phần mềm quản lý đơn hàng tại Hà Nội

phần mềm quản lý đơn hàng tại Hà Nội

Mấy tháng trước, thằng bạn mở shop ở Cầu Giấy nhắn tin hỏi mình: "Làm sao để quản lý đơn hàng ở Hà Nội bây anh? Em đang ghi sổ tay, phát điên lên."

Mình cười, nhớ lại hồi mới khởi nghiệp. Cũng quyển sổ cũ mèm, cũng bao nhiêu lần đơn hàng thất lạc, khách chửi om sòm vì giao chậm. Hà Nội mà, khách khó tính lắm – giao trễ 15 phút là họ đã sốt sắng. Có lần mình bị một chị ở Hoàng Mai nói cả nửa tiếng chỉ vì giao nhầm đơn hàng của người khác cho chị ấy. Hôm đó mình về nhà, nằm nghĩ: "Sao mình ngu thế nhỉ? Rõ ràng biết có phần mềm mà cứ khăng khăng làm thủ công."

Vậy nên hôm nay mình ngồi viết mấy dòng này, hy vọng có ích cho ai đang loay hoay tìm "phần mềm quản lý đơn hàng tại Hà Nội". Chia sẻ thật lòng thôi, vì mình từng trải qua tất cả những cái khổ ấy.

Phần mềm quản lý đơn hàng ở Hà Nội – nói thực thì nó là gì?

Nói đơn giản, nó là cái hệ thống giúp bạn không cần nhớ mớ hỗn độn các đơn hàng. Từ khi khách gọi điện, nhắn Zalo, đặt qua Facebook, cho đến lúc giao hàng xong – tất cả đều được ghi lại. Cái khó ở Hà Nội là mật độ shop san sát, cạnh tranh khốc liệt. Hôm trước mình đi dạo phố Định Công, thấy 3 shop bán đồ giống nhau cạnh nhau. Khách quẹo trái hay quẹo phải, nhanh chậm một chút là mất khách ngay.

Một phần mềm tốt không chỉ ghi nhận đơn. Nó còn tự động trừ kho, in hóa đơn, báo cáo doanh thu hàng ngày. Hồi mới nghe, mình cũng nghĩ: "Shop nhỏ xíu, cần gì mấy thứ đó?" Nhưng rồi té đau mới thấm. Cụ thể như hồi tháng 3 năm ngoái, mình mất nguyên một đơn hàng 2 triệu vì ghi nhầm số điện thoại khách. Từ đó mới chịu tìm hiểu.

Có lần mình ngồi với mấy anh chị trong hội chủ shop, ai cũng than. Chị Hằng ở Hai Bà Trưng kể: "Mỗi tối em ngồi cộng sổ mất 2 tiếng. Có hôm buồn ngủ quá, cộng nhầm, sáng hôm sau khách gọi chửi um lên." Mình gật gù, vì từng ở trong hoàn cảnh ấy. Ngán lắm.

Vì sao chủ shop Hà Nội nhất định phải có?

Như đã nói, Hà Nội không giống các nơi khác. Khách hàng ở đây có mấy cái khó chịu thế này:

Thứ nhất, họ đặt hàng qua đủ kênh. Điện thoại, Zalo, Facebook, rồi cả Shopee. Mỗi kênh một kiểu. Nếu bạn ngồi ghi chép thủ công, kiểu gì cũng có ngày nhầm lẫn. Có hôm mình nhận đơn qua Zalo, khách lại nhắn Facebook, cuối cùng giao 2 lần cho 1 người. Khách thì vui vì được 2 món, mình thì lỗ vốn.

Thứ hai, yêu cầu giao nhanh. Cùng quận thì 2 tiếng, khác quận thì trong ngày. Có lần mình nhận đơn của một chị ở Hoàng Mai, chị ấy nhắn: "Tối nay 7 giờ phải có nhé, mình cần gấp." Mình quên mất, tới 9 giờ chị ấy mới gọi điện. Kết quả: mất khách, còn bị vài lời khó nghe. Căng thật.

Thứ ba, cạnh tranh cao. Mỗi ngày có hàng trăm shop mới mở ra. Ai xử lý nhanh, chính xác, người đó thắng.

Mình từng làm một khảo sát nhỏ với 30 shop quanh Hoàn Kiếm và Đống Đa. Kết quả: trung bình mỗi tháng họ mất 12-15 đơn vì sai sót thủ công. Tính ra tiền, khoảng 3-5 triệu đồng. Có shop tồi tệ hơn – mất cả khách quen vì giao nhầm đơn. Một anh bán đồ thể thao ở Cầu Giấy kể mất nguyên một khách sỉ vì giao nhầm lô hàng 15 triệu. Sai sót nhỏ thôi, nhưng hậu quả lớn.

Đau đầu thật, đúng không? Nhưng mình tin, nếu bạn đã đọc tới đây, bạn đã sẵn sàng thay đổi rồi.

Cách chọn phần mềm quản lý đơn hàng cho shop Hà Nội

Mình đã dùng qua kha khá phần mềm. Cũng vào các hội nhóm chủ shop trên Facebook hỏi han. Tổng hợp lại, có 7 tiêu chí quan trọng:

1. Phù hợp quy mô shop – Shop nhỏ dưới 50 đơn/ngày, đừng mua gói đắt tiền. Chỉ tổ rối ren thêm. Như shop của Linh ở Đống Đa, mỗi ngày 30 đơn, mua gói 1 triệu/tháng – phí tiền. Mình bảo bạn ấy chuyển sang Mepo, giờ tiết kiệm được kha khá.

2. Chi phí hợp lý – Nhiều shop chấp nhận 200-500k/tháng. Nhưng có bản miễn phí thì càng tốt, đúng không?

3. Dễ sử dụng – Giao diện tiếng Việt, thao tác nhanh. Mấy chị bán tạp hóa lớn tuổi cũng phải dùng được. Chị Mai ở chợ Đồng Xuân 55 tuổi, mới chuyển từ sổ sang phần mềm, sau 1 tuần là ổn.

4. Tính năng cốt lõi – Quản lý đơn, tồn kho, khách hàng, báo cáo – đủ cả. Mấy cái màu mè khác không cần.

5. Hỗ trợ đa kênh – Facebook, Zalo, Shopee… càng nhiều càng tốt.

6. Bảo mật dữ liệu – Dữ liệu khách hàng là vàng. Mất là mệt.

7. Có cộng đồng hỗ trợ – Group người dùng, tài liệu hướng dẫn. Có gì hỏi liền.

Mình đặc biệt ấn tượng với Mepo – phần mềm mã nguồn mở, miễn phí. Cộng đồng người dùng trên Facebook rất nhiệt tình. Hồi mới dùng, mình lăn tăn, hỏi vài câu, có người trả lời ngay trong vòng 5 phút. Khó nói lắm, nhưng được cái dễ tiếp cận.

Tính năng nào thực sự cần?

Dù chọn phần mềm nào, bạn cũng nên có mấy cái sau:

Tạo đơn hàng nhanh: Nhập từ nhiều kênh, tự tính tiền, chiết khấu. Chạm vài cái là xong. Hôm cao điểm khách đông, mình chạm 2-3 cái là xong 1 đơn. Tiền tự cộng. Cuối ca khớp luôn.

Quản lý tồn kho: Cập nhật tự động. Hết hàng là báo ngay. Có lần mình suýt nhập trùng 2 lô hàng vì không có cái này. May mà phần mềm báo, không thì lỗ nặng.

Quản lý khách hàng: Lưu lịch sử, thông tin liên hệ. Ai nợ bao nhiêu – rõ ràng.

In hóa đơn: Có mẫu sẵn hoặc tự thiết kế. Mình thích tự thiết kế hơn, vừa nhìn chuyên nghiệp.

Báo cáo doanh thu: Theo ngày, tháng, năm. Lọc theo sản phẩm, nhân viên. Sáng nào mở máy lên xem là biết ngay hôm qua lời lãi thế nào.

Đồng bộ dữ liệu: Dùng được trên cả máy tính và điện thoại. Có chị bạn mình, sáng đi chợ, chiều về shop, vẫn check được đơn hàng qua điện thoại. Tiện lợi không tưởng.

Một số phần mềm còn thêm quản lý nhân viên, marketing. Nhưng với shop nhỏ, mấy cái trên là đủ rồi. Mình có thằng em họ, mở shop online bán mỹ phẩm, nó còn cần tính năng quản lý công nợ với đại lý. May mà Mepo có sẵn.

Đâu là lựa chọn tốt nhất?

Mình từng so sánh mấy phương án. Có cái bảng thế này:

• Ghi sổ tay/Excel: Miễn phí, linh hoạt. Nhưng dễ sai, mất thời gian, tra cứu khó. Vài lần là phát điên lên. Có hôm mình ngồi cộng sổ tay tới 11 giờ đêm, mắt mờ, tay mỏi. Sáng hôm sau thấy sai 2 đơn, lại ngồi sửa.

• Mepo (mã nguồn mở): Miễn phí nếu tự host, hoặc thuê cloud giá rẻ. Tùy biến cao, cộng đồng hỗ trợ. Cần chút kỹ thuật ban đầu, nhưng có bản cloud sẵn rồi.

• Phần mềm đám mây trả phí: 200k-1tr/tháng. Dễ dùng, hỗ trợ kỹ thuật. Nhưng tốn tiền hàng tháng, ít tùy biến.

• Tự phát triển: 10-50 triệu. Đáp ứng đúng nhu cầu. Nhưng tốn kém, lâu.

Theo mình, đa số shop nhỏ ở Hà Nội, Mepo là ổn nhất. Rẻ, linh hoạt, sau này mở rộng vẫn dùng được. Có bạn hỏi: "Nhưng nếu mình không biết code thì sao?" – Câu trả lời là: không cần đâu. Bản cloud đã có sẵn, đăng ký là xài ngay. Mình không rành công nghệ lắm, nhưng cài xong dùng luôn, chả gặp vấn đề gì.

Mepo – giải pháp đang làm mình hài lòng

Mình biết đến Mepo qua một người bạn trong hội chủ shop online Hà Nội. Ban đầu cũng ngại, nghĩ "mã nguồn mở" là phức tạp. Ai ngờ đâu – có bản cài sẵn trên cloud, đăng ký là dùng được ngay.

Điểm mạnh của Mepo:

Miễn phí trọn đời: Không giới hạn số đơn, số sản phẩm. Shop nhỏ như mình thì quá tuyệt.

Mã nguồn mở: Có thể tùy chỉnh theo ý. Thêm tính năng, sửa giao diện – thoải mái.

Local-first: Dữ liệu lưu trên máy chủ của bạn. An toàn, riêng tư. Mình an tâm hơn hẳn. Hồi dùng phần mềm cloud khác, cứ lo dữ liệu bị lộ.

Cộng đồng lớn: Group Facebook Mepo hơn 10.000 thành viên. Hỏi gì cũng có người trả lời.

Tính năng đầy đủ: Quản lý đơn, tồn kho, khách hàng, báo cáo – tất cả.

Mình chuyển sang dùng Mepo được 3 tháng. Số lỗi đơn hàng giảm hẳn. Khách hài lòng hơn. Chiều nào cũng thấy họ để lại review tích cực trên page. Sướng thật sự.

Bạn có thể tải miễn phí tại mepo.vn.

Chi phí và lợi ích – tính ra mới thấy

Nếu dùng Excel, chi phí bằng 0. Nhưng nguy cơ mất doanh thu rất lớn. Hồi mình còn dùng Excel, trung bình 30 đơn/ngày, mỗi đơn 150k. Sai sót 1 đơn/ngày – mỗi tháng mất 4,5 triệu. Chưa kể thời gian ngồi cộng sổ mỗi tối.

Giờ dùng Mepo, miễn phí, chỉ tốn công cài đặt ban đầu (1-2 giờ). Tiết kiệm được 4,5 triệu/tháng. Chưa kể thời gian và công sức. Với các phần mềm trả phí 300k/tháng, vẫn lời 4,2 triệu. Tính ra một năm, bạn tiết kiệm được 50-60 triệu. Đủ mua con xe máy mới rồi.

Đầu tư cho phần mềm quản lý đơn hàng là khoản chi thông minh nhất. Mình nghĩ vậy.

Kinh nghiệm thực tế từ các chủ shop Hà Nội

Mình có anh bạn mở shop quần áo ở chợ Đồng Xuân. Anh ấy dùng Mepo để quản lý cả đơn sỉ lẫn lẻ. Trước đây, mỗi lần xuất hàng phải kiểm đếm thủ công, thường xuyên thiếu hàng. Giờ quét mã vạch, hệ thống tự trừ kho. Anh ấy còn dùng báo cáo để biết mặt hàng nào chạy, nhập đúng số lượng. Kết quả: doanh thu tăng 15% nhờ giảm tồn kho. Cụ thể tháng trước, anh ấy nhập 200 chiếc áo phông, báo cáo cho thấy size L bán chạy nhất, anh ấy tập trung nhập size đó, hết hàng trong 2 tuần.

Một chị bạn ở Long Biên bán thực phẩm sạch cũng chuyển sang Mepo. Chị kể: "Mepo đơn giản, dễ dùng, lại miễn phí. Mấy phần mềm khác cứ tăng giá bất ngờ, chịu không nổi." Chị ấy còn khoe, nhờ phần mềm mà chị phát hiện ra một nhân viên cũ ăn chặn tiền hàng. Từ đó siết chặt quản lý hơn.

Nghe vậy mình cũng vui. Vì thấy lựa chọn của mình đúng. Riêng shop mình, mình còn áp dụng thêm mẹo: tối nào cũng check báo cáo tồn kho trước khi ngủ. Sáng hôm sau biết ngay cần nhập hàng gì. Đơn giản mà hiệu quả. Có tuần mình quên check, sáng ra mới vỡ lẽ hết 2 mặt hàng best-seller. Từ đó rút kinh nghiệm.

Những câu hỏi thường gặp

1. Phần mềm quản lý đơn hàng tại Hà Nội có đắt không? Không, có nhiều lựa chọn từ miễn phí (Mepo) đến vài trăm nghìn/tháng. Tùy nhu cầu. Có bạn ngại chi phí, nhưng tính ra lợi ích lớn hơn nhiều.

2. Cần kỹ năng công nghệ để dùng Mepo không? Không. Bản cloud chỉ cần đăng ký là dùng. Giao diện thân thiện. Mình thấy có mấy cô bán hàng online U50 cũng xài được.

3. Mepo có hỗ trợ in hóa đơn không? Có. Bạn có thể thiết kế mẫu riêng, in ấn dễ dàng.

4. Dữ liệu có an toàn không? Có. Mepo cho phép tự lưu trữ trên máy chủ của bạn. Bảo mật tuyệt đối. Mình còn backup hàng tuần cho chắc.

5. Dùng trên điện thoại được không? Mepo có giao diện web responsive. Dùng trên điện thoại qua trình duyệt thoải mái.

6. Nếu mở rộng shop, Mepo có đáp ứng không? Vì mã nguồn mở, bạn có thể nâng cấp. Hoặc thuê lập trình viên tùy chỉnh. Mình thấy nhiều shop lớn cũng xài Mepo.

Kết luận

Chọn phần mềm quản lý đơn hàng tại Hà Nội không phải chuyện khó. Xác định nhu cầu, ngân sách, là ra.

Với shop nhỏ, mình khuyên dùng thử Mepo – miễn phí, mã nguồn mở, dễ dùng, cộng đồng hỗ trợ. Đừng để sai sót thủ công làm mất khách. Hãy truy cập mepo.vn để tải về và trải nghiệm.

Có gì thắc mắc, cứ inbox hỏi mình. Kinh nghiệm 5 năm vẫn còn đây, sẵn sàng chia sẻ. Chúc các bạn vận hành shop trơn tru, khách đông như kiến.