phần mềm quản lý vật tư sản xuất

phần mềm quản lý vật tư sản xuất

Cái thời "Excel là tất cả" — nhớ mà thấm

Ba năm trước, xưởng cơ khí nhà mình mới có 5-6 người. Hồi đó mình ngây thơ lắm: quản lý vật tư á? Một cái Excel là quá đủ rồi.

Sau đúng một tháng, cái "quá đủ" ấy biến thành ác mộng.

Cả ngày mình cắm mặt vào màn hình, gõ từng mã vật tư, từng con số nhập kho. Có hôm mỏi tay đến nỗi gõ nhầm hết số lô này sang lô kia. Cuối tháng đối chiếu hóa đơn với nhà cung cấp — không khác gì chơi trò tìm điểm khác nhau. Stress thật sự.

Nhưng chưa thấm bằng cái lần thiếu ốc vít. Chuyện là có đơn hàng gấp, anh em thợ đã chuẩn bị hết, chỉ chờ vít về là ráp. Mình lục tung cả xưởng, tìm khắp kho mãi chả thấy. Hóa ra số tồn trong Excel ghi có 500 con mà thực tế chả còn con nào. Kết quả cả dây chuyền chờ hơn 2 tiếng mới có hàng. Mất công, mất lòng khách, mà chả biết đổ tại ai.

Còn cú sốc lớn nhất là hồi kiểm kê cuối quý. Lệch tồn kho tới cả chục triệu — mà ngồi tra mãi chả tìm ra cái sai nó nằm ở bước nào. Đau đầu thật.

Lúc đó mình biết chắc một điều: đã đến lúc kiếm một phần mềm quản lý vật tư sản xuất tử tế rồi. Không thì chết với đống giấy tờ và số liệu sai lệch mất.

Phần mềm quản lý vật tư — hiểu đơn giản thế nào?

Nói dễ hình dung nhé. Bạn đã bao giờ thấy mấy quầy tạp hóa ngày xưa có một cuốn sổ dày cộp, ghi chép mỗi lần nhập hàng, bán hàng chưa? Phần mềm quản lý vật tư nó cũng làm y chang vậy, nhưng nhanh hơn, chuẩn hơn, và không bao giờ "quên" nổi.

Cụ thể, nó giúp bạn theo dõi từ đầu đến cuối: nguyên liệu thô nhập về để ở đâu, bao nhiêu, bán thành phẩm đã qua công đoạn nào, rồi thành phẩm ra lò bao nhiêu cái. Chỉ cần vài cú click là có ngay số liệu. Hết cảnh lục tung kho mà mò mẫm đếm từng con vít.

Thay vì ôm cái Excel chậm như rùa, treo như máy thời Windows 98, bạn có cái máy chạy ro ro, thông tin rõ mồn một. Nói vui thì nó giống như thuê một thủ kho siêu tốc, nhớ dai, sai sót gần bằng 0. Tiền lương mỗi tháng trả cho phần mềm này so với công sức bạn bỏ ra ngồi canh mấy cái số, tôi dám chắc là lời to.

Xưởng ít người — tưởng không cần, ai ngờ cần nhất

Mình nhớ hồi mới nghe người ta giới thiệu, mình cũng lăn tăn: "Xưởng có vài ba thợ, lọ mọ thế này cần gì đến phần mềm, tốn thêm tiền." Nhưng các bạn biết không, càng ít người càng dễ sai. Không có ai kiểm tra chéo, không có ai để hỏi thăm. Mình vừa làm chủ, vừa làm kế toán, vừa làm thủ kho — căng thẳng mệt nghỉ.

Mình nhẩm tính sơ sơ một phép toán thế này. Các xưởng dưới 10 người, mỗi tháng bỏ ra tầm 8 đến 12 tiếng đồng hồ chỉ để kiểm kê và đối chiếu kho. Cứ tính lương nhân công 30.000 đồng một giờ — thấp hơn lương thực tế đấy nhé — bạn đã mất không 240.000 đến 360.000 đồng mỗi tháng. Đó là chưa kể mấy lần mua thừa hoặc thiếu vật tư. Thiệt hại đó nhân lên vài triệu một tháng là chuyện thường ngày.

Vậy nên ngay cả xưởng nhỏ, mình cũng nghĩ nên có phần mềm. Có người bảo "phí", nhưng mình bảo "rẻ" — vì nó giúp mình không mất tiền oan.

7 điều mình ghi nhớ khi chọn phần mềm

Sau bao lần thử nghiệm, mua nhầm, cài xong rồi gỡ, mình đúc kết được 7 tiêu chí để chọn được phần mềm quản lý vật tư sản xuất ổn áp:

Thứ nhất, chi phí phải thấp hoặc miễn phí. Xưởng nhỏ, dòng tiền lúc nào cũng eo hẹp. Đừng nghe mấy lời mời "đầu tư cho tương lai" mà vung tiền mấy chục triệu. Chưa cần thiết đâu.

Một điểm nữa là giao diện tiếng Việt và cực kỳ dễ dùng. Bạn thử tưởng tượng đưa cho một bác thợ già, tay chai sần, bảo bác ấy dùng phần mềm tiếng Anh xem. Khả năng cao bác ấy nghỉ việc. Phần mềm phải trực quan, nhìn vào là biết bấm chỗ nào.

Ba, quản lý được nhiều loại. Từ mấy cuộn thép, bao xi măng, đến linh kiện điện tử lỉnh kỉnh — tất cả phải vào cùng một chỗ.

Bốn, tính giá thành rõ ràng. Chả ai làm giàu mà không biết món hàng này lỗ hay lãi. Phần mềm phải cho mình biết ngay.

Năm, chạy offline tốt. Không phải xưởng nào cũng có wifi phủ sóng 100% đâu. Nhà mình có hôm cúp điện, cúp mạng, vẫn phải sản xuất bình thường.

Sáu, nhập xuất kho gắn với lệnh sản xuất. Sản xuất thực tế mà không đi kèm số liệu thì khác gì mò đường trong đêm tối.

Cuối cùng, cộng đồng hỗ trợ mạnh. Gặp lỗi gì đó có group người dùng để hỏi, có người chỉ, đỡ mất công ngồi tự mày mò.

Mấy tính năng sống còn

Mình thấy phần mềm quản lý vật tư sản xuất nào tử tế thì phải có 5 thứ này:

Đầu tiên, danh mục vật tư. Phải phân loại được nhóm hàng, mã số, đơn vị tính, tồn tối thiểu là bao nhiêu. Hết hàng là nó báo ngay, khỏi phải đi kiểm tra từng cái.

Thứ hai, nhập xuất kho. Phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu chuyển kho, kiểm kê — làm thế nào cho nhanh, chính xác.

Thứ ba, lệnh sản xuất. Lập lệnh, cấp phát vật tư, theo dõi tiến độ thực tế. Xem thử công nhân đã làm tới đâu, còn thiếu gì hay không.

Thứ tư, tính giá thành. Sau khi lệnh sản xuất hoàn thành, tự động tổng hợp hết chi phí: nguyên liệu, nhân công, chi phí sản xuất chung. Biết ngay lời lỗ.

Cuối cùng, báo cáo thông minh. Báo cáo tồn kho, nhập xuất tồn, báo cáo giá thành. Quan trọng nhất là cảnh báo khi tồn kho xuống thấp — kiểu như "bạn ơi, vít gần hết, nhập gấp" ấy.

So sánh nhanh các phương án

Mình có tổng kết một bảng để các bạn dễ hình dung. Chơi với Excel thì rẻ thật — 0 đồng, nhưng mất công. Dùng mấy app cloud thì tiện, nhưng tốn phí tháng. Còn mấy phần mềm ERP lớn thì chuẩn, nhưng tiền triệu đổ lên.

Phương án	Chi phí	Dễ dùng	Lệnh SX	Tính giá thành	Offline	Hỗ trợ VN
Excel/Google Sheets	0 đồng	Trung bình	Không	Thủ công	Có	Không
Phần mềm mã nguồn mở (Mepo)	0 đồng	Cao	Có	Có	Có	Có (cộng đồng)
Phần mềm thương mại đám mây	200k-1tr/th	Cao	Có	Có	Không	Có
Phần mềm doanh nghiệp (ERP)	10-50tr + phí	Thấp	Có	Có	Có	Có

Mepo — món quà cho xưởng nhỏ

Nói thật, trước khi biết Mepo, mình thử qua mấy phương án khác. Có cái free nhưng lỗi nhiều. Có cái xịn nhưng tiền thuê tháng làm mình xót. Rồi mình tình cờ gặp Mepo — phần mềm mã nguồn mở của một nhóm developer Việt. Cái hay là nó miễn phí trọn đời cho xưởng nào dưới 10 người như nhà mình.

Giao diện tiếng Việt, dễ sử dụng, chạy offline ngon lành. Đặc biệt, nó quản lý được lệnh sản xuất và tính giá thành chi tiết từng đơn. Mình không phải đóng bất kỳ khoản nào. Chỉ mất buổi chiều ngồi cài đặt, tầm 2-3 tiếng, rồi ngồi mò một tí. Cộng đồng người dùng trên Facebook nhiệt tình lắm, hỏi gì cũng có người trả lời ngay. Thích nhất là lúc mình gặp lỗi không xuất được báo cáo, lên group hỏi, 15 phút sau có người hướng dẫn chi tiết.

Bạn nào tò mò thì ghé thử mepo.vn, tải về dùng thử.

Chi phí — lợi ích, ngồi tính thử

Với giải pháp như Mepo, chi phí ban đầu coi như 0 đồng. Nếu chọn mấy phần mềm trên mây, mỗi tháng sẽ mất 200.000 đến 1.000.000 đồng. Một năm con số nhỏ nhất cũng 2,4 triệu. Lợi ích bù lại: thời gian kiểm kê giảm tới 90%, hạn chế sai sót tồn kho, tự động tính giá thành. Mình ước tính mỗi tháng tiết kiệm được từ 1 đến 3 triệu. Tăng biên lợi nhuận thêm 5-10% là chuyện nhờ tính đúng giá thành. Tính trung bình, chỉ sau 3-6 tháng là lấy lại vốn rồi.

Câu chuyện từ xưởng may

Kể các bạn nghe chuyện anh Tuấn — bạn cùng nghề, làm xưởng may ở Bình Dương. Xưởng có 7 người, chuyên làm gia công. Trước kia anh ấy cũng dùng Excel để quản lý vải, chỉ, phụ liệu. Mỗi tháng mất 2 ngày ngồi kiểm kê, đối chiếu. Mà thường xuyên thiếu vải, đúng vào lúc đơn hàng gấp nhất. Khách giục, công nhân ngồi chờ, anh Tuấn nóng ruột.

Hồi tháng Sáu năm ngoái, anh quyết định cài Mepo. Kết quả: cuối tháng chỉ mất 1 giờ kiểm kê, hệ thống tự động báo khi vải gần hết. Quan trọng hơn, nhờ tính giá thành, anh phát hiện một số đơn hàng mình đang lỗ do định mức vải sai. Anh liền điều chỉnh, kịp thời. Sau 4 tháng, lợi nhuận tăng 12%.

Những câu hỏi các bạn hay hỏi

Cài đặt phần mềm có khó không? Không, với Mepo chỉ cần tải về, chạy file setup, có hướng dẫn sẵn. Dễ lắm.

Dùng thử được không? Miễn phí bao lâu? Có, Mepo miễn phí hoàn toàn cho xưởng dưới 10 người, không giới hạn thời gian dùng thử.

Tính giá thành theo từng đơn hàng được không? Có, Mepo tự động tổng hợp chi phí nguyên vật liệu, nhân công cho từng lệnh sản xuất. Biết ngay lời lỗ.

Nếu xưởng không có internet thì sao? Vẫn dùng được. Mepo chạy offline hoàn toàn, dữ liệu lưu trên máy tính của bạn.

Sau này xưởng lớn hơn, có nâng cấp được không? Có, Mepo có bản trả phí cho xưởng trên 10 người. Nhưng bản miễn phí đã đủ xài cho quy mô nhỏ.

Dữ liệu của tôi có an toàn không? Là mã nguồn mở, bạn tự quản lý dữ liệu trên máy mình. Không lo bị mất, không lo lộ thông tin.

Lời khuyên cuối

Quản lý vật tư sản xuất trước kia với mình là cực hình. Nhưng từ khi chọn được công cụ phù hợp, mọi thứ nhẹ nhàng hẳn. Nếu bạn cũng đang đau đầu, lời khuyên chân thành: bắt đầu bằng một phần mềm miễn phí như Mepo. Xuống mepo.vn tải ngay, cài và dùng thử. Xưởng của bạn, cũng như của mình ngày xưa, xứng đáng được vận hành trơn tru. Không còn cảnh tối muộn ngồi gõ bàn phím, không còn cảnh mất hàng chục triệu vì sai sót.

Các bạn cứ thử đi, rồi quay lại kể mình nghe kết quả nhé. Chúc xưởng của bạn luôn trơn tru, hàng về đều, đơn ra nhanh!