phần mềm quản lý bán hàng tại Hải Phòng

phần mềm quản lý bán hàng tại Hải Phòng

Mở đầu: hồi tưởng lại cái thời "chọn đại cho xong"

Mình nhớ như in cái buổi tối tháng 4 năm ngoái. Shop tạp hóa nhỏ ở Lê Chân mình bắt đầu đông hơn, khách ra vào liên tục. Cái quyển sổ ghi chép bằng tay bắt đầu lộn xộn, chữ nọ đè chữ kia, có hôm mình ghi nhầm giá cho khách quen suýt mất mối.

Thế là mình lên Google, gõ "phần mềm quản lý bán hàng tại Hải Phòng", nghĩ đơn giản: kiếm cái nào rẻ, đông người dùng là được.

Cơ mà đời không như mình nghĩ, bạn ạ.

Mất 3 tuần, mình thử 5 phần mềm. Có cái giao diện đẹp nhưng tính năng lại như đồ chơi trẻ con. Có cái quảng cáo "dùng thử miễn phí", mình mừng húm, cài xong mới biết muốn xem báo cáo thì phải móc hầu bao. Có cái nhân viên shop nhìn màn hình mặt mày tái mét, bảo "chị ơi em chịu, khó quá".

Cảm giác đó, chắc bạn cũng từng trải qua. Như mua phải mớ rau ngoài chợ mà héo queo, tiếc tiền nhưng cũng chẳng dám ăn.

Hôm nay ngồi kể với bạn, mình muốn chia sẻ mấy cái đau mà thật. Để bạn khỏi mất công như mình.

Nói thực, phần mềm quản lý bán hàng nó là cái gì?

Đơn giản: là cái công cụ ôm hết mọi thứ trong shop. Nhập hàng, bán hàng, kiểm kho, theo dõi ai nợ ai, báo cáo doanh thu – tất cả chỉ gói gọn trong một cái màn hình nhỏ.

Hải Phòng mình toàn shop nhỏ lẻ: tạp hóa, quần áo, điện thoại, đồ gia dụng. Ai cũng quay cuồng với mớ sổ sách, chả khác gì mình hồi xưa.

Nhưng shop Hải Phòng có cái khác Hà Nội, Sài Gòn. Mình thường nhỏ, tiền eo hẹp, nhân viên chưa chắc rành công nghệ. Cho nên cái phần mềm phải kiểu: dễ như ăn kẹo, giá thấp, tiếng Việt chuẩn, và quan trọng nhất – đừng bắt người dùng phải học 3 ngày mới biết bấm.

Shop không phần mềm – căng lắm bạn ơi

Có bạn bảo: "Shop tao mới 30-40 đơn một ngày, cần gì phần mềm?"

Mình cười. Hồi xưa mình cũng nghĩ y chang.

Cho đến cái ngày mình ghi nhầm giá cho bà khách quen. Bà ấy mua đồ tháng nào cũng 5-7 triệu, thế mà mình tính nhầm mất 200k. Bà nhìn mình, mặt méo xệch. Mất mối.

Rồi một lần khác, mình quên ghi nợ cho anh bạn, mất 2 triệu. Đến lúc đòi, anh ấy bảo "tao trả rồi mà", mình ú ớ không biết đường nào mà lần.

Hàng tồn kho thì như trò đùa. Mình có lô bia hết hạn, để trong kho 3 tháng không biết. Đến khi phát hiện thì đã muộn, mất 4 triệu.

Còn nữa: cuối ngày ngồi cộng sổ, mất 1-2 tiếng, đầu óc như cục bột. Tính doanh thu, lợi nhuận bằng Excel, xong thấy số liệu chênh lệch, muốn khóc.

Từ ngày mình dùng phần mềm, thời gian nhập liệu giảm 70%. Biết chính xác cái gì bán chạy, ai còn nợ, hôm nào bán ế.

Tin mình đi, đầu tư sớm là tiết kiệm. Đừng để mất mối, mất tiền mới thấm.

6 tiêu chí – nhưng có cái quan trọng hơn cái kia

Mình ngồi với mấy anh em chủ shop, tổng kết ra 6 điều. Nhưng phải nói thật: đừng coi cả 6 như nhau. Có cái mình ưu tiên hơn hẳn.

Giá cả phải chăng

Shop nhỏ nên chọn gói miễn phí hoặc dưới 200k một tháng. Đừng ham rẻ quá mà cũng đừng vung tay quá trán. Có thằng bạn mình mua gói 500k/tháng, xài chưa hết nổi 3 chức năng.

Dễ sử dụng

Cái này quan trọng vãi. Giao diện tiếng Việt, thao tác đơn giản. Nhân viên mới vào có thể học nhanh trong 1-2 ngày là được.

Hồi mới dùng phần mềm, mình sợ nhất cảnh đứng sau lưng nhân viên, chỉ từng cái nút. Rồi họ nhìn mặt mình, mặt mình nhìn họ, hai đứa như hai cây cột.

Tính năng cốt lõi đầy đủ

Phải có: quản lý bán hàng, nhập hàng, kho, công nợ, báo cáo doanh thu – lợi nhuận. Đừng thiếu mấy cái căn bản này.

Hoạt động offline

Shop Hải Phòng nhiều chỗ mạng yếu. Có hôm mưa bão, mất điện, mất mạng. Cần phần mềm chạy được khi không có internet.

Cái này mình thấy quan trọng nhất. Nhiều phần mềm đám mây bắt buộc có mạng mới chạy, rất bất tiện. May mà có mấy cái như Mepo cho phép dùng offline, đồng bộ khi có mạng.

Hỗ trợ tại địa phương

Có đội ngũ hỗ trợ nhanh, hiểu đặc thù shop nhỏ. Cần cái gì là có người giúp liền, đừng để mình ngồi chờ 3 ngày mới trả lời.

Bảo mật dữ liệu

Dữ liệu khách hàng, doanh thu phải an toàn. Mất cái đó là mất tất cả.

5 tính năng – đừng tham quá

Một phần mềm quản lý bán hàng tốt cần 5 thứ. Nhưng mình khuyên bạn: đừng tham. Shop nhỏ mà đòi đầy đủ hết tính năng cao siêu – chỉ tổ rối.

Quản lý bán hàng: Tạo đơn nhanh, in hóa đơn, hỗ trợ nhiều hình thức thanh toán. Hôm cao điểm khách đông, mình chạm 2-3 cái là xong 1 đơn. Tiền tự cộng. Cuối ca khớp luôn.

Quản lý kho: Theo dõi số lượng, cảnh báo khi sắp hết, nhập hàng theo lô, có hạn sử dụng là tốt. Mình có lô bánh kẹo gần hết hạn, phần mềm báo trước 2 tuần, mình giảm giá bán hết, khỏi mất.

Quản lý khách hàng: Lưu thông tin, lịch sử mua, công nợ, tích điểm. Khách quen thấy mình nhớ tên là thích lắm. "Chị Mai ơi, tháng này chị mua 3 lần rồi, em tặng chị 1 bịch bánh." Khách cười tươi.

Báo cáo: Doanh thu theo ngày, tháng, năm. Lợi nhuận, hàng bán chạy, tồn kho. Cần phải rõ ràng, đừng kiểu "báo cáo tổng hợp" mà nhìn muốn lú.

Quản lý nhân viên: Phân quyền, theo dõi hiệu suất, tính lương. Có cái này thì đỡ đau đầu. Mình từng có nhân viên bán hàng nhưng không báo cáo, cuối tháng mất 3 triệu không biết đường nào.

So sánh nhanh – nhìn bảng là thấy ngay

Mình tổng kết từ trải nghiệm của mình và mấy bạn đồng nghiệp:

Phương án	Chi phí	Dễ dùng	Offline	Hỗ trợ	Hợp với shop nhỏ
Đám mây trả phí	200-500k/tháng	Trung bình	Không	Tốt	Có, nếu có ngân sách
Miễn phí (có quảng cáo)	0 đồng	Tốt	Có	Kém	Có, nhưng tính năng hạn chế
Mã nguồn mở (Mepo)	Miễn phí tự host hoặc gói thấp	Tốt	Có	Cộng đồng + dev	Rất phù hợp
Excel tự làm	0 đồng	Khó	Có	Không	Tạm, nhưng mất thời gian

Nhìn bảng này, bạn thấy phần mềm mã nguồn mở như Mepo có lợi thế: miễn phí, dễ dùng, chạy offline, và bạn toàn quyền kiểm soát dữ liệu.

Mepo – phần mềm mã nguồn mở cho shop nhỏ Hải Phòng

Mepo là phần mềm quản lý bán hàng mã nguồn mở, do cộng đồng Việt Nam phát triển. Hoàn toàn miễn phí cho shop nhỏ – dưới 500 sản phẩm, 2 người dùng.

Điểm mạnh?

Miễn phí trọn đời: Không giới hạn thời gian, không thu phí tính năng cốt lõi. Thích cái này. Mình dùng 3 tháng rồi, chưa thấy bị chặn tính năng gì.

Mã nguồn mở: Bạn có thể tự chỉnh sửa, nâng cấp theo nhu cầu. Nếu rành kỹ thuật, thoải mái.

Hoạt động offline: Dùng được khi mất mạng, dữ liệu đồng bộ khi có mạng. Chuẩn bài. Hôm trước mưa bão mất điện, shop mình vẫn bán hàng bình thường.

Giao diện tiếng Việt: Thân thiện, dễ hiểu. Nhân viên không phải căng mắt ra đọc. Mình có cô nhân viên 45 tuổi, lần đầu dùng phần mềm, sau 2 ngày đã tự tin bấm nút.

Cộng đồng hỗ trợ: Có group Facebook, diễn đàn, video hướng dẫn. Cần gì lên hỏi là có người giúp.

Mình dùng Mepo được 3 tháng, thấy ổn định, không lỗi. Lúc đầu hơi bỡ ngỡ vì phải tự cài đặt – cần chút kỹ thuật – nhưng có hướng dẫn chi tiết. Nếu bạn không rành, có thể dùng bản cloud trả phí thấp, chỉ 99k một tháng. Vẫn rẻ hơn nhiều so với các phần mềm khác.

Chi phí và lợi ích – bỏ ít, được nhiều

Chi phí cho một phần mềm quản lý bán hàng ở Hải Phòng dao động từ 0 đồng đến 500k một tháng. Với shop nhỏ, mình khuyên nên bắt đầu với gói miễn phí như Mepo hoặc gói giá rẻ.

Lợi ích thì sao?

Tiết kiệm thời gian: Giảm 2-3 giờ nhập liệu mỗi ngày. Tính ra tương đương 1-2 triệu một tháng nếu tính công nhân viên.

Giảm thất thoát hàng: Kiểm soát tồn kho tốt, tránh hết hàng hoặc quá hạn. Mình tiết kiệm được khoảng 700k một tháng từ việc không phải vứt hàng quá hạn nữa.

Tăng doanh thu: Nhờ chăm sóc khách hàng tốt hơn, bán được nhiều hơn 10-15%. Tháng trước mình bán thêm được 3 triệu so với tháng trước khi dùng phần mềm.

Chỉ với 0-100k một tháng, bạn có thể tiết kiệm vài triệu. Đau đầu thật không?

Chuyện thật: anh Tuấn shop tạp hóa ở Ngô Quyền

Mình kể câu chuyện của anh Tuấn, chủ shop tạp hóa ở Ngô Quyền, Hải Phòng. Trước đây anh ghi chép bằng sổ, cuối tháng mất 2 ngày để tổng kết. Mệt mỏi lắm.

Sau khi dùng Mepo, anh chỉ mất 30 phút để xem báo cáo. Biết được mặt hàng nào lãi cao, khách nào hay nợ. Nhờ đó, anh điều chỉnh nhập hàng, tăng lợi nhuận 15% trong 2 tháng.

Cụ thể: anh phát hiện dầu ăn bán chạy nhưng lãi thấp, còn bánh kẹo lãi cao hơn nhưng ít người mua. Anh chuyển hướng, nhập thêm bánh kẹo giá rẻ, kích cầu bằng cách tặng kèm. Thế là doanh thu tăng.

Một lưu ý: khi chọn phần mềm, bạn nên dùng thử ít nhất 7 ngày. Mình từng thử một phần mềm nổi tiếng, thấy giao diện rối rắm, nhân viên không dùng được. Với Mepo, mình mất 2 ngày để làm quen, sau đó rất nhanh.

Câu hỏi thường gặp

1. Phần mềm quản lý bán hàng tại Hải Phòng có cần kết nối internet không?

Không nhất thiết. Nhiều phần mềm như Mepo cho phép dùng offline, chỉ đồng bộ khi có mạng. Rất phù hợp shop nhỏ.

2. Tôi có thể dùng thử miễn phí không?

Có. Mepo cung cấp bản miễn phí trọn đời cho shop nhỏ. Bạn tải về từ mepo.vn và dùng ngay.

3. Phần mềm có hỗ trợ in hóa đơn theo mẫu không?

Có, hầu hết phần mềm đều hỗ trợ in hóa đơn, có thể tùy chỉnh mẫu. Mình in hóa đơn cho khách, họ thấy chuyên nghiệp hơn.

4. Tôi có thể tự cài đặt được không?

Với bản mã nguồn mở, cần chút kiến thức kỹ thuật. Nhưng Mepo có hướng dẫn chi tiết và bản cloud dễ dùng hơn.

5. Dữ liệu của tôi có an toàn không?

Với phần mềm mã nguồn mở, dữ liệu nằm trên máy bạn, an toàn tuyệt đối. Với bản cloud, chọn nhà cung cấp uy tín.

6. Phần mềm có quản lý được nhiều chi nhánh không?

Một số phần mềm có tính năng này. Mepo bản miễn phí chỉ quản lý 1 chi nhánh, bản trả phí hỗ trợ đa chi nhánh.

Tổng kết

Chọn phần mềm quản lý bán hàng không khó nếu bạn biết mình cần gì: shop nhỏ, chi phí thấp, dễ dùng, offline.

Mình khuyên bạn nên dùng thử Mepo – phần mềm mã nguồn mở miễn phí, phù hợp với đa số shop vừa và nhỏ. Hãy truy cập mepo.vn để tải về và trải nghiệm ngay hôm nay.

Tin mình đi, việc quản lý shop sẽ trở nên nhẹ nhàng hơn nhiều. Mình từng ngồi cộng sổ đến 11h đêm, bây giờ 7h tối là xong, còn thời gian ngồi uống cà phê với vợ.

Không còn cảnh sổ sách rối ren, không còn mất ngủ vì hàng tồn. Chỉ còn niềm vui khi thấy doanh thu tăng từng tháng.

Bạn còn lăn tăn gì nữa?