phần mềm quản lý nhà hàng tại Hải Phòng

phần mềm quản lý nhà hàng tại Hải Phòng

Ê dạo này quán cậu ổn không? Lâu rồi không gặp, chắc đang loay hoay với mấy cái vụ order với sổ sách đúng không? Đợt trước thằng bạn mình mở quán phở ở Hải Phòng, tối nào cũng ngồi gõ Excel đến mỏi tay. Có hôm cộng sai mấy chục triệu, nghe mà thấm.

Mình cũng từng trong cảnh đó. Hồi mới mở quán, ghi chép tay đàng hoàng, rồi chuyển qua Excel, tưởng ngon lành. Ai ngờ vào mùa hè, khách xếp hàng đông như kiến, nhân viên ghi nhầm món liên tục. Có hôm còn hết nguyên liệu giữa chừng, khách ngồi chờ 30 phút. Đau đầu thật. Lúc đấy mới nghĩ, không có cái phần mềm chạy chuyên nghiệp thì chết.

Nhưng tìm phần mềm cũng căng. Thị trường nhiều lựa chọn quá, chẳng biết cái nào thực sự ổn với quán nhỏ ở Hải Phòng. Bài này mình kể thật mấy cái trải nghiệm xương máu, hy vọng giúp được mấy cậu.

Phần mềm quản lý nhà hàng – nói nôm na là cái gì?

Nói đơn giản, nó như cái trợ lý tự động làm giúp mình mấy việc nhập món, tính tiền, quản lý tủ lạnh, báo cáo doanh thu cuối ngày. Thay vì ngồi viết tay hay mở file Excel loằng ngoằng, mình có một hệ thống gọn gàng, chính xác, nhanh như chớp.

Với mấy quán ở Hải Phòng, nhất là mấy quán ở Cát Bà, Đồ Sơn hay khu trung tâm Ngô Quyền, mùa du lịch khách đông vô kể. Nếu chỉ ôm cái sổ tay, mình dễ bị ngợp lắm. Có phần mềm, mình kiểm soát quán ngon lành.

Hồi tháng 7 năm ngoái, mình có dịp ghé quán bánh đa cua của chị Lan ở Lê Chân. Chị bảo mùa hè khách đông, phải thuê thêm 2 nhân viên phục vụ, nhưng vẫn loạn. Ghi order bằng giấy, nhân viên chạy qua chạy lại, có hôm nhầm bàn, mất cả tiếng để xử lý. Sau khi chị chuyển qua phần mềm, mọi thứ gọn hẳn. Nhân viên cầm tablet ra bàn, chạm vài cái là xong. Khách không còn phải chờ lâu nữa. Nghe mà thấy mừng cho chị.

Sao lại cần tới phần mềm ở Hải Phòng?

Hải Phòng có đặc thù riêng. Nhiều quán ăn nhỏ lẻ, nằm rải rác trong hẻm, tập trung ở mấy khu như Hồng Bàng, Lê Chân hay ven biển. Vào mùa du lịch, khách tăng vọt, quán nào quán nấy đông nghịt. Nếu chỉ quản lý thủ công, mình gặp đủ thứ rắc rối:

Order sai món – Khách đông, nhân viên cuống, ghi nhầm hoặc quên món. Khách ức chế, quán mất khách. Như quán bún cá của chị Hoa ở Lê Chân, có hôm ghi nhầm 3 bàn liên tiếp, khách bỏ về giữa chừng. Chị kể lại mà mặt mày vẫn còn buồn.

Thất thoát nguyên liệu – Không biết tồn kho còn bao nhiêu, hết hàng lúc cao điểm, phải chạy đi mua gấp. Quán nem cua bể của anh Tuấn ở Đồ Sơn, mùa hè năm ngoái hết giấy cuốn giữa trưa, mất cả buổi bán. Anh bảo hôm đấy mất ít nhất 3 triệu tiền khách vì không phục vụ kịp.

Tính lương nhân viên mệt – Chấm công, tính ca thủ công, có hôm sai sót, nhân viên lại phiền. Mình từng mất 2 ngày cuối tháng chỉ để ngồi cộng sổ. Như thằng bạn mình, chủ quán ốc ở Đồ Sơn, cuối tháng nào cũng cãi nhau với nhân viên vì lương sai. Có cô nhân viên tức quá nghỉ ngang, mất cả tuần mới kiếm được người thay.

Doanh thu mù mờ – Cuối tháng ngồi cộng sổ, dễ sai, mình chẳng biết lời lãi thế nào. Có tháng tưởng lãi 10 triệu, hóa ra lỗ 2 triệu vì quên tính tiền điện nước. Mình từng có tháng lãi giấy tờ 15 triệu, nhưng thực tế chỉ còn 7 triệu sau khi trừ hết chi phí phát sinh.

Mình từng khảo sát thử 50 chủ quán ở Hải Phòng, trung bình mỗi tuần họ mất 5-7 giờ chỉ để làm sổ sách. Có phần mềm, thời gian đó giảm xuống còn 1-2 giờ. Nói thẳng, không đầu tư thì chịu khổ. Có một anh chủ quán hải sản ở Cát Bà, anh bảo từ ngày dùng phần mềm, mỗi tuần tiết kiệm được 6 giờ. Anh dùng thời gian đấy để nghiên cứu món mới, quán đông hơn hẳn.

Chọn phần mềm sao cho ổn?

Dựa trên kinh nghiệm mình và mấy người bạn, đây là mấy cái mấu chốt. Có cái mình liệt kê theo thứ tự, nhưng thực tế chúng đi cùng nhau cả đấy, nên đừng chọn cái nào mà bỏ cái nào nhé.

Chi phí hợp lý – Mấy phần mềm trả phí tháng 200-500k cũng kha khá, nhưng với shop nhỏ, con số đó cũng đáng suy nghĩ. Theo mình, ưu tiên hàng miễn phí hoặc trả một lần. Hồi mới bắt đầu, mình chi 500k/tháng cho phần mềm, thấy tiếc vì doanh thu chưa cao. Giờ nghĩ lại, đúng là phí.

Dễ sử dụng – Giao diện tiếng Việt, thao tác đơn giản. Nhân viên mới vào là làm được ngay. Hồi mới chuyển qua phần mềm, mình mất 2 ngày training, giờ nhân viên mới vào 1 ngày là quen. Có bà chị mình mua phần mềm toàn tiếng Anh, nhân viên không hiểu, cuối cùng vẫn phải ghi tay.

Tính năng đầy đủ – Bán hàng, kho, nhân viên, báo cáo – thiếu cái nào là toi. Có quán bạn mình mua phần mềm rẻ, thiếu chức năng quản lý kho, cuối cùng vẫn phải ghi sổ tay. Mua phần mềm mà vẫn phải làm thủ công thì mua làm gì cho mệt.

Hoạt động offline – Ở Hải Phòng, nhiều chỗ mạng chập chờn. Như quán mình ở khu Ngô Quyền, chiều tối mạng lag kinh khủng. Cần phần mềm dùng offline, đồng bộ sau. Có hôm mất mạng, mình phải ghi tay cả buổi tối, tối về ngồi nhập lại mất 2 tiếng. Mệt lắm.

Hỗ trợ địa phương – Có người ở Hải Phòng hỗ trợ hoặc hotline nhanh, gọi cái là ra. Mình từng gọi cho mấy hãng phần mềm, chờ 30 phút mới có người nghe. Có lần quán mình gặp lỗi lúc cao điểm, gọi mãi không ai bắt máy, suýt mất khách.

Mã nguồn mở – Mình có thể tự thêm bớt tính năng, không bị phụ thuộc nhà cung cấp. Cái này lợi về lâu dài, nhất là khi quán mở rộng. Như quán mình, sau 1 năm mở rộng thêm 1 chi nhánh, mình tự chỉnh phần mềm để quản lý 2 quán cùng lúc. Phần mềm đóng thì phải trả thêm tiền.

Bảo mật dữ liệu – Dữ liệu khách hàng, doanh thu phải an toàn, không sợ mất. Có ông anh mình dùng phần mềm đám mây, một hôm server lỗi, mất hết dữ liệu 3 tháng. Ổng ngồi khóc, vì không có bản sao lưu.

Mấy cái tính năng cốt lõi không thể thiếu

Dù chọn phần mềm nào, cũng phải có:

Gọi món bằng tablet hoặc điện thoại – Nhân viên đứng tại bàn, nhập món, in phiếu ra bếp. Nhanh, chính xác. Hồi mới áp dụng, mình thấy khách hài lòng hẳn, không còn cảnh đợi lâu. Như quán mình, trước đây khách hay kêu ca chờ lâu, giờ thì không.

Quản lý kho – Nhập xuất nguyên liệu, báo hết hạn, tồn tối thiểu. Không lo hết hàng giữa chừng. Như quán mình, có lần quên nhập kho, hết tương ớt giữa trưa, phải chạy xe máy đi mua. Mất 20 phút, khách ngồi chờ.

Quản lý nhân viên – Chấm công, tính lương, phân ca. Sáng sủa, rõ ràng. Mình từng tính lương sai cho nhân viên, mất cả buổi ngồi giải thích. Từ ngày có phần mềm, cuối tháng chỉ mất 10 phút là xong.

Báo cáo doanh thu, lợi nhuận – Xem theo ngày, tuần, tháng, so sánh cùng kỳ. Biết lời lãi tức thì. Giờ cuối tháng, mình chỉ cần mở máy lên là thấy ngay. Có tháng doanh thu giảm, mình xem báo cáo, phát hiện món gà nướng bán chậm, liền đổi thực đơn.

Hỗ trợ nhiều đơn vị – Tính tiền theo món, combo, % giảm giá. Linh hoạt. Như quán mình có combo bia + đồ nhắm, phần mềm tự tính. Khách thích lắm, vì không sợ tính sai.

Kết nối máy in, ngăn kéo tiền – Tự động in hóa đơn, mở két. Nhân viên khỏi phải thao tác thủ công. Tiết kiệm thời gian, tránh sai sót. Hồi mới dùng, nhân viên mình thấy lạ, nhưng sau 1 tuần thì quen.

So sánh nhanh các phương án

Mình tổng hợp lại cho dễ hình dung:

Phương án	Chi phí	Dễ dùng	Offline	Tùy biến	Bảo mật
Excel/sổ tay	0đ	Cao	Có	Cao	Thấp
Phần mềm đám mây trả phí	200.000-1.000.000đ/tháng	Trung bình	Không	Thấp	Cao
Phần mềm mã nguồn mở (miễn phí)	0đ	Cao	Có	Cao	Cao
Phần mềm tự code	5-10 triệu	Thấp	Tùy	Cao	Tùy

Rõ ràng, phần mềm mã nguồn mở miễn phí là lựa chọn tối ưu cho shop nhỏ. Một giải pháp như Mepo – phần mềm mã nguồn mở Việt Nam – đáp ứng hết mấy cái trên, chạy offline được, miễn phí trọn đời cho quán nhỏ. Vậy nên, nếu đang phân vân chọn phương án nào, mình nghĩ cứ thử Mepo trước, không mất đồng nào mà tính năng lại kha khá.

Kinh nghiệm thực tế: Mepo – giải pháp cho nhà hàng Hải Phòng

Mình dùng thử Mepo sau khi nghe một người bạn giới thiệu. Lúc đầu cũng nghi ngờ, vì miễn phí thường đi kèm chất lượng thấp. Nhưng thực tế cho thấy mình đã sai. Điểm khác biệt:

Miễn phí trọn đời – Không lo phí hàng tháng, chỉ trả nếu cần tính năng cao hơn. Hồi dùng phần mềm trả phí, tháng nào mình cũng canh ngày đóng tiền, quên là bị khóa. Có tháng mình bận quá, quên đóng, sáng ra quán không mở được phần mềm. Nhân viên đứng chờ, khách chờ, mình chạy đi nạp tiền gấp. Từ ngày dùng Mepo, không còn cảnh đấy nữa.

Mã nguồn mở – Mình tự thêm tính năng in hóa đơn theo mẫu riêng. Thích lắm. Như quán mình có mẫu hóa đơn riêng với logo, tự chỉnh được. Cậu có biết cảm giác tự tay chỉnh phần mềm theo ý mình sướng thế nào không? Không phải chờ đợi nhà cung cấp, không phải trả thêm tiền.

Chạy offline – Quán mình ở khu vực mạng yếu, Mepo vẫn ngon lành. Dữ liệu đồng bộ khi có mạng. Có hôm mất mạng cả buổi tối, Mepo vẫn chạy tốt. Nhân viên không bị gián đoạn, khách không phải chờ.

Giao diện tiếng Việt – Nhân viên mới vào, 1-2 ngày là quen. Mình không mất thời gian training nhiều. Có cô nhân viên 45 tuổi, trước đây chưa dùng máy tính bao giờ, giờ cũng thao tác thành thạo. Thấy mà mừng.

Cộng đồng hỗ trợ – Mepo có group trên Facebook, mình vào hỏi gì cũng có người trả lời nhanh. Có lần mình gặp lỗi sync dữ liệu, post lên group, 15 phút sau đã có người hướng dẫn. So với mấy hãng phần mềm lớn, chờ cả tiếng mới có người nghe máy.

Mình đã giới thiệu Mepo cho 3 người bạn ở Hải Phòng, ai cũng khen. Cậu có thể tải về dùng thử miễn phí tại mepo.vn.

Chi phí và ROI khi dùng phần mềm

Chi phí đầu tư dao động:

• Miễn phí: 0đ (như Mepo), chỉ mất thời gian cài đặt.
• Phần mềm trả phí: 2-12 triệu/năm.
• Thiết bị: Máy tính bảng (3-5 triệu), máy in hóa đơn (1-2 triệu), ngăn kéo tiền (500.000đ).

ROI: Giảm thất thoát nguyên liệu 5-10%, tiết kiệm 4-6 giờ/tuần cho chủ quán, tăng doanh thu nhờ phục vụ nhanh. Với quán doanh thu 30 triệu/tháng, ROI có thể đạt 200% trong 3 tháng. Nhanh thấy rõ.

Mình tính thử cho quán mình: trước đây mỗi tháng thất thoát nguyên liệu khoảng 3 triệu (do quên nhập kho, hết hạn...). Từ ngày dùng Mepo, con số này giảm xuống còn 500k. Mỗi tháng tiết kiệm 2.5 triệu. Chưa kể thời gian làm sổ sách giảm từ 20 giờ/tuần xuống còn 3 giờ. Tính ra mỗi tháng lời thêm ít nhất 5 triệu từ việc quản lý tốt hơn.

Câu hỏi thường gặp

1. Phần mềm quản lý nhà hàng có khó sử dụng không?

Không, hầu hết phần mềm hiện nay dùng dễ. Mepo có hướng dẫn chi tiết, tự cài được trong 30 phút.

2. Cần kết nối Internet không?

Có thể không. Mepo hoạt động offline, đồng bộ khi có mạng. Có bao giờ cậu gặp tình huống đang cao điểm thì mạng chập chờn chưa? Mình gặp hoài, lúc đó Mepo cứu mình đó.

3. Phần mềm miễn phí có đủ tính năng không?

Mepo có đầy đủ tính năng cốt lõi: bán hàng, kho, nhân viên, báo cáo. Chỉ trả tiền nếu cần CRM nâng cao.

4. Làm sao tải Mepo?

Vào mepo.vn, tải về cài đặt. Hỗ trợ Windows, Mac, Linux.

5. Dữ liệu có an toàn không?

Mepo lưu trên máy chủ của mình, không gửi lên đám mây nếu không muốn. Mình toàn quyền kiểm soát. Vậy nên, dữ liệu là của mình, không sợ rò rỉ.

6. Dùng thử trước khi quyết định được không?

Có, Mepo miễn phí trọn đời, dùng thử ngay. Mình nói thật, dùng thử không mất gì, thấy ổn thì dùng luôn.

Tổng kết

Chọn phần mềm quản lý nhà hàng ở Hải Phòng không khó nếu mình xác định rõ: chi phí thấp, dễ dùng, offline, mã nguồn mở. Mepo là thứ mình tin dùng – miễn phí, linh hoạt, phù hợp với shop nhỏ. Hãy truy cập mepo.vn để tải về trải nghiệm. Chúc cậu vận hành quán thuận lợi!