phần mềm quản lý điểm bán hàng tại Hà Nội

phần mềm quản lý điểm bán hàng tại Hà Nội

Mở đầu: Sao tôi lại lao vào cuộc tìm kiếm này?

Cửa hàng tạp hóa nhỏ xíu của tôi nằm ngay mặt phố Huế, Hà Nội. Mở được 3 năm rồi. Hồi đầu mới bán, tôi cặm cụi ghi sổ tay như thời ông bà mình vẫn làm. Chiều tối nào cũng ngồi cộng số mỏi nhừ cả tay. Đến lúc đứng dậy, lưng kêu răng rắc như bẻ mía.

Rồi khách đông dần. Bắt đầu sai sót. Có lần khách đưa tờ 500k, mình nhìn nhầm ra 200k – mất luôn 300k. Tối về nằm nghĩ mà xót ruột. Ghi nợ cho khách quen xong quên mất. Nhập lô hàng bao nhiêu chai dầu ăn, cuối tháng kiểm lại chẳng biết mất đâu mấy chai.

Căng thẳng thật sự. Tôi biết cần tìm một phần mềm quản lý điểm bán hàng tại Hà Nội để cứu mình khỏi mớ hỗn độn này.

Nhưng lên Google gõ thử, ra cả tá lựa chọn. Giá từ 200 nghìn đến mấy triệu mỗi tháng. Là chủ shop nhỏ, tôi có bao nhiêu ngân sách đâu. Công nghệ cũng chẳng rành. Ngồi lướt mấy diễn đàn, đọc review, hoa cả mắt.

Bài viết này là câu chuyện thật của tôi. Hy vọng anh chị em làm shop ở Hà Nội đọc xong đỡ mất thời gian mò mẫm như tôi. Tôi mất đúng 2 tuần lăn tăn, thử 3 phần mềm mới chốt được cái ưng ý.

Phần mềm quản lý điểm bán hàng là thứ gì vậy?

Nói đơn giản thế này: phần mềm quản lý điểm bán hàng là cái công cụ giúp mày kiểm soát mọi thứ đang diễn ra ở quầy. Tính tiền, theo dõi hàng tồn kho, lưu thông tin khách, báo cáo cuối ngày – tất tần tật trong một cái máy tính hoặc điện thoại.

Các shop Hà Nội mình có đặc thù riêng. Mặt bằng chật, khách đông, đôi khi xếp hàng dài. Như quán phở nhà tôi ở Nguyễn Du, buổi trưa khách ùn ùn kéo đến, tính chậm 1 phút là mất khách liền. Có phần mềm chạy ổn, mình đỡ được cả đống việc. Không chỉ đơn thuần bấm tính tiền đâu. Nó còn cho mình biết món nào bán chạy, món nào nằm ế. Từ đó nhập hàng hợp lý, không bị tồn đọng vốn.

Shop nào có 2-3 chi nhánh, phần mềm còn đồng bộ dữ liệu tức thì. Hàng hóa ở quán này bán xong, quán kia biết ngay. Hồi tôi mới mở chi nhánh thứ 2 ở Hàng Bài, chạy qua chạy lại kiểm hàng mệt bở hơi tai. Giờ thì nhàn hơn nhiều.

Sao chủ shop Hà Nội nhất định phải có?

Hà Nội mình đông dân, khách đa dạng từ sinh viên Bách Khoa đến dân văn phòng ở Cầu Giấy. Nếu vẫn ghi sổ tay, sớm muộn gì cũng gặp mớ rắc rối này:

Thứ nhất, thất thoát hàng hóa. Hàng nhập vào không biết bao nhiêu, bán ra bao nhiêu. Nhân viên ăn bớt, khách lấy trộm, hàng hỏng – chả có con số nào để đối chiếu. Có tháng tôi bị mất gần 3 triệu vì lỗi chủ quan này.

Thứ hai, sai sót khi tính tiền. Giờ cao điểm, khách xếp hàng đông, mình dễ nhầm. Nhầm giá, nhầm tiền thừa. Mất uy tín lắm. Có lần tôi tính nhầm cho 1 chị khách quen, chị ý quay lại mắng tôi một trận. Xấu hổ muốn độn thổ.

Ba, không có số liệu kinh doanh. Cuối tháng muốn coi lãi lỗ thế nào, chịu. Chỉ biết ước lượng. Nhiều khi tưởng lãi hóa ra lỗ.

Bốn, mất khách thân thiết. Không lưu được lịch sử mua hàng, không biết khách thích gì, không có chương trình tích điểm.

Hồi năm ngoái, tôi mất gần 5 triệu vì nhập sai giá một lô hàng. Đau lắm. Từ đó tôi quyết đầu tư một phần mềm quản lý điểm bán hàng tại Hà Nội. Tiền mua phần mềm ban đầu hơi xót, nhưng so với 5 triệu kia thì nhẹ hều.

Cách tôi chọn phần mềm

Tôi ngồi tổng kết lại 6 tiêu chí quan trọng nhất. Anh em tham khảo nhé:

Một, chi phí hợp lý. Shop nhỏ như tôi, đừng chi quá 500.000 đồng/tháng. Miễn phí càng tốt. Lúc mới bắt đầu, đồng nào cũng quý.

Hai, dễ sử dụng. Giao diện tiếng Việt, thao tác vài cái là xong. Không cần đào tạo mất thời gian. Tôi già rồi, không rành công nghệ như các bạn trẻ.

Ba, hoạt động offline. Ở Hà Nội, mạng lúc có lúc không. Nhất là khu phố cổ, tối đến chập chờn. Cần phần mềm chạy được khi không có mạng. Có hôm mất mạng 2 tiếng, tôi phải tính tiền bằng tay, mệt gần chết.

Bốn, quản lý tồn kho tốt. Cảnh báo hàng sắp hết, hỗ trợ nhập hàng bằng mã vạch. Tính năng này cứu tôi nhiều phen.

Năm, báo cáo chi tiết. Doanh thu, lợi nhuận, hàng bán chạy, công nợ – phải có đủ.

Sáu, hỗ trợ nhiều thiết bị. Dùng được trên máy tính, điện thoại, máy tính bảng. Lúc ở nhà, lúc ở quán, lúc đi nhập hàng – đều cần xem số liệu.

Tôi thử vài phần mềm. Đầu tiên thử KiotViet, thấy ổn nhưng phí đắt. Rồi thử Sapo, giao diện đẹp nhưng nhiều tính năng không dùng đến. Cuối cùng chọn Mepo. Nó đáp ứng đủ các tiêu chí trên, mà lại miễn phí cho shop nhỏ.

Tính năng cốt lõi cần có

Phần mềm POS tốt thường có mấy tính năng này:

Bán hàng: Tạo đơn nhanh, hỗ trợ quét mã vạch, in hóa đơn cho khách. Như shop của Linh bạn tôi ở Hoàng Mai, cao điểm khách đông, chạm 2-3 cái là xong 1 đơn. Tiền tự cộng. Cuối ca khớp luôn.

Quản lý kho: Nhập hàng, xuất hàng, kiểm kho. Phần mềm cảnh báo nếu mặt hàng sắp hết. Có lần sắp hết bia, phần mềm báo đỏ. Tôi kịp gọi điện nhập thêm, khách không bị về không.

Quản lý khách hàng: Lưu tên, số điện thoại, lịch sử mua. Có thể tích điểm, tặng quà sinh nhật. Tôi thấy khách quen thích lắm. Có chị cứ đến sinh nhật là được tặng quà, quay lại mua hoài.

Báo cáo: Doanh thu theo ngày, tháng, năm. Hàng bán chạy, hàng tồn đọng. Cuối tháng chỉ việc mở ra xem, khỏi ngồi cộng dồn.

Quản lý nhân viên: Phân quyền, theo dõi ca làm, tính hoa hồng.

Với shop nhỏ chỉ vài người, tôi thấy 3 tính năng đầu là đủ xài. Nhưng nếu có nhân viên, cái quản lý nhân viên cũng hay. Từ ngày có phần mềm, tôi biết đứa nào làm tốt, đứa nào hay đi muộn.

So sánh các phương án

Tôi đúc kết trong một bảng cho dễ nhìn:

Tiêu chí	Phần mềm trả phí (KiotViet, Sapo)	Phần mềm mã nguồn mở (Mepo)
Chi phí	300.000 - 1.000.000đ/tháng	Miễn phí cho shop dưới 2 chi nhánh
Offline	Có nhưng giới hạn	Có, đồng bộ khi có mạng
Mã nguồn	Đóng, không tùy biến	Mở, tha hồ sửa theo ý
Báo cáo	Đầy đủ nhưng phải nâng gói	Đầy đủ, free
Hỗ trợ	Chat, điện thoại (có phí)	Cộng đồng Zalo, Facebook
Dùng thử	7-30 ngày	Vĩnh viễn

Tôi thấy phần mềm mã nguồn mở như Mepo hợp với shop nhỏ hơn. Không sợ bị phụ thuộc, không sợ bị khóa tài khoản. Mấy ông bạn tôi xài KiotViet, có tháng quên đóng tiền là bị khóa luôn, mất hết dữ liệu.

Mepo – giải pháp cho shop nhỏ Hà Nội

Mepo là phần mềm quản lý bán hàng mã nguồn mở, do người Việt phát triển. Dành riêng cho shop nhỏ như chúng ta.

Điểm khác biệt:

Miễn phí trọn đời. Không giới hạn số lượng sản phẩm, giao dịch. Chỉ thu phí nếu dùng dịch vụ đám mây hoặc hỗ trợ cao cấp. Tôi xài 6 tháng nay, chưa mất đồng nào.

Mã nguồn mở. Tự do tùy chỉnh, thêm tính năng. Không sợ bị khóa tài khoản giữa chừng. Có thằng bạn tôi rành IT, nó còn thêm được cái tính năng tự động gửi tin nhắn cho khách.

Local-first. Dữ liệu lưu trên máy tính. An toàn, riêng tư. Không cần Internet liên tục. Cuối ngày muốn đồng bộ lên cloud cũng được.

Giao diện tiếng Việt. Dễ dùng, thân thiện. Tôi mở ra là hiểu ngay, không cần đọc hướng dẫn nhiều.

Cộng đồng hỗ trợ. Trên Zalo, Facebook có nhóm. Hỏi gì trả lời đó. Nhiều hôm tôi hỏi lúc 11h đêm, vẫn có người trả lời.

Tôi dùng Mepo được 6 tháng nay. Lúc đầu hơi bỡ ngỡ vì phải tự cài đặt, nhưng trên mepo.vn có video hướng dẫn chi tiết. Làm theo từng bước là OK. Mất tầm 1 buổi chiều là xong.

Chi phí và ROI

Với Mepo, chi phí ban đầu là 0 đồng. Chỉ mất thời gian tìm hiểu và cài đặt. Nếu so với phần mềm trả phí 500.000đ/tháng, sau 1 năm tôi tiết kiệm được 6 triệu. Số đó nhập thêm hàng hoặc sửa sang cửa hàng.

ROI từ việc dùng phần mềm:

• Giảm thất thoát hàng: trung bình 2-5 triệu/tháng. Hồi chưa dùng, tôi mất tầm 3-4 triệu/tháng vì hàng thất thoát. Giờ chỉ còn lác đác.
• Tăng doanh thu nhờ quản lý khách hàng: 10-20%. Tôi có chương trình tích điểm, khách quay lại nhiều hơn.
• Tiết kiệm thời gian: 1-2 giờ/ngày không phải ngồi ghi sổ. Giờ có thời gian chơi với con, đi cà phê với bạn.

Tính ra, chỉ sau 1 tháng dùng Mepo, tôi đã lấy lại vốn (dù không mất phí) nhờ giảm sai sót. Có tháng tiết kiệm được gần 7 triệu so với trước.

Chuyện thật ngoài đời

Anh bạn tôi mở quán cà phê ở Cầu Giấy. Hồi trước anh ghi sổ tay, cuối tháng hỏi lời lãi, anh chỉ ậm ừ. Tôi giới thiệu Mepo. Anh dùng thử.

Quán anh có 2 chi nhánh. Mepo cho phép quản lý riêng từng quán, báo cáo tổng hợp cuối ngày. Anh nói từ ngày dùng phần mềm, anh biết được món nào bán chạy, món nào ế. Điều chỉnh thực đơn phù hợp. Doanh thu tăng 15% sau 3 tháng. Anh còn phát hiện ra món cà phê sữa đá bán chạy nhất, trong khi trước anh cứ nghĩ là bạc xỉu.

Còn tôi, tính năng yêu thích nhất là cảnh báo tồn kho. Có lần sắp hết bia, phần mềm báo đỏ. Tôi kịp gọi điện nhập thêm, khách không bị về không. Hôm đó khách đông, bán hết 2 thùng bia, may có phần mềm báo trước.

Hồi tháng trước, có chị khách quen đến mua, tôi mở lịch sử ra thấy chị ý hay mua bánh mì và sữa tươi. Tôi liền giới thiệu combo mới, chị mua liền tay. Khách hài lòng, mình bán được thêm.

Câu hỏi thường gặp

1. Phần mềm nào miễn phí cho shop nhỏ?

Mepo. Mã nguồn mở, free. Shop dưới 2 chi nhánh xài thoải mái. Không giới hạn số sản phẩm, giao dịch.

2. Có cần Internet để dùng không?

Mepo chạy offline. Dữ liệu lưu trên máy. Chỉ cần Internet khi đồng bộ hoặc cập nhật. Ở Hà Nội mất mạng thường xuyên, tôi xài không vấn đề gì.

3. Tôi không rành công nghệ, có dùng được không?

Được. Giao diện tiếng Việt, video hướng dẫn. Cộng đồng hỗ trợ nhiệt tình. Tôi 50 tuổi, chả biết gì về máy tính, vẫn xài được.

4. Quản lý được nhiều chi nhánh không?

Có. Bản miễn phí giới hạn 2 chi nhánh. Nhiều hơn cần nâng cấp. Tôi thấy 2 chi nhánh là đủ cho shop nhỏ.

5. Dữ liệu có an toàn không?

Dữ liệu lưu trên máy bạn. Riêng tư tuyệt đối. Có thể sao lưu thủ công hoặc đồng bộ lên cloud. Tôi cứ cuối tuần là copy ra USB cất đi.

6. Tích hợp thanh toán online không?

Hiện chưa tích hợp sâu. Nhưng có thể dùng thêm cổng thanh toán bên ngoài. Tôi xài thêm Momo, thấy cũng ổn.

Tổng kết

Phần mềm quản lý điểm bán hàng tại Hà Nội không cần đắt tiền mới tốt. Với shop nhỏ, Mepo là lựa chọn tối ưu. Miễn phí, mã nguồn mở, dễ dùng, hoạt động offline.

Tôi đã dùng và thấy hiệu quả rõ rệt. Từ ngày có phần mềm, tôi nhàn hơn hẳn. Hết cảnh tối nào cũng ngồi cộng số. Hết cảnh lo mất hàng mất. Cuối tháng mở báo cáo ra, lời lỗ rõ ràng.

Đừng để thất thoát làm giảm lợi nhuận của bạn nữa. Mất 5 triệu như tôi là đau lắm đấy.

Vào mepo.vn tải về dùng thử ngay hôm nay. Cài đặt mất 1 buổi chiều là xong. Có gì thắc mắc, vào nhóm Zalo hỏi, người ta chỉ tận tình. Chúc anh em shop mình làm ăn phát đạt!