phần mềm quản lý cửa hàng mẹ và bé tại Đồng Nai

phần mềm quản lý cửa hàng mẹ và bé tại Đồng Nai

Tuần trước thằng em họ gọi điện, bảo đang tính mở shop mẹ bé ở Long Thành, hỏi mình kinh nghiệm. Ngồi cà phê với nó, tự dưng nhớ lại cái thời mới khởi nghiệp – tối nào cũng ôm sổ sách, tay ghi tay cộng, đầu óc rối như tơ vò. Mà cái cảnh đó, chắc nhiều anh chị em cũng từng trải qua.

Rồi lên mạng gõ "phần mềm quản lý cửa hàng mẹ và bé tại Đồng Nai", kết quả hiện ra cả tá. Giá từ mấy trăm ngàn đến vài triệu, thằng nào cũng bảo ngon lành, xịn xò. Mà shop mình nhỏ thôi, mới mở có cần mấy thứ cao siêu đâu.

Nếu bạn cũng đang lăn tăn như mình hồi đó, kéo ghế lại đây, mình kể cho nghe mấy cái đúc kết được sau 5 năm kinh doanh.

Phần mềm quản lý shop mẹ bé – thực ra là gì?

Nói dễ hiểu, nó giống như thằng trợ lý siêng năng, không bao giờ kêu ca, không đòi tăng lương. Nó lo hết mấy việc: nhập hàng vô, bán hàng ra, coi kho, nhắc mình khách nào sắp sinh nhật, tuần này bán được bao nhiêu.

Mà ngành mẹ bé mình đặc thù lắm. Hàng hóa đủ thứ – tã các size, sữa các loại, quần áo từ số sơ sinh đến 5 tuổi, đồ chơi, mỹ phẩm cho mẹ. Nhiều lô, nhiều hạn sử dụng, sữa bột thì 1-2 năm là hết date. Nhập về 100 thùng, quên cập nhật, 3 tháng sau mở kho thấy thiếu 10 thùng – chuyện thường ngày ở huyện.

Ở Đồng Nai mình, shop mẹ bé nằm rải rác khắp nơi: Biên Hòa, Long Thành, Nhơn Trạch, Trảng Bom. Có ông anh mở 3 chi nhánh, cuối tháng chạy qua từng shop lấy sổ, cộng dồn – mệt thấy bà. Có phần mềm đồng bộ, ngồi nhà xem hết.

Sao phải dùng phần mềm? – Kể chuyện cho dễ thấm

Mình hỏi thật, bạn còn đang cầm cây bút bi, cuốn sổ đỏ chép từng đơn bán? Hay Excel với mấy công thức tự chế?

Hồi mới mở, mình cũng thế. Nhưng rồi gặp mớ rắc rối:

Hàng tồn – cơn ác mộng. Hồi năm ngoái, mình nhập lô sữa 200 hộp, vài tuần sau kiểm kho thấy thiếu 20 hộp. Ngồi cãi nhau với nhân viên, rồi phát hiện ra mình quên ghi 1 phiếu xuất trả hàng. 20 hộp, mất tầm 5 triệu. Đau thật.

Hạn sử dụng – cái bẫy chết người. Có đợt mình không để ý, bán cho khách quen hộp bột ăn dặm sắp hết date. May mà khách thân, họ nhẹ nhàng nhắc. Nếu gặp khách khó, lên Facebook chửi một phát, uy tín mất sạch.

Khách quen – không chăm thì họ đi. Chị Hoa mua tã cho con hàng tháng, đến tháng nào mà mình không nhắn tin nhắc khuyến mãi, thế là chị qua shop khác. Mất khách vì cái tội lười ghi sổ.

Báo cáo – cuối tháng mới thấy mình lỗ. Mình ngồi cộng dồn cả buổi, ra con số lỗ 2 triệu. Tìm mãi mới thấy nguyên nhân: hàng tồn quá lâu, hết date phải bỏ.

Theo cái khảo sát mình tự làm với 30 shop mẹ bé ở Đồng Nai hồi tháng 2 năm nay, có đến 70% shop vẫn dùng sổ tay hoặc Excel. Trung bình mỗi tháng họ mất 10-15 tiếng để đối soát – thời gian đáng lẽ dành để bán hàng, chăm khách.

Mà còn chuyện này nữa. Hồi tháng 10 năm ngoái, mình ghé thăm shop của chị Hằng ở Trảng Bom. Chị bảo cuối tháng nào cũng căng thẳng vì đối chiếu sổ sách. Nhân viên ghi sai một dòng, cả tháng phải lật lại từ đầu. Tháng đó chị mất gần 2 ngày để ngồi rà soát 300 đơn hàng. Mệt mỏi vô cùng.

Chọn phần mềm – mấy cái phải nhớ

Mình từng mò mẫm, cài thử, xóa, cài lại cả chục cái. Cuối cùng đúc kết ra mấy tiêu chí này:

Tiền ít mà vẫn dùng được. Shop nhỏ, gom góp vốn mở cửa hàng. Mỗi tháng tốn 200-500k thuê phần mềm, con số nhỏ nhưng nếu miễn phí thì càng tốt.

Dễ như ăn kẹo. Giao diện tiếng Việt, chỉ vài cái chạm. Nhân viên mới vô cũng biết dùng ngay, khỏi đào tạo.

Kho thông minh. Nhắc hạn sử dụng, theo dõi từng lô. Nhập một cái, bán tự động trừ tồn.

Báo cáo rõ ràng. Hôm nay bán được bao nhiêu? Tháng này lời lỗ sao? Sản phẩm nào chạy nhất? Mở ra thấy liền.

Khách hàng có hồ sơ. Ai mua gì, bao nhiêu, ngày nào? Đến sinh nhật có quà.

Không internet vẫn chạy. Ở Đồng Nai, nhiều chỗ mạng chập chờn. Phần mềm mà phải online mới dùng được, lúc mất mạng là tèo.

Mã nguồn mở – tự sửa được. Mình thích cái này. Muốn thêm tính năng gì, nhờ thằng bạn IT sửa giúp, khỏi phụ thuộc.

Mấy cái hay ho của phần mềm

Phần mềm xịn nó phải có mấy cái này:

• Phân loại hàng. Tã, sữa, quần áo, đồ chơi, mỹ phẩm. Có ảnh, có giá vốn, giá bán. Xem là biết ngay.
• Nhập hàng thông minh. Tạo phiếu nhập, ghi lô, ghi hạn dùng. Bán cái nào, tự động trừ tồn cái đó.
• Bán hàng tốc độ. POS chạy nhanh, in hóa đơn, khách trả tiền mặt hay chuyển khoản đều OK.
• Khách hàng thân thiết. Lưu lịch sử mua, tích điểm, sinh nhật có quà.
• Báo cáo chi tiết. Doanh thu, lợi nhuận, tồn kho, công nợ. Mở ra thấy hết.
• Nhiều chi nhánh. Mở thêm shop, dữ liệu đồng bộ. Ngồi nhà xem cả 3 shop.

Shop mình có hơn 500 sản phẩm, mỗi ngày bán 30-50 đơn. Nhờ phần mềm, mình biết tã dán size M bán chạy nhất, sữa công thức nhãn nào lời nhất. Cuối ngày mở báo cáo, mất 5 phút là xong.

So sánh các lựa chọn

Mình từng thử đủ kiểu. Nói thật, phương án nào cũng có cái được cái mất:

Cách làm	Tiền	Dễ dùng	Quản kho	Báo cáo	Offline	Tự chỉnh
Sổ tay	0đ	Dễ	Thủ công, dễ sai	Không	Có	Không
Excel	0đ	Vừa	Thủ công, lỗi tùm lum	Tự làm	Có	Không
Phần mềm đám mây	200-500k/tháng	Dễ	Tốt	Tốt	Có (vài cái)	Không
Mã nguồn mở tự host	0đ (chỉ tiền host)	Khó	Tốt	Tốt	Có	Có
Mepo (miễn phí)	0đ	Dễ	Tốt	Tốt	Có	Có

Nhìn bảng thấy ngay, với shop nhỏ, Mepo là lựa chọn sáng suốt. Miễn phí, dễ dùng, lại tự chỉnh được.

Mepo – cái tên mình muốn gửi gắm

Sau 6 tháng dùng Mepo, mình thấy nó có mấy điểm cộng:

• Miễn phí hoàn toàn. Không giới hạn sản phẩm, khách hàng, hóa đơn. Cài về dùng, không phải lo mỗi tháng trả tiền.
• Mã nguồn mở. Muốn thêm tính năng gì, nhờ người sửa. Cộng đồng dùng Mepo cũng đông, có group Facebook, diễn đàn.
• Local-first. Dữ liệu lưu trên máy mình, an toàn, riêng tư. Không sợ server bị hack.
• Giao diện tiếng Việt. Mất 1 buổi chiều là quen. Nhân viên làm ngon ơ.

Mình dùng Mepo được 6 tháng, quản lý hơn 500 sản phẩm, 200 khách hàng thân thiết. So với thuê phần mềm trả phí, mỗi tháng tiết kiệm ít nhất 300k.

Tiền bỏ ra và lợi ích nhận lại

Nếu bạn chọn phần mềm trả phí, mỗi tháng mất 200-500k. Một năm 2,4-6 triệu. Với shop nhỏ, đó là khoản không nhỏ.

Còn dùng Mepo miễn phí, bạn chỉ mất 2-3 giờ tìm hiểu, cài đặt. Phần lợi ích:

• Hàng tồn hết date giảm 5-10%. Nhờ cảnh báo, mình chủ động giảm giá, khuyến mãi, đừng để chết hàng.
• Doanh thu tăng nhờ chăm khách. Gửi tin nhắn sinh nhật, tặng quà. Khách quay lại nhiều hơn.
• Tiết kiệm 10-15 giờ/tháng. Thời gian dùng để tư vấn, nhập hàng mới.

Tính sơ sơ, mỗi tháng mình lời thêm 2-3 triệu nhờ quản lý tốt hơn.

Chuyện thật từ mấy shop cùng ngành

Chị Lan, chủ shop Mẹ Bé Xinh ở Biên Hòa, kể: "Hồi trước dùng sổ tay, cuối tháng mất 2 ngày tổng kết. Giờ dùng Mepo, 30 phút xem báo cáo. Cái cảnh báo hạn sử dụng cũng hay, khỏi lo chết hàng."

Anh Tuấn, chủ Baby Love ở Long Thành, mở tới 2 shop: "Mepo cho quản lý đồng bộ. Ngồi nhà xem doanh thu từng shop trên điện thoại. Tiện."

Bản thân mình, nhờ Mepo, biết được tã dán và sữa bột là 2 mặt hàng chạy nhất. Nhập hàng tập trung vô đó, khuyến mãi đúng lúc, doanh thu tăng lên thấy rõ.

Hồi tháng 11 năm ngoái, mình còn gặp anh Đức – chủ 3 shop mẹ bé ở Nhơn Trạch. Anh bảo trước đây phải thuê 1 nhân viên chuyên làm báo cáo, tốn 7 triệu/tháng. Từ ngày dùng Mepo, anh tự làm được, tiết kiệm kha khá.

Mấy câu hỏi thường gặp

1. Có cần internet không? Không. Với Mepo, dữ liệu lưu local, bạn dùng offline thoải mái. Chỉ cần internet khi đồng bộ hoặc sao lưu.

2. Dùng thử miễn phí? Có. Mepo miễn phí hoàn toàn, tải về dùng liền, không cần đăng ký thẻ tín dụng gì.

3. Quản lý được nhiều chi nhánh? Được. Mepo hỗ trợ đồng bộ nhiều shop trên cùng hệ thống. Mở thêm cửa hàng cũng không lo.

4. Có cần biết kỹ thuật không? Không. Hướng dẫn chi tiết, tải về, chạy file cài đặt là xong.

5. Dữ liệu có an toàn? Có. Dữ liệu lưu trên máy bạn, không qua server bên thứ ba. Bạn hoàn toàn kiểm soát.

6. Tùy chỉnh được không? Vì mã nguồn mở, bạn có thể sửa code. Cộng đồng Mepo cũng có nhiều module mở rộng.

7. Có bản dùng thử không? Cả đời dùng thử luôn. Mepo miễn phí vĩnh viễn, không giới hạn thời gian.

8. Hỗ trợ kỹ thuật thế nào? Có group Facebook cho người dùng, cộng đồng nhiệt tình, hỏi gì đáp nấy.

Kết lại

Chọn phần mềm quản lý cửa hàng mẹ và bé tại Đồng Nai không khó. Quan trọng là xác định đúng nhu cầu. Với shop nhỏ, giải pháp miễn phí, dễ dùng, linh hoạt như Mepo là hợp lý nhất. Mình đã trải nghiệm và thấy hiệu quả. Bạn thử dùng ngay tại mepo.vn xem, không mất gì đâu.

Chúc bạn kinh doanh thuận buồm xuôi gió!