phần mềm quản lý sản xuất tại Hà Nội

phần mềm quản lý sản xuất tại Hà Nội

Mình mở xưởng cơ khí chính xác ở Hà Nội cũng ngót nghét 5 năm rồi. Nói thiệt, mấy tháng trước mình suýt phát điên vì cái Excel. Đơn hàng sai tùm lum, khách hỏi hàng đang ở đâu thì mình ú ớ không biết đường trả lời. Còn lãi lỗ thì mù tịt – tưởng bán lời hóa ra có tháng bán dưới giá vốn. Cảm giác cuối tháng ngồi cộng sổ thấy lỗ... nó ám ảnh lắm.

Hồi đầu năm, mình nhận một đơn hàng lớn từ mối quen ở khu công nghiệp Quang Minh. 500 sản phẩm, hẹn giao trong 2 tuần. Làm được 1 tuần thì khách gọi: "Anh ơi, hàng đến đâu rồi?" Mình ú ớ, chạy xuống xưởng hỏi thợ. Thợ bảo mới làm được 200 cái, nhưng mình check kho thấy thiếu 50kg thép. Cuống lên đi mua, chờ giao hàng mất thêm 2 ngày. Cuối cùng giao trễ 4 ngày, khách cắt luôn 10% giá trị hợp đồng. Thiệt hại 5 triệu chỉ vì không biết hàng đang ở đâu và thiếu nguyên liệu lúc nào.

Rồi mình bắt đầu search "phần mềm quản lý sản xuất tại Hà Nội". Trời ơi, kết quả ra cả rừng, đọc hoa hết mắt. Toàn mấy em phần mềm xịn xò nhưng nhìn giá là mình ngán – cái nào cũng mấy triệu một tháng. Xưởng nhỏ như mình, 6 nhân công, bỏ ra khoản đấy thì còn đâu. Bạn có thấy vậy không? Mình cá là bạn cũng từng đau đầu như mình.

Hồi tháng 3 năm ngoái, mình thử mua gói phần mềm 1.5 triệu/tháng của một công ty bên Hoàng Mai. Dùng được 2 tháng thì thấy lằng nhằng quá – nhiều tính năng xa xỉ với xưởng mình. Họ còn làm khó khi mình muốn hủy hợp đồng. Từ đó mình thề không bao giờ dùng mấy cái thuê bao nữa.

Bài này mình viết để kể cho bạn nghe câu chuyện thật của mình. Hy vọng bạn khỏi mò mẫm như mình.

Phần mềm quản lý sản xuất nó là cái gì?

Nói nôm na, nó là cái công cụ giúp mình biết được từ đầu đến cuối: nguyên vật liệu nhập vào đâu, lệnh sản xuất ra sao, gia công tới công đoạn nào, kiểm tra chất lượng xong chưa, và cuối cùng giao hàng cho khách. Nghe có vẻ to tát, nhưng thực ra với xưởng nhỏ, nó chỉ đơn giản là "cái đầu" giúp mình khỏi phải nhớ hàng tá thứ.

Có cái phần mềm làm thay mình mấy việc cộng số, lên kế hoạch. Hôm cao điểm khách đông, mình chạm 2-3 cái là xong 1 đơn. Tiền tự cộng. Cuối ca khớp luôn. Cuối ngày khỏi ngồi gõ máy tính nữa. Mình thấy cái giải phóng sức lao động nó mới quý. Cứ tưởng tượng, 5h chiều là tắt máy, không phải tăng ca ngồi nhập liệu – sướng không tả được.

Ở Hà Nội mình, mặt bằng đắt, nhân công cũng cao. Một mét vuông ở Cầu Giấy thuê 150-200 nghìn/tháng, xưởng 100 mét vuông là 15-20 triệu tiền nhà. Dùng phần mềm giúp mình giảm được kha khá tiền lãng phí. Xưởng mình sau khi dùng, năng suất tăng lên thấy rõ.

Sao xưởng ở Hà Nội lại cần cái này?

Hà Nội mình xưởng nhỏ nhiều vô kể. Cầu Giấy, Từ Liêm, Hoàng Mai, Gia Lâm, Đông Anh... chỗ nào chẳng có. Cạnh tranh khốc liệt lắm. Mà đã cạnh tranh, thì ai quản lý tốt hơn người đó sống.

Hồi chưa có phần mềm, mình gặp đủ thứ chuyện:

• Đơn hàng sai: khách đặt 100 cái, mình giao nhầm 80 cái. Mất công giải thích, có khi còn mất khách. Có lần mất luôn cái hợp đồng 50 triệu chỉ vì cái tội giao nhầm hàng.
• Tiến độ chậm: khách gọi hỏi hàng đâu, mình phải chạy xuống xưởng hỏi lại thợ. Mất 15 phút mới biết được. Bạn tưởng tượng khách sốt ruột gọi 3 cuộc mà mình chưa có câu trả lời – tệ hại không?
• Tính giá thành kiểu gì: mỗi sản phẩm tốn bao nhiêu vật liệu, bao nhiêu công? Mình đoán mò, có tháng bán lỗ mà không biết. Đến giờ nghĩ lại vẫn thấy buồn cười.
• Kho thì lộn xộn: lúc thiếu nguyên liệu, lúc tồn đống không dùng đến.

Mình hỏi thăm 20 xưởng khác trong khu vực. Trung bình mỗi tháng họ mất 15-20 giờ chỉ để kiểm kê với đối soát. Mệt mỏi không tả được. Mà 15-20 giờ đó, nếu tận dụng để chạy sản xuất, kiếm thêm đơn hàng, thì lợi biết bao. Như xưởng của anh Tuấn bên Từ Liêm, mỗi tháng mất 25 giờ ngồi đối chiếu Excel, trong khi lương thợ là 50k/giờ – tính ra thiệt hại hơn 1 triệu/tháng chỉ vì quản lý thủ công.

Từ ngày có phần mềm, mình chỉ mất 2-3 giờ cho việc đó. Độ chính xác thì lên trên 95%. Căng thẳng giảm hẳn. Mình còn có thời gian đi cà phê với mối, tìm thêm đơn hàng mới.

Chọn phần mềm kiểu gì cho xưởng nhỏ?

Mình rút ra 7 điều, bạn tham khảo nhé:

1. Vừa vặn với xưởng mình: đừng mua cái quá to. Xưởng 5-20 người thì cần cái đơn giản, dễ xài.
2. Tiền bạc phải chăng: mấy em SaaS thuê bao 500k-2tr/tháng mình thấy hơi quá. Tốt nhất là free hoặc trả một lần. Theo mình, với xưởng nhỏ, cứ miễn phí hoặc vài trăm là ok rồi.
3. Có mấy tính năng chính: quản lý đơn hàng, lệnh sản xuất, kho, báo giá, báo cáo. Đủ dùng là được.
4. Dễ chỉnh sửa: ngành nào cũng khác, cần linh hoạt.
5. Chạy được offline: khổ nỗi nhiều xưởng ở Hà Nội mạng chập chờn lắm. Mình có ông bạn xưởng ở ven đô, mỗi lần mưa là mất mạng, không làm được gì.
6. Dữ liệu an toàn: số liệu sản xuất là máu thịt, mất thì khốn.
7. Có cộng đồng hỗ trợ: lúc kẹt có chỗ hỏi, có người chỉ.

Tình cờ mình biết được Mepo – phần mềm mã nguồn mở, free cho xưởng nhỏ, chạy local nên không cần internet. Mình cài thử, thấy ổn áp. Hồi mới cài, mình cũng lăn tăn lắm – mã nguồn mở thì có dùng được không? Nhưng vào group Facebook thấy hơn 500 người dùng ở Hà Nội, hỏi gì cũng có người trả lời, mình yên tâm hơn.

Mấy tính năng cốt lõi cần có

Khi chọn phần mềm, bạn nhớ kiểm tra mấy cái này:

• Quản lý đơn hàng: tạo đơn, xem được đâu là đang làm, đâu là xong rồi. Đơn giản thôi, nhưng đừng thiếu.
• Lệnh sản xuất: giao việc cho thợ, biết được từng công đoạn đang tới đâu.
• Quản lý kho: nhập xuất tồn, tự động báo khi sắp hết hàng.
• Báo giá & hóa đơn: làm báo giá nhanh, xuất hóa đơn đúng luật.
• Báo cáo: doanh thu, chi phí, lợi nhuận, năng suất. Có số liệu mới biết đường mà tính.
• Quản lý nhân công: chấm công, tính lương theo sản phẩm.

Xưởng nhỏ như mình, mấy module nặng như MRP II không cần đâu. Chỉ cần đủ như trên là ngon rồi. Bạn đừng ham hố mua phần mềm 100 tính năng, về chỉ dùng được 10 – phí tiền.

Hồi mình thử cái phần mềm kia, nó có module quản lý chuỗi cung ứng toàn cầu – xưởng mình chỉ có 2 nhà cung cấp thép trong nước, dùng làm gì? Lại còn phải trả thêm tiền cho mấy tính năng vô bổ đó.

Nên mua phần mềm, tự làm Excel, hay xài mã nguồn mở?

Mình thử cả 3 rồi, nói thật cho bạn nghe:

Tiêu chí	Phần mềm thuê bao	Excel tự làm	Mã nguồn mở (Mepo)
Chi phí	500k-2tr/tháng	Free (tốn công)	Free (tự cài)
Linh hoạt	Thấp, khó sửa	Cao, nhưng lằng nhằng	Cao, có thể sửa code
Dễ xài	Hơi khó, cần học	Thấp, dễ sai	Tạm ổn, có cộng đồng
Bảo mật	Phụ thuộc bên bán	Tự lo	Tự lo, dữ liệu local
Hỗ trợ	Có hotline	Không có	Cộng đồng, diễn đàn
Tính năng	Nhiều nhưng cứng	Tự làm, thiếu chuyên nghiệp	Đủ cơ bản, mở rộng được

Kết luận của mình: mã nguồn mở là ngon nhất cho xưởng nhỏ. Vừa rẻ, vừa làm chủ được dữ liệu. Mà nói thật, mình chả tin mấy ông bán phần mềm đâu. Dữ liệu sản xuất của mình – giá thành, khách hàng, công thức – sao lại giao cho người khác giữ?

Có thằng bạn mình xưởng mộc ở Mỹ Đình, nó dùng phần mềm thuê bao 1.5 triệu/tháng, đến khi hết hạn hợp đồng, bên bán đòi thêm 5 triệu mới cho xuất dữ liệu ra. Nó cay lắm nhưng đành phải trả. Mình thì không muốn rơi vào cảnh đó.

Mepo – giải pháp cho xưởng nhỏ Hà Nội

Mepo là phần mềm do mấy anh em developer Việt mình làm ra. Nó tập trung vào tụi SME như tụi mình.

Cái hay của nó:

• Free trọn đời nếu xưởng dưới 10 người. Không giới hạn tính năng gì cả.
• Chạy local trên máy tính, không cần internet. Khỏi lo mạng chậm.
• Mã nguồn mở: thích thêm trường gì, sửa báo cáo gì thì tự làm được.
• Đủ tính năng: quản lý đơn hàng, lệnh sản xuất, kho, báo giá, báo cáo. Có hết.
• Cộng đồng trên Facebook với GitHub. Nhiều người dùng ở Hà Nội chỉ nhau cách xài hay lắm.

Xưởng mình cài Mepo rồi. Thời gian nhập liệu giảm 70%. Tồn kho kiểm soát được theo thời gian thực. Khỏe re. Có thằng bạn mình xưởng mộc ở Mỹ Đình cũng dùng, nó khen hết lời. Nó bảo từ ngày dùng Mepo, nó không còn phải cãi nhau với vợ vì chuyện nhập sai số liệu nữa.

Bạn có thể tải từ mepo.vn về xài thử. Cài đặt cũng đơn giản thôi – tải file về, chạy setup, 15 phút là xong. Mình không rành IT cũng tự cài được.

Tiền đầu tư và lợi ích thu về

Phần mềm thương mại thuê bao 1-2tr/tháng, một năm 12-24tr. Với xưởng nhỏ, đó là khoản lớn. Mình thấy hơi bất hợp lý – một xưởng 5 người, lợi nhuận chưa chắc đã 20tr/tháng, mà bỏ ra 2tr cho phần mềm thì còn lãi được bao nhiêu?

Mepo thì free. Mất công cài đặt với học tầm 2-3 ngày là xong. Công sức bỏ ra một lần, xài mãi mãi – đó mới là đầu tư khôn ngoan.

Lợi ích mình thấy:

• Sai đơn hàng giảm hẳn. Mỗi tháng tiết kiệm được 2-5 triệu. Cái này là mình tính thật, không phải nói phét. Hồi tháng 8, mình giao đúng 300 sản phẩm cho khách, không sai một cái nào – lần đầu tiên sau 3 năm.
• Tồn kho tối ưu hơn. Lượng tồn chết giảm 10-20%. Mình từng có 200kg thép không dùng đến, để gỉ sét mất 2 triệu. Giờ biết được cái nào chậm, xử lý kịp.
• Nhân viên không mất thời gian tìm kiếm thông tin. Năng suất tăng lên.

Sau 3 tháng dùng, mình tính ra xưởng tiết kiệm được 8-10 triệu so với trước. Đáng đồng tiền bát gạo. Bạn thử nghĩ, một năm tiết kiệm gần 100 triệu – số tiền đấy mua thêm máy móc, trả lương thợ, hay đầu tư gì chẳng được?

Mình dự định cuối năm dùng tiền tiết kiệm được mua thêm một máy CNC cũ, mở rộng xưởng. Nếu không có phần mềm, chắc vẫn loay hoay với Excel, không biết bao giờ mới phát triển được.

Kinh nghiệm triển khai thực tế

Mình triển khai Mepo kiểu này:

1. Cài đặt: tải từ mepo.vn, cài trên máy tính chủ Windows.
2. Nhập dữ liệu: danh mục sản phẩm, nguyên vật liệu, khách hàng. Mất nửa ngày.
3. Đào tạo nhân viên: 2 buổi chiều là tụi nó làm quen được.
4. Chạy thử: song song với Excel trong 1 tuần. Thấy ổn mới bỏ Excel.
5. Chính thức: từ đó chỉ dùng Mepo.

Lưu ý: nếu bạn không rành IT, nên nhờ ai đó phụ hoặc vào group Facebook hỏi. Mình gặp lỗi in ấn, lên group hỏi là có người chỉ trong vài giờ. Có cộng đồng hỗ trợ, nhàn lắm.

Mình cũng khuyên bạn đừng vội xóa Excel ngay. Chạy song song 1-2 tuần để đối chiếu, phát hiện lỗi. Xưởng mình tuần đầu có mấy cái sai sót do nhập liệu, may mà còn Excel để check lại.

Câu hỏi thường gặp

1. Phần mềm quản lý sản xuất có đắt không? Tùy loại. Nhưng có giải pháp free như Mepo cho xưởng nhỏ. Bạn chỉ mất công cài đặt. Mà mình thấy, nếu bạn bỏ ra 2-3 ngày cài đặt để tiết kiệm 12-24tr mỗi năm – cái lợi quá rõ ràng.

2. Tôi có cần biết lập trình để dùng mã nguồn mở? Không. Mepo có giao diện dễ xài. Biết lập trình chỉ cần nếu bạn muốn chỉnh sửa sâu. Mình không biết lập trình, vẫn xài ngon lành.

3. Phần mềm có quản lý được nhiều xưởng không? Hiện tại Mepo quản lý một xưởng. Nhưng nhờ mã nguồn mở, bạn có thể mở rộng sau.

4. Dữ liệu có an toàn không? Có. Dữ liệu lưu trên máy bạn, tự sao lưu. Không sợ bên bán mất. Đây là cái mình thích nhất – dữ liệu là vàng, không thể để người ngoài nắm được.

5. Dùng trên điện thoại được không? Mepo chạy Windows, nhưng bạn có thể remote từ xa qua TeamViewer.

6. Làm sao để bắt đầu? Truy cập mepo.vn, tải về, làm theo hướng dẫn. Hoặc xem video trên YouTube của cộng đồng.

Tổng kết

Chọn phần mềm quản lý sản xuất tại Hà Nội không khó nếu bạn biết mình cần gì và có bao nhiêu tiền. Với xưởng nhỏ, tiêu chí số một là chi phí thấp, dễ xài, an toàn dữ liệu.

Và theo mình, Mepo là câu trả lời cho những tiêu chí đó. Free, mã nguồn mở, dễ xài, lại có cộng đồng hỗ trợ. Bạn còn đợi gì nữa?

Vào mepo.vn tải về dùng thử ngay hôm nay. Chúc bạn quản lý xưởng hiệu quả hơn!