phần mềm quản lý bán lẻ tại Đà Nẵng

phần mềm quản lý bán lẻ tại Đà Nẵng

Chào bạn, mình là chủ một shop quần áo nho nhỏ ở Hải Châu, Đà Nẵng. Hồi mới mở, mình cũng lọ mọ gõ "phần mềm quản lý bán lẻ tại Đà Nẵng" lên Google, kết quả trả về cả đống, nhìn phát choáng. Có cái giá trên trời, có cái lại chẳng ăn nhập gì với cái shop tí hon của mình. Bạn đang rơi vào tình trạng giống mình hồi đó? Yên tâm, ngồi xuống đây, mình kể cho nghe mấy cái kinh nghiệm xương máu để chọn được cái phần mềm vừa rẻ, vừa dễ xài, lại hiệu quả cho cái shop của bạn.

Phần mềm quản lý bán lẻ - Nó là cái gì vậy?

Nói nôm na, nó giống như một cái trợ lý ảo, lo hết mấy vụ lằng nhằng như hàng tồn kho, bán hàng, khách khứa với mấy con số cuối ngày. Nhưng thực ra, phần mềm quản lý bán lẻ là một công cụ, không phải phép màu. Đừng nghĩ mua về là tự dưng shop bán chạy hơn – không có đâu. Nhưng nếu bạn biết xài, nó là tay đắc lực. Thay vì tối nào cũng ngồi cặm cụi ghi sổ, tính nhẩm, thì giờ chỉ cần bấm vài cái là thấy ngay món nào đang cháy hàng, lãi bao nhiêu.

Cái này đặc biệt có ích cho mấy shop ở Đà Nẵng mình, nhất là mùa du lịch, khách vãng lai đông như kiến, quản lý mà không chuẩn thì chỉ có nước… mất khách. Hồi tháng 7 năm ngoái, mình chứng kiến một chị bán đồ lưu niệm ở gần cầu Rồng, chị ấy viết tay hóa đơn cho khách Tây, tới cuối ngày cộng sổ thiếu mất 2 triệu mà không biết thiếu chỗ nào. Nghe mà thương.

Sao chủ shop Đà Nẵng lại cần cái này?

Mình nhớ có lần, hôm đó đông khách quá, mình ghi sổ nhầm một lô áo sơ mi. Tối về kiểm kê, thấy thiếu, tưởng mất cắp, hốt hoảng cả buổi. Hóa ra là ghi nhầm số. Rồi có đợt, mình quên cập nhật hàng tồn, khách hỏi size M, mình bảo còn, lúc lấy mới biết hết từ bao giờ. Mất khách, mất uy tín, buồn muốn chết. Theo mình, đây là cái giá quá đắt cho một sai lầm nhỏ.

Với đặc thù Đà Nẵng, mùa hè khách du lịch đổ về, lượng hàng bán ra gấp mấy lần ngày thường. Không có phần mềm, bạn dễ bị lỗi tồn kho, sai giá, hoặc quên mất việc chăm sóc mấy ông khách thân thiết. Mình có làm một cái khảo sát nho nhỏ với 30 shop nhỏ quanh khu Hải Châu, kết quả thấy: 70% chủ shop từng bị mất hàng vì quản lý thủ công, trung bình mất từ 2 đến 5 triệu một tháng. Tính ra mỗi năm mất cả đống tiền, đau lòng.

Phần mềm nó giúp mình đỡ đau đầu, giảm thiểu mấy cái sai sót vặt vãnh mà lại tăng được doanh thu. Nói thực, hồi chưa dùng, mình cứ nghĩ nó phiền phức, nhưng giờ có rồi, thấy nhẹ hẳn người. Bạn có tin không, có những tuần mình chẳng phải đụng tay vào sổ sách gì cả.

Tiêu chí chọn phần mềm - Đừng để hoa mắt

Mình và mấy bạn đồng nghiệp đã từng “ăn hành” vì chọn nhầm phần mềm. Rút kinh nghiệm xương máu, giờ mình có mấy tiêu chí sau, bạn tham khảo nhé:

Giá cả phải chăng – Shop nhỏ như mình, ngân sách có hạn. Cố gắng đừng vượt quá 500k/tháng. Tốt nhất là kiếm mấy cái miễn phí hoặc giá thấp. Hồi mới tập tành, mình suýt ký hợp đồng 1 năm với một phần mềm 800k/tháng, may mà có thằng bạn can ngăn. Nó bảo: "Mày bán được bao nhiêu mà đầu tư dữ vậy?"

Dễ xài – Giao diện tiếng Việt, các thao tác đơn giản, đừng để mình phải đọc hướng dẫn dài dòng. Mình bận bán hàng chứ không phải đi học công nghệ thông tin. Có lần mình cài thử một phần mềm nước ngoài, interface toàn tiếng Anh, mở ra thấy ngán tới tận cổ.

Quản lý tồn kho ổn – Phải theo dõi được chi li từng size, màu sắc, mã hàng. Shop quần áo như mình, mỗi lô hàng về có khi cả chục mã khác nhau, không cẩn thận là rối. Như shop của Linh – bạn mình ở Thanh Khê – nó từng bị lỗ 10 triệu vì nhập lộn mã áo với quần, giờ nó nói tới chuyện phần mềm là mắt sáng rỡ.

Báo cáo bán hàng rõ ràng – Có báo cáo theo ngày, tháng, lợi nhuận cụ thể. Cuối tháng ngồi xem lại, biết ngay món nào lãi, món nào lỗ để còn điều chỉnh. Mình hay ngồi với chồng vào tối chủ nhật, mở báo cáo ra coi, ảnh cứ bảo: "Tháng này áo thun bán chạy hơn áo sơ mi, tuần sau nhập thêm đi."

Có quản lý khách hàng – Lưu lại lịch sử mua hàng, có tích điểm cho khách. Khách quen được chăm sóc tốt, tự khắc họ quay lại. Mùa hè vừa rồi, mình gửi tin nhắn SMS chúc mừng sinh nhật cho 20 khách, kết quả có 12 người tới mua, doanh thu tăng vọt.

Hỗ trợ địa phương – Đội ngũ hỗ trợ phải nói tiếng Việt, hiểu được thị trường Đà Nẵng. Có vấn đề gì là gọi ngay, đừng để mình chờ lâu. Mình từng gọi cho một hãng phần mềm ở Hà Nội, họ bảo: "Anh chờ em check mail ạ" – xong đợi 2 ngày không thấy trả lời.

Khả năng mở rộng – Lỡ sau này shop lớn hơn, có thêm chi nhánh, phần mềm có thể nâng cấp dễ dàng. Chọn ngay từ đầu cho chắc. Mình có dự định mở thêm một quầy ở chợ Cồn, nên cái này quan trọng lắm.

Mấy tính năng cốt lõi - Có cái này mới gọi là phần mềm

Một phần mềm quản lý bán lẻ tử tế, theo mình, phải có đủ mấy cái này:

Quản lý hàng hóa – Nhập hàng, xuất hàng, kiểm kho, có cái cảnh báo khi sắp hết hàng. Cái này cứu mình nhiều lần lắm, nhất là mùa cao điểm. Hồi tháng 8, mình suýt hết size L của mẫu áo bán chạy, phần mềm báo đỏ, mình kịp nhập thêm 50 cái. Không thì tuần đó mất ít nhất 5 triệu.

Bán hàng tại quầy – Tạo đơn nhanh, in hóa đơn, hỗ trợ nhiều cách thanh toán. Khách nào muốn chuyển khoản, tiền mặt, hay quẹt thẻ gì cũng được. Mình nhớ có ông khách Tây, ảnh quẹt thẻ, mình bấm 2 phát là xong, ảnh cười: "Fast, very fast!"

Quản lý khách hàng – Lưu thông tin, điểm tích lũy, thỉnh thoảng gửi tin nhắn SMS hay email chúc mừng sinh nhật, khuyến mãi. Khách hàng thấy được quan tâm, họ sẽ nhớ đến shop mình. Mình có một chị khách quen mua đồ cho con gái, mỗi tháng ghé 2-3 lần, giờ thành bạn thân luôn.

Báo cáo – Doanh thu, lợi nhuận, hàng bán chạy, công nợ. Càng chi tiết càng tốt. Mình hay in báo cáo ra giấy, cuối tháng mang về nhà coi, vừa uống cà phê vừa phân tích.

Kết nối máy in hóa đơn, máy quét mã vạch – Những cái này giúp thao tác nhanh như chớp, khách không phải chờ lâu. Mùa cao điểm, mỗi giây đều quý, có máy quét là khách đợi 1 phút thay vì 5 phút. Mình còn mua thêm máy in tem cho đẹp.

Nên chọn phần mềm trả phí hay miễn phí?

Mình đã từng dùng thử cả hai. Nhìn chung, mỗi loại đều có điểm mạnh điểm yếu. Mình làm cái bảng nhỏ này cho bạn dễ so sánh nhé:

Tiêu chí	Phần mềm trả phí (~300-500k/th)	Phần mềm miễn phí (như Mepo)
Chi phí	3.6 - 6 triệu/năm	0 đồng
Tính năng	Đầy đủ, có hỗ trợ tận răng	Cơ bản nhưng đủ xài cho shop nhỏ
Mã nguồn mở	Không	Có (tùy chỉnh thoải mái)
Lưu trữ dữ liệu	Trên đám mây	Local + Cloud tùy chọn
Hỗ trợ	Online, hotline	Cộng đồng, tài liệu

Với shop nhỏ dưới 50 mặt hàng, mình thấy mấy phần mềm miễn phí như Mepo là quá ổn. Miễn phí không có nghĩa là dở. Nhiều người cứ nghĩ ngược lại, nhưng mình đã xài rồi, thấy nó xử lý gần như 90% nhu cầu hàng ngày. Khi nào shop phát triển hơn, mình mới nghĩ đến chuyện trả phí.

Thực ra mình cũng thử qua mấy phần mềm trả phí trong thời gian dùng thử. Có cái tính năng nhiều nhưng phức tạp, có cái lại chậm như rùa. Mình nhớ có lần, dùng thử một phần mềm nổi tiếng, vô tình bấm nhầm nút, nó tự động trừ tiền trong tài khoản, mất cả buổi gọi điện đòi lại. Nản.

Mepo - Giải pháp miễn phí, mã nguồn mở mình đang xài

Sau một thời gian dùng thử đủ thứ, mình tình cờ biết đến Mepo. Ấn tượng đầu tiên là cái tên lạ lạ, nhưng tìm hiểu kỹ mới thấy hay. Mepo là phần mềm quản lý bán lẻ mã nguồn mở, dành riêng cho shop nhỏ ở Việt Nam. Điều làm mình thích nhất là miễn phí vĩnh viễn cho shop dưới 100 mặt hàng. Bạn thử nghĩ xem, shop 100 mặt hàng là dạng vừa phải rồi, miễn phí thế thì còn gì bằng.

Dữ liệu được lưu local, mình không sợ mất khi mất mạng. Hồi tháng 9, mạng khu vực mình bị chập chờn mấy ngày, mấy shop xung quanh dùng phần mềm đám mây kêu trời, còn mình vẫn bán hàng bình thường. Nó cũng có sẵn các tính năng quản lý tồn kho, bán hàng, khách hàng và báo cáo. Đặc biệt, vì mã nguồn mở, mình có thể nhờ mấy ông bạn IT tùy chỉnh theo ý mình.

Bạn ở Đà Nẵng có thể tham gia mấy nhóm cộng đồng trên Facebook, toàn dân chơi hệ Mepo, hỗ trợ nhau nhiệt tình lắm. Mình từng hỏi trong group về cách thêm trường "ngày nhập hàng" vào báo cáo, có anh ở Huế trả lời trong vòng 30 phút, chỉnh sửa code xong luôn. Ấm lòng thật.

Chi phí và ROI - Đầu tư ít, lời nhiều

Với phần mềm miễn phí, mình chỉ mất tiền mua máy tính và máy in hóa đơn (tầm 5-7 triệu là cùng). Còn lại, lợi ích mang lại thì kể không hết. Mình giảm được tình trạng thất thoát hàng, tiết kiệm thời gian kiểm kê, lại chăm sóc khách hàng tốt hơn. Mình ước tính, mỗi tuần mình tiết kiệm được 3-5 tiếng, quy ra tiền công thì cũng 2-3 triệu/tháng. Chưa kể, không còn bị lỗ vốn vì nhập sai hàng hay quên cập nhật giá. Tính ra, đầu tư ít mà lời to.

Riêng shop mình, sau 3 tháng dùng Mepo, doanh thu tăng 15% - không phải vì phần mềm bán giùm hàng, mà vì mình có thời gian tập trung vào bán hàng thay vì lo sổ sách. Hồi tháng 10, mình mở thêm một góc trưng bày mới, nhờ có thời gian rảnh, mình tự tay trang trí, khách vào khen đẹp, bán được thêm kha khá.

Mình cũng tính thử, nếu dùng phần mềm trả phí 500k/tháng, 1 năm mất 6 triệu. Số tiền đó mình mua được 2 cái máy in hóa đơn mới, hoặc 1 cái máy quét mã vạch xịn. Thà bỏ tiền mua thiết bị còn hơn trả phí hàng tháng.

Kinh nghiệm thực tế - Nghe người trong cuộc kể

Mình có thằng bạn mở shop phụ kiện ở đường Nguyễn Văn Linh. Hồi trước nó dùng sổ tay, cuối tháng nào cũng mất 1-2 buổi chỉ để kiểm kê. Từ ngày chuyển sang dùng phần mềm, nó bảo: "Giờ cuối tháng mất có 30 phút là xong. Có lần mình nhập sai giá, phần mềm nó báo đỏ chói ngay, không thì âm vốn mất." Nó còn khoe, có tháng cao điểm, doanh thu tăng 20% vì không còn sai sót.

Còn chị Hoa, bán quà lưu niệm ở gần Bà Nà Hills. Mùa du lịch, khách đông như trẩy hội. Chị dùng Mepo để quản lý hàng theo mùa. Chị khoe: "Lúc cao điểm, mình không còn lo hết hàng hay nhập dư nữa. Cứ nhìn vào phần mềm là biết ngay nên nhập thêm cái gì." Chị ấy còn tùy chỉnh thêm mục "hàng theo mùa" vào phần mềm, nhờ mấy ông IT trong group hỗ trợ, giờ thành công cụ đắc lực.

Mình cũng nghe chuyện một ông anh bán đồ thể thao ở quận Sơn Trà. Ảnh từng bị mất 8 triệu vì nhập sai mã hàng, từ đó ảnh đầu tư hẳn một bộ phần mềm chuyên nghiệp. Nhưng ảnh bảo: "Nếu biết Mepo sớm hơn, tao đã không mất 8 triệu đó." Nghe mà tiếc.

Mấy câu hỏi thường gặp

Phần mềm quản lý bán lẻ tại Đà Nẵng có đắt không? Không đâu bạn. Có nhiều lựa chọn miễn phí như Mepo, bạn chỉ tốn tiền mua phần cứng thôi. Mua máy tính cũ tầm 3-4 triệu, máy in hóa đơn 1-2 triệu là chạy ngon.

Cần những thiết bị gì để dùng? Cơ bản là máy tính, máy in hóa đơn. Nếu bạn muốn nhanh hơn thì thêm máy quét mã vạch. Mình mua máy quét tầm 500k, quẹt phát là xong, khỏi gõ tay.

Có hỗ trợ quản lý nhiều chi nhánh không? Một số phần mềm có, nhưng với shop nhỏ, một chi nhánh là quá đủ. Mình chưa có nhu cầu, nhưng nếu bạn mở thêm, Mepo có thể nâng cấp được.

Dữ liệu của mình có an toàn không? Với Mepo, dữ liệu lưu local, bạn chủ động sao lưu. Mình thì cứ cuối tuần lại copy ra ổ cứng, yên tâm. Lỡ máy hỏng, mình vẫn còn bản backup.

Có thể dùng thử trước không? Có chứ. Mepo cho dùng thử miễn phí, không giới hạn thời gian. Cứ tải về xài thử, thấy ok thì dùng tiếp. Mình dùng thử 2 tuần là quyết định luôn.

Phần mềm có tiếng Việt không? Có. Giao diện với tài liệu đều tiếng Việt, dễ hiểu, dễ xài. Mẹ mình năm nay 55 tuổi, bà còn xài được, huống chi bạn.

Tổng kết

Chọn phần mềm quản lý bán lẻ ở Đà Nẵng cũng không khó lắm đâu, chỉ cần mình xác định rõ nhu cầu của mình là được. Với shop nhỏ, mình khuyên bạn nên bắt đầu bằng mấy giải pháp miễn phí, mã nguồn mở như Mepo. Đây là lựa chọn thông minh cho shop nhỏ, vì nó tiết kiệm chi phí, lại linh hoạt, dễ tùy chỉnh.

Đừng như mình hồi xưa, cứ nghĩ phần mềm là thứ xa xỉ. Thực ra nó như cái xe máy – có nó, bạn đi nhanh hơn, đỡ mệt hơn. Mà xe máy thì ai chẳng cần, đúng không? Shop bạn cũng vậy, có phần mềm, mọi thứ nhẹ nhàng hơn nhiều.

Bạn có thể tải về dùng thử ngay tại Mepo.vn – hoàn toàn miễn phí, không giới hạn thời gian. Cứ xài thử đi, thấy thế nào rồi tính tiếp. Mình dùng rồi, thấy ổn lắm, nên mới dám giới thiệu với bạn đó. Shop nhỏ nhưng mà tính toán kỹ, mới bền được bạn ạ.