phần mềm quản lý kho dược phẩm tại TP Hồ Chí Minh

phần mềm quản lý kho dược phẩm tại TP Hồ Chí Minh

Mấy hôm trước tụi mình ngồi cà phê, mấy anh em chủ nhà thuốc mới quen cứ hỏi mãi chuyện quản lý kho. Ừ thì Sài Gòn mình giờ nhà thuốc mọc lên như nấm sau mưa thật, mà chẳng có trường lớp nào dạy mình cái khoản quản lý thuốc men cho ra hồn cả.

Hồi mới mở shop ở Bình Thạnh, mình cũng nghĩ đơn giản lắm: thuốc thì cứ bán, hết thì nhập thêm. Ai dè có lô thuốc ho để quá hạn 2 tháng mới phát hiện, mất gần 5 triệu. Đau thật sự. Tối đó nằm không ngủ được, cứ nghĩ sao mình dại thế.

Nên hôm nay ngồi viết mấy dòng này, chia sẻ với anh em cái nhìn thực tế về chuyện chọn phần mềm quản lý kho dược phẩm. Mình không bán phần mềm gì đâu, chỉ là thằng cha từng trải qua cảnh đêm nằm không ngủ vì sổ sách lộn xộn, muốn kể cho anh em nghe vài điều.

Phần mềm quản lý kho là cái gì? Nói cho dễ hiểu

Nôm na là có cái chương trình chạy trên máy tính, nó giúp mình theo dõi từ lúc thuốc vào kho cho tới lúc ra tay khách hàng. Còn nhớ mã vạch, còn nhắc hạn sử dụng, lo hết mấy cái vụ lô sản xuất rối ren.

Theo tôi, ngành dược khác mấy ngành khác ở chỗ: thuốc có hạn dùng, mà hạn có khi ngắn lắm. Cả thùng Panadol để 3 tháng không bán được, tự nhiên đem đi hủy, tiếc ơi là tiếc. Ở TP HCM mình có tới hơn 3.000 nhà thuốc – con số từ Sở Y tế năm 2023 đấy – ai cũng đau đầu chuyện này. Nhưng phần mềm thì nhiều, chọn cái nào cho vừa túi tiền, vừa dễ xài mới là chuyện. Mình thấy nhiều anh em mất cả tháng trời lăn tăn, cuối cùng lại chọn đại một cái – rồi than trời.

Hồi năm ngoái có ông bạn ở quận 12 mua phần mềm 2 triệu đồng, xài được 1 tuần thì bỏ vì giao diện toàn tiếng Anh. Nhân viên không ai biết dùng, đành quay về Excel. Phí tiền phí thời gian.

Sao lại phải xài phần mềm cho nhà thuốc ở Sài Gòn?

Mình từng nghĩ Excel là đủ. Hồi đó mở shop được 2 năm, tự tin lắm, bảo "Tao thuộc hết giá thuốc trong đầu rồi". Ấy thế mà tháng 5 năm ngoái, mình phát hiện lô thuốc ho hết hạn từ tháng 3. Tính ra mất gần 5 triệu – đủ tiền điện nước 2 tháng của shop. Nghĩ lại, chẳng đáng tí nào. Cái cảm giác mở thùng thuốc ra, thấy mấy vỉ thuốc còn nguyên, mà hết hạn rồi, chỉ biết đứng nhìn.

Mấy anh em chủ shop chắc cũng gặp mấy cái này:

Hàng tồn không kiểm soát nổi – Có khi khách hỏi thuốc cảm cúm, mình bảo hết, ai dè trong kho còn 2 thùng để dưới gầm bàn. Mất khách, mất doanh thu. Có ai từng thấy cảnh đó chưa? Mình thì cay lắm. Nhất là khi khách quen, họ quay đi là mất luôn.

Nhập sai giá, sai lô – Có hôm nhập hàng từ công ty dược, nhân viên gõ nhầm giá, cuối tháng báo cáo lỗ còn tưởng mình bán phá giá. Căng thẳng vì thuế nữa. Mình nhớ có lần sai giá đến 2 tháng mới phát hiện, tính ra thiệt hại hơn 3 triệu.

Truy xuất nguồn gốc khó – Hồi có vụ thuốc giả trên báo, mình lo muốn chết. May mà shop mình không dính, nhưng nếu có thì biết đường nào mà tìm? Đấy, cái này là nỗi sợ thật của chủ shop. Có đêm mất ngủ vì nghĩ tới cảnh thanh tra xuống mà sổ sách không có.

Đối soát với nhà phân phối mất thời gian – Mỗi tuần mất 2-3 tiếng ngồi soát hóa đơn. Tính ra 1 tháng mất 10 tiếng, bằng 1 buổi đi chơi cuối tuần. Thời gian đó mà ngồi cà phê với khách hàng có phải hơn không? Mình có anh bạn ở quận 3, ổng còn mất cả ngày cuối tuần để soát sổ.

Nói thực, từ ngày xài phần mềm, mình tiết kiệm được tầm 10 tiếng mỗi tuần. Số hàng thất thoát giảm tới 30%. Có số liệu hẳn hoi, mình không nói láo đâu. Cuối tháng nhìn báo cáo, thấy lợi nhuận tăng lên, mới thấy tiền bỏ ra cho phần mềm là xứng đáng.

Chọn phần mềm sao cho shop nhỏ? Kinh nghiệm xương máu

Mình từng test qua 4-5 cái phần mềm, có cái mất tiền, có cái free. Rút ra mấy tiêu chí này, anh em tham khảo:

Dễ xài là số 1 – Giao diện tiếng Việt, mấy cô bán hàng 40 tuổi cũng mò được. Đừng có dạy người ta 3 ngày mới biết bán hàng, ngán lắm. Mình từng thấy 1 nhà thuốc mua phần mềm xịn, nhưng nhân viên không ai dùng nổi, đành treo đó.

Quản lý hạn sử dụng phải tự động – Cảnh báo trước 30 ngày, 15 ngày, 7 ngày. Cái này sống còn, mình nói thật. Có phần mềm báo sớm là cứu được cả đống tiền.

Nhập liệu nhanh – Quét mã vạch là xong, khỏi gõ tay. Shop mình giờ đông khách là quét 2-3 cái là xong 1 đơn, tiền tự cộng. Cuối ca khớp luôn, khỏi mất công ngồi cộng sổ.

Báo cáo chi tiết – Cuối tháng biết ngay mặt hàng nào chạy, mặt nào chết. Khỏi phải ngồi đếm thủ công. Mình hay check cái này vào tối thứ Bảy, dễ lên kế hoạch nhập hàng tuần sau. Có tháng thấy thuốc cảm cúm bán chạy, mình nhập thêm, tháng đó doanh thu tăng vọt.

Giá hợp lý – Shop nhỏ thì free hoặc vài trăm nghìn là ok. Đừng có phí ẩn, đau đầu lắm. Mình có ông bạn mua phần mềm 500k, xài được 2 tháng thì đòi thêm tiền tính năng này kia.

Bảo mật dữ liệu – Mất dữ liệu là mất cả shop. Cái này nhấn mạnh. Hồi có ông anh ở Tân Bình, mất dữ liệu 1 lần, mất luôn 2 tháng doanh thu không biết đâu mà lần.

Hỗ trợ kỹ thuật nhanh – Có vấn đề lúc 9h tối mà gọi không ai nghe máy thì đời. Mình từng gặp cảnh đó, thề không dùng lại. Có hôm mạng lỗi, không bán được, gọi mãi không ai bắt máy.

Tính năng gì mới gọi là đủ?

Một phần mềm quản lý kho dược phẩm tử tế phải có mấy cái này:

Nhập hàng – Tạo phiếu nhập, tự động cập nhật giá vốn. Hồi xưa mình hay quên nhập giá mua, cuối năm tính lời méo mặt. Có tháng tưởng lời, hóa ra lỗ vì quên cộng giá vốn.

Xuất hàng – Bán, hủy, trả – ghi nhận lô và hạn dùng. Cái này quan trọng lắm, nhất là khi có thuốc hư hỏng. Mình có lần trả hàng cho nhà phân phối, nhờ phần mềm ghi rõ lô, đối soát nhanh gọn.

Kiểm kê kho – Phát hiện chênh lệch. Mình kiểm 1 lần/tháng, mất 30 phút là xong, không như ngày xưa mất cả buổi. Cả shop đóng cửa, ngồi đếm từng viên thuốc, mệt nghỉ.

Cảnh báo hạn sử dụng – Nhắc trước 30, 15, 7 ngày. Shop mình có lô Panadol sắp hết, kịp giảm giá bán, thoát lỗ. Nếu không có cái này, mình lại mất thêm 5 triệu như lần trước. Hồi đó mình phát hiện lô thuốc ho quá hạn khi mở thùng, đứng nhìn mà chỉ biết thở dài.

Báo cáo – Tồn kho, nhập xuất, doanh thu, lợi nhuận theo mặt hàng. Mình hay check cái này cuối tuần, biết ngay nên nhập gì thêm. Có tháng thấy thuốc đau bụng bán chạy, mình nhập thêm, tháng sau doanh thu tăng 20%.

Đa cửa hàng – Nếu mở chuỗi thì cần quản lý tập trung. Mình mới 1 shop nên chưa xài, nhưng bạn nào mở thêm thì để ý. Có anh bạn ở quận 5 mở 3 shop, mỗi shop 1 cái phần mềm khác nhau, đau đầu lắm.

So sánh nhanh các phương án quản lý

Phương án	Chi phí	Dễ xài	Hạn sử dụng	Báo cáo	Hỗ trợ
Excel	Free	Dễ	Thủ công	Cơ bản	Không
Phần mềm đám mây	200k-1tr/tháng	Trung bình	Tự động	Chi tiết	Có
Phần mềm mã nguồn mở (Mepo)	Free (cơ bản)	Dễ	Tự động	Chi tiết	Cộng đồng
Tự phát triển	>10 triệu	Khó	Tùy chỉnh	Tùy chỉnh	Tự lo

Phần mềm đám mây mắc, lại phụ thuộc internet. Có hôm mạng chậm là không bán được. Mình nhớ có hôm mạng Viettel chập chờn cả buổi sáng, shop đông khách mà không bán được, đau hết cả người. Còn phần mềm mã nguồn mở như Mepo, dữ liệu lưu trên máy mình, không sợ mất kết nối. Riêng shop tôi, tôi chọn Mepo chính vì cái khoản local-first đấy.

Mepo – cái tên mới nổi trong cộng đồng chủ shop

Mình biết Mepo qua group Facebook của mấy anh em chủ nhà thuốc. Lúc đầu cũng hồ nghi, vì free thì tốt bao nhiêu? Nhưng xài thử mới thấy:

Mã nguồn mở – Nghĩa là mình có thể sửa theo ý mình. Thích thêm tính năng gì thì nhờ dev làm, không bị khóa cứng. Cái này là thế mạnh thật sự. Mình có ông bạn là dân IT, ổng chỉnh thêm mấy cái báo cáo cho hợp với shop ổng, xài ngon lành.

Local-first – Dữ liệu lưu trên máy, an toàn. Có bản backup là xong. Mình backup vào ổ cứng di động mỗi tuần, yên tâm tuyệt đối. Có anh em hỏi mất dữ liệu thì sao, mình bảo có bản backup là xong.

Free cho shop nhỏ – Dưới 500 mặt hàng thì không mất gì. Nhà thuốc mình nhỏ xài thoải mái. Mình mới có hơn 200 mặt hàng, xài free thấy ổn lắm.

Cộng đồng hỗ trợ – Group Zalo sôi nổi lắm, có thắc mắc gì là có người trả lời. Mình từng hỏi cách xuất báo cáo lúc 11h đêm, 15 phút sau có người hướng dẫn. Có thể tin được không? Ừ thì đúng vậy. Cộng đồng Mepo toàn chủ shop như mình, ai cũng nhiệt tình.

Từ tháng 6 năm ngoái mình xài thử Mepo. Sau 3 tháng, tiết kiệm được khoảng 8 tiếng mỗi tuần nhờ tự động nhập mã vạch và cảnh báo hạn dùng. Kiểm kê nhanh lắm, 30 phút là xong, trong khi ngày xưa mất cả buổi sáng. Có hôm kiểm kê xong còn dư thời gian đi uống cà phê với khách hàng.

Đầu tư phần mềm: Lợi hay hại?

Nhiều anh em bảo tốn tiền. Nhưng tính thử:

Mỗi tháng mình mất 20 tiếng đối soát sổ sách. Tính lương mình 50k/giờ, mất 1 triệu tiền công, chưa kể thời gian ngồi nhàm chán.

Thất thoát do hết hạn trung bình 3-5 triệu/tháng.

Tổng thiệt hại 5-7 triệu/tháng.

Phần mềm miễn phí như Mepo, không mất gì ngoài vài tiếng cài đặt. Phần mềm trả tiền 500k/tháng, ROI cũng cao: tiết kiệm ít nhất 5 triệu/tháng. Vậy câu hỏi là: sao không thử? Đừng ngại, thử đi rồi biết. Mình thấy nhiều anh em cứ lăn tăn mấy tháng, trong khi thiệt hại mỗi tháng vẫn đều đều.

Chuyện có thật: Nhà thuốc An Bình ở quận 10

Nhà thuốc An Bình có 3 cửa hàng, trước xài Excel. Tháng 8 năm ngoái mới áp dụng Mepo cho 1 cửa hàng thí điểm. Sau 2 tháng:

• Giảm 40% thời gian nhập liệu
• Phát hiện kịp thời 12 mặt hàng sắp hết hạn, tránh lỗ 8 triệu
• Tăng doanh thu 15% nhờ biết mặt hàng bán chạy

Chị Hoa chủ nhà thuốc nói: "Không nghĩ phần mềm mã nguồn mở dễ xài vậy. Cộng đồng Mepo hỗ trợ nhiệt tình, mất 2 ngày là làm quen." Nghe vậy mình cũng mừng, vì thấy không chỉ mình mà nhiều người khác cũng có trải nghiệm tốt. Chị Hoa còn khoe, giờ chị có thời gian rảnh để đi chơi cuối tuần với gia đình, thay vì ngồi soát sổ như trước.

Mấy câu hỏi thường gặp

Có bắt buộc xài phần mềm quản lý kho không?

Không bắt buộc, nhưng theo Thông tư 05/2022/TT-BYT, nhà thuốc phải lưu trữ thông tin thuốc. Phần mềm giúp làm dễ hơn. Có thông tin, thiếu phần mềm thì vẫn làm được, nhưng tôi khuyên nên có. Thanh tra xuống mà sổ sách không đầy đủ, phiền lắm.

Cần biết công nghệ nhiều không?

Không. Mepo giao diện tiếng Việt, hướng dẫn chi tiết. Cộng đồng sẵn sàng giúp. Mình thấy nhiều cô chú 50 tuổi còn dùng được, các anh em còn trẻ chắc chắn không vấn đề. Có cô bán hàng của mình 45 tuổi, mất 2 ngày là xài thành thạo.

Hỗ trợ nhiều cửa hàng không?

Có, phiên bản mới hỗ trợ đa chi nhánh. Nếu bạn định mở chuỗi sau này, cứ chọn luôn từ bây giờ. Khỏi phải đổi phần mềm sau.

Dữ liệu an toàn không?

Lưu trên máy bạn, không qua server trung gian. Có thể sao lưu thủ công hoặc tự động. Đây là yếu tố then chốt. Mình backup vào Google Drive mỗi tuần, yên tâm lắm.

Nâng cấp lên gói Pro bao nhiêu?

Khoảng 300k/tháng cho tính năng mở rộng. Gói free đủ dùng cho shop nhỏ. Shop mình xài free thấy ổn, sau này mở rộng mới tính nâng cấp.

Dùng thử trước được không?

Có, tải về dùng thử miễn phí không giới hạn thời gian. Ngại gì mà không thử? Mình cũng từng nghi ngờ, nhưng xài thử 1 tuần là thấy ngay sự khác biệt.

Kết lại

Chọn phần mềm quản lý kho dược phẩm ở Sài Gòn không khó nếu biết mình cần gì. Mình khuyên anh em nên bắt đầu với Mepo – free, linh hoạt, có cộng đồng hỗ trợ. Đừng để mất tiền vì mấy lỗi nhỏ nhặt mà đáng lẽ phần mềm đã lo được.

Tải thử tại mepo.vn đi. Cài đặt mất 30 phút, xài thử 1 tuần là thấy ngay sự khác biệt. Có gì thắc mắc thì vào group Zalo hỏi, mình cũng hay online ở đó.

Chúc anh em shop mình lúc nào cũng đông khách, kho không bao giờ tồn thuốc hết hạn! Có gì cần hỏi thêm, cứ nhắn mình, mình sẵn lòng chia sẻ.