong.

Nói thực thì thay đổi thói quen khó nhất. Mấy anh thợ quen ghi tay, giờ bắt nhập máy cũng ngán. Nhưng mà chịu khó 1-2 tuần đầu là quen.

Một lưu ý: đừng có ào ào nhập hết đơn hàng một lúc. Bắt đầu với 1-2 đơn đầu tiên, làm quen đã. Sau đó mới mở rộng dần.

Câu hỏi thường gặp

1. Có phần mềm quản lý xưởng sản xuất miễn phí không? Có. Mepo miễn phí trọn đời. Chỉ trả phí hosting nếu muốn xài online.

2. Có cần biết lập trình không? Không. Cài như cài game thôi. Có hướng dẫn chi tiết từ A đến Z.

3. Quản lý được nhiều xưởng không? Hiện tại Mepo quản lý 1 xưởng. Nhưng vì là mã nguồn mở, nếu có trình có thể tự sửa.

4. Dữ liệu an toàn không? Xài local thì dữ liệu nằm trong máy tính mình. Không ai lấy được. Xài online thì có thể tự host server riêng.

5. Dùng thử trước được không? Tất nhiên. Tải miễn phí ở mepo.vn, xài bao lâu cũng được.

6. Phù hợp với ngành nào? May mặc, cơ khí, thực phẩm, nội thất, in ấn... Đa số ngành sản xuất nhỏ đều xài được.

Tổng kết

Phần mềm quản lý xưởng sản xuất hồi trước là xa xỉ, giờ thì không. Có Mepo — miễn phí, mã nguồn mở, local-first — xưởng nhỏ cũng số hóa được mà không tốn kém.

Mình xài từ đầu năm tới giờ, thấy nhẹ hẳn người. Sáng nào cũng mở máy xem tổng quan một lượt rồi mới chỉ đạo. Khách hỏi là trả lời ngay. Sổ sách cuối tháng khỏi ngồi lục tung lên.

Anh em nào đang đau đầu với mấy cái đó, thử Mepo đi. Tải ở mepo.vn, xài thử vài tuần. Mình tin là không quay lại làm thủ công đâu.