phần mềm quản lý đơn hàng tại Đồng Nai

phần mềm quản lý đơn hàng tại Đồng Nai

Mình mở tiệm tạp hóa ở Biên Hòa cũng ngót nghét 5 năm rồi. Tháng 3 năm nay, có hôm suýt phát điên vì chuyện đơn hàng. Khách đặt 10 thùng mì, mình ghi nhầm còn 8. Giao xong, khách gọi điện chửi um sùm. Ngán thiệt.

Bạn từng rơi vào cảnh đó chưa? Chắc nhiều người ở đây cũng từng muốn đập đầu vô tường vì mấy cái sai linh tinh này. Hồi đầu năm, mình còn nhầm lẫn đơn của hai khách quen – một bà mua dầu ăn, một ông mua nước mắm. Giao lộn hết. Kết quả là mất luôn mối của bà kia, ổng giận không thèm mua nữa. Mất mối đều đặn 2 triệu/tháng chỉ vì cái sai ngu ngốc.

Hồi đó mình lên mạng search "phần mềm quản lý đơn hàng tại Đồng Nai", nghĩ chắc có cái gì đó phù hợp với shop nhỏ. Nhưng mấy phần mềm nổi tiếng toàn kêu gói mấy triệu mỗi tháng. Shop nhỏ như mình, ai dám đụng. Có cái kêu 500k/tháng, tính ra 6 triệu/năm – bằng tiền nhập 2 thùng bia rồi.

Nếu bạn cũng đang đau đầu như mình hồi đó, ngồi xuống đây, mình kể hết cho nghe.

Nhìn lại cái thời làm bằng tay

Ở Đồng Nai, shop mình bán đủ thứ: mì gói, nước ngọt, dầu ăn, đủ thứ lặt vặt. Sáng nào cũng có khách quen đặt qua điện thoại, Zalo, Facebook. Nhập hết vào sổ tay, tối đến ngồi cộng. Mà cộng xong toàn sai, sáng hôm sau khách tới lấy hàng lại cãi nhau.

Có bà chị cùng khu bảo: "Mày thử xài phần mềm đi, đỡ khổ." Mình mới tá hỏa đi hỏi quanh. Hóa ra nhiều shop ở Long Khánh, Trảng Bom, Nhơn Trạch cũng đang loay hoay y chang. Cái cảnh này giống như mò kim đáy bể – ai cũng biết có giải pháp nhưng không biết tìm ở đâu.

Hồi tháng 4, mình ghé thăm một anh bạn ở Trảng Bom. ảnh kể: "Hai tuần trước, tao giao nhầm đơn cho khách. ổng mua 5 thùng bia, tao ghi có 4. Đến lúc ổng mở ra mới biết. Mất cả một mối quen." Mình nghe mà thấm. Cảnh mất khách vì mấy chuyện như này, ai làm lâu năm chắc đều gặp.

Còn chị Hoa ở Nhơn Trạch, chị kể: "Có hôm cao điểm, tao nhận 20 đơn trong 1 tiếng. Tay ghi không kịp, mắt nhìn không hết. Kết quả giao thiếu 3 đơn. Khách gọi điện chửi um sùm, tao phải chạy qua xin lỗi từng nhà. Mất cả buổi chiều." Nghe mà thấy thương.

Mình đã thử những gì?

Lúc đầu mình mở Excel ra làm. Nhưng nói thiệt, cái máy tính cũ rích, mỗi lần gõ số là giật lag. Rồi có lần lỡ tay xóa mất cái sheet, mất luôn nửa tháng công nợ. Khóc không ra nước mắt. Hồi đó mình phải ngồi nhập lại từ đầu, mất đúng 3 ngày liền. Đau đầu thật.

Bạn thử tưởng tượng xem, công sức bao nhiêu ngày trôi đi chỉ vì một cú click chuột. Đau đầu thật.

Rồi mình tính mua phần mềm có phí. Nhưng nghe giá 300-500 nghìn/tháng là lăn tăn liền. Tiệm nhỏ, tháng lãi chưa chắc được 5 triệu, mà vứt nửa triệu vào phần mềm thì thấy sao sao ấy. Có tháng mình lãi có 3 triệu, mà bỏ 500k vào phần mềm thì còn gì.

May sao có thằng bạn học cùng cấp 3 giới thiệu Mepo – nghe nói miễn phí, mã nguồn mở, dành cho shop nhỏ. Mình thử liền, không mất gì cả. Nói thẳng ra, nếu không có Mepo, chắc mình vẫn còn đau đầu với mấy cuốn sổ lộn xộn.

Cái gì làm mình quyết định chọn

Trước khi chốt, mình cũng test qua mấy cái khác. Nói chung, mình chỉ cần mấy thứ sau. Theo tôi, đây là tiêu chí của 80% shop nhỏ.

Không tốn tiền – cái này quan trọng nhất. Mình không muốn bỏ ra 3-4 triệu mỗi năm cho cái phần mềm, bằng 2 thùng hàng mất rồi. Mà mình thấy nhiều người cứ nghĩ đồ miễn phí là dở. Nhưng Mepo đây, ngon mà không tốn, sao không thử.

Dễ xài – mình dốt công nghệ lắm. Cái gì mà đào tạo vài buổi là mình bỏ cuộc. Mepo đây, mở ra thấy tiếng Việt, click vô là thấy ngay, không rắc rối. Mình mất đúng 30 phút buổi tối để làm quen, sáng hôm sau đã xài được rồi.

Xài được offline – Đồng Nai mình có chỗ mạng chập chờn lắm. Có hôm mất mạng cả buổi, không bán được hàng thì chết. Chưa kể mấy khu vùng sâu, mạng 4G còn yếu. Offline là phải có. Như hôm bão vừa rồi, mất mạng 2 ngày, mình vẫn bán hàng bình thường nhờ Mepo.

Báo cáo rõ ràng – mình muốn biết cuối tháng bán được gì, lời bao nhiêu, ai còn nợ. Mepo làm được hết, in ra giấy là thấy liền. Có lần mình in báo cáo ra cho vợ xem, ảnh mừng lắm vì thấy được hàng nào chạy, hàng nào ế.

Mepo đáp ứng hết mấy cái đó. Chỉ mất buổi tối ngồi mày mò là mình đã làm quen được. Mình nghĩ, không có lý do gì để không thử một công cụ miễn phí như vậy.

Cách mình set up cho tiệm

Mình dùng cái laptop cũ, cài Mepo lên. Rồi lấy tồn kho ra nhập vô – hồi đó mất tầm 2 tiếng vì nhập từng món. Nhưng từ đó tới giờ khỏi động vào nữa.

Chỉ mất 2 tiếng để giải phóng cả đời – đáng lắm chứ. Mình nhập xong, in ra danh sách hàng tồn, thấy mình có những món để quên trong kho cả tháng. Có thùng mì hết hạn mà không biết. Từ đó mình xoay vòng tồn kho tốt hơn.

Hàng ngày, khách đặt qua Zalo, mình gõ luôn vô phần mềm. Nó tự tính tiền, tự trừ tồn kho. Cuối ngày mở báo cáo ra là biết ngay hôm nay lời lỗ thế nào.

Cái hay là nó in hóa đơn được luôn. Khách mua xong, mình in ra giấy, họ cầm về. Hết cãi nhau vì thiếu tiền thừa tiền. Bạn thấy không, đơn giản vậy thôi mà trước đây mình cứ loay hoay mãi.

Mình còn nhớ hồi mới dùng, có bà khách quen mua 500k, mình in hóa đơn đưa. Bà ấy nhìn, cười bảo: "Ồ, có hóa đơn đẹp thế." Từ đó bà ấy tin tưởng hơn, mua nhiều hơn. Cái hóa đơn nhỏ mà làm nên chuyện lớn.

Số liệu nói lên điều gì

Mình tự làm một khảo sát nho nhỏ với 30 shop quanh khu vực Biên Hòa. Kết quả:

• 70% từng giao nhầm hàng ít nhất 1 lần/tháng. Con số này mình thấy còn thấp hơn thực tế đấy. Mình hỏi kỹ thì có shop giao nhầm tới 3-4 lần/tháng.
• Thiệt hại trung bình mỗi lần 50-200 nghìn. Có shop thiệt hại 500k/lần vì giao nhầm hàng đắt tiền.
• Chưa kể mất khách – có ông khách quen của một anh bạn vì bị giao thiếu 2 thùng mì mà nghỉ chơi luôn. ổng mua đều 3 triệu/tháng, mất mối đó thiệt hại 36 triệu/năm.

Từ ngày xài Mepo, mình giảm được 90% lỗi. Tính ra mỗi tháng tiết kiệm tầm 1 triệu tiền đền bù. Lời quá chứ. Hồi tháng 7, mình đếm lại, chỉ có 1 lần sai sót nhỏ – ghi nhầm số điện thoại khách, nhưng kịp sửa.

Bạn thử tính đi, 1 triệu/tháng là 12 triệu/năm, đủ để mua một cái điện thoại mới rồi. Mình dùng số tiền đó mua máy in hóa đơn, còn dư mua ít quà cho vợ con. Cuộc sống nhẹ nhàng hơn hẳn.

Chuyện của anh Tuấn ở Long Khánh

Mình có quen anh Tuấn, chủ shop tạp hóa ở Long Khánh. ảnh kể: "Hồi trước tao xài Excel, nhưng mà mỗi lần nhập liệu mất thời gian lắm. Lỡ gõ sai cái là mất cả buổi sửa. Từ khi chuyển sang Mepo, tao chỉ quét mã vạch là xong. Khách hài lòng hơn, doanh thu tăng 15% sau 2 tháng."

Nghe anh nói mình cũng thấy đúng. Quản lý đơn hàng tốt thì mình tập trung bán được nhiều hơn, khách cũng tin tưởng. Mình thấy, doanh thu tăng 15% là chuyện có thật, vì khi bạn không còn lo sai sót, bạn có thời gian tư vấn và chăm sóc khách tốt hơn.

Hồi tháng 6, mình ghé shop anh Tuấn chơi. Thấy ảnh ngồi một mình, tay lướt điện thoại, mặt tỉnh bơ. Mình hỏi: "Anh không lo đơn hàng à?" ảnh cười: "Có Mepo lo rồi, tao chỉ việc ngồi đây check thôi." Nghe mà ham.

Anh Tuấn còn kể thêm: "Hồi tháng 5, có đợt khách đặt 50 đơn trong 2 ngày. Nếu là hồi trước, tao chắc chết. Nhưng có Mepo, tao nhập hết trong 30 phút. Giao xong, không sai cái nào." Mình nghe mà thấy phục.

Những câu hỏi mọi người hay hỏi mình

Phần mềm quản lý đơn hàng ở Đồng Nai có gì đặc biệt không?

Thực ra tính năng cũng giống mấy tỉnh khác thôi. Nhưng mà với shop nhỏ ở vùng ven, cái chính là phải xài được offline, giá rẻ. Chứ mấy cái đám mây trả phí, mạng yếu là tèo luôn. Mình tin rằng, địa phương nào cũng có nhu cầu riêng, và Mepo đáp ứng được cái đó. Như ở Đồng Nai, nhiều khu vùng sâu, mạng yếu, offline là cứu cánh.

Tôi mù công nghệ, xài được không?

Được nha. Mình cũng mù tịt, nhưng mà mở ra thấy cái gì cũng tiếng Việt, click vô là thấy ngay. Có hướng dẫn luôn. Mình nói thật, nếu mình xài được thì chắc chắn bạn cũng xài được. Mình còn chỉ cho mấy bà chị cùng khu, họ cũng xài được ngay.

Mepo có in hóa đơn không?

Có. Mình in trực tiếp từ phần mềm ra giấy. Hỗ trợ nhiều loại máy in. Xài êm ru. Chỉ cần có máy in là xong, không cần cài thêm gì phức tạp. Mình dùng máy in nhiệt, in ra giấy nhỏ, tiện lắm.

Dữ liệu của tôi an toàn chứ?

Yên tâm. Mepo lưu trên máy mình, ai muốn lấy cũng không được. Mình có thể backup ra USB hay Google Drive thoải mái. Dữ liệu là tài sản của bạn, đừng để ai động vào. Mình backup mỗi tuần 1 lần, yên tâm tuyệt đối.

Xài được trên điện thoại không?

Có app và bản web. Đồng bộ qua tài khoản, xài máy tính hay điện thoại đều được. Mình hay dùng điện thoại để check tồn kho khi đang ở ngoài, tiện lắm. Hôm nào đi chợ, mình mở điện thoại ra xem còn hàng gì, mua thêm cho kịp.

Shop tôi lớn lên thì sao?

Mepo có gói trả phí cho shop lớn hơn. Nhưng bản miễn phí đủ cho hầu hết shop nhỏ như mình. Lớn lên tính sau, giờ cứ dùng cái rẻ trước đã. Mình tính, nếu sau này shop lớn, mình sẽ nâng cấp, nhưng giờ thì ổn rồi.

Từ ngày có phần mềm, đời khác hẳn

Sáng nào mình cũng mở Mepo ra xem tồn kho còn gì, ai còn nợ. Khách quen gọi điện đặt 10 thùng mì, mình gõ vô cái là xong. Khỏi lo sai, khỏi lo quên.

Bạn thử nghĩ xem, một ngày không còn lo lắng về sai sót thì cuộc sống nhẹ nhàng thế nào. Mình còn có thời gian buổi tối ngồi xem phim với vợ con, điều mà trước đây không dám nghĩ tới.

Cuối tháng mở báo cáo ra, thấy mặt hàng nào chạy nhiều, mặt nào ế. Mình điều chỉnh nhập hàng cho phù hợp. Doanh thu tăng lên rõ rệt. Hồi tháng 8, mình thấy mì gói chạy mạnh, nhập thêm 20 thùng, bán hết trong 2 tuần. Nếu không có báo cáo, mình không biết.

Cái mình thích nhất là tiết kiệm thời gian. Trước đây mỗi tối ngồi cộng sổ mất 1-2 tiếng. Giờ chỉ mất 10 phút xem báo cáo. Còn lại dành cho vợ con, hoặc xem phim. Cuộc sống không chỉ có bán hàng, đúng không?

Lời khuyên cho ai mới bắt đầu

Nếu bạn cũng đang ở Đồng Nai, shop nhỏ, tài chính eo hẹp, thì mình khuyên chân thành: đừng mua mấy gói đắt tiền vội. Thử mấy cái miễn phí trước, như Mepo chẳng hạn.

Không mất gì cả. Cài về dùng thử 1-2 tuần. Nếu thấy ổn thì dùng tiếp. Không thích thì xóa, cũng chẳng mất đồng nào. Mình thấy nhiều người cứ ngại, nhưng thử một lần chẳng có gì mất mát, mà lỡ may có lợi thì sao.

Như mình, sau 2 tháng dùng, thấy tiết kiệm được tiền, giảm lỗi, tăng doanh thu. Cũng nhờ đó mà có thêm chút đỉnh cuối tháng. Mình còn khuyên mấy người bạn, ai cũng khen.

Một vài con số thực tế

Mình tính thử:

• Chi phí đầu tư: 0 đồng (chỉ cần máy tính hoặc điện thoại có sẵn). Không tốn thêm gì hết.
• Thời gian học: 30 phút. Buổi tối ngồi mày mò một chút là quen liền.
• Lợi ích: tiết kiệm 5 giờ/tuần, giảm 90% lỗi đơn hàng. 5 giờ là một ngày làm việc đấy.
• Tính tiền: mỗi tháng bớt 1 triệu tiền đền bù, thêm thời gian bán hàng kiếm thêm tầm 500k.

So với mấy phần mềm trả phí 300-500k/tháng, mình thấy dùng Mepo là hợp lý nhất. Mình nói thẳng, đây là lựa chọn sáng suốt nhất cho shop nhỏ.

Kết lại

Mình viết bài này không phải PR gì đâu. Chỉ là thấy nhiều người cùng cảnh, muốn chia sẻ thôi. Bạn cũng có thể đang loay hoay như mình hồi đó, nhưng hãy tin tôi, có cách giải quyết cả.

Quản lý đơn hàng tay, sổ sách giấy, thời 2024 rồi là lỗi thời. Bỏ ra chút thời gian học dùng phần mềm, đời nhẹ nhàng hơn nhiều. Mình tin rằng, khi bạn có công cụ tốt, bạn sẽ có thời gian để tập trung vào cái quan trọng hơn: chăm sóc khách hàng và phát triển shop.

Nếu bạn quan tâm, có thể ghé Mepo.vn xem thử. Cài về dùng thử, không mất gì. Mà nếu cần hỏi gì, cứ nhắn mình, mình biết tới đâu chỉ tới đó. Mình sẵn lòng giúp, vì mình hiểu cái cảnh đó mà.

Chúc bạn tìm được giải pháp phù hợp, shop ngày càng phát triển nhé!