phần mềm quản lý cửa hàng tại Hải Phòng

phần mềm quản lý cửa hàng tại Hải Phòng

Mở shop ở Hải Phòng – dù bán tạp hóa, quần áo hay đồ điện tử – cái cảnh tối tối ngồi đối chiếu sổ sách với tồn kho nó ám ảnh lắm. Mình từng có lần mất gần 3 tiếng đồng hồ chỉ để dò lại mấy cái đơn hàng, cuối cùng phát hiện thiếu mất 2 thùng mì tôm. Đau đầu thật sự. Lúc đó mình mới bắt đầu mò mẫm tìm "phần mềm quản lý cửa hàng tại Hải Phòng". Cũng ngán ngẩm vì mấy phần mềm trên mạng toàn đồ xa xỉ, giá trên trời, hoặc giao diện tiếng Anh loằng ngoằng. Nhưng mà, chịu khó lùng sục thì cũng có cái hay ho.

Hiểu đúng về phần mềm quản lý – không phải chuyện cao siêu

Nói nôm na, nó là cái công cụ thay cho cuốn sổ và cây bút của bạn. Dữ liệu nhập vào một lần, tự động nó tính tiền, cập nhật kho, ghi nhớ khách hàng. Hơn hẳn cái Excel vì không sợ công thức sai, không sợ lỡ tay xóa mất.

Mình từng dùng Excel mấy năm trời – cũng ổn đấy chứ. Nhưng mỗi lần thêm mặt hàng mới là cả một vấn đề: nhân viên gõ sai giá, mình không biết. Cuối tháng tổng kết, số lẻ văng ra tùm lum. Có phần mềm, mọi thứ nó gọn ghẽ hẳn. Thử hỏi, nếu không có công cụ mà cứ ôm Excel thì đến bao giờ mới xong?

Theo mình, bản chất của phần mềm quản lý là một cái bảo hiểm cho trí nhớ và sự cẩn thận của bạn. Giống như bạn thuê một trợ lý online giá rẻ vậy. Nó không làm thay bạn việc bán hàng, nhưng nó giúp bạn khỏi phải nhớ mớ hỗn độn giá nhập, giá bán, công nợ. Hồi mới dùng, mình còn ngồi cười vì nghĩ sao không biết cái này sớm hơn.

Sao dân buôn bán Hải Phòng cần cái này?

Hải Phòng mình đông dân, hơn 2 triệu người. Cửa hàng mọc lên như nấm sau mưa – đường nào cũng thấy vài ba cái tạp hóa, shop quần áo. Cạnh tranh khốc liệt, lời lãi ít ỏi. Cứ kiểu ghi chép tay, vài tháng là thấy ngay vấn đề:

• Hàng thất thoát không biết đường nào mà lần – nhập kho bao nhiêu, bán được bao nhiêu, ai biết đâu mà dò. Có thằng bạn mình mở shop đồ điện tử ở Hồng Bàng, cuối năm kiểm kho mới tá hỏa mất gần 20 triệu vì nhân viên nhập sai mã. Nó cay lắm, nhưng biết trách ai.
• Khách cũ quay lại không nhớ mặt – mua lần trước thích gì, ghét gì, mình mù tịt. Có chị kia mở shop thời trang ở Ngô Quyền, thấy khách quen vào mà không biết hỏi thăm, khách đi luôn chị mới tiếc.
• Cuối tháng ngồi tổng kết – tính bằng tay thì tới khuya, tính bằng Excel thì sợ sai công thức. Mình từng có tối ngồi chồng hóa đơn lên bàn, mắt hoa lên vì cộng nhẩm. Xong rồi hôm sau thấy thiếu 200 nghìn, chẳng biết vuột lúc nào.

Thuê nhân viên làm việc này cũng thêm chi phí. Mà Hải Phòng mình thuê người cũng không rẻ. Một đứa nhân viên ghi chép sổ sách lương cũng phải 5-6 triệu, chưa kể bảo hiểm, phụ cấp. Một phần mềm phù hợp sẽ giúp bạn biết ngay lãi lỗ từng món hàng, ai mua gì, bao giờ cần nhập thêm. Tính ra, chỉ mấy tháng là thấy lời. Cái khó nhất chẳng phải là chọn phần mềm, mà là quyết tâm bỏ cái thói quen chép tay.

Chọn phần mềm – 7 điều mình đúc kết sau bao lần đau đớn

Hồi mới bắt đầu, mình cũng lăn tăn lắm. Loại nào tốt, giá bao nhiêu, có hợp với shop mình không. Sau gần 6 năm kinh doanh, mình rút ra mấy cái này:

1. Chi phí phải chăng. Shop nhỏ lời ít, đừng ham mấy gói mấy triệu mỗi tháng. Mua gói rẻ, dùng không hết tính năng – chẳng khác gì đốt tiền. Tốt nhất tìm cái miễn phí hoặc trả phí một lần.

2. Giao diện dễ xài. Tiếng Việt đầy đủ, nhân viên mới vào cũng biết bấm. Mấy phần mềm nước ngoài mắc, giao diện toàn tiếng Anh – nhân viên shop mình không biết, mình phải đứng chỉ từng cái. Có thằng em mình thuê nhân viên trẻ, nó bảo "anh ơi, em chịu, mấy cái tab này em chẳng hiểu gì".

3. Quản lý kho phải chi tiết. Mặt hàng nhiều, lô hàng khác nhau, giá nhập thay đổi. Phần mềm phải báo được tồn kho real-time, cảnh báo sắp hết. Cái này mình nghiệm ra sau lần gần hết tết mà quên nhập mứt – khách hỏi không có, mất bao nhiêu tiền.

4. Báo cáo rõ ràng. Cuối ngày, cuối tháng chỉ cần vài cái nhấp chuột là ra số liệu. Doanh thu bao nhiêu, lợi nhuận thế nào, hàng gì bán chạy.

5. Chạy được offline. Lý do? Nhiều khu vực ở Hải Phòng như An Dương, Thủy Nguyên mạng chập chờn. Lúc mất mạng mà không bán được hàng thì khổ. Mình có lần ở nhà mẹ ở An Lão, mạng mất 2 tiếng đồng hồ, phải ghi tay chờ mạng lên mới nhập.

6. Dữ liệu an toàn. Dữ liệu khách hàng, công nợ... là tài sản. Lưu trên máy mình kiểm soát được. Hoặc máy chủ Việt Nam cho chắc chắn.

7. Hỗ trợ nhanh. Có người gọi điện, chat hỗ trợ tiếng Việt. Đừng để mắc kẹt lúc cần gấp. Hồi mới dùng, mình gặp lỗi không in được hóa đơn, gọi cho bên kia 2 ngày mới trả lời – lúc đó mình đã tự mò ra rồi.

Những tính năng cốt lõi không thể thiếu

Mình liệt kê mấy cái này, bạn cứ check xem phần mềm nào có hết:

Bán hàng

Tạo đơn nhanh chóng, in hóa đơn. Hỗ trợ máy in nhiệt vì nhanh, tiết kiệm. Quét mã vạch được càng tốt. Có lần mình đứng quét hàng cho khách, 10 đơn một lúc, xong thấy mát tay lắm.

Quản lý kho

Nhập hàng, xuất hàng, kiểm kê. Đặt cảnh báo tồn tối thiểu để biết khi nào cần đặt thêm. Riêng shop mình, cái cảnh báo này đã cứu mình không biết bao nhiêu lần khỏi cảnh đứt hàng bán chạy. Hồi đó mình toàn quên, giờ phần mềm nhắc mới hay.

Quản lý khách hàng

Lưu thông tin, lịch sử mua, công nợ. Biết khách nào hay mua gì để nhắn tin giới thiệu hàng mới. Mình có chị khách mua đồ baby mỗi tháng, mình nhắn tin đúng ngày, chị ấy mua luôn.

Báo cáo

Tự động cuối ngày. Doanh thu, lợi nhuận, hàng bán chạy, hàng tồn lâu. In ra, xem trên điện thoại được càng tiện. Mình hay xem báo cáo trên điện thoại lúc đi chơi, tiện lắm.

Quản lý nhân viên (nếu có người làm)

Phân quyền, theo dõi ca, biết ai bán nhiều, ai hay sai sót. Hồi có nhân viên, mình phân quyền cho nó chỉ được bán hàng, không được xem báo cáo. Yên tâm hơn.

Các phương án quản lý – mình từng chạy qua hết

Phương án	Chi phí	Dễ dùng	Offline	Báo cáo	An toàn
Sổ tay, Excel	Miễn phí	Không dễ	Có	Không có	Thấp
Phần mềm đám mây	200k-1tr/tháng	Dễ	Không	Có	Phụ thuộc
Mepo (mã nguồn mở)	Miễn phí	Trung bình	Có	Có	Cao (local)

Sổ tay, Excel: Rẻ nhưng cực. Mỗi tháng mất vài buổi tối tổng kết. Sai sót vô kể. Mình từng mất cả tối vì một số âm trong Excel – cuối cùng phát hiện do nhấn Shift+F sai. Mà lúc đó mình còn cười, nghĩ mình ngu thật.

Phần mềm đám mây: Nhiều đứa bạn mình dùng cũng ổn. Giá mềm, nhưng mất mạng là không xài được. Hải Phòng mình mấy khu mạng yếu. Mà dữ liệu trên cloud, sợ nhà cung cấp sập. Có thằng bạn mình dùng một bên, sập server 1 ngày, nó không bán được, mất mấy chục đơn.

Mepo: Cái này mình dùng rồi. Mã nguồn mở, do người Việt làm. Miễn phí. Dữ liệu lưu local. Dùng được cả khi mất mạng. Hơi khó xài lúc đầu, nhưng 1-2 tuần là quen. Có hôm mình cài thử, nhập dữ liệu sai, hỏi group Facebook, 5 phút sau có người chỉ.

Mepo – cái tên mình tin dùng sau bao lần vấp

Mình tìm hiểu và dùng thử Mepo cũng hơn 6 tháng rồi. Thấy ổn áp dần.

Tại sao mình chọn Mepo?

• Miễn phí trọn đời. Không giới hạn hàng hóa, khách hàng. Không mất thêm phí bất ngờ. Hồi đó mình dùng thử mấy phần mềm khác, hết hạn dùng thử là nhảy ra quảng cáo, khó chịu lắm.
• Local-first. Dữ liệu lưu trên máy tính mình. Có mạng thì đồng bộ, mất mạng vẫn tính tiền bình thường. Có lần mình đi chơi xa, mạng yếu, vẫn xem được báo cáo trên máy cũ.
• Cộng đồng hỗ trợ. Có group Facebook, diễn đàn. Gặp lỗi gì vào hỏi, mấy anh em chỉ nhau. Mình nhớ lần đầu hỏi cách in hóa đơn, 10 phút sau đã có 3 người trả lời.
• Tùy biến được. Nếu bạn biết code một chút, có thể sửa theo nhu cầu. Còn không thì tính năng mặc định cũng đủ dùng. Mình không biết code, nhưng thấy ổn.

Mình nhớ lần đầu cài Mepo, mất khoảng 1 buổi sáng nhập dữ liệu ban đầu. Nhưng sau đó, thao tác quen nhanh lắm. Bán hàng, in hóa đơn, xem báo cáo – tất cả gọn lỏn. Có hôm khách đông, mình chạy thử, thấy mượt hơn hẳn.

Chi phí và cái thu về

Với Mepo, tiền phần mềm là 0 đồng. Nhưng bạn cần một máy tính hoặc máy tính bảng, khoảng 5-10 triệu. Cái này ai kinh doanh cũng có sẵn rồi.

Tiết kiệm được gì?

• Giảm thất thoát hàng hóa: Hồi dùng sổ tay, mỗi tháng mất khoảng 1-2 triệu vì nhập sai, xuất sai. Giờ còn 200-300 nghìn. Bạn có tin nổi không? Mình tính ra, 1 năm save được 15-20 triệu.
• Tăng doanh thu nhờ chăm sóc khách: Mình biết khách nào hay mua gì, nhắn tin giới thiệu. Tăng thêm 10-15% mỗi tháng. Có tháng mình nhắn tin cho 50 khách, 10 người mua lại, thêm 5 triệu.
• Tiết kiệm thời gian: Cuối tháng ngồi 30 phút là xong báo cáo. Có thời gian lo chuyện khác. Mình có thể đi chơi, đọc sách, không phải thức khuya.

Tính ra, ROI của mình khoảng 2-3 triệu mỗi tháng, chỉ sau 2-3 tháng là hoàn vốn cho cái máy tính. Mình thấy, khoản đầu tư 5 triệu – 10 triệu cho máy tính là đáng đồng tiền bát gạo. Cái máy tính mình mua cách đây 3 năm, giờ vẫn chạy ngon.

Chuyện thực tế từ mấy ông bạn shop ở Hải Phòng

Có thằng bạn mở tạp hóa ở Lê Chân. Hồi xưa nó ngồi kiểm kê 4 tiếng mỗi tối. Giờ dùng Mepo, 30 phút là xong. Nó còn rảnh rỗi đi uống cà phê, chơi với gia đình. Nó kể, hồi đó nó hay cãi nhau với vợ vì sổ sách lộn xộn, giờ không còn nữa.

Một chị mở shop thời trang ở Ngô Quyền. Chị ấy dùng Mepo để quản lý khách hàng thân thiết. Gửi tin nhắn mỗi khi có hàng mới. Tỷ lệ quay lại tăng 20%, chị khoe với mình hoài. Có lần chị ấy gọi mình, bảo "em ơi, phần mềm này hay quá, chị mới nhắn tin cho mấy chị em, họ mua hết mấy cái áo mới về".

Hồi đầu mình cũng lăn tăn. Mã nguồn mở, liệu có ổn không? Mất dữ liệu thì sao? Nhưng dùng rồi mới thấy, cộng đồng hỗ trợ nhiệt tình lắm. Có lần mình hỏi về cách in hóa đơn, 10 phút sau đã có người chỉ. Cái này mình tin là không có phần mềm đám mây nào sánh kịp.

Giải đáp mấy câu thắc mắc

1. Phần mềm quản lý miễn phí nào tốt? Theo mình, Mepo là hợp lý nhất cho shop nhỏ. Miễn phí, mã nguồn mở, do người Việt phát triển.

2. Dùng Mepo có cần mạng không? Không cần đâu. Mepo chạy offline, chỉ mở mạng khi đồng bộ hoặc cập nhật phần mềm.

3. In hóa đơn được không? Được. Hỗ trợ máy in nhiệt và in thường. Hóa đơn căn chỉnh đẹp, chuyên nghiệp.

4. Có bản trả phí không? Mepo không có bản trả phí. Hoàn toàn miễn phí. Có cộng đồng donate nhưng không bắt buộc.

5. Dữ liệu an toàn chứ? An toàn 100%. Dữ liệu lưu trên máy bạn. Bạn copy backup ra ổ cứng ngoài hoặc Google Drive cũng được.

6. Tải Mepo ở đâu? Vào mepo.vn, tải về cài đặt là xong. Không cần đăng ký tài khoản.

Lời kết – chọn cái phù hợp với mình

Chọn phần mềm quản lý cửa hàng tại Hải Phòng, mỗi người mỗi nhu cầu. Quan trọng là xác định rõ mình cần gì, bao nhiêu mặt hàng, có nhân viên không, ngân sách thế nào.

Với mình – 1 chủ shop nhỏ với 5 năm kinh nghiệm, có lúc chật vật, có lúc thảnh thơi – Mepo là cái phù hợp. Miễn phí, dễ dùng, an toàn. Hỗ trợ tốt từ cộng đồng.

Bạn thử tải về xài thử. Đầu tiên hơi lạ, nhưng 1-2 tuần là quen. Nếu thấy không hợp, có thể bỏ. Không mất đồng nào. Mà theo mình, cứ tải về – cài đặt – chạy thử trước, rồi mới quyết định. Đừng suy nghĩ quá lâu.

Còn mình, từ ngày dùng Mepo, tối tối ngồi xem báo cáo, thấy mọi thứ trong tầm kiểm soát, yên tâm hơn hẳn. Không còn cảnh thấp thỏm sổ sách, không còn mất ngủ vì đối chiếu hàng tồn. Mình còn có thời gian đi chơi với bạn bè, uống cà phê, đọc sách.

Hãy thử ngay hôm nay tại mepo.vn. Mình tin là bạn sẽ không hối hận đâu.

P/S: Có gì thắc mắc cứ để lại comment. Mình sẽ trả lời tận tình.