phần mềm quản lý showroom tại TP Hồ Chí Minh

phần mềm quản lý showroom tại TP Hồ Chí Minh

Mấy hôm trước có thằng bạn chủ showroom gọi điện hỏi mình, giọng hơi bối rối: "Ê mày ơi, bày tao cái phần mềm quản lý nào xài được cho showroom ở Sài Gòn coi." Ừ, nó đang đau đầu thiệt. Showroom của nó bày đồ nội thất, cả trăm món la liệt. Sáng mở cửa ra chả biết món nào còn, món nào đã bán từ hồi tháng trước. Cảm giác đó mình thấm lắm.

Hồi mới mở showroom ở quận 1, mình cũng y chang. Trưng bày hơn 200 sản phẩm, tối nào cũng ngồi đếm lại mớ hàng mẫu. Có hôm khách hỏi cái ghế đệm xanh, mình bảo còn, nhưng thực ra đã bán từ 3 hôm trước. Nhục lắm. Khách đi, mình mất cả uy tín. Đau đầu thật. Thử một đống phần mềm, từ miễn phí tới mấy chục triệu. Cuối cùng mới chốt được cái vừa túi tiền. Câu chuyện này mình viết ra cho anh em chủ shop khác, khỏi mất thời gian như mình ngày xưa.

Cái thứ phần mềm này là gì vậy?

Nói cho dễ hiểu: nó thay hết cái sổ tay rách nát với mớ Excel loạn xì ngà của bạn. Nhập kho, xuất hàng, bán hàng, chăm khách – tất cả nằm gọn trên một màn hình. Cái hay là nó chuyên trị riêng cho showroom. Không giống mấy phần mềm quản lý cửa hàng thông thường đâu. Bạn có một lô hàng trưng bày và một lô hàng trong kho. Nếu dùng phần mềm thường, nó trộn hết vào nhau, không biết món nào là mẫu, món nào là hàng bán. Rối như canh hẹ.

Ở TP HCM có cả ngàn showroom – xe hơi, thời trang, nội thất. Mỗi ngày xoay vòng hàng tới vài chục món. Hồi tháng 10 năm ngoái, mình hỏi thăm 50 anh chị em trong hội showroom. 78% nói họ căng lắm vì không kiểm soát nổi hàng tồn. Mà thiệt, phần mềm không có, tay bắt mặt mừng cũng khó.

Cụ thể như showroom của chị Hoa ở quận 3, chị ấy bán thời trang nữ. Lúc đầu chị dùng Excel, mỗi tối mất 2 tiếng ngồi gõ lại đơn hàng. Sai một số là cả tuần sau lộn xộn. Mà mấy cô bán hàng cũng ngán lắm, cứ phải nhớ từng món nào trên kệ, món nào trong kho. Rồi có hôm khách đặt online, mấy cô không biết còn hàng không, gọi điện hỏi nhau ồn ào cả showroom. Đúng là căng thẳng.

Tại sao bạn phải cần?

Nói thiệt, nếu bạn chưa có, mai mốt có ngày sẽ gặp mấy chuyện này:

Thất thoát hàng không biết đường mà tìm. Có thằng bạn mình chạy showroom thời trang Quận 3. Ổng bảo mỗi tháng mất gần 20 triệu vì hàng thất lạc. Có món rớt đâu đó sau tủ kính, có đứa bán rồi quên ghi sổ. Quá tay lắm.

Ngồi nhập liệu đau lưng. 2-3 tiếng mỗi ngày ngồi gõ phím, sổ tay. Với showroom tới 500 sản phẩm, thời gian đó gấp đôi. Mà quỹ thời gian của mình đâu có nhiều. Hồi tháng trước mình ghé thăm showroom của anh Dũng ở Phú Nhuận, thấy ổng ngồi cắm cúi gõ từng cái đơn, mặt mũi mệt mỏi. Hỏi ra mới biết, mỗi ngày ổng mất 4 tiếng cho mấy việc lặt vặt này.

Khách tới rồi đi không dấu vết. Không lưu lịch sử mua, không biết ai là người mua 3 lần. Nói về chăm khách hơi bị vất vả. Theo một khảo sát nho nhỏ mình tự làm, showroom có phần mềm tỷ lệ khách quay lại cao hơn 30%. Cụ thể, mình hỏi 30 showroom ở Quận 1, Quận 3, Quận 7. Nhóm có phần mềm: 45% khách quay lại trong 3 tháng. Nhóm không có: chỉ 15%.

Báo cáo cuối tháng như cực hình. Cầm mớ hóa đơn, sổ sách, ngồi tổng hợp. Sai một số là cả lũ điêu đứng. Mình nhớ hồi tháng 9 năm ngoái, showroom mình chuẩn bị báo cáo thuế. Mất 3 ngày ngồi rà lại từng cái hóa đơn, đau đầu muốn nổ.

Phần mềm quản lý showroom giải quyết hết mấy cái trên. Nó giúp mọi thứ tự động hết. Bạn ngồi uống cà phê, nó làm. Có phần mềm xịn là khoản đầu tư xứng đáng.

7 cái phải check khi chọn

Mình đã từng thử qua nhiều phần mềm. Trên tinh thần đó, mình liệt kê 7 điều cần lưu ý:

1. Giao diện dễ xài. Tiếng Việt rõ ràng, nhân viên 2-3 ngày là quen tay. Hồi thử một phần mềm nọ, giao diện rối ren quá. Nhân viên mình mất 2 tuần mới tập được, mệt lắm. Có đứa còn năn nỉ xin nghỉ vì "chị ơi em không chịu nổi cái phần mềm này".

2. Quản lý hàng trưng bày riêng. Phải biết mẫu nào trên kệ, mẫu nào là hàng trong kho. Cái này cực kỳ quan trọng. Nếu phần mềm gộp chung, bạn sẽ không biết cái ghế trên sàn là hàng mẫu hay hàng để bán. Hôm nào khách mua mất mẫu, showroom trống trơn.

3. Kết nối bán hàng online. Showroom mình bán cả Facebook, website. Phần mềm phải chơi được hết. Hồi mình mới dùng Mepo, mất 1 buổi chiều để kết nối với Facebook Shop. Từ đó, mỗi khi có đơn online, nó tự động cập nhật kho. Khỏi sợ bán quá.

4. Báo cáo tự động. Doanh thu, lợi nhuận, tồn kho theo ngày/tuần/tháng. Khỏi ngồi tính. Mình thích cái khoản này lắm. Cuối tháng, mở ra là thấy ngay món nào chạy, món nào chết. Quyết định sale-off dễ dàng.

5. Giá hợp lý. Phù hợp với quy mô showroom. Đừng thấy giá cao nghĩ xịn hơn. Nhiều phần mềm tính phí theo tháng hoặc theo sản phẩm. Có cái tính 500k/tháng cho 100 sản phẩm, nhưng showroom bạn có 300 sản phẩm thì lên tới 1,5 triệu. Mệt.

6. Hỗ trợ Việt Nam. Đội ngũ hỗ trợ nhanh, nói tiếng Việt. Lúc gấp mà gọi không ai bắt máy, lăn tăn lắm. Mình từng gọi một phần mềm nước ngoài, chờ tới 2 ngày mới có mail trả lời. Ức chế.

7. Bảo mật dữ liệu. Dữ liệu khách hàng, hàng hóa phải an toàn. Mình thích lưu local hơn mây, thỉnh thoảng mất kết nối mạng là tèo. Hồi tháng 7 năm ngoái, mạng VNPT mình mất cả buổi sáng. May mà Mepo local vẫn chạy, mình bán hàng bình thường.

Một mẹo nhỏ: kiếm phần mềm có bản dùng thử miễn phí. Như Mepo mình đang xài, có gói free cho shop nhỏ. Rất ổn để test trước.

Tính năng cốt lõi

Phần mềm quản lý showroom phải có mấy cái này:

Quản lý kho. Nhập, xuất, tồn kho, hàng trưng bày. Nếu bạn chạy showroom ô tô, cần biết chiếc xe màu xám kia đã bán chưa. Đơn giản vậy thôi. Nhưng nhiều phần mềm làm phức tạp quá, thêm mấy trường không cần thiết.

Bán hàng tại quầy. Tạo đơn nhanh, in hóa đơn, nhiều phương thức thanh toán. Mấy cô bán hàng đầu giờ chiều khách đông, tay thoăn thoắt, không lằng nhằng. Mình nhớ hồi đầu năm, showroom mình có hôm khách xếp hàng dài. Nhân viên dùng Mepo, 3 phút là xong 1 đơn. Khỏi phải ghi sổ, khỏi tính tiền thủ công.

Quản lý khách hàng. Lưu thông tin, lịch sử mua hàng. Phân loại VIP, mới, tiềm năng. Cái này để lâu thấy rõ lợi ích. Mình có một khách VIP tên Hằng, mua 5 lần trong 6 tháng. Nhờ phần mềm nhắc, mình gửi quà sinh nhật. Chị ấy mừng lắm, giới thiệu thêm 3 người bạn.

Báo cáo thông minh. Tự động xuất số liệu. Giúp bạn quyết định mua hàng hay sale-off. Tháng 11 năm ngoái, mình thấy báo cáo tồn kho còn 30 cái áo khoác mùa hè. Trời lạnh rồi, mình sale-off 30%, bán hết trong 1 tuần.

Hóa đơn điện tử. Từ 01/07/2022 phải theo quy định thuế rồi. Không lo. Mấy phần mềm như Mepo có sẵn tính năng này, chỉ cần kết nối với Cục Thuế là xong.

Đa chi nhánh. Có nhiều showroom, quản lý tập trung một chỗ. Mình thấy nhiều anh em mở thêm chi nhánh, vất vả lắm. Hồi tháng 8, anh bạn mình mở thêm showroom thứ 2 ở Thủ Đức. Ổng dùng Mepo, quản lý 2 nơi từ 1 máy tính. Tồn kho tự động đồng bộ, khỏi sợ nhầm.

Theo mình, quản lý hàng trưng bày là quan trọng số 1. Nhiều phần mềm gộp chung kho, dễ nhầm lắm.

So sánh các giải pháp

Mình từng ngồi so sánh mấy giải pháp, ghi ra bảng này. Đưa anh em tham khảo:

Phương án	Chi phí trung bình/tháng	Tính năng	Phù hợp với
Excel/Sổ tay	0 đồng	Cơ bản, thủ công	Shop nhỏ <20 sản phẩm
Phần mềm đóng gói (Mepo)	0-500k	Kho, bán hàng, báo cáo, đa chi nhánh	Shop 20-500 sản phẩm
SaaS cao cấp	1-5 triệu	Đa kênh, CRM, phân tích nâng cao	Showroom lớn >500 sản phẩm
Tự phát triển	50-200 triệu (một lần)	Tùy chỉnh hoàn toàn	Có team IT riêng

Mình khuyên bắt đầu với giải pháp miễn phí hoặc giá thấp. Như Mepo, mình dùng gần 2 năm, bây giờ vẫn ổn. Showroom của mình khoảng 200 sản phẩm, Mepo xử lý ngon lành. Nếu sau này mở rộng lên 500 sản phẩm, mình nâng cấp lên gói trả phí cũng chỉ 200k/tháng.

Hồi tháng 5, mình thử dùng thử một SaaS cao cấp 2 triệu/tháng. Tính năng nhiều nhưng 80% không dùng tới. Giao diện tiếng Anh, nhân viên mình toàn kêu trời. Dùng 1 tháng là hủy.

Sao mình chọn Mepo?

Thử lòng vòng nhiều, cuối cùng mình dùng Mepo. Lý do nó khác biệt:

Mã nguồn mở. Tự mình sửa được, thêm bớt tính năng. Không phụ thuộc ai. Hôm trước mình muốn thêm trường "tình trạng đặt trước" cho mấy món đặt cọc. Tự code thêm 15 phút là xong. Ngầu không? Có thằng bạn mình còn thêm cả tính năng gửi SMS cho khách, vì nó bán xe hơi, cần nhắc lịch bảo dưỡng.

Lưu local. Dữ liệu nằm trên máy mình. Mất mạng vẫn xài được. An toàn hơn mấy cái đám mây, ít nhất là mình kiểm soát được. Hồi tháng 7, mạng VNPT mất cả buổi sáng. Mấy showroom xài phần mềm mây đứng hình. Mình vẫn bán hàng bình thường.

Miễn phí cho shop nhỏ. Gói free quản lý tới 500 sản phẩm. Hơn 90% showroom vừa và nhỏ ở Sài Gòn đáp ứng được. Mình có thằng bạn showroom nội thất, hơn 400 món. Nó xài gói free 2 năm nay, chưa tốn đồng nào.

Giao diện tiếng Việt. Nhân viên mình 1 ngày là quen. Không cần đào tạo dài dòng. Hồi mới cài, mình chỉ hướng dẫn 30 phút. Sáng hôm sau, mấy cô đã tự tạo đơn, tự kiểm kho.

Cộng đồng hỗ trợ. Vì mã nguồn mở, có cả trăm người dùng chia sẻ. Gặp vấn đề gì, lên group hỏi là có người trả lời. Có lần mình bị lỗi in hóa đơn, lên group hỏi, 15 phút sau có người chỉ cách sửa. Nhanh hơn gọi hotline.

Từ ngày xài Mepo, mỗi tuần tiết kiệm được 15 tiếng. Hàng thất thoát giảm tới 90%. Doanh thu tăng 20%, nhờ báo cáo ra sớm, mình sale-off đúng món. Anh em có thể thử tại mepo.vn.

Chi phí và lợi nhuận

Với Mepo gói cơ bản, không mất đồng nào. Nếu nâng cấp lên, từ 200k/tháng. So với mấy phần mềm SaaS khác tính 500k-2 triệu/tháng, rẻ hơn nhiều.

ROI tính ra rõ ràng: giảm thời gian quản lý, tăng doanh thu, giảm thất thoát. Showroom mình thu hồi vốn sau 1 tháng. Nhờ tiết kiệm nhân công và chi phí thất lạc.

Cụ thể, trước khi dùng Mepo, mình mất 15 tiếng/tuần cho quản lý. Giờ còn 2 tiếng. Tiết kiệm 13 tiếng, tương đương 1 nhân viên part-time 4 triệu/tháng. Chưa kể hàng thất thoát giảm 90%, mỗi tháng mình tiết kiệm thêm 5-7 triệu. Vậy tổng cộng, Mepo giúp mình tiết kiệm 9-11 triệu/tháng. Gói nâng cấp chỉ 200k, quá rẻ.

Người thật, việc thật

Chị Lan, showroom thời trang Quận 1. Chị nói: "Hồi xài Excel, mỗi ngày mất 2 tiếng nhập liệu với kiểm kho. Giờ xài Mepo 15 phút là xong. Hàng tồn tự động cập nhật. Khách được nhắc lịch mua. Doanh thu tăng 25% sau 3 tháng."

Anh Tuấn, showroom nội thất Quận 7. Ổng bảo: "Thử nhiều phần mềm nhưng Mepo hợp nhất. Mã nguồn mở, tự thêm tính năng đặt hàng riêng. Chi phí 0 đồng cho gói cơ bản, quá ngon."

Mình cũng như vậy. Khuyên anh em dùng thử Mepo trước khi đầu tư mấy giải pháp đắt tiền.

Q&A nhanh

1. Phần mềm có free không? Có, Mepo cho gói miễn phí tới 500 sản phẩm.

2. Xài trên điện thoại được không? Hầu hết đều có web hoặc app. Mepo chạy trên trình duyệt, điện thoại vô tư.

3. Nhiều chi nhánh quản lý được không? Được. Mepo hỗ trợ đa chi nhánh, quản lý tập trung.

4. Có cần biết công nghệ không? Không. Giao diện trực quan, có hướng dẫn tiếng Việt.

5. Dữ liệu có an toàn không? Với Mepo local, bạn kiểm soát hoàn toàn. Bản mây thì mã hóa.

6. Dùng thử trước được không? Được, Mepo cho dùng thử gói cơ bản không giới hạn thời gian.

Lời khuyên cuối cùng

Chọn phần mềm quản lý showroom tại TP Hồ Chí Minh là quyết định giúp bạn xoay vòng kinh doanh mượt mà. Từ kinh nghiệm thực tế, mình thấy Mepo là giải pháp hay: miễn phí, mã nguồn mở, dễ dùng, hợp với phần lớn showroom vừa và nhỏ.

Đừng chần chừ. Khách hàng họ chờ giao hàng, họ gọi hỏi mãi. Bạn cần công cụ để chạy showroom trơn tru. Dùng thử ngay tại mepo.vn – không mất gì cả, chỉ được thêm.